E-arkiv

Här samlas information om vad ett e-arkiv är (och inte) och vad införandet av ett e-arkiv innebär för dig som medarbetare. Du får även information om hur tidsplanen för e-arkivsprojektet ser ut.

Varför behöver vi ha ett e-arkiv?

Stockholms universitet kommer att införa e-arkiv för att uppfylla lagar, förordningar och föreskrifter. Grundläggande krav är att handlingar ska bevaras i samma form som de skapas, till exempel ska digitalt framställda handlingar också bevaras digitalt. Handlingarna måste hållas ordnade, sökbara och tillgängliga för eget och allmänhetens behov.

Vad är ett e-arkiv?

Ett e-arkiv är ett digitalt system som är särskilt byggt för långtidsbevarande.

E-arkivet vid Stockholms universitet:

  • kommer främst att bestå av handlingar arkiverade från verksamhetssystem.
  • kommer att förvaltas av den centrala arkivfunktionen.
  • kan ses som en elektronisk motsvarighet till ett traditionellt pappersarkiv för slutbevarande.

Vad är inte ett e-arkiv?

E-arkivet är:

  • inte samma sak som det digitala närarkivet som består av verksamhetens handlingar i en mappstruktur på en filserver.
  • inte en vanlig databas och ska inte innehålla ostrukturerad eller obearbetad data.
  • inte ett verktyg för att digitisera redan arkiverade handlingar, till exempel äldre uppsatser.

Vad innebär det för dig som medarbetare?

  • På kort sikt kommer det inte innebära några större förändringar för dig som medarbetare.
  • Du kommer inte att behöva ha behörighet till systemet. När du behöver tillgång till handlingar som finns i e-arkivet gör du en förfrågan till arkivfunktionen.
  • Du som arkivvårdare kommer inte att behöva utföra leveranser direkt till e-arkivet.
  • Du som registrator kan komma att behöva diarieföra mer i enlighet med arbetet med att minska antalet lösa och ostrukturerade filer. Detta kommer underlätta de arkivuttag som så småningom kommer att göras från diarieföringssystemet W3D3 till e-arkivet. Eventuella förändringar i diarieföring hittar du i dokumenthanteringsplanen.

Tidsplan för implementering av e-arkivet

  • Våren 2023 avropades/upphandlades ett system.
  • Hösten 2023 inleddes den första pilotarkiveringen av ett system.
  • Under 2024 pågår arbete med att driftsätta e-arkivet.

Kontakt

Arkivfunktionen
Telefontider
09.30-10.30 (helgfria vardagar förutom klämdagar)

Senast uppdaterad: 2024-10-23

Sidansvarig: Stockholms universitetsbibliotek