Arrangera konferenser och evenemang

När du ska arrangera en konferens, seminarium, workshop eller något annat evenemang kan du vända dig till Akademikonferens.

Akademikonferens är universitetets samarbetspartner för arrangemang av stora som små möten, events, konferenser och vetenskapliga möten. Evenemangen kan vara digitala, hybrida eller på plats.

Som forskare får du det stöd och den service du behöver för att genomföra en professionell konferens. Du kan också välja att få stöd i vissa delar av planerings- och genomförandeprocessen.

Kontakta gärna Akademikonferens tidigt i processen för bästa stöd och resultat. Kontaktuppgifter hittar du längst ned på sidan.

Exempel på stöd:

  • Ta fram en agenda för konferensen.
  • Skapa en finansieringslösning.
  • Ta fram kostnadsförslag för hotell och lokaler.
  • Marknadsföra arrangemanget (kommunikationsplan, hemsida, trycksaker).
  • Hålla tidplan och budget.
  • Administrera anmälningar, betalningar och förfrågningar.

Konferenslokaler

Har du frågor om universitetets konferenslokaler kan du kontakta Konferenssamordning. Kontaktuppgifter hittar du längst ned på sidan.

Ansöka om värdskap för vetenskaplig konferens

Om du ska ansöka om värdskap för en vetenskaplig kongress eller konferens i konkurrens med andra forskare och destinationer kan du också ta stöd av Akedemikonferens. Akademikonferens erbjuder kostnadsfritt stöd med ansökningsprocessen och tar fram en så kallad BID, samt anbud och ansökan.

Om du vill ta fram en BID själv måste du kontakta Akademikonferens för att få ett inbjudnings- eller rekommendationsbrev från rektor.

Tips och råd inför konferensen

För att du ska få bästa möjliga stöd, läs igenom tipsen kring vad du bör tänka på innan du tar kontakt med Akademikonferens.

Formulera vad du vill uppnå med konferensen.

  • Vill du skapa nya nätverk eller nya samarbeten?
  • Vill du mäta resultat och hur vill du använda det?
  • Vill du utvärdera konferensen inför planeringen av nästa evenemang eller annat syfte?

  • Vilka länder kommer deltagarna ifrån, är målgruppen nationell eller internationell?
  • Är deltagarna forskare, doktorander, eller andra kategorier. Får/ska studenter delta?
  • Förväntat antal deltagare? Ska medföljande gäster bjudas in? Bör de ha ett eget program?
  • Kommer det att finnas VIP på inbjudningslistan?

Vem bjuder in? Använd SU:s grafiska profil och ta reda på hur SU:s logotyp får användas.

Grafisk profil

Akademikonferens tar ansvar för all materialproduktion, från webbsidor till trycksaker. För att minska tryckkostnader och spara miljön kan vi även erbjuda en webbapp.

Arrangeras konferensen i samarbete med andra organisationer behöver du bestämma

  • roller (värd, partner, sponsor) och beslutsprocess.
  • ansvarsområden (konferensens budskap och innehåll samt finansiering).
  • förankra roller och ansvar hos institutions-/universitetsledningen.

Besluta vilka som ska ingå i en organisationskommitté, som ordförande och i andra roller. Hur mycket tid kan egna medarbetare avsätta för planering och genomförande? Vem fattar besluten under processen?

  • Ange önskad/möjlig tidpunkt som är mest lämplig för arrangören, medverkande och målgruppen.
  • Kontrollera gärna att tänkt tid och tema inte krockar med andra konkurrerande evenemang för samma målgrupp.
  • Tänk på att tidpunkten kan påverka prisbilden på exempelvis hotell och konferenslokaler.

Skissa gärna på en översiktlig agenda som rymmer allt du vill genomföra.

  • Hur når du bäst målet med mötet och hur kan deltagarna engageras interaktivt? Passar ett fysiskt, digitalt eller hybridformat bäst?
  • Vilka möjligheter till nätverkande och interaktion behövs och vilka tekniska krav skall ställas på anläggningen?
  • Vill ni hinna göra ett studiebesök eller en exkursion? Fundera även på eventuella sociala aktiviteter, till exempel mottagning, middag och underhållning.

Hur ska konferensen finansieras? Det är viktigt att planera för en hållbar budget och beakta regelverken.

Akademikonferens erbjuder professionell hjälp med finansieringsplanering och budgetuppställning. Administration av deltagare och betalningar stöds via ett online-system. Du kan få stöd med all ekonomiadministration, till exempel intäkter och kostnader, fakturor, kreditkort och banköverföringar både inom Sverige och internationellt.

  • Deltagaravgifter. Vilken avgiftsnivå är rimlig med tanke på målgruppen? Om konferensen ingår i en serie, ta reda gärna på vilken avgift som gällde sist.
  • Vilka betalningsalternativ ska finnas? Glöm inte moms, 25 procent på deltagaravgiften. (Undantag är när fakturering sker mellan statliga myndigheter, då läggs ingen moms på fakturan.)
  • Institutions- eller delad partnerfinansiering?
  • Sponsorstöd, bidrag och eventuella utställarintäkter. Vilka sponsorer och bidragsgivare är tänkbara att kontakta?
  • Hur hantera eventuell över- eller underskott? Eventuell ekonomisk garanti?

Vid ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag samt medicin- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler. Akademikonferens kan ge råd och hjälpa dig med ansökningarna för både sponsring och bidrag.

Marknadsföra konferenser

För att så många som möjligt i din målgrupp ska vilja och ha möjlighet att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen.

  • Gör en kommunikationsplan baserad på målgruppen, din samarbetspartners krav och förväntningar och deadlines som till exempel eventuella avbokningsregler.
  • Välj kanaler baserat på målgrupp och budget. En egen hemsida för evenemanget möjliggör smidig kommunikation. Överväg också om din målgrupp kan nås genom sociala medier som ett komplement.
  • Informera och engagera SU:s ledning och samarbetspartners tidigt. Akademikonferens kan hjälpa till med allt från hemsida för ditt evenemang till utskick och annonsering.
  • Bjud eventuellt in media. Följ upp vad som skrivs om ditt tema under planeringsprocessen och var beredd att bemöta frågor.

Läs på medarbetarwebben om planerad kommunikation. Där kan du även hitta en mall för kommunikationsplan. Akademikonferens kan också hjälpa dig.

Hållbara möten

Vid Stockholms universitet bidrar vi till kunskap i miljö- och hållbarhetsfrågor till det omgivande samhället genom forskning, utbildning och samverkan. Samtidigt försöker vi också minska vår egen miljöpåverkan genom att jobba med målsättning, förbättring och uppföljning.

Stockholms universitets policy för möten och resor grundar sig på målsättningen om koldioxidneutralitet 2040 och att universitetet ska främja en hållbar utveckling för nuvarande och kommande generationer.

Akademikonferens kan hjälpa dig planera för mer hållbara möten via konferensappar, digitala posters och print-on-demand namnskyltar.

Sustainable Event Checklist (webbformulär)

Dataskyddsförordningen (GDPR)

Hur ska deltagarna anmäla sig och hur kommunicerar vi med dem? Vilken service ska erbjudas? Beakta GDPR-reglerna och informera deltagarna. Inbjudan och anmälningsprocessen ger första intrycket av konferensen.

Deltagaradministration

Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar och besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer under planeringsprocessen, men även under genomförandet av konferensen.

Akademikonferens har ett onlinesystem för anmälningar, bokningar och avbokningar, olika val och kommunikation med deltagarna med mera. Du kan få access till systemet för att i realtid följa anmälningsläget, om du vill. Akademikonferens kan också sätta upp och bemanna ett sekretariat med tekniska lösningar även på konferensanläggningen.

Abstracts

Administration av vetenskapliga abstracts kräver resurser. Bedöm antalet förväntade abstracts och fundera på vilka resurser du och din institution har för hanteringen. Akademikonferens har ett användarvänligt, webbaserat system för administration av hela abstractprocessen från inlämning till granskning och publikation.

Tillgänglighetstips

Det är viktigt att du tänker på tillgängligheten för din konferens eller evenemang, så att du inte utesluter eller gör det svårt för personer med funktionsnedsättning att delta.

Använd alltid mikrofon i lokaler där sådan finns. I alla stora hörsalar finns en teleslinga/hörslinga som aktiveras av mikrofonen. För att en hörselskadad ska kunna utnyttja detta hjälpmedel måste alltså mikrofonen vara igång.

Utöver att använda mikrofon är det hjälpsamt att upprepa alla frågor och kommentarer. Tänk på att hörselskadade kanske behöver läsa på läpparna. Undvik att ha ryggen vänd mot dem du talar med och undvik att stå i motljus.

Ta regelbundna raster. Funktionshindrade personer kan få besvär av att sitta länge utan att röra på sig. Hoppa inte över planerade raster.

Kontrollera gärna om lokalen är tillgänglig för alla. Informera om ändringar av planering, schema, lokaler, kursupplägg och dylikt på ett sätt som når alla berörda. Den som exempelvis är beroende av färdtjänst för resor till och från universitetet liksom den som är i behov av teckenspråkstolk behöver tid för planering.

All viktig information bör ges både muntligt och skriftligt. Medarbetare och studenter med dyslexi kan ha lättare att ta till sig muntlig information, medan medarbetare och studenter med neuropsykiatriska tillstånd behöver få den i skrift. Använd till exempel institutionens webbplats.

Grupparbeten kan innebära svårigheter för en del medarbetare och studenter. För en medarbetare/student med hörselskada fungerar det bäst att arbeta i en mindre grupp i en lokal där hörselmiljön är optimal. Vid föredragning bör medarbetaren/studenten stå framför de andra medarbetarna/studenterna. För medarbetare/studenter med vissa neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, till exempel Aspergers syndrom, är det viktigt att känna sig trygg i gruppen. I andra fall kan det vara nödvändigt att använda alternativa arbetsformer.

Gör din undervisning tillgänglig för alla

Boka lokaler

Tänk på att större möten behöver bokas med lång framförhållning. För att garantera att det finns tillräckligt många hotellrum måste dessa bokas långt i förväg.

Konferenslokaler utanför SU ska bokas inom ramen för SU:s eller de statliga ramavtalens upphandlade anläggningar i avropa.se och SU:s avtalskatalog.

Akademikonferens kan hjälpa dig att hitta och välja lämpliga lokaler på eller utanför SU:s universitetsområden. Akademikerkonferens tar även hand om upphandling och förhandling.

Konferenslokaler vid universitet

Aula Magna är en modern konferensanläggning som passar för många olika typer av konferenser och evenemang. I byggnaden finns salar som kan bokas var för sig eller som komplement till Aula Magna och fungera för parallella sessioner.

Läs mer om lokalerna i Aula Magna

Stockholms universitet har även nybyggda konferenslokaler i Albano Hus 3 (plan 4) och "Pärlan" i Hus 1 (plan 6). Har du frågor om dessa lokaler? Kontakta konferenslokaler@su.se

Säkra evenemang och möten

I universitetets lokaler anordnas många evenemang, möten och föreläsningar, som kan vara öppna för allmänheten eller för inbjudna åhörare och gäster. Evenemangen kan vara kontroversiella när olika åsikter och forskning presenteras. Beroende på vilken ställning de inbjudna gästerna har i samhället kan vissa evenemang vara särskilt intressanta och innebära en ökad hotbild mot Stockholms universitet.

Vid sådana tillfällen kan det vara nödvändigt med säkerhetshöjande åtgärder, till exempel närvaro av väktare/ordningsvakter från universitetets avtalade bevakningsföretag. Syftet är att säkerställa ordning och att evenemanget kan genomföras på ett säkert sätt utan inre eller yttre störningar.

Säkerhetsgruppen på Fastighetsavdelningen bedömer behovet av säkerhetshöjande åtgärder. Arrangören faktureras för säkerhetsåtgärderna.

Arrangören ansvarar också för brandsäkerheten under hela evenemanget. Det innebär att potentiella risker ska identifieras och hanteringen av dessa ska analyseras.

Senast fem arbetsdagar innan ett evenemang äger rum ska arrangören fylla i checklistan för säkerhet vid evenemang.

Checklista – säkerhet vid evenemang Pdf, 962.5 kB.

Checklistan mejlas till grupperna som ansvarar för säkerhet respektive brandsäkerhet:

E-post: sakerhet@su.se

E-post: brandsakerhet@su.se.

Observera att en inskickad checklista inte är en bokning av lokalen.

Hantera evenemang på egen hand – lathund

Vill du hantera ditt evenemang själv? Kom ihåg att allt ansvar för planering och samordning av evenemanget ligger på dig som arrangör. För att underlätta planering av ditt evenemang, läs gärna:

Lathund – evenemang på egen hand

Konferenssamordning svarar gärna på frågor gällande lokalerna och dess utrustning, men hjälper inte till med bokning av till exempel catering, teknik, blommor, uppritande av utställare med mera. Ansvar för sådana uppgifter ligger på dig som är arrangör eller Akademikonferens om de anlitats.

Har du frågor gällande konferenslokaler, till exempel i Aula Magna eller Albano? Mejla till konferenslokaler@su.se.

Boka konferenslokaler i Aula Magna eller Albano

Alla medarbetare på SU kan göra en bokningsförfrågan och beställa lokaler i Aula Magna eller konferenslokaler i Albano via TimeEdit.

Beställning av konferenslokaler (TimeEdit)

Är du schemaläggare, administratör eller motsvarande och redan arbetar i TimeEdits schemaläggningsmodul TE Core kan du göra beställningar direkt i systemet.

Alla beställningar granskas av Konferenssamordning innan beställaren får ett meddelande om att lokalbokningen godkänns.

Länkar till mer läsning

Akademikonferens och vilka tjänster som erbjuds
Bokning av konferenslokaler i Aula Magna
Sustainable Event Checklist – webbformulär (Akademikonferens)

Kontakt

Akademikonferens
Fråga oss om att arrangera konferenser
info@akademikonferens.se
3300 (08-16 33 00)
Konferenssamordning
Fråga oss om konferenslokaler
konferenslokaler@su.se
3200 (08-16 32 00)

Senast uppdaterad: 2024-11-06

Sidansvarig: Fastighetsavdelningen