Arrangera konferenser och evenemang
När du ska arrangera en konferens, seminarium, workshop eller något annat evenemang kan du vända dig till Akademikonferens.
Innan du arrangerar en konferens, läs igenom universitetets policy för hållbara möten.
Stöd för att genomföra en konferens
Akademikonferens är universitetets samarbetspartner för arrangemang av stora som små möten, events, konferenser och vetenskapliga möten. Evenemangen kan vara digitala, hybrida eller på plats.
Kontakta Akademikonferens för offert. Hör av dig tidigt i processen för bästa stöd och resultat. Kontaktuppgifter hittar du längst ned på sidan.
Akademikonferens kan anlitas för att
- ta fram en agenda för konferensen
- föreslå en finansieringslösning
- ta fram kostnadsförslag för hotell och lokaler
- marknadsföra arrangemanget
- se till att tidplan och budget håller
- administrera anmälningar, betalningar och förfrågningar.
Ansöka om värdskap
Om du ska ansöka om värdskap för en vetenskaplig konferens kan Akademikonferens erbjuda kostnadsfritt stöd för att ta fram en så kallad BID.
Om du vill ta fram en BID själv måste du kontakta Akademikonferens för att få ett inbjudnings- eller rekommendationsbrev från rektor.
Tips och råd inför konferensen
Läs igenom tipsen kring vad du bör tänka på innan du tar kontakt med Akademikonferens.
Organisation och samarbetspartners
Besluta vilka som ska ingå i en organisationskommitté, som ordförande och i andra roller. Hur mycket tid kan ni avsätta för planering och genomförande? Vem fattar besluten under processen?
Arrangerar du konferensen tillsammans med andra organisationer behöver ni förankra
- roller (värd, partner, sponsor) och beslutsprocess
- ansvarsområden (konferensens budskap och innehåll samt finansiering)
- roller och ansvar hos ledningen på institutionen och universitetet.
Syfte och mål
- Formulera vad du vill uppnå med konferensen, vill du skapa nya nätverk eller nya samarbeten?
- Vill du mäta resultat och hur vill du använda det?
- Vill du utvärdera konferensen inför planeringen av nästa evenemang eller annat syfte?
Målgrupp
- Vilka länder kommer deltagarna ifrån, är målgruppen nationell eller internationell?
- Är deltagarna forskare, doktorander eller studenter?
- Hur många deltagare förväntar ni er?
- Ska medföljande gäster bjudas in? Bör de ha ett eget program?
- Kommer det att finnas VIP-gäster?
Format och agenda
Skissa gärna på en översiktlig agenda som rymmer allt du vill genomföra.
- Hur når du bäst målet med mötet och hur kan deltagarna engageras? Passar ett fysiskt, digitalt eller hybridformat bäst?
- Vilka möjligheter till nätverkande och interaktion behövs och vilka tekniska krav har ni på anläggningen?
- Vill ni hinna göra ett studiebesök eller en exkursion? Fundera även på eventuella sociala aktiviteter, till exempel mottagning, middag och underhållning.
Värdar och avsändare
Vem bjuder in? Använd universitetets grafiska profil och ta reda på hur logotypen får användas.
Tidpunkt
- Ange önskad tidpunkt för arrangör, medverkande och målgrupp.
- Kontrollera gärna att tänkt tid och tema inte krockar med andra evenemang för samma målgrupp.
- Tänk på att tidpunkten kan påverka prisbilden på hotell och konferenslokaler.
Finansiering
Planera för en hållbar budget och beakta regelverken. Akademikonferens erbjuder professionell hjälp med finansiering, budgetering och administration.
- Hur ska konferensen finansieras?
- Vilken avgiftsnivå är rimlig med tanke på målgruppen? Om konferensen ingår i en serie, ta gärna reda på vilken avgift som gällde senast.
- Vilka betalningsalternativ ska finnas?
- Tänkbara sponsorer och bidragsgivare?
- Ekonomiska garantier. Hur ska över- eller underskott hanteras?
Boka konferenslokaler
Har du frågor om universitetets konferenslokaler kan du kontakta Konferenssamordning. Kontaktuppgifter hittar du längst ned på sidan.
Aula Magna
Aula Magna är en modern konferensanläggning som passar för många olika typer av evenemang. I byggnaden finns salar som kan bokas var för sig eller som komplement till Aula Magna och fungera för parallella sessioner.
Läs mer om lokalerna i Aula Magna
Albano
I Albano hus 3 (plan 4) och "Pärlan" i hus 1 (plan 6) finns bokningsbara konferenslokaler.
Du gör en bokningsförfrågan och beställer lokaler via TimeEdit.
Är du schemaläggare, administratör eller motsvarande och redan arbetar i TimeEdit Core kan du göra beställningar direkt i systemet.
Alla beställningar granskas av Konferenssamordning innan du får ett meddelande om att lokalbokningen godkänns.
Boka konferenslokaler utanför universitetet
Inför större möten behöver lokaler bokas med lång framförhållning för att till exempel garantera att det finns tillräckligt många hotellrum för konferensgäster.
Konferenslokaler utanför universitetet avropas från universitetets eller de statliga ramavtalens upphandlade anläggningar.
Läs mer om anläggningarna på avropa.se och i Avtalskatalogen.
Sponsorstöd och etiska regler (compliance)
Vid ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag samt medicin- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler. Akademikonferens kan ge råd och hjälpa dig med ansökningarna för både sponsring och bidrag.
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Hur ska deltagarna anmäla sig och hur kommunicerar vi med dem? Vilken service ska erbjudas? Beakta GDPR-reglerna och informera deltagarna. Inbjudan och anmälningsprocessen ger första intrycket av konferensen.
Marknadsföring
För att så många som möjligt i din målgrupp ska vilja och ha möjlighet att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen.
Informera och engagera universitetets ledning och samarbetspartners tidigt. Akademikonferens kan hjälpa till med allt från hemsida för ditt evenemang till utskick, annonsering och webbapp.
- Gör en kommunikationsplan baserad på målgruppen, din samarbetspartners krav och förväntningar och deadlines som till exempel eventuella avbokningsregler.
- Välj kanaler baserat på målgrupp och budget. En egen hemsida för evenemanget underlättar kommunikationen. Överväg om målgruppen kan nås genom sociala medier.
- Bjud eventuellt in media. Följ upp vad som skrivs om ditt tema under planeringsprocessen och var beredd att svara på frågor.
Deltagaradministration
Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar och besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer under planeringsprocessen, men även under genomförandet av konferensen.
Akademikonferens har ett onlinesystem för anmälningar, bokningar och avbokningar, olika val och kommunikation med deltagarna med mera. Du kan få access till systemet för att i realtid följa anmälningsläget, om du vill. Akademikonferens kan också sätta upp och bemanna ett sekretariat med tekniska lösningar även på konferensanläggningen.
Tillgänglighetstips
Tänk på att göra evenemanget tillgängligt för alla, så att du inte utesluter någon eller gör det svårt att delta.
- Undersök om lokalen är tillgänglig för alla.
- All viktig information bör ges både muntligt och skriftligt. Personer med dyslexi kan ha lättare att ta till sig muntlig information, medan någon med neuropsykiatriska tillstånd behöver få den i skrift. Använd till exempel institutionens webbplats.
- Använd alltid mikrofon i lokaler där det finns. I alla stora hörsalar finns en teleslinga/hörslinga som aktiveras när mikrofonen är påslagen.
- Upprepa alla frågor och kommentarer. Tänk på att personer med nedsatt hörsel kanske behöver läsa på läpparna. Undvik att ha ryggen vänd mot dem du talar med och undvik att stå i motljus.
- Ta regelbundna raster, hoppa inte över planerade raster.
- Informera om ändringar av planering, schema, lokaler, kursupplägg med mera så att det når alla berörda. Den som exempelvis är beroende av färdtjänst för resor till och från universitetet liksom den som är i behov av teckenspråkstolk behöver tid för planering.
- Grupparbeten kan innebära svårigheter. För personer med nedsatt hörsel fungerar det bäst att arbeta i en mindre grupp i en lokal där hörselmiljön är optimal. Vid föredragning bör talaren stå framför åhörarna. För personer med vissa neuropsykiatriska funktionsnedsättningar är det viktigt att känna sig trygg i gruppen.
Säkra evenemang och möten
I universitetets lokaler arrangeras många evenemang, möten och föreläsningar. De kan vara öppna för allmänheten eller för inbjudna åhörare. Evenemangen kan vara kontroversiella när olika åsikter och forskning presenteras. Beroende på vilken ställning de inbjudna gästerna har i samhället kan vissa evenemang vara särskilt intressanta och innebära en ökad hotbild mot Stockholms universitet.
Vid sådana tillfällen kan det vara nödvändigt med säkerhetshöjande åtgärder, till exempel närvaro av väktare från universitetets avtalade bevakningsföretag. Syftet är att säkerställa ordning och att evenemanget kan genomföras på ett säkert sätt utan inre eller yttre störningar.
Säkerhetsfunktionen bedömer behovet av säkerhetshöjande åtgärder. Arrangören faktureras för säkerhetsåtgärderna.
Arrangören ansvarar också för brandsäkerheten under hela evenemanget. Det innebär att potentiella risker ska identifieras och hanteringen av dessa ska analyseras.
Senast fem arbetsdagar innan ett evenemang äger rum ska arrangören fylla i och mejla checklistan för säkerhet vid evenemang till säkerhetsfunktionen resepektive funktionen för brandsäkerhet.
Hantera evenemang på egen hand – lathund
Vill du hantera ditt evenemang själv? Kom ihåg att allt ansvar för planering och samordning av evenemanget ligger på dig som arrangör. Läs lathunden för dig som arrangerar evenemang på egen hand.
Konferenssamordning svarar gärna på frågor om lokaler och utrustning i lokalerna, men hjälper inte till med bokning av till exempel catering, teknik, blommor mera. Ansvar för sådana uppgifter ligger på arrangören eller Akademikonferens, om du anlitar dem.