Elektroniska val

Beskrivning av tjänsten

Tjänsten ger tekniskt och administrativt stöd för elektronisk omröstning vid val av institutionsstyrelse, dekan och fakultetsnämnd samt vicerektor och områdesnämnd.
Elektroniskt val innebär att den röstberättigade personen får ett e-postmeddelande med information och en länk till en personlig valsedel på webben.

Målgrupp

Prefekter, Ledningssekretariatet, fakultetskanslier och områdeskanslier vid Stockholms universitet.

Tjänsten innefattar

Elektroniska val innefattar bland annat följande:

• IT-avdelningen skapar en elektronisk valsedel.
• IT-avdelningen samlar in, räknar röster och svarar för att anonymiteten upprätthålls.
• IT-avdelningen sammanställer resultatet och överlämnar det till beställaren.

Support på tjänsten

Support ges av IT-supporten via Serviceportalen
Exempel på support som ingår (artiklar i Serviceportalen):

FAQ - Elektroniska val

Beställning och leverans

Beställning av tjänsten Elektroniska val görs av prefekt eller av prefekt utsedd person senast tio arbetsdagar innan valet via beställningsformuläret i Serviceportalen

IT-avdelningen önskar att alla beställningar läggs i så god tid som möjligt, även om det ännu inte finns ett komplett underlag. På så sätt är det möjligt att ha god marginal och påbörja administrationen av valet för att sprida ut arbetet vid perioder med hög belastning. Det är möjligt att komplettera beställningen inom de tio dagarna utsatta för hantering, till exempel med anledning av nomineringsperioder. Observera att det krävs en hel arbetsdags marginal från det sist inskickade underlaget tills dess att valet kan starta. När valet har skapats behöver beställaren aktivt godkänna konstruktionen efter det att IT-avdelningen sammanställt materialet.

I beställningen ska du bifoga tre underlag:

• Röstlängd (de som ska rösta). Ladda ner och uppdatera Excelmall för röstlängd Excel, 30.4 kB.
• Valsedel med inledande text och vad de ska kunna rösta på. Utgå från något av de tre bifogade exemplen:
• Elektronisk valsedel - exempel 1 (med valbara representanter)
• Elektronisk valsedel - exempel 2 (med valberedningens förslag)
• Elektronisk valsedel - exempel 3 (med valberedningens förslag med motförslag)
• Informationstext i första utskick, utgå från mallen för institutionsval eller fakultetsval:
• Elektroniska val - exempel första e-postutskicket fakultetsval
  
• Elektroniska val - exempel första e-postutskicket institutionsval

Tilläggstjänster

Inga tilläggstjänster.

Priser

Tjänsten är kostnadsfri.

Viktigt att veta om tjänsten

Röster är anonyma.
Alla röster är anonyma, vilket innebär att när en röst är inskickad går det inte att ta bort den.

Beställarens ansvar

Beställaren är ansvarig för att valen genomförs på korrekt sätt gällande bestämmelser om röstlängd, valbara personer, valsedel, formuleringar osv. i enlighet med sidan: Val till institutionsstyrelse på Medarbetarwebben. Om rådgivning önskas i detta kan du kontakta kan du kontakta Henrik Lindell eller Anna Riddarström på Ledningssekretariatet.

IT-avdelningens ansvar

IT-avdelningens tjänst omfattar endast elektroniskt stöd för själva röstningsförfarandet.

En inskickad röst går inte att ta bort/ändra

Observera att när en elektronisk röst skickats in, klipps alla kopplingar mellan rösten och den person som röstat. Detta för att att garantera anonymiteten vid elektroniska val. Det får som konsekvens att det inte finns någon möjlighet att ta bort en röst så att en person kan rösta igen om något fel skulle ha inträffat, t ex att man oavsiktligt har spridit sin röstsedel till någon annan som har använt den eller att man råkat skicka in sin röst med andra val ikryssade än de man avsåg rösta på.

Separera val för olika personalgrupper

Om valet avser flera personalgrupper (t ex forskare/lärare och TA-personal) ska valen inte slås samman utan delas upp med separata valsedlar och röstlängder, och valen genomförs sedan parallellt. Detta för att förenkla hanteringen och minska risken för fel.

Mer information om tjänsten

Frågor eller önskemål rörande tjänsten skickas in via frågeformuläret i Serviceportalen