Handling och allmän handling
Stockholms universitet är en statlig myndighet och som en sådan är vi skyldiga att hantera, förvara och vårda våra allmänna handlingar så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras.
På den här sidan hittar du en genomgång av vad handlingar är, vilka handlingar som är allmänna handlingar och vilka som inte räknas som allmänna handlingar.
Handling
En handling är ett fysiskt medium som innehåller information av något slag. Enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) (1949:105) är en handling en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling kan med andra ord vara till exempel ett skriftligt dokument, ett fotografi, en ljudupptagning, en CD-skiva, ett USB-minne eller en databas
Diagram över handlingstyper och hur de är relaterade
Arbetshandling
I Tryckfrihetsförordningen (TF) definieras vad som inte är en allmän handling. Vid Stockholms universitet har vi valt att använda begreppet arbetshandling. En arbetshandling är ett utkast eller koncept till ett myndighetsbeslut eller skrivelse samt minnesanteckningar. Ett exempel på minnesanteckning är promemoria/upptagning/uppteckning som har kommit till endast för ärendets föredragning eller beredning. En minnesanteckning kan också vara de anteckningar du gör för ditt eget kom-ihåg på ett möte. Om de däremot delas ut till andra mötesdeltagare är de inte länge en arbetshandling. Tänk också på att bevara arbetshandlingen om handlingen tillför ärendet sakuppgift och behövs för att förstå ärendet.
Allmän handling
Enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) är en handling allmän, om den inkommer till myndigheten, expedieras från myndigheten eller upprättas hos myndigheten och anses vara förvarad på myndigheten. En handling behöver inte diarieföras för att vara en allmän handling. Innan en handling är slutgiltigt färdigställd, dvs upprättad hos myndigheten, kan den betraktas som en arbetshandling. Tänk på att om en arbetshandling expedieras eller tas om hand för arkivering, så blir den allmän.
Allmänna handlingar får gallras (10 § Arkivlag (1990:782)), men bara om de handlingar som återstår tillgodoser allmänhetens rätt till insyn, rättsskipningens och förvaltningens behov samt forskningens behov. Verksamhetens behov är inte reglerat i lag, men självklart är det viktigt att ta hänsyn även till det vid en informationsvärdering.
Offentlig handling
Huvudregeln är att allmänna handlingar också är offentliga och kan därmed lämnas ut vid en begäran om utlämnande av allmän handling.
Handling med sekretess
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) (2009:400) innehåller bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar.
Vid ett utlämnande av allmän handling görs en sekretessprövning och för att säga att en handling är en handling med sekretess måste du kunna peka på en paragraf i OSL.