Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisationen

Dokumentet ersätter:

• Handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården (dnr SU FV-2.6.2-0628-18)

Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontaktperson: arkivet@su.se

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2024.)

Beskrivning

Syftet med detta dokument är att förtydliga ansvarsfördelningar, roller och arbetsuppgifter inom arkiv- och registraturorganisationen.

Inledning

Syftet med detta dokument är att förtydliga ansvarsfördelningar, roller och arbetsuppgifter inom arkiv- och registraturorganisationen. Därtill finns andra styrdokument som redogör för informationshantering och praktisk handläggning inom området, dessa går att hitta på Medarbetarwebben, under ”Arkivering och diarieföring”. Detta dokument är en uppdaterad och kraftigt omarbetad version av tidigare handläggningsordning.

Stockholms universitet är en statlig förvaltningsmyndighet. Vid universitetet finns forskare, lärare, doktorander, T/A-personal och studenter som alla producerar information och handlingar som ska hanteras enligt gällande regelverk.

Centrala arkiv- och registraturfunktionen vid Stockholms universitetsbibliotek ansvarar för uppföljningen av handläggningsordningen. Dokumentet kommer revideras vid behov.

Nationella regler

Det finns ett flertal lagar, förordningar och föreskrifter som styr informationshanteringen hos statliga myndigheter. De som främst påverkar hur myndigheten ska organisera sitt arkiv och sin registratur är tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:1782), förvaltnings-lagen (2017:900) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Handläggningsordningen är utformad så att Stockholms universitet kan leva upp till de krav som gäller nationellt.

Arkivbildning

Arkivbildare och delarkivbildare

Med arkivbildning avses alla allmänna handlingar som förvaras hos, inkommer till eller upprättats vid en myndighet. Stockholms universitet är en arkivbildare och alla institutioner, centrumbildningar under fakultet och förvaltningsavdelningar är följaktligen delarkivbildare med ansvar för sin del av den gemensamma arkivbildningen. Vid fall där det finns fördelar med det så kan även forskningsprojekt vara egna arkivbildare, t.ex. om projektansvaret delas av flera institutioner eller byter huvudmannaskap.

Samarbetsprojekt

Vid universitetet förekommer samarbetsprojekt med deltagare från olika institutioner inom universitetet eller/samt deltagare från andra lärosäten, myndigheter och organisationer. Samarbetsprojektet måste innan projektet startar besluta via avtal eller överenskommelse vilken part som ska ha arkivansvaret eller om alla parter ska ha arkivansvar och i så fall över vilka delar.

Informationsägare och informationsförvaltare

Varje delarkivbildare har ansvar för sin egen information och hur den hanteras. Det innebär att delarkivbildaren innehar både informationsägarskap och informationsförvaltarskap, så länge som informationen förvaras ute i verksamheten. Informationsförvaltarskap innebär att organisationen har ansvar för att inkomna och upprättade handlingar eller information kan återfinnas, läsas och förstås under hela livscykeln. När informationen har levererats till centralarkivet övergår förvaltningsansvaret till den centrala arkivfunktionen, men informationsägarskapet kvarstår fortfarande hos delarkivbildaren.

Organisation och ansvar

Centrala arkiv- och registraturfunktionen

Centrala arkiv- och registraturfunktionen är organisatoriskt placerad inom förvaltningsavdelningen Stockholms universitetsbiblioteket. Överbibliotekarien har det övergripande ansvaret för verksamheten vid centrala arkiv- och registraturfunktionen.

Centrala arkiv- och registraturfunktionen har det strategiska och övergripande ansvaret för arkiv- och registraturverksamheten.

Arkiv- och registraturfunktionen:

• ansvarar för hur myndighetens arkivbildning ska ordnas, förtecknas och redovisas,
• ansvarar för hur myndighetens registratur ska föras,
• bevakar gällande författningar och bestämmelser inom området,
• utarbetar och uppdaterar regelbundet styr- och stöddokument inom området,
• leder och stödjer arkiv- och registraturverksamheten inom hela universitetsorganisationen,
• erbjuder ett likvärdigt stöd till delarkivbildare,
• sprider information och erbjuder utbildning inom arkiv- och- registraturfrågor,
• ansvarar för att förvalta centrala fysiska och digitala arkiv samt relaterade system,
• ansvarar för framtagning och utlämnade av allmänna handlingar från universitetets centralarkiv och diarium,
• ansvarar för utlån av myndighetens handlingar från universitetets centralarkiv,
• ansvarar för kontakten med Riksarkivet och externa organisationer gällande arkiv- och registraturfrågor,
• deltar vid kravframställan vid upphandling och inför avveckling av verksamhetssystem,
• har det övergripande ansvaret för att utveckla och styra diarieföring av allmänna handlingar,
• utför diarieföring för universitetsförvaltningen.

Institutioner och centrumbildningar under fakultet

Alla institutioner och centrumbildningar under fakultet är delarkivbildare med ansvar för sin del av den gemensamma arkivbildningen.

Arkivansvarig och operativt ansvar

Prefekt eller föreståndare direkt underställd dekanus är arkivansvarig på institutioner och centrumbildningar under fakultet, vilket innebär att ha huvudansvar för arkivbildningen.

Arkivansvarig:

• upprättar och uppdaterar arkivbeskrivning och arkivförteckning (i samråd med administrativ chef och/eller arkivvårdare),
• utser arkivvårdare och registrator,
• säkerställer att det finns resurser, kompetens och stöd för att utföra arkiv- och registraturarbete,
• tar emot, fördelar och returnerar JK-balanslistan årligen;
• ansvarar för forskningsprojekts arkivbildning och utser arkivansvarig vid samarbetsprojekt.

Operativt ansvar, i detta ingår att:

• se till att arkiv- och registraturarbetet sker regelbundet och löpande,
• meddela centrala arkiv- och registraturfunktionen vid personalförändringar gällande arkivvårdare eller registrator,
• arbetsleda arkivvårdare och registrator,
• säkerställa bemanning under längre ledigheter för att uppfylla lagkrav kring tillgänglighet och skyndsamhet vid diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar,
• ha kännedom om vilka digitala system och lagringsytor som institutionens allmänna handlingar och information förvaras i,
• hålla sig uppdaterad gällande upprättade styr- och stöddokument.

Arkivvårdare

Varje institution och centrumbildning ska ha en eller flera arkivvårdare. Arkivvårdaren ska fortlöpande se över arkivbildningen och förmedla kunskap om informationsförvaltning vidare till medarbetare.

Arkivvårdare:

• är kontaktperson gentemot centrala arkivfunktionen,
• besvarar frågor om arkivbeståndet,
• hanterar och fördelar begäran om allmän handling skyndsamt,
• genomgår den introduktion som centrala arkivfunktionen tillhandahåller,
• håller sig uppdaterad gällande arkivfrågor samt upprättade styr- och stöddokument.
• sprider information och kunskap till institutionen respektive centrumbildningen om gällande arkivrutiner,
• ser till att institutionens handlingar samlas in för arkivering, upprättar rutiner och följer upp att de efterlevs,
• ser till att både fysiska och digitala handlingar och information förvaras korrekt och informationssäkert,
• ordnar och förtecknar fysiska och digitala handlingar och information enligt föreskrivet sätt,
• verkställer föreskriven gallring,
• ansöker om och genomför leveranser till centralarkivet utifrån rådande rutin.

Registrator

Varje institution eller centrumbildning ska ha en eller flera registratorer. Registrator ska administrera hantering av ärenden, hjälpa och stödja handläggare med diarieföring och förmedla kunskap om informationsförvaltning vidare till berörda medarbetare.

Registrator:

• är kontaktperson gentemot centrala registraturfunktionen,
• registrerar inkomna, utgående och upprättade handlingar,
• håller diarieförda handlingar ordnade på ett korrekt och informationssäkert sätt.
• hanterar och fördelar ärenden vid postöppning och hanterar begäran om allmän handling skyndsamt,
• genomgår utbildning i diarieföringssystemet,
• håller sig uppdaterad gällande registraturfrågor samt upprättade styr- och stöddokument,
• vidareförmedlar information och kunskap till institutionen och roll- och ansvarsfördelning inom registraturen,
• ser till att institutionens ärenden i diariet är korrekt registrerade i förhållande till JK-balansen.

Handläggare i diarieföringssystemet

Alla medarbetare kan vara handläggare i diarieföringssystemet. Handläggaren är den som har närmast till handlingarna.

Handläggare:

• är ansvariga för sina egna ärenden och ser till att rätt handlingar finns i ärendet,
• ansvarar för att handlingar diarieförs löpande i ärendet och att ärendet avslutas i diariet när det är slutbehandlat,
• hanterar utlämningar av allmänna handlingar i ärenden de ansvarar för,
• som har öppna ärenden vid längre tjänstledigheter eller avslutad tjänst meddelar registrator om omfördelning till annan handläggare.

Medarbetare

Detta gäller alla yrkesroller vid institution och centrumbildning under fakultet.

Medarbetare:

• hanterar handlingar på ett säkert sätt,
• håller sina handlingar ordnande och strukturerade utifrån rådande styr- och stöddokument.
• samarbetar med registrator gällande registrering av allmänna handlingar,
• samarbetar med arkivvårdare gällande arkivering av allmänna handlingar,
• samarbetar med registrator, arkivvårdare och handläggare gällande utlämningar av allmänna handlingar.

Förvaltningsavdelningar och områdeskanslier

Avdelningschef

Avdelningschefen har det operativa ansvaret för informationsförvaltningen inom sin avdelning och ska se till att den sker på föreskrivet sätt.

Avdelningschef:

• hanterar och fördelar begäran om allmän handling skyndsamt,
• utser en arkivvårdare för avdelningen,
• bidrar med resurser, kompetens och stöd för arkivvård,

• stödjer arkivvårdaren vid handläggning av arkivvården,
• tar emot, fördelar och returnerar JK-balanslistan årligen,
• omfördelar diarieförda ärenden där handläggare har slutat,
• bidrar till upprättande av arkivbeskrivning och arkivförteckning i samråd med centrala arkivfunktionen,
• har kännedom över vilka digitala system som avdelningens allmänna handlingar och information förvaras i,

• håller sig uppdaterad om gällande upprättade styr- och stöddokument.

Arkivvårdare

Arkivvårdaren ska fortlöpande se över arkivbildningen och förmedla kunskap om informationsförvaltning vidare till berörda medarbetare.

Arkivvårdare:

• är kontaktperson gentemot centrala arkivfunktionen,

• genomgår den introduktion som centrala arkivfunktionen tillhandahåller,
• håller sig uppdaterad gällande arkivfrågor samt upprättade styr- och stöddokument.
• sprider information och kunskap till avdelning respektive kansli och dess olika roller gällande arkivrutiner,
• ser till att avdelningens handlingar samlas in för arkivering, upprättar lokala rutiner och följer upp att de efterlevs,
• ser till att både fysiska och digitala handlingar och information förvaras korrekt och informationssäkert,

• verkställer föreskriven gallring,
• ansöker om och genomför leveranser till centralarkivet utifrån rådande rutin.

Handläggare i diarieföringssystemet

Alla medarbetare kan vara handläggare i diarieföringssystemet. Handläggaren är den som har närmast till handlingarna.

Handläggare:

• är ansvarig för sina egna ärenden och ser till att rätt handlingar finns i ärendet,
• ansvarar för att handlingar diarieförs löpande i ärendet och att ärendet avslutas i diariet när det är slutbehandlat,
• hanterar utlämningar av allmänna handlingar i de ärenden som de själva ansvarar för,
• meddelar registrator om omfördelning av öppna ärenden till annan handläggare vid länge tjänstledigheter eller avslutad tjänst.

Medarbetare

Detta gäller alla som arbetar inom universitetsförvaltningen.

Medarbetare:

• hanterar handlingar på ett säkert sätt,
• håller sina handlingar ordnande och strukturerade utifrån rådande styr- och stöddokument,
• samarbetar med registrator gällande registrering av allmänna handlingar,

• samarbetar med arkivvårdare gällande arkivering av allmänna handlingar,
• samarbetar med registrator, arkivvårdare och handläggare gällande utlämning av allmän handling.

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisationen Pdf, 402.5 kB.