Lathund – evenemang på egen hand

Som arrangör är du ansvarig för allt som kan uppstå under evenemanget, du behöver därmed vara beredd på sådant som kan hända.

Läs igenom punktlistorna som hjälper dig att planera ditt evenemang. Kontaktuppgifter till olika funktioner hittar du längst ned på sidan.

Känner du dig osäker kan du anlita Akademikonferens, universitetets samarbetspartner för arrangemang av konferenser och event. Akademikonferens kan till exempel hjälpa till med att projektleda ditt evenemang. Begär offert i god tid för att få bästa stöd.

Arrangera konferenser och evenemang

Innan du arrangerar en konferens, läs igenom universitetets policy för hållbara möten.

Policy för möten och resor

Checklista för hållbarhet (Akademikonferens)

Evenemang i Aula Magna, Pärlan och Albano hus 3

Har du frågor om evenemang i Aula Magna, Pärlan och Albano hus 3 kan du skicka ett mejl till Akademikonferens eller Konferenssamordning. Kontaktuppgifter finns längst ned på sidan.

Inför ditt evenemang

1. Bestäm syfte och mål för evenemanget.
2. Kontrollera tillgängliga lokaler och boka via TimeEdit. Saknar du behörighet vänder du dig i första hand till schemaläggare vid din institution, i andra hand kan du kontakta Konferenssamordning för hjälp. För att boka hörsal eller seminarierum i Aula Magna, konferenslokaler i Albano hus 3 eller Pärlan hus 1 gör du en förfrågan via TimeEdit och inväntar svar och bekräftelse från Konferenssamordning.
3. Sätt datum för evenemanget. Det är lämpligt att göra när du har bokat lokalen.
   
4. Fyll i Checklista – säkerhet vid evenemang. Pdf, 962.5 kB. Mejla den ifyllda blanketten till säkerhetsfunktionen och funktionen för brandsäkerhet. Invänta svar innan du går vidare.
   
5. Gör en budget för ditt evenemang.
6. För att få information om lokalerna i Aula Magna, Pärlan eller konferenslokaler i Albano hus 3 – boka ett möte med eventsamordnare på Konferenssamordning. Kontakta Servicecenter för att få information om andra centralt administrerade lokaler.
7. Boka (eventuellt) catering. Du hittar upphandlade leverantörer i Avtalskatalogen på Medarbetarwebben. Uppge kontaktperson (den som hanterar frågor om uppställning med mera på plats). Avtalskatalogen – Mat och dryck
8. Boka (eventuellt) väktare via Serviceportalen. Ange kontaktperson, som hanterar frågor och ansvarar för säkerheten på plats. Serviceportalen – beställ väktare.
9. Hur bord och stolar är placerade i rummet påverkar upplevelsen av ditt evenemang. Boka (eventuellt) ommöblering och beställ samtidigt återställning av lokalen. Ange kontaktperson, som hanterar frågor och ansvarar för möblering på plats. Serviceportalen – beställa bord och stolar, vikväggar, mobila hörslingor med mera.
10. Boka in extra städning för evenemang som äger rum efter kl. 17.00 på vardagar eller under ett veckoslut/helg. Extra städning bokas i Serviceportalen. Ange kontaktperson, som hanterar frågor och ansvarar för städning på plats. Serviceportalen – lokalvårdstjänster.
11. Planera övrig möblering för utställningar, cateringbufféer, registreringsbord och liknande. Sådan möblering hanteras av Teknikergruppen och bokas via Serviceportalen. Ange kontaktperson, som hanterar frågor och ansvarar för möblering på plats. Serviceportalen – teknikergruppen.
12. Bestäm hur du ska hantera deltagaranmälningar. Universitetet har upphandlade leverantörer i Avtalskatalogen. Alternativt kan du använda dig av Evenemangsverktyget för att skapa en minisajt med information, anmälan och utvärdering samt deltagarhantering. Rekommendationen är att du kontaktar Akademikonferens för att få hjälp med hantering av deltagare.
13. Om evenemanget ska äga rum i Aula Magnas hörsal – gör en plan för möbleringen på scenen. I Aula Magna finns olika möbler tillgängliga, men i övriga lokaler vid universitetet måste extra möbler hyras in. Leverantör finns i Avtalskatalogen. Ange kontaktperson, som hanterar frågor och ansvarar för möbleringen på plats. Avtalskatalogen – hyra möbler
14. Boka in en genomgång av hur scenen ska möbleras med teknikern i Aula Magna. Detta är viktigt för att kunna ljussätta scenen rätt. Boka senast två veckor innan datumet för ditt evenemang. För övriga lokaler bokar du tid för genomgång med den teknikleverantör som du valt för ditt evenemang. Kontakta Konferenssamordning när det gäller tekniker i Aula Magna.
15. Boka (eventuellt) blomsterarrangemang via upphandlad leverantör, som du hittar i Avtalskatalogen. Detta måste göras senast tre dagar innan ditt evenemang. Avtalskatalogen – blommor.
16. Skicka körschema till alla som ska vara delaktiga i det som händer på scenen, exempelvis AV-tekniker, samordnare, Teknikergruppen. Skicka informationen i god tid, minst fem arbetsdagar innan ditt evenemang. AV-tekniker meddelar du via Konferenssamordning.
17. Gör en sista avstämning, minst sju arbetsdagar före ditt evenemang, med alla involverade leverantörer för att säkerställa att allt är under kontroll.
18. Lämna en lista för specialkost till cateringleverantören senast sju dagar innan ditt evenemang.
19. Utse brandansvarig, en eller flera, som ska ansvara för utrymning av lokalerna vid ett eventuellt brandlarm. För lokaler i Aula Magna, Pärlan och konferenslokaler i Albano hus 3 – kontakta Konferenssamordning. För övriga lokaler vid universitetet, utse brandansvariga i samråd med säkerhetsfunktionen.
20. Vid behov av ytor utomhus eller om du har frågor om parkering, mejla Akademiska Hus eller ring 010-557 24 00.
21. Eventuella leveranser till ditt evenemang skickas till godsmottagningen på Frescativägen 8.

Under evenemanget

1. Var på plats i god tid innan evenemanget startar – extra viktigt om ni ska göra allt samma dag.
2. Stäm av att möbler är på plats. Gå igenom allt med Teknikergruppen eller leverantör.
3. Gå igenom ansvarsområden för eventuella väktare.
4. Gå igenom brandsäkerheten med den/de som ska ansvara för detta.
5. Ha en säkerhetsgenomgång och informera samtliga deltagare om vad som gäller vid utrymning samt var hjärtstartare och brandposter finns.
6. Stäm av all teknik med teknikerna och eventuell inhyrd teknikfirma.
7. Se till att cateringbolaget har rätt tider för leveranser och att de har alla möbler de behöver.
8. Lägg upp namnskyltar och gåvor vid er registrering.
9. Informera till exempel cateringbolag om det blir förseningar i tidsschemat.
10. Stäm av med eventuell blomsterleverantör om att de levererar blommorna så nära inpå evenemanget som möjligt.
11. Stäm av med godsmottagningen att eventuella försändelser levereras till platsen för evenemanget.
12. Stäm av med samordnare för Teknikergruppen att allt är möberat som du önskar och gör eventuella korrigeringar vid behov.

Efter evenemanget

1. Se till att bord, stolar, posters, skärmar med mera plockas ihop och ställs undan, eller skickas tillbaka till leverantör om ni hyrt möbler.
2. Se till att cateringbolagen har tagit bort skräp och plockat ihop alla sina saker.
3. Plocka ihop alla lådor, broschyrer, överblivna namnskyltar med mera som ni själva tagit med till evenemanget.
4. Städa upp i utrymmen som ni själva använt för administration.
5. Plocka in gatupratare och beachflaggor.
6. Plocka ner eventuella posters och banderoller inne i huset.
7. Gods som ska hämtas behöver vara tydligt uppmärkt med fraktsedlar och ska levereras till godsmottagningen, Frescativägen 8. Kom ihåg att det är du som är ansvarig för evenemanget som måste se till att allt går iväg som planerat.
8. Stäm av alla fakturor från leverantörer.
9. Avsluta med att skicka en utvärdering. Vad tyckte deltagarna om ditt evenemang? Du kan skapa en utvärdering i evenemangsverktyget.

Evenemangsverktyget

Kontakt