Arkivera och förbereda leverans

Varför arkiverar vi?

Våra arkiv är del av universitets historia och vårt nationella kulturarv och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
• forskningens behov

Vem sköter arkivering?

Stockholms universitet är en arkivbildare och har ett övergripande ansvar att ta hand om hela myndighetens handlingar och arkiv. Varje institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning är delarkivbildare med ansvar för sin del av den gemensamma arkivbildningen.

Handläggningsordning för arkiv och registratur

Handläggningsordningen för arkiv- och registraturorganisationen beskriver ansvarsfördelningen vid Stockholms universitet.

Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisationen

Centrala arkiv- och registraturfunktionens roll

Centrala arkiv- och registraturfunktionen har det strategiska och övergripande ansvaret för arkiv- och registraturverksamheten och stödjer arkiv- och registraturverksamheten inom hela universitetsorganisationen.

Funktionen ansvarar för att förvalta centrala fysiska och digitala arkiv samt relaterade system. Centrala registraturen utför diarieföring för universitetsförvaltningen.

Arkivansvariges roll

Arkivansvarig ska bland annat upprätta och uppdatera arkivbeskrivning och arkivförteckning och besluta om att utse arkivvårdare och registrator. Arkivansvarig ska säkerställa att det finns resurser, kompetens och stöd för att utföra arkiv- och registraturarbetet.

Arkivvårdarens roll

Arkivvårdaren ska se till att både fysiska och digitala handlingar och information förvaras korrekt och informationssäkert.

Arkivvårdarens uppgifter inkluderar bland annat att:

• hålla sig uppdaterad gällande arkivfrågor samt upprättade styr- och stöddokument
• sprida information om informationshantering till kollegor
• bidra till upprättande av arkivbeskrivning och arkivförteckning
• ordna och förteckna fysiska och digitala handlingar
• verkställa föreskriven gallring
• fördela och hantera begäran om allmänna handlingar

Råd, stöd och utbildning för arkivvårdare

Nya arkivvårdare får en introduktion. En arkivarie från centrala arkiv- och registraturfunktioner kommer ut och träffar dig på plats och introducerar dig till rollen. Därefter får du även ett löpande nyhetsbrev med information inom området och inbjudningar till nätverksträffar och utbildningsinsatser.

Rollbeskrivning för arkivvårdare

Hur arkiverar vi vid Stockholms universitet?

Centrala arkivfunktionen har upprättat rutiner för hur de handlingar som ska bevaras, ska ordnas och förtecknas.

I vår dokumenthanteringsplan finns information om vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som får gallras, samt vilken gallringsfrist som gäller. Huvudprincipen är att handlingar ska bevaras i originalformat, det betyder att de handlingar som skapats digitalt även ska bevaras digitalt.

Arkivfunktionen uppdaterar dokumentet regelbundet, så ta för vana att ladda ner den senaste versionen när du undrar hur en specifik handling ska hanteras.

Dokumenthanteringsplanen

Tillämpningsbeslut inom arkiv och registratur

Rutiner för arkivering

Arkivvårdaren har till uppgift att arkivera handlingar och information löpande. Rutiner och checklistor för arkivering av både analoga och digitala handlingar finns här:

Rutiner för arkivering

Fysiska närarkiv

Fysiska närarkiv/arkivlokaler ska hållas rena, städade och endast innehålla handlingar som ska arkiveras. Tillgängligheten till handlingarna ska hållas begränsad, men minst två personer (arkivvårdare och ytterligare en person) ska ha tillgång.

Vi rekommenderar att:

• handlingar som ska rensas eller gallras hålls åtskilda från handlingar som ska arkiveras.
• endast allmänna handlingar förvaras i närarkivet.
• arkivlokalen inte används som allmänt förråd, till exempel för möbler, utrustning, kontorsmaterial eller mat.

Det finns en risk att det blir svårt att få fram handlingar om det är stökigt eller trångt i närarkivet. Handlingar riskerar också att bli förstörda om det kommer in skadedjur. Lokalen ska också skyddas mot fukt, vatten och brand.

Digitala närarkiv

Det digitala närarkivet ska ha begränsad behörighet. Minst två personer (arkivvårdare samt ytterligare en person) ska ges tillgång till det digitala närarkivet för att undvika att göra hanteringen sårbar.

Informationen/handlingen måste förvaras på ett sätt som säkerställer att den inte kan bli förstörd, manipulerad eller stulen. Det är ett viktigt krav att universitetet kan visa att allmänna handlingar är tillgängliga och autentiska.

Digitala närarkiv

Arkivredovisning

Varje delarkivbildare inom Stockholms universitet, det vill säga varje institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning, ska upprätta en arkivredovisning. Arkivredovisningen består dels av en arkivbeskrivning och dels av en arkivförteckning.

Arkivbeskrivning

Alla delarkivbildare ska ha en aktuell arkivbeskrivning.

Arkivbeskrivningen ska berätta om delarkivbildarens verksamhet och organisation, samt vilka förändringar som har skett och hur detta har påverkat arkivet. Den ska vara kortfattad och utgöra ett komplement till information som redan finns i arkivförteckningen och i annan dokumentation. Arkivbeskrivningen ger oss sökvägar för att hitta information och handlingar.

Arkivbeskrivningens innehåll

Arkivbeskrivningen ska innehålla följande uppgifter:

• Kort historik om arkivbildaren
• Beskrivning av organisation och verksamhet
• Samband mellan verksamhet och viktigare handlingar och ärendeslag
• Vilken klassificeringsstruktur som används och har använts - gäller arkiv fr.o.m. 2013
• Om det finns egenproducerade IT-system/datasystem ange vilka de är och vad de används till
• Vilka andra arkiv som arkivbildaren ansvarar för – till exempel arkiv från föregångare
• Sökingångar i arkivet – det vill säga arkivförteckning, diarier och register av olika slag
• Särskilda inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess
• Gallringsregler som tillämpas
• Vem som är ansvarig för institutionens/centrats arkiv

Mall för arkivbeskrivning

Centrala arkivfunktionen har tagit fram en mall för arkivbeskrivning som alla delarkivbildare kan använda. Det som är skrivet i svart text i mallen bör vara samma för alla delarkivbildare. Delar av den förklarande blå texten kan bytas ut mot egen text/formulering vid behov eller bara ändras till svart.

Mall för arkivbeskrivning (.docx) Word, 158.9 kB.

Diarieför arkivbeskrivningen

Arkivbeskrivningen ska diarieföras i delarkivbildarens serie i W3D3 med klassificeringen 2.6.2 "Hantera arkivering". Ärendemeningen ska innehålla ordet arkivbeskrivning, innevarande år samt institutionens/centrumbildningens namn i den ordningen (exempelvis ”Arkivbeskrivning 2024 Engelska institutionen”.)

När arkivbeskrivningen har diarieförts stängs ärendet.

Uppdatera arkivbeskrivningen

Arkivbeskrivningen ska kompletteras när den befintliga beskrivningen inte längre är aktuell. Till exempel när det sker förändringar i organisationen.

Uppdaterade och kompletterade arkivbeskrivningar ska diarieföras i ett nytt ärende, som kan länkas till tidigare ärenden.

Arkivförteckning

Arkivförteckningen är en förteckning över allmänna handlingar som hör till arkivbildaren. Förteckningen ska innehålla samlad information om arkivbildarens allmänna handlingar oavsett medium, alltså oavsett om handlingarna är fysiska på papper eller elektroniska i filer eller databaser. Arkivförteckningen utgör sökingången till arkivet.

Arkivförteckningen bör minst årligen kompletteras med uppgifter om tillkomna handlingar, oavsett om handlingarna är på papper eller elektroniska. Centrala arkivfunktionen lägger in förteckningar i det centrala förteckningssystemet Visual Arkiv.

Hur förteckningen ska struktureras beror på när handlingarna uppstod. Stockholms universitet använder både allmänna arkivschemat (till och med 2012) och processbaserad arkivredovisning (från och med 2013).

Allmänna arkivschemat (till och med 2012)

Handlingar som inkom, expedierats eller upprättats innan eller till och med 31 december 2012 ska redovisas enligt en förteckningsplan som är uppställd enligt det så kallade allmänna arkivschemat.

Allmänna arkivschemat sorterar arkivhandlingar i olika serier. Klassificeringen utgår från handlingarnas yttre form eller funktion, till exempel:

A Protokoll

B Utgående handlingar

C Diarier, diarieregister

Arkivets serier ska redovisas i systematisk ordning och inom varje huvudavdelning, till exempel:

A Protokoll

A1 Styrelseprotokoll

Om det underlättar sökningen i arkivet kan man göra indelningar i flera nivåer.

Allmänna arkivschemat speglar en föråldrad informationshantering och det är svårt att redovisa elektroniska handlingar i denna struktur, därför har den processbaserade arkivredovisningen införts.

Se exempel på hur en förteckning enligt allmänna arkivschemat kan se ut på sidan Rutiner för arkivering.

Processbaserad arkivredovisning (från och med 2013)

För handlingar som har inkommit, expedierats eller upprättats efter 1 januari 2013, används en typ av arkivredovisning som kallas processbaserad eller verksamhetsbaserad arkivredovisning.

I den processbaserade arkivredovisningen klassificeras handlingarna till skillnad från allmänna arkivschemat efter verksamhetsområden och processer vilket speglar deras samband med verksamheten. Att redovisa information utifrån process förbättrar informationens spårbarhet och möjligheterna att bedöma handlingars autenticitet.

Vår processbaserade arkivredovisning följer Stockholms universitets klassificeringsstruktur Pdf, 228 kB.. Handlingarna/handlingstyperna som skapas i de olika processerna beskrivs i dokumenthanteringsplanen.

Se exempel på hur en förteckning enligt processbaserad arkivredovisning kan se ut på sidan Rutiner för arkivering.

Arkivförteckningssystemet Visual Arkiv

Arkivförteckningarna läggs in i Visual Arkiv och är publicerade och öppna för allmänheten genom Visual Arkiv Sök.

Sök i arkivet med Visual Arkiv

Så levererar ni till centralarkivet

Centrala arkivfunktionen har utarbetat en checklista för leverans av arkivmaterial till centralarkivet.

Det finns begränsat med utrymme i centralarkivet. Därför är arkivfunktionen restriktiv med hur mycket material som kan levereras och kan behöva säga nej till förfrågan om leverans. Vi tar emot material som har tillkommit före 2013.

Arkivvårdare eller eventuellt en arkivkonsult bör gå igenom materialet ordentligt och följa våra rutiner för arkivering.

Förbered leveransen

1. Förbered handlingarna genom att ordna och lägga dem i arkivboxar. Förteckningsmallen ska fyllas i. Följ Rutiner för arkivering.
2. När du har förberett handlingarna klart, så kontaktar du centrala arkivfunktionen. Då kommer du att få fylla i en ansökningsblankett om att få leverera. I den behöver du till exempel beskriva hur mycket material du vill leverera, antal hyllmeter, vilken typ av handlingar det rör sig om, hur gammalt materialet är och anledning till att du vill leverera.
3. Arkivfunktionen ger ett preliminärt leveransbesked och bokar in möten på plats för att göra stickprov på materialet. Därefter ges ett slutgiltigt leveransbesked.
4. Kom överens med Arkivfunktionen om leveransen. Det är den levererande delarkivbildaren som ansvarar för bokning och står för kostnader.

Centrala arkivfunktionen tar emot leveransen

När en leverans har accepterats kommer centrala arkivfunktionen att:

1. Hitta en lämplig plats för materialet i centralarkivet.
   
2. Ta emot leveransen till arkivlokalen.
3. Förteckna levererade handlingar och skicka bekräftelse på leveransen, en så kallad leveransreversal, till arkivvårdaren.
   

Leveransgruppens beslutsmöten 2024–2025

Arkivfunktionen har en leveransgrupp som träffas två gånger per termin där vi behandlar ansökningar om leveranser.

Ansök innan:

• 8 maj 2024
• 12 sep 2024
• 21 nov 2024
• 6 feb 2025
• 8 maj 2025

Leveransgruppens beslutsmöten:

• 14 maj 2024
• 19 sep 2024
• 28 nov 2024
• 13 feb 2025
• 15 maj 2025

Ordlista

Bevara

Att spara handlingar/information för all framtid.

Gallra

Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. För att kunna gallra handlingar krävs stöd i regelverk (gallringsbeslut).

Som gallring räknas också att förstöra handlingar/ information eller uppgifter vid överföring till annan databärare, om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet.

Gallringsbeslut

Beslut som fattas i samråd med arkivmyndighet om att vissa allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar kan gallras efter en viss tid.

Gallringsfrist

Den tid som måste gå innan handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras.

Hyllmeter

En meter hyllplan med handlingar är en hyllmeter.

Leverera

Att överlämna handlingar/information till centralarkivet, där äganderätten till handlingarna/informationen övergår till arkivinstitutionen efter godkännande av leveransen. Informationsägarskapet stannar kvar hos levererande delarkivbildare.

Ordna och förteckna

Att avgränsa ett arkiv, rensa och gallra, upprätta volymer och serier i en systematisk ordning.

Rensa

Slänga/förstöra handlingar/uppgifter som inte är allmänna handlingar och som inte ska arkiveras. Det kan till exempel vara övertaliga kopior, arbetshandlingar och liknande som inte tillför ärendet sakuppgift.