Lathund – evenemang på egen hand

Den här sidan är ett stöd för dig som planerar att arrangera ett evenemang på egen hand.

Som arrangör ansvarar du för att evenemanget planeras, genomförs och följs upp på ett säkert och väl fungerande sätt. Du behöver vara förberedd på sådant som kan uppstå före, under och efter evenemanget.

Säkerhet vid evenemang

Senast tio dagar före evenemanget ska du som är arrangör fylla i en checklista i Serviceportalen. Checklistan används för att bedöma behovet av säkerhetsskydd.

Arrangören faktureras för säkerhetsåtgärderna.

Inför evenemanget

Mål, budget och administration

  • Bestäm syfte och mål för evenemanget.
  • Gör en budget för ditt evenemang.
  • Kontrollera tillgängliga lokaler och boka via TimeEdit. Saknar du behörighet vänder du dig i första hand till schemaläggare vid din institution, i andra hand kan du kontakta Konferenssamordning för hjälp.
  • För att boka hörsal eller seminarierum i Aula Magna, konferenslokaler i Albano hus 3 eller Pärlan hus 1 gör du en förfrågan via TimeEdit och inväntar svar och bekräftelse från Konferenssamordning.
  • Sätt datum för evenemanget när lokalen är bokad.
  • Bestäm hur deltagaranmälningar ska hanteras. Universitetet har upphandlade leverantörer i Avtalskatalogen. Alternativt kan du använda Evenemangsverktyget för att skapa en minisajt med information, anmälan och utvärdering och deltagarhantering.

Säkerhet och brandskydd

  • Boka vid behov väktare via Serviceportalen. Ange kontaktperson, som ansvarar för säkerheten på plats. Serviceportalen – beställ väktare.
  • Utse en eller flera brandansvariga som ansvarar för utrymning vid ett eventuellt brandlarm. För lokaler i Aula Magna, Pärlan och konferenslokaler i Albano hus 3 kontaktar du Konferenssamordning. För övriga lokaler vid universitetet utses brandansvariga i samråd med Säkerhetsfunktionen.

Mat, dryck och service

Lokaler och möblering

  • Om du behöver information om lokalerna i Aula Magna, Pärlan eller konferenslokalerna i Albano hus 3 kan du boka ett möte med Konferenssamordning. För övriga centralt administrerade lokaler kontaktar du Servicecenter.
  • Hur bord och stolar placeras påverkar upplevelsen av evenemanget. Boka vid behov ommöblering och återställning av lokalen via Serviceportalen.
  • Om evenemanget ska äga rum i Aula Magnas hörsal ska du planera möbleringen på scenen. I Aula Magna finns olika möbler tillgängliga, men i övriga lokaler vid universitetet måste extra möbler hyras in. Avtalskatalogen – hyra möbler
  • Planera övrig möblering för registrering, utställningar och cateringbufféer. Sådan möblering hanteras av Teknikergruppen och bokas via Serviceportalen. Serviceportalen – teknikergruppen.

Teknik

  • Boka in en genomgång av hur scenen ska möbleras med teknikern i Aula Magna. Detta är viktigt för att kunna ljussätta scenen rätt. Boka senast två veckor innan datumet för ditt evenemang. För övriga lokaler bokar du genomgång med vald teknikleverantör. Kontakta Konferenssamordning när det gäller tekniker i Aula Magna.
  • Skicka körschema till AV-tekniker, samordnare, Teknikergruppen och övriga medverkande minst fem arbetsdagar före evenemanget. AV-tekniker meddelar du via Konferenssamordning.

Parkering och leveranser

  • Vid behov av ytor utomhus eller om du har frågor om parkering kontaktar du Akademiska hus. Akademiska Hus , telefon 010-557 24 00.
  • Eventuella leveranser till ditt evenemang skickas till godsmottagningen på Frescativägen 8.

Inför evenemangets genomförande

  • Gör en sista avstämning med alla involverade leverantörer minst sju arbetsdagar före evenemanget för att säkerställa att allt är under kontroll.

Under evenemanget

Innan deltagarna anländer

  • Var på plats i god tid innan evenemanget startar, särskilt om förberedelserna ska genomföras samma dag.
  • Kontrollera att möblering och utrustning är på plats. Gå igenom uppställningen med Teknikergruppen eller aktuell leverantör.
  • Lägg fram namnskyltar, gåvor och annat material som ska finnas vid registreringen.

Säkerhet

  • Gå igenom ansvarsområden med eventuella väktare.
  • Gå igenom brandsäkerheten med utsedda brandansvariga.
  • Ha en säkerhetsgenomgång och informera deltagarna om vad som gäller vid utrymning samt var hjärtstartare och brandposter finns.

Teknik och leveranser

  • Stäm av all teknik med teknikerna och eventuell inhyrd teknikleverantör.
  • Kontrollera med samordnare för Teknikergruppen att möbleringen är utförd enligt plan och gör eventuella korrigeringar vid behov.
  • Säkerställ att cateringleverantören har rätt leveranstider och tillgång till de möbler som behövs.
  • Stäm av med eventuell blomsterleverantör att leveransen sker så nära evenemangets start som möjligt.
  • Kontrollera med godsmottagningen att eventuella försändelser har levererats till rätt plats.

Samordning under dagen

  • Informera leverantörer, till exempel cateringbolag, om det blir förändringar i tidsschemat.

Efter evenemanget

Återställning av lokalerna

  • Se till att bord, stolar, posters, skärmar och annan utrustning plockas ihop och ställs undan eller skickas tillbaka till leverantör om ni hyrt möbler.
  • Se till att cateringbolagen har tagit bort skräp och plockat ihop sin utrustning.
  • Plocka ihop lådor, broschyrer, överblivna namnskyltar och annat material som ni själva tagit med till evenemanget.
  • Städa upp i utrymmen som använts för administration.
  • Plocka in gatupratare och beachflaggor.
  • Plocka ner posters och banderoller som satts upp i lokalerna.

Returer och leveranser

  • Gods som ska hämtas måste vara tydligt märkt med fraktsedlar och lämnas till godsmottagningen på Frescativägen 8.
  • Som arrangör ansvarar du för att material och leveranser skickas tillbaka enligt plan.

Uppföljning och utvärdering

  • Stäm av fakturor från leverantörer.
  • Utvärdera evenemanget och samla in synpunkter från deltagarna.
  • Du kan använda Evenemangsverktyget för att skapa och skicka ut en utvärdering.

Kontakt

Senast uppdaterad: 2026-06-08

Sidansvarig: Fastighetsavdelningen