Digitala närarkiv
En stor del av Stockholms universitets information och handlingar hanteras numera digitalt. Det är viktigt att våra allmänna handlingar kan läsas, användas och att de är tillgängliga både inom verksamheten och för allmänheten. En gemensam mappstruktur och en enhetlig hantering av universitetets digitala allmänna handlingar underlättar möjligheten att uppfylla detta behov.
Vad är ett digitalt närarkiv?
Huvudprincipen är att Stockholms universitets allmänna handlingar ska hanteras i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 eller i andra verksamhetssystem, till exempel Digitala individuella studieplaner (d-ISP), beroende på handlingstyp.
I det digitala närarkivet ska handlingar och information som inte redan finns i dessa verksamhetssystem hanteras.
Det digitala närarkivet ska användas för:
- Handlingar som kan gallras efter en angiven gallringsfrist.
- Handlingar som borde ha diarieförts, men som av olika anledningar inte har blivit diarieförda.
- Handlingar som borde ha hanterats i ett verksamhetssystem, men som av olika anledningar ligger utanför verksamhetssystemet.
Informationssäkerhet
Inom arkivet använder vi följande begrepp när vi pratar om informationssäkerhet:
- Autenticitet – det ska vara möjligt att bevisa att informationen är vad den utger sig för att vara och att den har skapats/skickats av en viss person vid den tidpunkt som anges.
- Pålitlighet – det ska vara möjligt att lita på att informationens innehåll verkligen speglar vad som har hänt, sagts, beslutats etcetera och att det är rätt version av informationen.
- Integritet – det ska vara möjligt att se att informationen är fullständig och inte har blivit ändrad.
- Användbarhet – det ska vara möjligt att återsöka, visa och tolka informationen.
För att kunna uppfylla kraven på informationssäkerhet måste handlingarna/informationen vara placerad på en säker yta och med en begränsad tillgänglighet.
Behörighet
För att begränsa tillgängligheten till handlingarna/informationen måste även behörigheten till dem begränsas. Men det bör vara minst två personer som har behörighet för att undvika att tillgången blir för begränsad eller oåtkomlig.
Mappstruktur
Centrala arkivfunktionen har tagit fram en mappstruktur för digitala närarkiv. Mappstrukturen följer dokumenthanteringsplanens olika processer, se mer information på sidan Dokumenthanteringsplanen.
Mappnamnen är namnsatta enligt standarden CamelCase/kamelNotation (se mer information under Filnamn och tillåtna tecken) för att skapa kortare sökvägar, till exempel 3.1.1._PlaneraUtbudKurserProgram.
Om du som arkivvårdare vill få tillgång till den här mappstrukturen kan du kontakta centrala arkivfunktionen som kan skicka en zip-fil med en mappstruktur och en läsanvisning.
Planera för bevarande och gallring
Genom att skapa en ordning som medför att man redan tidigt sorterar och grupperar i mappar, sparar filer i rätt format och rätt version, skapar du förutsättningar för säker hantering, bevarande och god sökbarhet. Detta kan ge stora effektvinster på sikt.
Tänk på att arbetshandlingar och kopior inte ska placeras i det digitala närarkivet. Handlingar som inte rensas och istället tillförs arkivbeståndet blir en del av arkivbildningen och därmed allmänna handlingar. Detta leder till en administrativ börda att hantera i arkiveringsstadiet och dessutom blir arkiven svårare att söka i.
Filformat
Tänk på vilka filformat som används. Alla filformat som används av din verksamhet kanske inte är lämpade för arkivering.
Riksarkivet (RA) har i RA-FS 2009:2* angivet tekniska krav, det vill säga filformat, för elektroniska handlingar som är lämpade för arkivering. Exempelvis:
- PDF/A för kontorsdokument
- JPEG eller TIFF för bilder
- XML för databaser
- HTML för webbsidor
OBS! Riksarkivet förväntas publicera en ny föreskrift gällande digitala filformat.
Riksarkivets vägledningar kring medium och formatval (riksarkivet.se)
Filnamn och tillåtna tecken
Filnamnen är viktiga för att vi ska kunna återfinna de handlingar vi har och för att de ska kunna arkiveras elektroniskt. Vi rekommenderar därför att du har det här i åtanke för fil- och mappnamn:
- De ska vara unika och beskrivande, t.ex. Betygskriterier, Litteraturlista, Ovningsuppgifter_delmoment_1.1 och så vidare.
- De ska enbart innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9, ”-” samt ”_”.
- Det ska inte finnas mellanslag mellan orden i mapp- och filnamnen. Mellanrum mellan ord skapas med ett understrykningstecken/underscore/underline ”_”. Det går även att använda så kallad CamelCase (kamelNotation) där man skriver samman ord utan bindestreck eller mellanslag med en inledande versal.
- Ersätt svenska tecken med sina motsvarigheter utan prickar och ringar, Å, Ä, Ö blir då A, A, O.
- Å, Ä, Ö ska i detta fall inte ersättas med AA, AE och OE, eftersom det försämrar möjligheterna att återsöka de elektroniska handlingarna.
Läs mer om att hålla ordning på sin information på sidan Ordna och strukturera information
Digitala närarkivet och e-arkivet
Mappar som innehåller handlingar/information som ska bevaras kommer att behöva levereras till e-arkivet när systemet är i skarp drift och efter en viss angiven tidsperiod. Rutiner och arbetssätt runt e-arkivet är ännu inte på plats. Leveranserna kommer att hanteras i samarbete med centrala arkivfunktionen.
Här kan du läsa mer om vad e-arkivet är tänkt att användas till:
E-arkiv
Digitala närarkivet och klassificeringsstrukturen
Använd alltid den senaste klassificeringsstrukturen i institutionens, centrumbildningens eller förvaltningsavdelningens digitala närarkiv.
Stockholms universitet har uppdaterat klassificeringsstrukturen vid två tillfällen (2023 och 2024). Uppdateringarna har inneburit att processer försvunnit och nya har tillkommit.
Här kan du läsa mer om klassificeringsstrukturen:
Klassificeringsstrukturen