Arrangera konferenser och evenemang
Om du ska arrangera en konferens eller ett evenemang erbjuder Akademikonferens stöd för planering och genomförande. Kontakta Konferenssamordning om du har frågor om lokalerna.
Hållbara möten och resor
Läs igenom universitetets policy för hållbara möten innan du planerar konferensen.
Stöd för att genomföra konferensen
Akademikonferens är universitetets samarbetspartner för möten, events, konferenser och vetenskapliga möten. Evenemangen kan vara digitala, hybrida eller på plats.
Kontakta Akademikonferens för offert. Hör av dig tidigt i processen för bästa stöd och resultat.
Stöd för BID
Akademikonferens erbjuder kostnadsfritt stöd för att ta fram en så kallad BID.
Om du tar fram en BID själv måste du kontakta Akademikonferens för att få ett inbjudnings- eller rekommendationsbrev från rektor.
Förbered kontakt
Läs igenom frågorna och fundera på vilka era behov är innan du tar kontakt med Akademikonferens.
Boka konferenslokaler
Kontakta Konferenssamordning om du har frågor om universitetets konferenslokaler.
Boka konferenslokaler utanför universitetet
Inför större möten behöver lokaler bokas med lång framförhållning för att till exempel garantera att det finns tillräckligt många hotellrum för konferensgäster.
Konferenslokaler utanför universitetet avropas från universitetets eller de statliga ramavtalens upphandlade anläggningar.
Läs mer om anläggningarna på avropa.se och i Avtalskatalogen.
Sponsorstöd och etiska regler (compliance)
Vid ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag samt medicin- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler. Akademikonferens kan ge råd och hjälpa dig med ansökningarna för både sponsring och bidrag.
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Hur ska deltagarna anmäla sig och hur kommunicerar vi med dem? Vilken service ska erbjudas? Beakta GDPR-reglerna och informera deltagarna. Inbjudan och anmälningsprocessen ger första intrycket av konferensen.
Marknadsföring
För att så många som möjligt i din målgrupp ska vilja och ha möjlighet att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen.
Informera och engagera universitetets ledning och samarbetspartners tidigt. Akademikonferens kan hjälpa till med allt från hemsida för ditt evenemang till utskick, annonsering och webbapp.
- Gör en kommunikationsplan baserad på målgruppen, din samarbetspartners krav och förväntningar och deadlines som till exempel eventuella avbokningsregler.
- Välj kanaler baserat på målgrupp och budget. En egen hemsida för evenemanget underlättar kommunikationen. Överväg om målgruppen kan nås genom sociala medier.
- Bjud eventuellt in media. Följ upp vad som skrivs om ditt tema under planeringsprocessen och var beredd att svara på frågor.
Deltagaradministration
Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar och besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer.
Akademikonferens erbjuder ett onlinesystem för anmälningar, bokningar och avbokningar, kommunikation med deltagarna med mera. Du kan följa anmälningsläget i realtid. Akademikonferens kan också bemanna ett sekretariat på konferensanläggningen.
Tillgänglighet
Tänk på att göra evenemanget tillgängligt för alla, så att du inte utesluter någon eller gör det svårt att delta.
Säkra evenemang och möten
Evenemang kan vara kontroversiella när olika åsikter och forskning presenteras. Beroende på vilken ställning de inbjudna gästerna har i samhället kan vissa evenemang innebära en ökad hotbild mot Stockholms universitet.
Vid sådana tillfällen kan det vara nödvändigt med säkerhetshöjande åtgärder, till exempel närvaro av väktare från universitetets avtalade bevakningsföretag. Syftet är att säkerställa ordning och att evenemanget kan genomföras på ett säkert sätt utan inre eller yttre störningar.
Säkerhetsfunktionen bedömer behovet av säkerhetshöjande åtgärder. Arrangören faktureras för säkerhetsåtgärderna.
Brandsäkerhet
Arrangören ansvarar för brandsäkerheten under hela evenemanget. Det innebär att potentiella risker ska identifieras och hanteringen av dessa ska analyseras.
Checklista
Senast fem arbetsdagar innan ett evenemang äger rum ska arrangören fylla i och mejla checklistan för säkerhet vid evenemang till Säkerhetsfunktionen respektive Brandsäkerhet.
Genomföra evenemang på egen hand
Om du genomför evenemang på egen hand ansvarar du som arrangör för planering och samordning.
Om du har frågor om lokaler och teknisk utrustning kan du kontakta Konferenssamordning.