Arrangera konferenser och evenemang
På den här sidan hittar finns information om hur du bokar konferenslokal, säkerhet vid evenemang och stöd för dig som ska arrangera en konferens eller evenemang.
Läs igenom universitetets policy för hållbara möten innan du planerar konferensen.
Konferenslokaler
Stockholms universitet erbjuder konferenslokaler för både mindre möten och större konferenser och evenemang.
- Aula Magna är universitetets största konferensanläggning och passar för allt från föreläsningar och konferenser till akademiska högtider och större evenemang.
- På Campus Albano finns bokningsbara konferenslokaler för seminarier, workshops och mindre konferenser.
Kontakta Konferenssamordning om du har frågor om lokalerna.
Fakta och bilder på konferenslokalerna
Boka lokal
Du kan göra en bokningsförfrågan via TimeEdit.
Om du arbetar i TimeEdit Core kan du göra beställningen direkt i systemet.
Konferenssamordning granskar alla bokningsförfrågningar innan lokalbokningen bekräftas.
Konferenslokaler utanför universitetet
Konferenslokaler utanför universitetet bokas via universitetets eller de statliga ramavtalens upphandlade leverantörer.
Vid större konferenser och evenemang kan lokaler behöva bokas långt i förväg, exempelvis för att säkerställa tillgång till hotellrum för deltagare.
Läs mer om upphandlade konferenslokaler på avropa.se och i Avtalskatalogen.
Säkerhet vid evenemang
Evenemang kan vara kontroversiella när olika åsikter och forskning presenteras. Beroende på ämne och vilka personer som medverkar kan vissa evenemang innebära en ökad hotbild mot Stockholms universitet.
Vid sådana tillfällen kan det vara nödvändigt med säkerhetshöjande åtgärder, till exempel närvaro av väktare. Arrangören faktureras för säkerhetsåtgärderna.
Senast tio dagar före evenemanget ska arrangören fylla i en checklista i Serviceportalen. Checklistan används för att bedöma behovet av säkerhetsstöd.
Rådgivning och frågor
Behöver du råd eller har frågor om säkerhet inför ett evenemang eller delegationsbesök?
Brandsäkerhet
Arrangören ansvarar för brandsäkerheten under hela evenemanget. Det innebär att potentiella risker ska identifieras och hanteringen av dessa ska analyseras.
Stöd från Akademikonferens
Akademikonferens är universitetets samarbetspartner för möten, events, konferenser och vetenskapliga möten. Evenemangen kan vara digitala, hybrida eller på plats.
Behöver du hjälp med planeringen? Kontakta Akademikonferens för offert. Hör av dig tidigt i processen för bästa stöd och resultat.
Exempel på tjänster:
- agenda och program
- budget och finansiering
- marknadsföring
- administration och planering.
Läs igenom frågorna och fundera på behoven innan du tar kontakt med Akademikonferens.
BID
Akademikonferens erbjuder kostnadsfritt stöd i arbetet med att ta fram en BID.
Om du tar fram en BID själv måste du kontakta Akademikonferens för att få ett inbjudnings- eller rekommendationsbrev från rektor.
Sponsorstöd och etiska regler (compliance)
Vid ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag samt medicin- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler. Akademikonferens kan ge råd och hjälpa dig med ansökningarna för både sponsring och bidrag.
Marknadsföring och kommunikation
För att så många som möjligt i din målgrupp ska vilja och ha möjlighet att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen. Informera och engagera universitetets ledning och samarbetspartners tidigt.
- Gör en kommunikationsplan utifrån målgrupp, samarbetspartners krav och viktiga deadlines.
- Välj kommunikationskanaler utifrån målgrupp och budget. En egen webbplats för evenemanget kan underlätta kommunikationen.
- Överväg om media ska bjudas in och följ upp frågor som kan uppstå kring evenemangets tema.
Akademikonferens kan ge stöd med exempelvis webbplats för evenemanget, utskick, annonsering och webbapp.
Använd universitetets grafiska profil i kommunikationsmaterial.
Deltagaradministration
Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar samt besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer.
Planera för hur deltagarna ska anmäla sig, hur kommunikationen ska ske och vilken service som ska erbjudas före, under och efter konferensen. Inbjudan och anmälningsprocessen ger ofta deltagarnas första intryck av konferensen.
Akademikonferens erbjuder ett onlinesystem för anmälningar, bokningar, avbokningar och kommunikation med deltagare. Du kan följa anmälningsläget i realtid. Akademikonferens kan också bemanna ett sekretariat på konferensanläggningen.
Dataskydd (GDPR)
Vid hantering av personuppgifter ska dataskyddsförordningen (GDPR) följas. Informera deltagarna om hur deras personuppgifter behandlas.
Tillgänglighet
Tänk på att göra evenemanget tillgängligt för alla, så att ingen utestängs eller får svårt att delta.
Lokal och teknik
- Undersök om lokalen är tillgänglig för alla.
- Använd alltid mikrofon i lokaler där det finns. I alla stora hörsalar aktiveras teleslingan när mikrofonen används.
- Upprepa frågor och kommentarer så att alla kan ta del av dem. Tänk också på att tala vänd mot deltagarna och undvik motljus.
Information och kommunikation
- All viktig information bör ges både muntligt och skriftligt.
- Använd till exempel evenemangets eller institutionens webbplats för information före och efter evenemanget.
- Informera om ändringar av schema, lokaler eller program i god tid så att alla deltagare hinner planera.
Genomförande
- Ta regelbundna pauser och håll planerade raster.
- Tänk på att grupparbeten kan fungera olika bra för olika deltagare. Anpassa gruppstorlek, lokal och arbetssätt när det behövs.
Evenemang på egen hand
Om du arrangerar ett evenemang på egen hand ansvarar du för planering och samordning.
Har du frågor om lokaler och teknisk utrustning kan du kontakta Konferenssamordning.