Snabbguider för diarieföring/metadata
Vi skapar ärenden i diariet och diarieför handlingar för att kunna hålla reda på handlingar. Vi gör det också för att de ska kunna hittas i framtiden, antingen av dig om en vecka, en kollega om två år eller en arkivarie om 25 år. När vi diarieför och lägger in data om ärendet (metadata) på ett standardiserat sätt blir det lättare att hitta de handlingar vi söker.
OBS! W3D3 är ett system för förvaring och bevarande av färdigställda handlingar. Det är inte ett system för handläggning och ska inte användas i det syftet.
Vad innebär ett ärende i diariet?
Ett ärende skapas för processer där allmänna handlingar inkommer eller upprättas.
Ett ärende kan ha en eller flera handlingar inom processen. För att handlingarna inom processen ska hållas ihop och förstås i sitt sammanhang läggs de in i samma ärende och förses med en identifikation, ett så kallat diarienummer eller ärendenummer.
Exempel på ärenden och dess handlingar
Ett ärende om en utlysning av en tjänst brukar innehålla följande typer av handlingar:
- Annons
- Ansökningar
- Motivering till beslut
- Anställningsbeslut
Ett ärende om en ansökan om medel bör ha följande handlingar:
- Ansökan
- Beslut
Styrdokument som regler, riktlinjer, ordningar, föreskrifter och planer kan ha endast den upprättade handlingen som handling i ärendet.
Diarienummer
Diarienumret är en unik identifikation för ärendet. Numret består av tre delar: serienummer, löpnummer och årtal. Det genereras automatiskt av W3D3.
Förvaltningens serie heter SU FV och institutionernas serier heter SU-XXX (tre siffror).
Ärendemening
Ärendemeningen beskriver kort vad ärendet handlar om och vad det är för typ av ärende, till exempel en ansökan eller en överenskommelse.
OBS! Ärendemeningen ska stå fast och ska inte uppdateras annat än korrigeras.
Den ska vara:
- Konsekvent (samma mening för samma typ av ärenden)
- Tydlig och lätt att förstå
- På svenska (i största möjliga mån)
- Lagom lång (ca 3 till 20* ord)
- Årtal ska skrivas enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD
- Akronymer ska vara utskrivna i fulltext
*Långa ärendemeningar är lämpligast för ärenden som innehåller namn på projekt och dylikt.
Exempelvis:
- Ansökan om…
- Anhållan om…
- Begäran om….
- Överenskommelse mellan…
- Avtal mellan… gällande…
- Beslut om…
- Överklagande angående….
- Överklagande av beslut….
- Utseende av…
- Utlysning av…
Den kan innehålla:
- Projektnamn och referensnummer
- Motpartens referensnummer eller diarienummer
Den ska inte innehålla:
- Namn på personer
- Personnummer
- Akronymer som inte är utskrivna om de inte är i allmänt bruk, till exempel EU
- Senaste uppdateringen i handläggningen av ärendet
Motpart
Motpart förmedlar att ärendet rör/involverar en person eller en extern organisation.
Namnet eller organisationen ska skrivas på följande sätt:
- Förnamn Efternamn
- Organisationens namn, eventuell förkortning
Till exempel:
- Ann O'Nym
- Vetenskapsrådet, VR
Motparten ska läggas till i ärenden som innebär en form av utbyte, till exempel en ansökan om studieuppehåll eller resebidrag (som kan beviljas), eller en överenskommelse mellan två parter, till exempel mellan SU och Vetenskapsrådet.
Ärendetyp
Ärendetypen beskriver vilken process i Stockholms universitets klassificeringsstruktur som ärendet tillhör.
Utifrån klassificeringsstrukturen har centrala arkiv- och registraturfunktionen gjort en informationshanteringsplanen. I den kan man söka fram olika typer av ärenden och handlingar och se under vilken punktnotation/process de ligger.
JK-balans
En ikryssad JK-balansruta indikerar att detta är ett så kallat JK-ärende. Detta är en typ av ärenden som resulterar i beslut eller andra åtgärder som påverkar enskilda och som måste rapporteras till Justitiekanslern varje år.
Läs mer om vilka ärenden som ska markeras och varför här:
Åtgärd/handling
Här beskrivs vilken typ av handling som ligger i ärendet.
Den ska vara:
- Konsekvent (samma ord för samma typ av handling)
- Kortfattad
- Tydlig och lätt att förstå
- På svenska (i största möjliga mån)
Exempelvis:
- Ansökan
- Anhållan
- Begäran
- Överenskommelse
- Avtal
- Överklagande
- Protokoll
- Protokoll med bilagor
- Utdrag ur protokoll
- Beslut
- Tjänsteanteckning
Den ska inte innehålla:
- Namn på personer
- Personnummer
- En mening om den senaste uppdateringen i handläggningen av ärendet
Avsändare/mottagare
Detta fält beskriver vem som var avsändare eller mottagare av handlingen.
Namnet eller organisationen ska skrivas på följande sätt:
- Förnamn Efternamn
- Organisationens namn, eventuell förkortning
Till exempel:
- Ann O'Nym
- Vetenskapsrådet, VR
Tips! Om motparten är densamma som avsändare/mottagare, tryck på figuren med gult hår och röd tröja så fyller W3D3 in den informationen i rätt fält.
Datum
Datum beskriver det datum då handlingen inkom, expedierades eller upprättades.
OBS! Detta är inte alltid samma datum som den registrerades.
Riktning
Riktning beskriver om handlingen inkom, upprättades eller expedierades.
Fysisk handling
En ikryssad ruta indikerar att originalet finns på papper/fysiskt medium hos universitetet.
GDPR
När du markerar ett ärende som GDPR-skyddat innebär det att tillgång till metadata, som exempelvis motpart, samt alla handlingar i ärendet är begränsat.
Tips! Även handlingar kan markeras som GDPR-skyddade ifall det endast gäller enstaka handlingar och inte hela ärendet.
Sekretess
När du markerar ett ärende som sekretess genom att klicka på hänglåset innebär det att tillgång till ärendemening och handlingar i ärendet är begränsade. Du måste skriva en offentlig ärendemening som inte röjer sekretessen.
Tips! Även handlingar kan markeras som sekretesskyddade ifall det endast gäller enstaka handlingar och inte hela ärendet.