Avtal
Stockholms universitet ingår i sin verksamhet en rad olika avtal och överenskommelser vilket ger upphov till frågor av främst juridisk och ekonomisk karaktär. Avtal och överenskommelser som universitetet ingår ska regleras skriftligt. Målsättningen är att ett upprättat och underskrivet avtal ska finnas innan avtalstiden börjar löpa.
Ledning och stöd för avtalsarbete finns i universitetets styrdokument Handläggningsordning för avtalsarbete som beskriver handläggningsförfarandet för avtal och överenskommelser och kan användas som stöd under handläggning av avtal och överenskommelser. Handläggningsordning för avtalsarbete riktar sig huvudsakligen till universitetsförvaltningen och institutionerna och centrumbildningarna under fakultet och även direkt till medarbetare inom dessa delar av universitetet som handlägger avtal och överenskommelser.
I promemorian Hantering av avtalsåtaganden i Coronas kölvatten finns en allmän vägledning för hantering av avtal och överenskommelser i situationer där universitetet i avtal och överenskommelser gällande till exempel forskning inte kan leverera eller där beställaren inte vill eller kan nyttja en tjänst eller när universitetet är beställare av en tjänst eller vara som universitetet inte vill eller kan nyttja. Promemorian är skriven med anledning av Corona, men kan även användas som vägledning i situationer med leverans- och nyttjandeproblem som inte beror på Corona.
Avtalsmallar
Rättssekretariatet har tagit fram en samling med avtalsmallar till stöd för verksamhetens avtalsarbete. Avtalsmallarna finns i vissa fall på både svenska och engelska och i andra fall på antingen svenska eller engelska.
Samlingen med avtalsmallar innehåller bland annat några av de vanligast förekommande avtalstyperna vid universitet och kan användas inom ramen för forskningssamarbeten men även andra situationer som kan vara aktuella inom universitetets verksamhet. Rättssekretariatet rekommenderar att universitetets avtalsmallar används när det är möjligt.
Avtalsmallarna kan användas i sin helhet för att ta fram ett komplett avtalsutkast. Ett avtal ska återspegla situationen det används i. När ni har identifierat vilken avtalsmall ni kan använda kan ni därför behöva justera och anpassa avtalsmallen efter aktuell situations förhållanden och förutsättningar.
Avtalsmallarna innehåller kommentarer med tydliga instruktioner samt alternativa formuleringar av enskilda klausuler för att underlätta användningen av avtalsmallarna. Ni kan vid behov även använda enskilda avtalsbestämmelser och lägga till dem eller byta ut avtalsbestämmelser i avtal som tagits fram på annat sätt än genom användningen av avtalsmallarna. Ni kan även använda relevant avtalsmall som stöd vid er granskning av ett avtal från en motpart.
Till stöd för användningen av avtalsmallarna rekommenderar Rättssekretariatet att ni i första hand tar del av råd och information om avtalsarbete i styrdokumentet Handläggningsordning för avtalsarbete.
Kontakta gärna oss jurister på Rättssekretariatet via Fråga juristen om ni har frågor eller funderingar eller behöver råd angående hur avtalsmallarna och enskilda avtalsbestämmelser kan användas. Information och stöd gällande forskningssamarbeten och uppdragsforskning finns även i SUHFs: Vägledning för hantering av forskningsavtal.
Nedan finns länkar till mallavtalen i worddokument.
Mallavtal tillgängliga på svenska
Avsiktsförklaring - när det inte behövs ett formellt avtal:
Avsiktsförklaring
Word, 35.4 kB.
Utbyte av konfidentiell information:
Avtal om konfidentialitet Word, 33.3 kB.
Forskningssamarbeten:
Avtal om forskningssamarbete Word, 49.3 kB.
Uppdragsforskning:
Avtal om uppdragsforskning Word, 45.3 kB.
Överlåtelse av lös egendom – när universitetets lösa egendom ska säljas:
Överlåtelse av lös egendom till svensk myndighet Word, 44.6 kB.
Överlåtelse av lös egendom (ej till svensk myndighet) Word, 30.4 kB.
Sponsring – när universitetet tar emot sponsring:
Avtal om sponsring Word, 39.4 kB.
Personuppgiftsbehandling:
Avtalsmallar gällande personuppgiftsbehandling finns här:
Mallavtal personuppgiftsbehandling
Mallavtal tillgängliga på engelska
Letter of intent (avsiktsförklaring):
Letter of Intent Word, 35.9 kB.
Exchange of Confidential Information (utbyte av konfidentiell information):
Confidentiality Agreement Word, 69 kB.
Research Collaboration (forskningssamarbeten):
Research Collaboration Agreement Word, 57.6 kB.
Commissioned Research (uppdragsforskning):
Commissioned Research Agreement Word, 52.6 kB.
Amendment to Commissioned Research Agreement Word, 31.5 kB.
Material transfer (när material ska överföras):
Material Transfer Agreement (ej humanbiologiskt material) Word, 43.1 kB.
Sponsorship – when SU receives sponsorship (sponsring):
Sponsorship Agreement Word, 41.2 kB.
Student exchange (studentutbyten):
Avtalsmallar gällande studentutbyten och tillhörande instruktioner för dessa finns här: Anvisningar för tecknande av utbytesavtal.
Jäv
Regler om jäv är tillämpliga för den som tar del i handläggningen av ett ärende på ett sätt som kan påverka myndighetens beslut i ärendet och kan därmed aktualiseras i handläggning av avtal, se information om jäv.
Undertecknande
Svar på frågor om vem som kan ingå avtal och överenskommelser för universitetet finns i universitetets centrala respektive lokala besluts- och delegationsordningar. Vägledning gällande om egenhändigt undertecknade av avtal och överenskommelse krävs och fråga om e-underskrifter finns i PM rörande underskrifter. Universitetet har en myndighetsgemensam e-signaturtjänst;
Granskning av avtal och överenskommelser
Rättssekretariatet granskar avtal och överenskommelser. Som huvudregel upprättar Rättssekretariatet inte avtal och överenskommelser, men kan i mån av tid och resurser och om lämplig avtalsmall finns vara behjälpliga med detta.
Rättssekretariatet ska alltid granska de avtal som slutligen ska tecknas av rektor eller universitetsdirektören. På begäran granskar Rättssekretariatet även avtal åt institutioner, centrumbildningar under fakultet och förvaltningsavdelningar som slutligen ska tecknas av beslutsfattare med delegerad beslutanderätt. Begäran om granskningar av avtal och överenskommelser samt frågor gällande avtal och överenskommelser till Rättssekretariatet ska läggas in i Fråga juristen.
Innan en begäran om granskning eller frågor om avtal och överenskommelser läggs in i Fråga juristen rekommenderas det att ni tar del av Handläggningsordning för avtalsarbete för ledning och stöd när avtalet gås igenom eller upprättas. Det rekommenderas även att en kortfattad beskrivning av vad avtalet handlar om läggs in tillsammans med begäran i Fråga juristen. Som utgångspunkt bör beskrivningen ange vad det är för typ av avtal, vad projektet handlar om, vad universitetets roll är och om ni har några frågor eller funderingar. Om avtalet eller överenskommelsen rör forskning bör ni även ange vilken typ av resultat det handlar om och vad resultatet ska användas till.