Registrera och diarieföra handlingar

Varför diarieför vi?

Stockholms universitet diarieför handlingar, eftersom vi vill att våra handlingar ska bevaras och vara tillgängliga. Vi måste också kunna hitta våra handlingar när vi eller någon från allmänheten behöver dem. Det är viktigt att kunna se vem som är ansvarig handläggare, vilka handlingar och åtgärder som finns i ärendet och om ärendet har avslutats.

Rent praktiskt innebär diarieföring att ett ärende skapas i diariet och tilldelas ett unikt diarienummer. Ett ärende kan innehålla flera handlingar som hålls ihop genom diarienumret, men som vardera har ett handlingsnummer.

Universitetets systemstöd för diariet är diarieföringssystemet W3D3.

Ansvar och begränsningar

Behörighet till diariet ges till de som ska registrera eller handlägga ärenden. Användare ska endast ta del av de handlingar som behövs för att kunna utföra sitt arbete.

Vem sköter diarieföring?

Diarieföring sker både på förvaltningen och vid institutionerna. Varje institution har en diarieserie i vilken institutionens allmänna handlingar registreras. Universitetsförvaltningen har en egen serie.

Handläggningsordning för arkiv och registratur

Handläggningsordningen för arkiv- och registraturorganisationen beskriver ansvarsfördelningen vid Stockholms universitet.

Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisationen

Centrala registraturens roll

Centrala registraturen ska leda och stödja verksamheten när det gäller registrering av allmänna handlingar.

Den centrala registraturen har två roller:

• stödja universitetsförvaltningen och diarieföra förvaltningsärenden
• stödja institutionerna

Stockholms universitet har tre huvudregistratorer som stödjer institutionerna genom att:

• stötta och svara på frågor
• hålla i utbildningar inom diarieföring och W3D3
• vara en controllerfunktion
• vara förvaltningsledare för systemet W3D3
• årligen sammanställa JK-balanslistan

Registrators roll

Institutionen är sin egen delarkivbildare och du som registrator arbetar med institutionens diarieföring i en serie.

Arbetsuppgifterna som registrator består bland annat i att:

• registrera inkomna, utgående och upprättade handlingar
• hjälpa till vid återsökning av ärenden och lämna ut handlingar
• påminna om ärenden som behöver kompletteras eller stängas
• vara proaktiv och se över vad som kan effektiviseras i processer

Rollbeskrivning för registrator

Hur diarieför vi?

Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Detta innebär att registrering helst bör ske samma dag som handlingen kommit in eller upprättats. En medarbetare som har fått en allmän handling skickad till sig måste därför se till att handlingen genast lämnas till registrator för diarieföring.

Följande uppgifter ska registreras och framgå av diariet:

1. datum då handlingen kom in eller upprättades,
2. diarienummer eller annan beteckning som tilldelats handlingen,
3. från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats,
4. i korthet vad handlingen rör.

Om det behövs av sekretesskäl eller för att förhindra att känsliga personuppgifter sprids till obehöriga kan uppgift enligt 3 och/eller 4 utelämnas eller särskiljas för att diariet i övrigt ska kunna vara öppet för allmänheten. Vid frågor, kontakta Rättssekretariatet via Fråga juristen.

För mer detaljer om hur du lägger in information i ett ärende, se Snabbguider för diarieföring/metadata.

Vilka handlingar ska diarieföras?

Allmänna handlingar ska som regel diarieföras, exempelvis ansökningar, beslut och avtal. Handlingar som innehåller sekretessuppgifter ska diarieföras. För detaljerad information, se dokumenthanteringsplanen.

Det är viktigt att handlingar hanteras korrekt i diariet. Läs mer om hantering av Personuppgifter och sekretess i W3D3.

Undantag från diarieföring

Handlingar som inte innehåller sekretessuppgifter och som kan hållas ordnade behöver inte alltid diarieföras.

Vissa handlingar av tillfällig eller generisk karaktär, till exempel inbjudningar och diverse förfrågningar, behöver inte diarieföras. Dessa handlingar är inte med i dokumenthanteringsplanen, då de kan förekomma i många olika processer.

Handlingar som inte är allmänna handlingar behöver inte heller diarieföras, exempelvis: utkast, koncept, förslag som skickas mellan myndigheter för samråd, underlag och arbetsmaterial till skrivelser och beslut som ännu inte är upprättade.

Regler om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter

Skrivregler vid diarieföring

Nedan är några skrivregler som är bra att förhålla sig till vid diarieföring:

• Skriv aldrig personnummer i ärende- eller handlingsmening
• Skriv aldrig personnamn i ärendemening
• Skriv årtal enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD (2024-01-10)
• Var konsekvent vid benämningen av ärenden och handlingar. Skapa och använd W3D3:s kategorimallar för vanligt förekommande ärenden.
• Skriv avsändare, mottagare och motpart med både namn och förkortning, till exempel Vetenskapsrådet, VR
• Fyll i fältet ”motpart” i förekommande fall, endast undantag vid vissa sekretessärenden. Motpart är en obligatorisk uppgift när listor ska dras ut och redovisas för Justitiekanslern (JK) i början på året. Det underlättar även sökbarheten.

OBS! Var noggrann med stavningen, eftersom W3D3 saknar stavningskontroll. Felstavningar kan innebära att informationen blir svår att få fram när man söker.

För mer detaljerad information, se Snabbguider för diarieföring/metadata.

Dokumenthanteringsplanen

Dokumenthanteringsplanen beskriver hur verksamhetens handlingar/information ska hanteras (oavsett format) och styr hanteringen av allmänna handlingar. Den beskriver till exempel om handlingen ska diarieföras, arkiveras och bevaras eller om den får gallras.

Dokumenthanteringsplanen är ett redskap för att skapa enhetliga och ändamålsenliga rutiner för dokumenthantering. Enhetliga rutiner behövs bland annat för att lagstiftningen kräver att vi ska hålla ordning på våra allmänna handlingar och underlätta sökbarheten.

Dokumenthanteringsplanen är till för alla medarbetare vid Stockholms universitet.

Dokumenthanteringsplanen

Tillämpningsbeslut

Vissa av Riksarkivets föreskrifter kräver att myndigheter tar fram beslut om hur de ska tillämpas på den egna myndigheten. Stockholms universitet tar därför fram tillämpningsbeslut, till exempel gällande återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet.

Information i olika föreskrifter och tillämpningsbesluten tolkas och förtydligas på handlingsnivå i dokumenthanteringsplanen. Detta för att det kan förekomma andra handlingstyper vid universitetet än vad som framkommer i föreskrifterna.

För mer detaljerad information och lista över alla aktuella tillämpningsbeslut:
Tillämpningsbeslut inom arkiv och registratur

Digitala handlingar

Registratorerna arbetar gemensamt för att minska de analoga dokumenten för att i största möjliga mån bevara handlingar digitalt.

Handlingar som har upprättats och kommit in digitalt ska bevaras digitalt. De behöver inte skrivas ut på papper. I största mån bör handlingar bevaras digitalt i PDF/A-format, medan excelformat bör undvikas.

Vissa handlingar kan gallras efter skanning, förutsatt att handlingarna skannas i samband med att de kommer in eller upprättas, och att kontroller och krav enligt rutiner är uppfyllda.

Undantag för regeln om digitalt bevarande är om handlingen har en underskrift eller liknande som gör att originalhandlingen även måste sparas i pappersformat.

Mer detaljer om hur digitala handlingar ska hanteras finns på dessa sidor:
Ordna och strukturera information
Gallring av pappershandlingar efter skanning vid Stockholms universitet

Diarieföringssystemet W3D3

W3D3 är ett administrativt stödsystem för diarieföring av allmänna handlingar samt digital dokumenthantering.

Digitala handlingar i W3D3

I W3D3 kan handlingar registreras genom att digitala filer förs över till ett handlingskort i ärendet. För handlingar som upprättats eller inkommit på papper kan handlingen skannas in och en digital kopia bifogas ärendet i W3D3. Pappersoriginalet behöver bevaras i ärendets ärendeakt i närarkivet, om det inte finns ett lokalt tillämpningsbeslut om gallring efter skanning.

Exempel på filformat som kan läggas in:

• PDF/A
• PDF
• word (*.docx)
• excel (*xlsx)
• e-post (*.msg)

Exempel på filformat som inte ska läggas in:

• *.zip (gäller även för bilagor i e-post)

Behörighetsnivåer i W3D3

Det finns olika behörighetsnivåer i diariet:

Huvudregistrator

• kan läsa allt i diarieserien,
• registrera och avsluta ärenden,
• kan även lägga till nya handläggare (för att lägga till nya användare krävs administratörsbehörighet),
• lägga till färdiga ärendemallar

Registrator

• kan läsa allt i diarieserien,
• registrera och avsluta ärenden

Handläggare

• kan läsa, lägga till handlingar och ändra i sina egna ärenden som de blivit tilldelade,
• läsa alla ärenden i serien som inte är skyddade med sekretess/GDPR-markering,
• läsa ärenden och handlingar som har sekretess/GDPR-markering om de själva står som handläggare på ärendet.

Handläggare med utvidgad handläggarbehörighet

• öppna, stänga och lägga in handlingar i sina ärenden

Snabbguider för W3D3

Vi har skapat snabbguider/lathundar för följande aktiviteter i W3D3:

• Söka fram ärenden
• Registrera ett nytt ärende
• Registrera handlingar i ett ärende
• Skapa länkar mellan ärenden
• Söka fram öppna ärenden
• Avsluta ärenden - ad acta
• Lägga till handläggare
  
• Skapa kategorier (mallar för ärenden)

Snabbguider för W3D3

JK-balanslistan

Varje år ska Stockholms universitet redovisa en så kallad JK-balanslista till Justitiekanslern (JK).

Det är bara vissa ärenden som ska redovisas och för att dessa ärenden ska komma med i listan behöver kryssrutan ”JK-balans” markeras i W3D3. Det är därför viktigt att du som registrator regelbundet gör dessa markeringar i systemet för de specifika ärendena som det finns redovisningskrav på. Vilka ärenden som ska markeras framkommer i dokumenthanteringsplanen i kolumnen "JK-balans".

Här kan du läsa mer om processen för framtagning av JK-balanslistan, vilka ärenden som bör redovisas (och inte) och hur listan är utformad:
JK-balanslistan

Avsluta ärenden (ad acta)

Handläggare ska se till att avsluta ett ärende då beslut i ärendet har fattats eller när ärendet är färdigberett. När det krävs ska även eventuella originalhandlingar i pappersformat skickas till registraturen för arkivering.

Snabbguide: Avsluta ärenden (ad acta)

Vanliga frågor och svar

Här har vi samlat vanliga frågor och svar om registrering av handlingar och diarieföringssystemet W3D3.