Rollbeskrivning för arkivvårdare
Stockholms universitet är som myndighet skyldig att arkivera och diarieföra allmänna handlingar oavsett medium. Syftet är att tillgodose allmänhetens rätt att (skyndsamt) få ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning, samt för forskningens behov. För att uppfylla detta finns även kravet på tillgänglighet, vilket ingår i arkivvårdarens ansvar.
Arkivvårdarens roll utgör en viktig del i universitetets informationsförvaltning.
Vi har utformat en övergripande rollbeskrivning som ställer ”skall”-krav, som är måsten, och ”bör”-uppmaningar som är vägledande rekommendationer för god arkivering och utlämning av allmän handling.
Rollbeskrivningen utgår från Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisationen.
Administration
Arkivvårdarens ansvar är att fortlöpande se över institutionens arkivbildning och att förmedla kunskap om informationshantering vidare till berörda medarbetare vid institutionen, centrumbildningen eller förvaltningsavdelningen.
Arkivvårdaren ska även:
- upprätta/uppdatera en arkivbeskrivning och arkivförteckning (i samråd med arkivansvarig)
- se till att handlingar samlas in för arkivering och upprätta rutiner och följa upp att de efterlevs
- ordna och förteckna fysiska och digitala handlingar enligt föreskrivet sätt
- se till att både fysiska och digitala handlingar förvaras korrekt; i rätt databärare/ förvaringsenhet, med rätt avgränsning, i rätt ordning och med rätt uppmärkning
- ansöker om och genomför leveranser till centralarkivet
- samverka med universitetets centrala arkivfunktion i frågor som rör informationshantering
Kontroll
Arkivvårdaren ska regelbundet och vid behov verkställa föreskriven gallring. Såväl fysiska som digitala närarkiv ska hanteras på ett informationssäkert sätt så att endast behöriga personer får åtkomst till handlingarna.
Utlämningar och frågor
Arkivvårdaren ska hantera och fördela begäran om allmän handling och besvara frågor om arkivbeståndet och informationshantering vid institutionen.
Universitetet som myndighet har lagkrav på att vara tillgängliga och att skyndsamt besvara frågor samt lämna ut allmänna handlingar. Institutionen måste därför alltid ha beredskap för detta.
Kunskaper
Checklista för arkivvårdare
För att hjälpa dig att utvärdera hur väl dina handlingar är ordnade har vi skapat en checklista. Tänk på att det både gäller digitala och fysiska handlingar!
- Jag har en aktuell arkivbeskrivning och förteckning på institutionens handlingar
- Jag vet hur handlingarna ska bevaras i våra närarkiv
- Jag vet vilka handlingar som jag kan rensa och gallra
- Jag håller god ordning och städat i våra arkivlokaler