JK-balanslistan

Ärenden som ska redovisas

I JK-balanslistan ska universitetet redovisa ärenden som har handlagts både inom förvaltningen och på institutioner. Ärenden som ska redovisas är de som möter två kriterier:

1. Ärendet har registrerats före den 1 juli men är inte avslutat vid årsskiftet (handläggningstiden överstiger 6 månader).
2. Ärendet resulterar i beslut eller andra åtgärder som påverkar enskilda

Justitiekanslern (JK) har tagit fram exempel på ärenden som bör och inte bör redovisas av universitet och högskolor, se nedan.

Exempel på ärenden som bör redovisas

Följande exempel på ärenden bör redovisas:

Verksamhetsstöd och personal

• Ärende gällande diskriminering/kränkande särbehandling
• Befordran lektor/professor
• Begäran om skadestånd
• Ärenden gällande Högskolans avskiljandenämnd
• Disciplinärenden
• Docenturärenden
• Juridiska ärenden (tvister och processer)
• Misstanke om oredlighet i forskning
• Prövning av utlämnande om allmän handling*
• Överklaganden av myndighetens beslut

*Rutinmässig utlämning av allmän handling behöver inte diarieföras. Diarie-föring ska ske i komplicerade ärenden och om en frågeställare som har fått ett avslag begär ett skriftligt avslagsbeslut, samt överklaganden.

Utbildning

• Ansökan om bidrag (till exempel resebidrag)
• Ansökan om examen/kursbevis
• Ansökan om studieuppehåll
• Antagningsärenden
• Begäran om befrielse från obligatoriskt utbildningsmoment
• Begäran om omprövning/rättelse av betyg
• Byte av examinator
• Dispensärenden
• Ärenden gällande individuell studieplan
• Tillgodoräknanden

Exempel på ärenden som inte bör redovisas

Ärenden som gäller myndighetens interna administration behöver inte redovisas, till exempel:

• Avtal/upphandling
• Ekonomiadministration
• Enkäter
• Fastigheter och lokaler
• Genomförande av utbildning
• Högtider och andra evenemang
• Initiering av forskningsprojekt
• IT-stöd
• Löneadministration
• Personaladministration
• Remisser
• Säkerhetsfrågor

JK-balansmarkering i W3D3

För att ärenden korrekt ska identifieras för att komma med i JK-balanslistan ska de markeras i diarieföringssystemet W3D3 genom att rutan ”JK-balans” kryssas i.

Tips! Om du använder mallar för olika typer av ärenden, kan du med fördel markera JK-balans i relevanta ärenden så slipper du komma ihåg att göra det manuellt.

Praktisk information finns i våra snabbguider:

Snabbguide för diarieföring/metadata

Snabbguide för W3D3

Process för framtagning av JK-balanslistan

Stockholms universitet har sedan 2020 följande process för framtagning av JK-balanslistan:

Centrala registraturens roll

1. I början av året tar centrala registraturen ut listor ur W3D3 över ärenden som ska redovisas för Justitiekanslern (JK).
2. Listor där det finns öppna ärenden skickas ut till de berörda institutionerna och förvaltningsavdelningarna.
3. Centrala registraturen sammanställer listorna som skickats tillbaka från institutioner/avdelningar.
   
   (Eventuellt kan registraturen be institutionerna/avdelningarna om vidare kompletteringar.)
4. JK-balanslistan skickas till JK i början av mars.

Institutionernas och förvaltningsavdelningarnas roll

1. Prefekten/avdelningschefen får en lista över de öppna ärenden i W3D3 som behöver redogöras för. Får din institution eller förvaltningsavdelning ingen lista skickad från centrala registraturen har ni inga ärenden som behöver redovisas.
2. Delegation till handläggaren för ärendet som kompletterar och kommenterar ärendet.
3. Prefekt/avdelningschef sammanställer och godkänner listan.
4. I början av februari ska den uppdaterade listan skickas tillbaks till jklista@su.se

Handläggarnas roll

Handläggaren för det öppna ärendet ska kommentera och komplettera med information som saknas och sedan förmedla det tillbaks till prefekt/avdelningschef.

Kommentarer

Handläggaren ska skriva en kort kommentar om anledningen till att ärendet måste vara öppet, samt datum för den senaste åtgärden i handläggningen av ärendet.

Om ärendet borde varit avslutat, det vill säga markerat med ”ad acta” i W3D3, men har missats på grund av handhavandefel, exempelvis att registratorn glömt att kryssa för ”ad acta”, stäng då ärendet i W3D3 och skriv följande kommentar i excelfilen: ”Ärendet var slutbehandlat, nu korrekt stängt i diariet.”

Kompletteringar

Om ärenden som behöver redovisas för JK, men som inte finns inlagda i W3D3, är det institutionens eller förvaltningsavdelningens ansvar att sammanställa informationen. Det ska göras i korrekt format i ett excelark och skickas till centrala registraturen inom angiven tid.

Om det saknas information om motpart, behöver det läggas till i listan (komplettera även samtidigt i W3D3). Med motpart menas ingivare/anmälare.

Om ni kompletterar med saknade handlingar så att ärendet kan avslutas, markera med ”ad acta” i W3D3 och skriv följande kommentar i excelfilen: ”Ärendet kompletterat och ärendet slutbehandlat.”

Tips! Använd kommentarerna ovan. Eftersom det är en stor andel listor som ska sammanställas förenklar det om vi kan använda oss av enhetliga kommentarer för liknande information.

Utformning av JK-balanslistan

Listan innehåller information om:

• registreringsdatum
• diarienummer
• motpart (när information finns registrerad, annars behöver det kompletteras)
• ärendemening
• handläggare, när informationen finns registrerad.

Det finns även två kolumner som behöver fyllas i:

• Senaste åtgärd och datum för denna.
• Kommentar om anledning till att ärendet fortfarande är öppet.