Rutiner för arkivering
Arkivvårdare/arkivarie har till uppgift att arkivera handlingar och information löpande vid institutionen, centrumbildningen eller förvaltningsavdelningen. Här finns rutiner och checklistor som stöd vid arkivering av både analoga och digitala handlingar.
Rutin för arkivering av pappershandlingar
Checklistan nedan gäller om alla handlingar endast finns som pappershandlingar.
OBS! Finns handlingarna i digital form, helt eller delvis, behöver du inte skriva ut dessa utan du bör spara dem digitalt.
- Samla in handlingarna som ska bevaras.
- Rensa och gallra handlingar som inte ska bevaras.
OBS! Handlingar med känsligt innehåll ska förstöras (strimlas) eller läggas i sekretesstunnor. - Ta bort skadligt material, till exempel gem, plast och post-it-lappar.
- Utred om handlingarna ska förtecknas efter allmänna arkivschemat (fram till och med 2012) eller enligt processbaserad arkivredovisning (från och med 2013).
- Sortera och dela upp materialet efter eventuell befintlig arkivförteckning för att se hur olika handlingstyper är strukturerade och eventuellt uppdelade i olika serier.
Du har läsrättigheter till institutionens/centrumbildningens arkivförteckning genom Visual Arkiv Sök. Se mer information på sidan Sök i arkivet med Visual Arkiv. - Lägg handlingarna i kronologisk ordning i ett eller flera aktomslag beroende på mängden handlingar. Den övergripande ordningen är kronologisk, men vissa handlingstyper behöver ibland ordnas efter till exempel personnummer och termin.
Se nedan för exempel på sorteringsanvisningar för Kursmaterial, Examensarbeten, Personalhandlingar och Diarieförda handlingar. - Skriv information med blyerts längst ner till höger på aktomslaget.
- Lägg aktomslagen i en arkivbox. Packa innehållet i arkivboxarna tätt och undvik tomrum om det är möjligt. Anpassa arkivboxen efter mängden handlingar så att handlingarna kan läggas års- eller terminsvis.
- Skriv följande information med blyertspenna längst ned på ryggen:
Exempel enligt allmänna arkivschemat (fram till och med 2012):
Institution (t.ex. Engelska institutionen)
Handlingstyp (t.ex. Examensarbeten)
Tidsangivelse (t.ex. 2008 – 2011)
Seriesignum och volymnummer (t.ex. F 2 A:1)
Exempel enligt processbaserad arkivredovisning (från och med 2013):
Institution (t.ex. Engelska institutionen)
Handlingstyp (t.ex. Examensarbeten)
Tidsangivelse (t.ex. 2014-2016)
Processnummer (punktnotation) och volymnummer (t.ex. 3.2.5:1) - Utgå från din institutions befintliga arkivförteckning när du fyller i Arkivförteckningsmallar med exempel Excel, 73.1 kB..
- Mejla den ifyllda förteckningsmallen till arkivet@su.se. Därefter lägger centrala arkivfunktionen in de nya uppgifterna i Visual Arkiv.
Rutin för arkivering av delvis digitala handlingar
Checklistan nedan gäller om handlingarna både finns i pappersform och digital form.
- Samla in handlingarna som ska bevaras.
- Rensa och gallra handlingar som inte ska bevaras.
- Gör en viruskontroll.
- Sortera och dela upp materialet efter eventuell befintlig arkivförteckning för att se hur olika handlingstyper är strukturerade och eventuellt uppdelade i olika serier.
Du har läsrättigheter till institutionens/centrumbildningens arkivförteckning genom Visual Arkiv Sök. Se mer information på sidan Sök i arkivet med Visual Arkiv - Spara pappershandlingarna enligt Rutin för arkivering av pappershandlingar. På aktomslaget för de analoga handlingarna skriver du med blyerts att ”Handlingar finns även bevarade digitalt”.
- Sortera handlingarna. Se nedan för exempel på sorteringsanvisningar för Kursmaterial, Examensarbeten, Personalhandlingar och Diarieförda handlingar för pappershandlingar respektive digitala handlingar.
- I det digitala närarkivet skapar du en tjänsteanteckning i mappen Generell information där du anger att handlingar även finns fysiskt.
- Utgå från din institutions eventuella befintliga arkivförteckning när du fyller i Arkivförteckningsmallar med exempel Excel, 73.1 kB.. Ange vilka handlingar som finns digitalt och vilka handlingar som finns fysiskt, så att den informationen kan föras in i det centrala arkivförteckningssystemet Visual Arkiv.
- Mejla den ifyllda förteckningsmallen till arkivet@su.se. Därefter lägger centrala arkivfunktionen in de nya uppgifterna i Visual Arkiv.
Här kan du läsa mer om vad ett digitalt närarkiv är och vilka handlingar som ska finnas där:
Rutin för arkivering av helt digitala handlingar
Checklistan nedan gäller om handlingarna enbart är digitala.
- Samla in handlingarna som ska bevaras.
- Rensa och gallra handlingar som inte ska bevaras.
- Gör en viruskontroll.
- Sortera och dela upp materialet efter eventuell befintlig arkivförteckning för att se hur olika handlingstyper är strukturerade och eventuellt uppdelade i olika serier.
Du har läsrättigheter till institutionens/centrumbildningens arkivförteckning genom Visual Arkiv Sök. Se mer information på sidan Sök i arkivet med Visual Arkiv. - Sortera handlingarna. Se nedan för exempel på sorteringsanvisningar för Kursmaterial, Examensarbeten, Personalhandlingar och Diarieförda handlingar för digitala handlingar.
- Utgå från din institutions eventuella befintliga arkivförteckning när du fyller i Arkivförteckningsmallar med exempel Excel, 73.1 kB..
- Mejla den ifyllda förteckningsmallen till arkivet@su.se. Därefter lägger centrala arkivfunktionen in de nya uppgifterna i Visual Arkiv.
Här kan du läsa mer om vad ett digitalt närarkiv är och vilka handlingar som ska finnas där:
Sorteringsanvisningar
Handlingar sorteras på olika sätt för att lätt kunna återsökas. Nedan listar vi vanliga handlingsslag och handlingstyper med instruktioner om hur de ska ordnas. Sorteringen kan skilja sig åt beroende på om handlingarna är i papper eller finns digitalt.
Pappershandlingar
Kursmaterial
Kursmaterial ordnas per år/termin och kurs. Notera information om år/termin, kurs, nivå och handlingsslag/handlingstyp på aktomslaget. Nivå anges för handlingar från och med höstterminen 2007. Eventuella sommarkurser arkiveras under vårterminen i ett eget aktomslag med en notering om att det är en sommarkurs.
Examensarbeten
Examensarbeten ordnas efter termin och ibland efter ämne samt efter studentens efternamn.
Personalhandlingar
Personalhandlingar ordnas i personalakter efter personnummer. Notera information om personnummer, efternamn och eventuellt förnamn på aktomslaget.
Diarieförda handlingar
Diarieförda handlingar som förtecknas enligt allmänna arkivschemat ordnas efter år, dossiénummer och löpnummer. Det går även att ordna dem efter år och löpnummer. Notera information om dossiénummer och/eller löpnummer på aktomslaget.
Diarieförda handlingar som förtecknas enligt processbaserad arkivredovisning ordnas efter år, punktnotation och löpnummer. Det går även att ordna dem efter år och löpnummer. Notera information om punktnotation och/eller löpnummer på aktomslaget.
Digitala handlingar
Kursmaterial och examensarbeten
Kursmaterial sparas och arkiveras efter kurs, år och termin samt om det finns behov för det, även efter grundnivå och avancerad nivå.
Personalhandlingar
Personalhandlingar ordnas i digitala personalakter. Mapparna namnsätts med personnummer, efternamn och eventuellt förnamn.
Diarieförda handlingar
Handlingar som är diarieförda och som finns digitalt i systemet W3D3 bevaras genom att informationen i systemet arkiveras.
Exempel på arkivförteckningar
Allmänna arkivschemat – till och med 2012
Processbaserad arkivredovisning – från och med 2013
Vanliga frågor och svar
Här har vi samlat vanliga frågor och svar om att ordna och förteckna handlingar.
Hur köper jag in kontorsmaterial till arkivet?
Institutionen/centrumbildningen handlar själv det material som arkivvårdaren behöver i sitt arbete.
Beställning av kontorsmaterial sker via Raindance och köps från Lyreco Advantage Sweden AB (tidigare Staples Sweden AB) enligt ramavtal. Ta kontakt med inköpsansvarig om du inte har behörighet till Raindance.
- Logga in i Raindance
- Gå till Inköp, Beställ och Varukorg
- Välj produktgruppen ”Kontor och lokaler”
OBS! Småorderavgift om 100 kr tillkommer vid köp under 350 kr (alla priser exkl moms).
Vilka papper, pennor och skrivarbläck är arkivbeständiga?
Papper
Exempel på kopieringspapper som är åldersbeständigt enligt ISO:9706:
- MultiCopy A4 Ohålat 80g, 5x500/krt
Arkivpapper är åldersbeständigt och extra hållbart. Det används för viktiga handlingar och de som riskerar slitage från flitig användning. Tyvärr kan det vara svårt att hitta arkivpapper via Raindance.
Exempel på arkivpapper:
- Kopieringspapper Svenskt Arkiv A4 80 gram 500 st/pkt Art. Nr.: 123573
- Arkivpapper A4 80g ohålat Art. Nr.: 122639
Pennor
Pennor med arkivbeständigt bläck garanterar att bläcket inte bleks eller förändrar färg. Bläckpatronen ska vara certifierad med Svenskt Arkiv för att vara godkänd.
Några exempel på arkivbeständiga bläckpennor:
- Ballograf Kulpenna SA-4000XL Svenskt Arkiv blå. Nr: 205896
- Pilot Kulpenna Super Grip G Medium 1mm blå. Nr.: 169290
Bläck till bläckstråleskrivare
RISE Research Institutes of Sweden publicerar en lista över arkivbeständigt bläck.
Vilka arkivboxar och aktomslag ska jag använda?
Arkivboxar
Arkivboxen är ett arkivbeständigt förvaringsmedel av kartong eller papp som ger skydd åt arkivhandlingar. Arkivboxar har flikar, lock eller annan tillslutningsanordning och öppnas i långsidan.
De godkända arkivboxar som används vid arkivering är följande:
A4-format:
- Arkivbox Brun. Sv. Standard A4 80mm. Nr: 6205116
- Brun. Sv. Standard A4 55mm. Art. Nr: 6205108
- Arkivbox Brun. Sv. Standard A4 30 mm. Nr: 211376.
Folio-format (OBS! Stort format):
- Arkivkartong, Brun, Sv. Standard Folio 55mm. Nr: 881213
- Arkivkartong, Brun, Sv. Standard Folio 80mm. Nr: 881214
Beställ gärna alla tre varianterna (30, 55 och 80 mm) innan du påbörjar arbetet, så har du möjlighet att välja arkivbox efter mängden handlingar. Vi rekommenderar att du i första hand använder arkivboxar med 55 mm bredd, då de är bättre ergonomiskt för hand och handled.
Aktomslag
Aktomslag är ett syrafritt papper i A3-format som du viker runt handlingar för att skydda och hålla ihop dem efter att skadliga material, till exempel gem och plast, har rensats bort.
Aktomslag som används vid arkivering är följande:
- Aktomslag A4 120g 430x305mm 500st/förpackning. Nr: 199902
- Aktomslag (vikta) A4 230x300mm 125st/förpackning. Nr: 188984
Varför ska jag packa arkivboxarna tätt?
Tättpackade arkivboxar utan syre brinner inte lika lätt och välpackade arkivboxar gör också att papperna inte böjs i boxen och skadas. Dessutom tar handlingarna mindre plats i arkivlokalen om arkivboxarna packas optimalt.
Hur beställer jag en sekretesstunna?
Via Godsmottagningen kan du beställa särskilda sekretesstunnor för känsligt material som inte bör slängas i de vanliga gröna papperskärlen. Sekretesstunnorna är vita med rött, låsbart lock. Locket har ett "brevinkast" där de bortgallrade handlingarna läggs.
Ordlista
Arkivbeständig
Förmåga hos lagringsmedium att över mycket lång tid bevara information.
Arkivexemplar
Det exemplar av en handling som arkivbildaren/delarkivbildaren ska bevara.
Bevara
Att spara handlingar/information för all framtid.
Gallra
Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. För att kunna gallra handlingar krävs stöd i regelverk (gallringsbeslut).
Som gallring räknas också att förstöra handlingar/ information eller uppgifter vid överföring till annan databärare, om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet.
Punktnotation
Unik och numerisk beteckning för en strukturenhet, till exempel process 1.1.3.
Rensa
Slänga/förstöra handlingar/uppgifter som inte är allmänna handlingar och som inte ska arkiveras. Det kan till exempel vara övertaliga kopior, arbetshandlingar och liknande som inte tillför ärendet sakuppgift.
Serie
En följd av volymer som hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande.
Seriesignum
Den unika beteckningen på en serie.
Strukturenhet
Klassificeringsstrukturens alla delar kallas för strukturenheter oavsett vilken nivå de tillhör. Strukturenhet kan bland annat vara verksamhetsområde, processgrupp, och process.
Verksamhetsområde
Utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen och beskriver de uppdrag universitetet har på en övergripande nivå. Verksamhetsområdena delas in i styrande, stödjande och kärnverksamhet. Varje verksamhetsområde är indelade i processgrupper.
Volym
Fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar och som utgör en del av en serie. Den vanligast förekommande volymen är arkivboxen. Andra exempel är inbundna böcker, lådor med registerkort och mikrofilmsrullar.
Volymsignum
Unik beteckning på en volym som består av seriesignum och volymens ordningsnummer i serien.