Arrangera konferenser och evenemang

Ska du arrangera en konferens, seminarium, workshop – eller något annat evenemang? Då kan du vända dig till Akademikonferens som är universitetets samarbetspartner för arrangemang av professionella konferenser.

Önskar du rådgivning eller har frågor om universitetets konferenslokaler kontakta Konferenssamordning.

Samarbetspartner för konferenser/evenemang

Akademikonferens är universitetets samarbetspartner för arrangemang av professionella konferenser. De hjälper till att projektleda och koordinera stora som små möten, events eller kongresser.

Hjälp med digital, hybrid eller fysisk konferens

Oavsett vilken form av evenemang du eller din målgrupp önskar, vänd dig till Akademikonferens. De hjälper dig med allt från planering till genomförande av ditt evenemang. Följande är information om det stöd som Akademikonferens erbjuder, samt tips på hur du kan förbereda dig.

Ansöka om värdskap för vetenskaplig konferens

Ska du ansöka om värdskap för en vetenskaplig kongress eller konferens i konkurrens med andra forskare och destinationer? Akademikonferens hjälper dig kostnadsfritt i ansökningsprocessen och tar fram en så kallad BID anbud/ansökan. Vill du ta fram BID själv, men önskar ett inbjudnings-/rekommendationsbrev från rektor, måste du kontakta Akademikonferens.

Specialister för akademiskt konferensstöd

Akademikonferens har över 30 års erfarenhet och är specialister på vetenskapliga möten. Som forskare får du det stöd och den service som behövs för en professionellt genomförd konferens. Du kan också välja att få stöd i delar av planerings- och genomförandeprocessen.

Tips och råd inför konferensen

För att du ska få bästa möjliga stöd, läs igenom följande tips kring vad du bör tänka på innan du tar kontakt med Akademikonferens. Men kontakta dem gärna tidigt i processen för bästa stöd och resultat.

Formulera gärna vad du vill uppnå med konferensen.

  • Vill du skapa nya nätverk eller nya samarbeten?
  • Vill du mäta resultat och använda dessa vidare och på vilket sätt?
  • Ska konferensen utvärderas inför planeringen av nästa evenemang eller annat syfte?

  • Vilka länder kommer deltagarna ifrån, är målgruppen nationell eller internationell?
  • Är deltagarna forskare, doktorander, eller andra kategorier. Får/ska studenter delta?
  • Förväntat antal deltagare? Är tanken att bjuda in medföljande gäster? Bör de ha ett eget program?
  • Kommer det att finnas VIP på inbjudningslistan?
    Vem eller vilka är värd/värdar/avsändare?

Vem bjuder in? Använd SU:s grafiska profil och ta reda på hur SU:s logotyp får användas. Läs om SU:s visuella identitet i vår grafiska manual:

Grafisk profil

Akademikonferens tar ansvar för all materialproduktion, från webbsidor till trycksaker. För att minska tryckkostnader och spara miljön kan vi även erbjuda en webbapp.

Arrangeras konferensen i samarbete med andra organisationer, bestäm då:

  • roller (värd, partner, sponsor) och beslutsprocess
  • ansvarsområden (konferensens budskap och innehåll samt finansiering)

och förankra hos institutions-/universitetsledningen.

Vilken organisation och vilka egna resurser har ni för arrangemanget?

Besluta vilka som ska ingå i en organisationskommitté, som ordförande och i andra roller. Hur mycket tid kan egna medarbetare avsätta för planering och genomförande? Vem fattar besluten under processen? Akademikonferens axlar gärna rollen som projektledare och ser till att processen går framåt och tidplanen och budgeten hålls. Vi kan avlasta dig på samtliga administrativa uppgifter inom projektet.

När ska konferensen äga rum?

Önskad/möjlig tidpunkt som är mest lämplig för arrangören, medverkande och målgruppen. Om möjligt, kontrollera att tänkt tid och tema inte krockar med andra konkurrerande evenemang för samma målgrupp.

Tänk på att valet av tidpunkt (månad, veckodag, konkurrerande evenemang på orten kan påverka prisbilden på t.ex. hotell, konferenslokaler m.m.). Vi utreder detta gärna för dig och lämnar förslag på olika alternativ.

Format och agenda

Fundera på hur du bäst når målet med mötet och hur deltagarna kan engageras interaktivt. Passar ett fysiskt, digitalt eller hybridformat bäst? Hur kan du planera en agenda som rymmer allt du vill genomföra? Vilka möjligheter till nätverkande och interaktion behövs och vilka tekniska krav skall ställas på anläggningen?

Skissa gärna på en översiktlig agenda. Vad ska hinnas med? Vill ni hinna göra ett studiebesök eller en exkursion? Fundera även på eventuella sociala aktiviteter (mottagning, middag, underhållning m.m.). Vi kan ge dig råd och presentera olika alternativa lösningar.

Finansiering

Hur ska konferensen finansieras?

  • Deltagaravgifter. Vilken avgiftsnivå är rimlig med tanke på målgruppen? Om konferensen är en i en serie, kolla gärna vilken avgift som gällde sist. Vilka betalningsalternativ ska vi erbjuda? Glöm inte moms, 25 procent på deltagaravgiften. (Undantag är när fakturering sker mellan statliga myndigheter, då läggs ingen moms på fakturan.)
  • Institutions- eller delad partnerfinansiering.
  • Sponsorstöd, bidrag och eventuella utställarintäkter. Vilka sponsorer och bidragsgivare är tänkbara att kontakta?
  • En kombination av ovan.

Hur hantera eventuell över- eller underskott? Eventuell ekonomisk garanti?

Det är viktigt att planera för en hållbar budget och beakta regelverken. Akademikonferens erbjuder professionell hjälp med finansieringsplanering och budgetuppställning. Vi har ett online-system för administration av deltagare och betalningar och kan avlasta dig med all ekonomiadministration, både intäkter och kostnader. Vi hanterar fakturor, kreditkort och banköverföringar både inom Sverige och internationellt.

För ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag, medicin- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler. Vi är insatta i reglerna och kan ge råd i frågorna och hjälpa dig med ansökningarna både vad gäller sponsring och bidrag.

Kommunikationsplan och marknadsföring

För att så många som möjligt inom din målgrupp ska vilja och kunna välja att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen. Om möjligt: undersök om det finns några konkurrerande evenemang för samma målgrupp samtidigt. Gör en kommunikationsplan som bygger på målgruppens och samarbetspartners krav och förväntningar och tar hänsyn till planeringsprocessens deadlines och sådant som eventuella avbokningsregler. Välj kanaler med omsorg med tanke på målgrupp och budget. En egen hemsida för evenemanget möjliggör en smidig kommunikation. Fundera på om din målgrupp kan nås genom sociala medier som komplement. Glöm inte att tidigt informera och engagera SU:s och samarbetspartners ledningar. Akademikonferens kan hjälpa till med allt från hemsida för ditt evenemang till utskick och annonsering.

Tänk på att eventuellt bjuda in mediarepresentanter. Följ upp vad som skrivs om ditt tema under planeringsprocessen och var beredd att bemöta frågor. Läs på medarbetarwebben om planerad kommunikation. Där kan du även hitta en mall för kommunikationsplan. Akademikonferens kan också hjälpa dig.

Hållbarhet och säkerhet

Vid Stockholms universitet bidrar vi till kunskap i miljö- och hållbarhetsfrågor till det omgivande samhället genom forskning, utbildning och samverkan. Samtidigt försöker vi också minska vår egen miljöpåverkan genom att jobba med målsättning, förbättring och uppföljning. Stockholms universitets policy för möten och resor grundar sig på målsättningen om koldioxidneutralitet 2040 och att universitetet ska främja en hållbar utveckling för nuvarande och kommande generationer; att arrangera hållbara möten och evenemang är ett sätt att agera hållbart och bidra till dessa mål.

Akademikonferens kan hjälpa dig planera för mer hållbara möten. Vi erbjuder bl.a. konferens-appar, digitala posters, print-on-demand namnskyltar mm. Ta gärna del av deras checklista: Sustainable Event Checklist (webbformulär) och fundera hur din konferens kan formas mer hållbart.

Deltagaradministration

Hur ska deltagarna anmäla sig och hur kommunicerar vi med dem? Vilken service ska erbjudas? Beakta GDPR-reglerna och informera deltagarna. Inbjudan och anmälningsprocessen ger första intrycket av konferensen.

Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar och besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer under planeringsprocessen, men även under genomförandet av konferensen.

I vårt onlinesystem kan vi lägga upp ett anmälningsformulär, hantera bokningar och avbokningar, val av parallella aktiviteter och evenemang, bekräfta, fakturera och kommunicera med deltagarna. Du kan få en egen access i systemet för att i realtid följa anmälningsläget, om du vill. Vi sätter upp och bemannar ett sekretariat med tekniska lösningar även på konferensanläggningen.

Abstracts

Administration av vetenskapliga abstracts kräver resurser. Bedöm antalet förväntade abstracts och fundera på vilka resurser du och din institution har för hanteringen. Akademikonferens har ett användarvänligt, webbaserat system för administration av hela abstractprocessen från inlämning till granskning och publikation.

Tillgänglighetstips

Det är viktigt att du tänker på tillgängligheten, när du arrangerar en konferens eller evenemang, så att du inte utesluter (eller gör det svårt för) personer med funktionsnedsättning att delta.

Använd alltid mikrofon i lokaler där sådan finns. I alla stora hörsalar finns en teleslinga/hörslinga som aktiveras av mikrofonen. För att en hörselskadad ska kunna utnyttja detta hjälpmedel måste alltså mikrofonen vara igång.

Med några enkla åtgärder, förutom att använda mikrofon, blir det enklare för hörselskadade att tillgodogöra sig det som sägs. Upprepa gärna alla frågor och kommentarer. Tänk på att hörselskadade kanske behöver läsa på läpparna. Undvik därför att ha ryggen vänd mot dem du talar med och om möjligt undvik att stå i motljus.

Ta regelbundna raster. Funktionshindrade personer kan få besvär av att sitta länge utan att röra på sig. Hoppa därför inte över planerade raster.

Kontrollera gärna om lokalen är tillgänglig för alla. Informera om ändringar av planering, schema, lokaler, kursupplägg och dylikt på ett sätt som når alla berörda. Den som exempelvis är beroende av färdtjänst för resor till och från universitetet liksom den som är i behov av teckenspråkstolk behöver tid för planering.

All viktig information bör ges både muntligt och skriftligt. Medarbetare och studenter med dyslexi kan ha lättare att ta till sig muntlig information, medan medarbetare och studenter med neuropsykiatriska tillstånd behöver få den i skrift. Använd till exempel institutionens/motsvarandes webbplats.

Grupparbeten kan innebära svårigheter för en del medarbetare och studenter. För en medarbetare/student med hörselskada fungerar det bäst att få arbeta i en mindre grupp i en lokal där hörselmiljön är optimal. Vid föredragning bör medarbetaren/studenten stå framför de andra medarbetarna/studenterna eftersom den hörselskadade medarbetaren/studenten då ”hör” lättare. För medarbetare/studenter med vissa neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, till exempel Aspergers syndrom, är det viktigt att känna sig trygg i gruppen. I andra fall kan det vara nödvändigt att använda alternativa arbetsformer.

Gör din undervisning tillgänglig för alla

Konferenslokaler vid universitet

Aula Magna (i Frescati) är en modern konferensanläggning i magnifika lokaler och en unik miljö, som passar för många olika typer av konferenser och evenemang. I byggnaden finns salar som kan bokas var för sig eller som komplement till Aula Magna och fungera för parallella sessioner. Läs mer om lokalerna i Aula Magna

Stockholms universitet har även nybyggda konferenslokaler i Albano Hus 3 (plan 4) och "Pärlan" i Hus 1 (plan 6). Har du frågor/funderingar angående dessa lokaler vänligen skriv till: konferenslokaler@su.se

Information om konferenslokalerna i Albano:

Tänk på att större möten behöver bokas med lång framförhållning och för att exempelvis även garantera tillgång till tillräckligt många hotellrum måste dessa bokas långt i förväg.

Konferenslokaler utanför SU ska bokas inom ramen för SU:s eller de statliga ramavtalens upphandlade anläggningar i avropa.se och SU:s avtalskatalog.

Vid anlitande av Akademikonferens hjälper de dig gärna att hitta och välja lämpliga lokaler på eller utanför SU:s universitetsområden. Du behöver inte fundera på upphandling och förhandling, det hanterar Akademikonferens.

Riskanalys vid evenemang i SU:s lokaler

I universitetets lokaler anordnas ett stort antal evenemang, inklusive möten och/eller föreläsningar, som kan vara öppna för allmänheten eller endast för inbjudna åhörare eller gäster. Många gånger kan evenemangen vara kontroversiella då olika åsikter och/eller forskning presenteras. Beroende på inbjudna gästers ställning i samhället kan vissa evenemang vara särskilt intressanta och kan medföra en ökad hotbild mot Stockholms universitet.

Vid sådana tillfällen kan det vara nödvändigt med säkerhetshöjande åtgärder såsom närvaro av väktare/ordningsvakter från universitetets avtalade bevakningsföretag. Syftet med detta är att säkerställa ordning och att evenemanget kan genomföras på ett säkert sätt utan inre eller yttre störningar. Bedömningen av behovet av säkerhetshöjande åtgärder görs av sektionen för säkerhet, och kostnaden för eventuella säkerhetsåtgärder faktureras respektive arrangör.

Det är även arrangörens ansvar att säkerställa brandsäkerheten under hela evenemanget. Detta innebär att potentiella risker identifieras och hanteringen av dessa analyseras. Observera att senast 5 arbetsdagar innan ett evenemang äger rum ska arrangören fylla i Checklista – säkerhet vid evenemang Pdf, 962.5 kB. och skicka listan via e-post till: sakerhet@su.se och brandsakerhet@su.se. Observera att inskickad checklista inte utgör en bokning av lokalen!

Hantera evenemang på egen hand – Lathund

Vill du hantera ditt evenemang själv? Kom ihåg att allt ansvar för planering och samordning av evenemanget ligger på dig som arrangör. För att underlätta planering av ditt evenemang, läs gärna:

Lathund – evenemang på egen hand

Konferenssamordning svarar gärna på frågor gällande lokalerna och dess utrustning, men hjälper inte till med bokning av t.ex. catering, teknik, blommor, uppritande av utställare m.m. Ansvar för sådana uppgifter ligger på dig som är arrangör eller Akademikonferens om de anlitats. Har du frågor gällande konferenslokaler (t.ex. i Aula Magna eller Albano) vänligen skriv till: konferenslokaler@su.se.

Boka konferenslokaler i Aula Magna eller Albano

Alla SU medarbetare kan göra en bokningsförfrågan/beställning av lokaler i Aula Magna eller konferenslokaler i Albano via TimeEdit personalingången:

Beställning av konferenslokaler (TimeEdit)

OBS! Schemaläggare/administratör eller motsvarande som redan arbetar i TimeEdits schemaläggningsmodul TE Core kan göra beställningar angående lokalerna direkt i systemet.

Oavsett på vilket sätt som beställningarna görs, så kommer ansvariga vid Konferenssamordning att granska och meddela beställaren om lokalbokningen godkänns.

Länkar till mer läsning

Akademikonferens och vilka tjänster som erbjuds
Bokning av konferenslokaler i Aula Magna
Sustainable Event Checklist – webbformulär (Akademikonferens)

Kontakt

Du är alltid välkommen med frågor eller funderingar – vi hjälper dig gärna!

Akademikonferens via e-post: info@akademikonferens.se, eller tfn: 3300 (08-16 33 00).

Konferenssamordning via e-post: konferenslokaler@su.se, eller tfn: 3200 (08-16 32 00)

Senast uppdaterad: 2024-04-28

Sidansvarig: Fastighetsavdelningen