Ordna och strukturera information

Ordning och reda

Stockholms universitet som statlig myndighet hanterar allmänna handlingar och information som ska vara tillgänglig för allmänheten att ta del av. Detta ställer ytterligare krav på att det är ordning och reda bland handlingarna så att de kan hittas och lämnas ut.

Alla medarbetare bör vara medvetna om sin roll i att hålla ordning och reda bland handlingar och information för att underlätta myndighetens dagliga arbete, samt för återsökning och utlämning av handlingar. På den här sidan hittar du tips och råd om hur du kan se till att din hantering av handlingar och information sker på bästa sätt.

Checklista för god ordning

För att hjälpa dig att utvärdera hur väl dina handlingar är ordnade har vi skapat en checklista. Tänk på att både digitala och fysiska handlingar ska hållas ordnade!

• Jag vet vad för slags och vilka handlingar jag har
• Jag vet att handlingarna är tydligt uppmärkta/namngivna
• Jag vet var handlingarna finns
• Jag vet hur handlingarna ska hanteras och förvaras
• Jag vet hur jag kan få fram handlingarna vid behov
• Jag vet att medarbetare kan hitta och ta fram handlingarna om jag är borta

Läs mer om hur du som arkivvårdare kan hålla din institutions eller förvaltningsavdelnings handlingar och information ordnade:
Rollbeskrivning för arkivvårdare

Vad måste jag spara och vad kan jag slänga?

Kortfattat kan man säga att allmänna handlingar är de som ska sparas en tid eller bevaras för alltid (i ett arkiv) och som allmänheten har rätt att ta del av.

Vissa handlingar som koncept, arbetsdokument och så vidare anses inte vara allmänna handlingar. Dessa ska normalt sätt inte bevaras, såvida de inte på ett väsentligt sätt bidrar till förståelsen av andra handlingar.

Läs mer om vad handlingar är och skillnaden mellan arbetshandlingar och allmänna handlingar.
Handling och allmän handling

För mer information om vilka handlingar som ska sparas, bevaras eller gallras: Dokumenthanteringsplanen

Rensa

Med ”rensa” menar vi att slänga sånt material som inte är allmänna handlingar och därför inte ska sparas.

Främst tänker vi oss att rensning innebär att man rensar bland sina dokument, till exempel kopior av handlingar, arbetsdokument, koncept.

Gallra

Att ”gallra” innebär att slänga/förstöra allmänna handlingar. Detta får endast ske på vissa villkor.

Exempelvis så kan allmänna handlingar som har en oansenlig/ringa eller tillfällig betydelse gallras, till exempel inbjudningar och reklam.

Säker förvaring av information

Både fysiska och digitala handlingar bör hanteras med säkerhet i åtanke. Med säkerhet menar vi att:

• åtkomsten ska vara begränsad och kontrollerad
• handlingarna ska vara skyddade från smuts, fuktighet och skadedjur

Informationen/handlingen måste förvaras på ett sätt som säkerställer att den inte kan bli förstörd, manipulerad eller stulen. Det är ett viktigt krav att universitetet kan visa att allmänna handlingar är tillgängliga och autentiska.

Tips! Det är bäst att inte äta eller dricka samtidigt som man hanterar pappershandlingar eftersom de då riskerar att få fläckar eller bli förstörda.

Ordna dina digitala handlingar

För att skapa ordning bland elektroniska handlingar under tiden du arbetar med dem, så rekommenderar vi att du:

• Utgår från en tydlig mappstruktur där handlingar som ska bevaras i arkiveringssyfte placeras i vissa mappar och gallringsbara handlingar i andra.
  • Följ gärna ordningen i dokumenthanteringsplanen, så blir det lättare att att leverera till det digitala närarkivet.
• Använder huvudmappar och undermappar för att särskilja, till exempel efter kurskod, år och handlingstyp.
• Tänker på vem som ska ha behörighet och tillgång till eller inom mappstrukturen.
• Använder filformat som är lämpade för arkivering, till exempel PDF/A.
• Använder tydliga, beskrivande och unika mapp- och filnamn.
• Undviker helt att skriva ut och/eller ladda ned handlingar som ska bevaras från verksamhetssystem.

Tänk på att e-post är digitala handlingar.

För mer information och exempel, se Digitala närarkiv

För dig som är forskare eller doktorand, se Arkivering av forskningsinformation

Ordna dina fysiska handlingar

Fysiska handlingar, till exempel pappershandlingar, ska hållas ordnade och sökbara. De kan finnas på kontor, i närarkiv eller gemensamma rum på din arbetsplats.

För att skapa ordning bland fysiska handlingar rekommenderar vi att:

• Handlingar som ska bevaras i arkiveringssyfte placeras i vissa pärmar, boxar eller annan förvaring och gallringsbara handlingar i andra.
• Pärmar, boxar etcetera bör vara tydligt märkta med innehåll.
• Arkivvårdaren, registratorn och i viss mån kollegor på din arbetsplats ska kunna förstå din ordning och hitta handlingar om de behöver dem, till exempel för att besvara frågor eller utlämning.

För dig som är forskare eller doktorand, se Arkivering av forskningsinformation