E-arkiv
Här samlas information om vad ett e-arkiv är (och inte) och vad införandet av ett e-arkiv innebär för dig som medarbetare. Du får även information om hur tidsplanen för e-arkivsprojektet ser ut.
Varför behöver vi ha ett e-arkiv?
Stockholms universitet kommer att införa e-arkiv för att uppfylla lagar, förordningar och föreskrifter. Grundläggande krav är att handlingar ska bevaras i samma form som de skapas, till exempel ska digitalt framställda handlingar också bevaras digitalt. Handlingarna måste hållas ordnade, sökbara och tillgängliga för eget och allmänhetens behov.
Vad är ett e-arkiv?
Ett e-arkiv är ett digitalt system som är särskilt byggt för långtidsbevarande.
E-arkivet vid Stockholms universitet:
- kommer främst att bestå av handlingar arkiverade från verksamhetssystem.
- kommer att förvaltas av den centrala arkivfunktionen.
- kan ses som en elektronisk motsvarighet till ett traditionellt pappersarkiv för slutbevarande.
Vad är inte ett e-arkiv?
E-arkivet är:
- inte samma sak som det digitala närarkivet som består av verksamhetens handlingar i en mappstruktur på en filserver.
- inte en vanlig databas och ska inte innehålla ostrukturerad eller obearbetad data.
- inte ett verktyg för att digitisera redan arkiverade handlingar, till exempel äldre uppsatser.
Vad innebär det för dig som medarbetare?
- På kort sikt kommer det inte innebära några större förändringar för dig som medarbetare.
- Du kommer inte att behöva ha behörighet till systemet. När du behöver tillgång till handlingar som finns i e-arkivet gör du en förfrågan till arkivfunktionen.
- Du som arkivvårdare kommer inte att behöva utföra leveranser direkt till e-arkivet.
- Du som registrator kan komma att behöva diarieföra mer i enlighet med arbetet med att minska antalet lösa och ostrukturerade filer. Detta kommer underlätta de arkivuttag som så småningom kommer att göras från diarieföringssystemet W3D3 till e-arkivet. Eventuella förändringar i diarieföring hittar du i dokumenthanteringsplanen.
Tidsplan för implementering av e-arkivet
- Våren 2023 avropades/upphandlades ett system.
- Hösten 2023 inleddes den första pilotarkiveringen av ett system.
- Under 2024 pågår arbete med att driftsätta e-arkivet.
Kontakt
Arkivfunktionen
Telefontider
09.30-10.30 (helgfria vardagar förutom klämdagar)