Snabbguider för diarieföring/metadata
Vi skapar ärenden i diariet och diarieför handlingar för att kunna hålla reda på handlingar. Vi gör det också för att de ska kunna hittas i framtiden, antingen av dig om en vecka, en kollega om två år eller en arkivarie om 25 år. När vi diarieför och lägger in data om ärendet (metadata) på ett standardiserat sätt blir det lättare att hitta de handlingar vi söker.
OBS! W3D3 är ett system för förvaring och bevarande av färdigställda handlingar. Det är inte ett system för handläggning och ska inte användas i det syftet.
Vad innebär ett ärende i diariet?
Ett ärende skapas för processer där allmänna handlingar inkommer eller upprättas.
Ett ärende kan ha en eller flera handlingar inom processen. För att handlingarna inom processen ska hållas ihop och förstås i sitt sammanhang läggs de in i samma ärende och förses med en identifikation, ett så kallat diarienummer eller ärendenummer.
Exempel på ärenden och dess handlingar
Ett ärende om en utlysning av en tjänst brukar innehålla följande typer av handlingar:
- Annons
- Ansökningar
- Motivering till beslut
- Anställningsbeslut
Ett ärende om en ansökan om medel bör ha följande handlingar:
- Ansökan
- Beslut
Styrdokument som regler, riktlinjer, ordningar, föreskrifter och planer kan ha endast den upprättade handlingen som handling i ärendet.
Diarienummer

Diarienumret är en unik identifikation för ärendet. Numret består av tre delar: serienummer, löpnummer och årtal. Det genereras automatiskt av W3D3.
Förvaltningens serie heter SU FV och institutionernas serier heter SU-XXX (tre siffror).
Varför använder vi diarienummer?
Diarienumret berättar för oss var ärendet har handlagts och under vilket år. Detta hjälper oss att hitta ärendet och handlingarna i framtiden.
Ärendemening

Ärendemeningen beskriver kort vad ärendet handlar om och vad det är för typ av ärende, till exempel en ansökan eller en överenskommelse.
OBS! Ärendemeningen ska stå fast och ska inte uppdateras annat än korrigeras.
Den ska vara:
- Konsekvent (samma mening för samma typ av ärenden)
- Tydlig och lätt att förstå
- På svenska (i största möjliga mån)
- Lagom lång (ca 3 till 20* ord)
- Årtal ska skrivas enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD
- Akronymer ska vara utskrivna i fulltext
*Långa ärendemeningar är lämpligast för ärenden som innehåller namn på projekt och dylikt.
Exempelvis:
- Ansökan om…
- Anhållan om…
- Begäran om….
- Överenskommelse mellan…
- Avtal mellan… gällande…
- Beslut om…
- Överklagande angående….
- Överklagande av beslut….
- Utseende av…
- Utlysning av…
Den kan innehålla:
- Projektnamn och referensnummer
- Motpartens referensnummer eller diarienummer
Den ska inte innehålla:
- Namn på personer
- Personnummer
- Akronymer som inte är utskrivna om de inte är i allmänt bruk, till exempel EU
- Senaste uppdateringen i handläggningen av ärendet
Varför ska jag skriva så här?
Ärendemeningen är offentlig och ska därför inte innehålla information som kan vara känslig, hemlig eller som omfattas av dataskyddsförordningen.
Liknande ärenden ska se lika ut så att de lätt kan identifieras. Ärendemeningen ska vara beskrivande och kunna förstås både idag och om 100 år.
Motpart
Motpart förmedlar att ärendet rör/involverar en person eller en extern organisation.
Namnet eller organisationen ska skrivas på följande sätt:
- Förnamn Efternamn
- Organisationens namn, eventuell förkortning
Till exempel:
- Ann O'Nym
- Vetenskapsrådet, VR
Motparten ska läggas till i ärenden som innebär en form av utbyte, till exempel en ansökan om studieuppehåll eller resebidrag (som kan beviljas), eller en överenskommelse mellan två parter, till exempel mellan SU och Vetenskapsrådet.
Varför ska jag skriva så här?
Om du fyller i motpart kommer det att vara lättare att söka fram ärenden som relaterar till personen/organisationen.
Tänk dig att en student hör av sig och vill få ut handlingar om när hen ansökte om tillgodoräknande för ca 5 år sedan. Studenten kan inte säga exakt vilket år det var. Institutionen får ca 40 sådana ansökningar per år. Om du då kan söka på motpart tar det mindre än en minut att få fram rätt ärende. Om du inte har skrivit motpart kommer du att behöva söka fram och gå igenom ansökningar för att hitta rätt.
Ärendetyp

Ärendetypen beskriver vilken process i Stockholms universitets klassificeringsstruktur som ärendet tillhör.
Utifrån klassificeringsstrukturen har centrala arkiv- och registraturfunktionen gjort en informationshanteringsplanen. I den kan man söka fram olika typer av ärenden och handlingar och se under vilken punktnotation/process de ligger.
Varför ska jag fylla i så här?
Genom att notera vilken process ärendet ligger under kan man genom att söka på den processen hitta liknande ärenden. Vi strävar efter en standardiserad användning av punktnotationerna i klassificeringsstrukturen.
Läs mer om och hitta den senaste versionen av dessa styr- och stöddokument här:
JK-balans

En ikryssad JK-balansruta indikerar att detta är ett så kallat JK-ärende. Detta är en typ av ärenden som resulterar i beslut eller andra åtgärder som påverkar enskilda och som måste rapporteras till Justitiekanslern varje år.
Läs mer om vilka ärenden som ska markeras och varför här:
Varför ska jag markera så här?
När JK-balansrutan är ikryssad kan centrala registraturen lättare hitta och ta ut de ärenden som ska tas med på JK-listan.
OBS! Ärenden som faller inom definitionen av JK-ärenden täcks av kravet på rapportering oavsett om de är markerade korrekt i W3D3 eller inte.
Åtgärd/handling

Här beskrivs vilken typ av handling som ligger i ärendet.
Den ska vara:
- Konsekvent (samma ord för samma typ av handling)
- Kortfattad
- Tydlig och lätt att förstå
- På svenska (i största möjliga mån)
Exempelvis:
- Ansökan
- Anhållan
- Begäran
- Överenskommelse
- Avtal
- Överklagande
- Protokoll
- Protokoll med bilagor
- Utdrag ur protokoll
- Beslut
- Tjänsteanteckning
Den ska inte innehålla:
- Namn på personer
- Personnummer
- En mening om den senaste uppdateringen i handläggningen av ärendet
Varför ska jag skriva så här?
Ett ärende kan ha många handlingar och av olika typer. En tydlig beskrivning av typen av handling gör det lättare att hitta exakt den handling som söks.
Avsändare/mottagare
Detta fält beskriver vem som var avsändare eller mottagare av handlingen.
Namnet eller organisationen ska skrivas på följande sätt:
- Förnamn Efternamn
- Organisationens namn, eventuell förkortning
Till exempel:
- Ann O'Nym
- Vetenskapsrådet, VR
Tips! Om motparten är densamma som avsändare/mottagare, tryck på figuren med gult hår och röd tröja så fyller W3D3 in den informationen i rätt fält.
Varför ska jag skriva så här?
Detta fält gör det möjligt att lätt söka fram och se vem en handling kom in från eller expedierades till.
Vissa ärenden har många handlingar som alla heter samma sak, till exempel ansökningar till en utlyst tjänst. Genom att lägga till avsändare kan man lättare identifiera enskilda handlingar.
Datum

Datum beskriver det datum då handlingen inkom, expedierades eller upprättades.
OBS! Detta är inte alltid samma datum som den registrerades.
Varför ska jag skriva så här?
Det är viktigt att kunna datera handlingar. Genom att skriva korrekt datum när handlingen blev allmän handling kan den lättare identifieras. Till exempel kan datumet vara avgörande för att hitta rätt version av en handling, till exempel ett avtal, eller för att avgöra om ett överklagande kommit in i tid.
Riktning

Riktning beskriver om handlingen inkom, upprättades eller expedierades.
Varför ska jag fylla i så här?
Riktning beskriver om handlingen skapades på myndigheten eller om den kom in till myndigheten. Detta kan hjälpa oss att förstå proveniensen, det vill säga var handlingen kom ifrån.
Fysisk handling

En ikryssad ruta indikerar att originalet finns på papper/fysiskt medium.
Varför ska jag markera så här?
Vissa handlingar kräver att det finns ett original på papper, till exempel avtal med signatur. Det är originalet som är handlingen och kan behövas i en rättstvist. Det blir lättare att se om det finns en handling på papper och därmed hitta den om denna ruta är ikryssad.
GDPR

När du markerar ett ärende som GDPR-skyddat innebär det att tillgång till metadata, som exempelvis motpart, samt alla handlingar i ärendet är begränsat.
Tips! Även handlingar kan markeras som GDPR-skyddade ifall det endast gäller enstaka handlingar och inte hela ärendet.
Varför ska jag markera så här?
Markering ska användas för att skydda känsliga personuppgifter i de fall de måste ingå i ärendet.
Läs mer i artiklarna Personuppgifter och sekretess i W3D3 och Personuppgifter/GDPR
Sekretess

När du markerar ett ärende som sekretess genom att klicka på hänglåset innebär det att tillgång till ärendemening och handlingar i ärendet är begränsade. Du måste skriva en offentlig ärendemening som inte röjer sekretessen.
Tips! Även handlingar kan markeras som sekretesskyddade ifall det endast gäller enstaka handlingar och inte hela ärendet.
Varför ska jag markera så här?
Diariet är en allmän handling så ärenden och handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste skyddas från tillgång.
OBS! Handlingar som innehåller sekretess måste diarieföras.
Läs mer i artikeln om Personuppgifter och sekretess i W3D3 och i Handbok i ärendehandläggning