Verksamhetsbaserad arkivredovisning
Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen består av en klassificeringsstruktur med tillhörande processbeskrivningar, en informationshanteringsplan med hanteringsanvisningar samt en förteckningsstruktur och arkivförteckning i vilken förvaringsenheterna redovisas. I den här artikeln förklarar vi sambandet mellan de olika delarna och hur den grundläggande förteckningsstrukturen ska se ut.
Inledning
Syftet med denna artikel är att tydliggöra hur allmänna handlingar och allmänna uppgifter i verksamhetssystem ska förtecknas vid Stockholms universitet i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4).
Föreskrifterna trädde i kraft 1 januari 2009. Universitetet tillämpar dessa på arkivbildning fr.o.m. 1 januari 2013, men det kan bli aktuellt att tidigare- eller senarelägga tidpunkt för införande för vissa delarkiv. Riksarkivet kan föreskriva om starttidpunkt före 1 januari 2009 eller efter 1 januari 2013. Enligt bestämmelser i RA-MS 2023:27 får Stockholms universitet fortsätta att förteckna handlingar inom forskningsprojekt som ännu ej var avslutade 2013-01-01 enligt det Allmänna arkivschemat.
Anledningen till att dessa riktlinjer upprättats är för att besluta om en gemensam förteckningsstruktur för hela organisationens verksamhet. Tidigare arkivförtecknande enligt det Allmänna arkivschemat innefattade inte den mångfald och mängd av information som vi hanterar idag. Istället ska verksamhetens processer styra en anpassad arkivredovisning och förteckning av informationen vid Stockholms universitet. Detta gäller både den information som bevaras och gallras inom organisationen och de system som används i verksamheten. Det här är för att bättre åskådliggöra de sammanhang som handlingarna har tillkommit i och för att upprätthålla informationens autenticitet och rättssäkerhet över tid. Riksarkivet uttryckte saken så här 2012:
Den nya modellen för arkivredovisning innebär inte att myndigheten måste ha en process-orienterad organisation. Däremot behöver man anlägga ett processynsätt på informa-tionshanteringen.¹
¹Riksarkivet, Redovisa verksamhetsinformation: Vägledning till Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, Stockholm, 2012, s. 6.
Förtecknandet baseras på universitetets klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan. Förhållandet mellan dessa redogörs nedan.
Målgruppen är medarbetare inom Stockholms universitet med ansvar att vårda och redovisa arkiv och kommer att revideras vid behov.
Dokumentet som denna artikel baseras på är beslutat av överbibliotekarien och är daterat 2024-12-17 (SU FV-4231-24).
Riksarkivets informationssida med länkar till RA-FS 2008:4 samt vägledningar till föreskriften:
Arkivredovisning och dokumentation (riksarkivet.se)
Samband mellan arkivredovisningens olika delar
Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen består av (1) en klassificeringsstruktur med tillhö-rande processbeskrivningar, (2) en informationshanteringsplan med hanteringsanvisningar samt (3) en förteckningsstruktur och arkivförteckning i vilken förvaringsenheterna redovisas.
I klassificeringsstrukturen ingår alla verksamhetsprocesser inom Stockholms universitet. Den är en förenklad schematisk beskrivning av hur verksamheten bedrivs och är indelad i ett antal större verksamhetsområden. Verksamhetsområdena är indelade i styrande processer, stödjande processer och kärnprocesser.
Under verksamhetsområdena är processerna ordnade, var och en med unika punktnotationsbeteckningar och med namn som närmare klarlägger vad respektive process handlar om. Processbeskrivningar illustrerar huvudsakliga händelseförlopp (s.k. normal-flöden) inom processerna och klargör handlingarnas koppling till de led (aktiviteter) som finns beskrivna inom respektive process.
Informationshanteringsplanen utgår ifrån punktnotationsbeteckningarna i klassificeringsstrukturen och har till uppgift att främja en enhetlig och ändamålsenlig informationshantering inom hela universitetet. Den redogör i detalj för hur handlingarna inom processerna ska hanteras utifrån gällande regelverk.
Det råder ett 1:1-förhållande mellan klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan. Processer och processindelning samt punktnotationsbeteckningar och processnamn är identiska i båda dokumenten. De handlingstyper som räknas upp under en viss process i informationshanteringsplanen ingår alla i motsvarande processbeskrivning i klassificeringsstrukturen. Ändring av klassificeringsstrukturen medför motsvarande ändring i informationshanteringsplanen.
Förteckningsstruktur
Alla delarkiv inom Stockholms universitet utgår från en och samma förteckningsstruktur, men det är den faktiska handlingsförekomsten hos den enskilda delarkivbildaren som avgör vilka delar av den som blir relevanta att redovisa. Varje delarkivbildare ska endast redovisa processer i vilka det förekommer handlingar eller information som ska bevaras. Varje delarkiv kommer därför att redovisa olika grupper av handlingar (handlingsslag) beroende på verksamhetens inriktning och innehåll. Exempelvis kommer förvaltningsavdelningar att redovisa fler handlingar inom styrande och stödjande processer, medan institutioner och centrumbildningar under fakultet kommer att redovisa fler handlingsslag under verksamhetsområden med koppling till olika kärnverksamheter.
I förteckningsstrukturen kan man välja att använda sig av grundredovisning, samredovisning eller särredovisning. Grundredovisning är huvudregel där man följer klassificeringsstrukturen, men i vissa fall kan det vara svårt att göra det fullt ut. Därför finns samredovisning och särredovisning som alternativa sätt att strukturera handlingarna. Nedan förklaras de olika förtecknings-strukturerna med exempel på när de ska användas.
Grundredovisning
När man förtecknar enligt grundredovisning utgår man från klassificeringsstrukturens processer. Handlingsslagen i förteckningsstrukturen får samma beteckning och namn som processerna har i klassificeringsstrukturen. Alla handlingar, både digitala och analoga, som uppkommer i de olika processerna ska redovisas som antingen fysiska eller logiska förvaringsenheter. Exempel på en fysisk förvaringsenhet är en arkivbox och några exempel på logiska förvaringsenheter är ett verksamhetssystem, en fil eller en databas.
Samredovisning
Samredovisning används när man behöver förvara och redovisa handlingar som ingår i två eller flera olika processer tillsammans i en grupp av handlingsslag. Samredovisning är därför lämpligt att använda för diarieförda handlingar och personalakter. Även handlingsslag som är ordnade utifrån objekt eller ämne kan behöva samredovisas, till exempel handlingar om fastig-heter, uppgifter som ingår i verksamhetssystem och handlingar som ingår i forskningsprojekt.
Varje samredovisad grupp ska ha en egen beteckning som börjar på 0 (noll) och anges i början av förteckningsstrukturen för att ge en bättre överblick, till exempel 0.2 Diarieförda handlingar.
Särredovisning
I en process kan det finnas en eller flera handlingstyper som myndigheten behöver förvara eller redovisa separat. Det kan vara handlingstyper som behöver framhävas eller avskiljas från övriga handlingar, till exempel beslut som bedöms vara centrala inom processen. Detta kallas för särredovisning och innebär att man lägger till en nivå under aktuell process/handlingsslag.
Om man exempelvis vill särskilja handlingstypen Institutionsstyrelseprotokoll² från övriga handlingstyper i processen ska den särredovisas i förteckningen. Den särredovisade handlingstypen får en beteckning som består av processen/handlingsslagets beteckning med bindestreck och efterföljande numrering (1.3.1-1).
² Gäller endast protokoll upprättade till och med 2022-12-31. Protokoll upprättade från och med 2023-01-01 diarieförs.
Indelning av delarkiv
Stockholms universitet är en arkivbildare med övergripande ansvar för hanteringen av myndighetens handlingar och arkiv. Varje institution och centrumbildning under fakultet utgör delarkivbildare och redovisas som egna och fristående delarkiv. Universitetsförvaltningen är en fristående delarkivbildare där varje förvaltningsavdelning redovisar sin specifika del i förvaltningens delarkiv.
Enskilda forskningsprojekt eller samarbeten som är mycket omfattande, som pågår under en längre tid och/eller där huvudmannaskap och ansvar delas av flera verksamheter kan tillåtas att bli egna fristående delarkivbildare. Syftet är att bättre kunna hålla samman informationen och de handlingar som ingår i projektet eller samarbetet.
Handledning
Centrala arkivfunktionen arbetar just nu med att ta fram en handledning för dig som ska förteckna verksamhetsbaserat. Kontakta oss om du har frågor.