För dig som lämnar ut handlingar
Här finns information om vad du som ska lämna ut en allmän handling ska tänka på och hur du ska ta betalt för kopiorna enligt avgiftsförordning (1992:191).
Regler och handläggningsordning
Stockholms universitet är en statlig myndighet och därmed skyldig att tillämpa offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen är grundlagsfäst i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) och innebär bland annat att var och en har rätt att få ta del av allmänna handlingar hos myndigheten.
Rättssekretariatet har tagit fram regler och handläggningsordning som beskriver processen för utlämnanden av allmänna handlingar vid universitetet.
Regler och handläggningsordning om ansvar för allmänna handlingar och process för utlämnanden
Du kan läsa mer om vad som menas med allmän handling här:
Vad är allmänna handlingar?
Skillnaden mellan arbetshandling och allmän handling
Skyndsamhetskravet
En begäran om allmän handling ska hanteras snabbt av myndigheten. Om en person har begärt att få ta del av en handling på plats så ska den lämnas ut ”genast eller så snart det är möjligt”. Om personen däremot har begärt att få en kopia av handlingen ska en sådan begäran hanteras "skyndsamt".
Vad betyder "skyndsamt"?
En myndighet ska normalt lämna ut handlingen eller ge besked om att frågeställaren inte har rätt att få ut den samma dag som begäran har kommit in.
Beskedet får dröja någon eller några dagar om det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen kan lämnas ut. Det kan förstås behövas ännu längre tid om begäran avser ett omfattande material.
Skyndsamhetskravet tar aldrig ledigt
Skyndsamhetskravet gäller även under jul/nyår och semestertider. Låg bemanning på grund av semester, sjukdom eller distansarbete samt hög arbetsbelastning är aldrig godtagbara skäl att dröja med handläggningen. Därför bör arkivansvarig se till att det alltid finns personal på plats som kan hantera utlämningar då ordinarie personal är frånvarande.
Exempel på godtagbara orsaker som kan skapa fördröjning vid ett utlämnande:
- En sekretessprövning behöver göras
- Uppgifter i handlingarna är sekretessbelagda och behöver maskas
- Handlingarna förvaras i olika arkiv och behöver samlas ihop
- Handlingen behöver sammanställas manuellt genom ett sammanförande av olika uppgifter
Exempel på icke godtagbara orsaker som kan skapa fördröjning vid ett utlämnande:
- Vi har inte tid just nu
- Vi vet inte var handlingarna har tagit vägen
- Vår arkivvårdare/registrator är sjuk/jobbar hemifrån
- Handlingarna finns hos en kollega som är på semester
- Handlingen innehåller hemliga uppgifter som vi inte kan lämna ut
- Frågeställaren måste betala för handlingarna först
- Frågeställaren måste komma hit och ta del av handlingarna på plats
Rätt till anonymitet
Den som begär ut en allmän handling som är offentlig, det vill säga som inte skyddas av sekretess, har en grundlagsskyddad rättighet att få vara anonym. Frågeställaren behöver heller inte uppge syftet med sin begäran. Uppgifter som är offentliga ska lämnas ut utan efterforskning. Det är bara om du bedömer att du inte kan lämna ut uppgifterna på grund av sekretess som du får ta reda på vem som begär uppgifterna och i vilket syfte de ska användas.
Vem prövar en begäran att få ut en allmän handling?
Utgångspunkten är att handläggaren som ansvarar för vården av handlingen gör bedömningen om en handling kan lämnas ut eller inte. Skulle berörd medarbetare inte finnas på plats måste någon annan hantera begäran.
Se mer detaljerad information här:
Regler och handläggningsordning om ansvar för allmänna handlingar och process för utlämnanden
Sekretess
Allmänna handlingar är i regel offentliga. Det stora flertalet allmänna handlingar på Stockholms universitet är offentliga och omfattas inte av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400). Det finns dock vissa typer av ärenden eller vissa typer av uppgifter där sekretess kan råda.
För att kunna hävda att en handling omfattas av sekretess måste du kunna hänvisa till en tillämplig sekretessbestämmelse i OSL. Av sekretessbestämmelserna framgår vilka intressen sekretessen skyddar och med vilken styrka sekretessen gäller. Sekretessbestämmelserna nedan är endast exempel på sekretessregler som skulle kunna bli tillämpliga vid Stockholms universitet.
Sekretessbestämmelser vid Stockholms universitet
Sekretessprövning
Allmänna handlingar kan vara offentliga eller så är uppgifter i dessa hemliga. Om någon begär ut en allmän handling eller en uppgift i den, ska du alltid göra en sekretessprövning för att se om det finns uppgifter i handlingen som innebär att hela eller delar av handlingen inte kan lämnas ut.
Juridiskt stöd
Om du är osäker på hur du ska hantera en begäran kan du alltid be att få återkomma till frågeställaren när du har tagit reda på vad som gäller. Kom ihåg att du alltid kan vända dig till juristerna vid Rättssekretariatet (Rektors kansli) om du behöver råd och stöd.
Korta informationsfilmer om offentlighet och sekretess
Rättsekretariatet har tagit fram korta informationsfilmer om till exempel vad som är en allmän handling och om utlämnande av allmänna handlingar som du gärna kan ta del av:
Formerna för utlämnande
Den som har rätt att ta del av en allmän handling kan ta del av handlingen på plats eller få en kopia av handlingen. Myndigheten har däremot ingen skyldighet att lämna ut allmänna handlingar elektroniskt.
Om begäran är oklar är myndigheten skyldig att hjälpa den enskilde att komplettera eller precisera sin begäran så att den kan hanteras, samt att inom rimliga gränser göra de efterforskningar som krävs för att försöka identifiera vilka handlingar den enskilde begär.
Ta betalt för kopior av allmän handling
Kostnaden för kopior regleras i avgiftsförordningen (1992:191). Hur stor avgiften blir beror på om handlingarna finns digitalt eller i pappersform.
Regler om avgifter för kopior av allmänna handlingar
Elektroniska/digitala handlingar
Många handlingar finns lagrade elektroniskt och enstaka sådana kan e-postas kostnadsfritt. En avgift tas ut för beställningar som omfattar tio handlingar eller mer. Avgiften är 50 kronor för den tionde handlingen och två kronor för varje handling därutöver.
OBS! E-post ska inte användas för att lämna ut handlingar som innehåller personuppgifter om många individer eller många personuppgifter om enstaka individer.
Analoga handlingar som behöver skannas in eller kopieras
För material som måste skannas in eller kopieras tas avgift ut om handlingen eller handlingarna omfattar tio sidor eller mer. De första nio sidorna är gratis. Den tionde sidan kostar 50 kronor. Varje sida därutöver kostar två kronor.
Frågeställaren kan få kopia av handlingarna:
- som pdf-filer till sin e-post
- skickade till sin postadress (kostnad för porto tillkommer)
- på ett USB-minne på plats (avgift tas ut som för e-post samt inköpskostnaden för USB-minnet)
Avgiften betalas mot faktura. Frågeställaren kan välja mellan att betala med swish eller till ett bankgironummer.
Följebrev - avgift för kopior av allmänna handlingar
För material har skannats in eller kopierats mot en avgift behöver du skapa ett följebrev med information om hur frågeställaren betalar in avgiften.
- Fyll i mallen för följebrev
Word, 266.8 kB.. - Följande ska framgå i följebrevet:
- Namn på beställare
- Kopieringskostnad
- Ansvarig handläggare
- Spara följebrevet i pdf-format. Pdf:en behöver varken skannas in eller innehålla handläggares namnunderskrift.
- Skicka med brevet i försändelsen eller som bilaga om handlingen skickas via epost.
- Skicka även följebrevet som pdf till din närmaste ekonomihandläggare som kommer att använda brevet som underlag till inkommen betalning. Detta är ett krav som revisorer ställer på myndigheten.
Vanliga frågor och svar
Jag har fått en förfrågan om vilka som har sökt en anställning. Ska jag ge ut namnen?
Ja, det är offentliga handlingar, men personliga adresser och dylikt ska inte lämnas ut för anställda, enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 39 kap.). Dessa uppgifter måste maskas. De kan dock lämnas ut för ansökningar där personen inte blev anställd. Kontakta Rättssekretariatet via Fråga juristen om du behöver råd och stöd.
Utdrag över sökande till en tjänst kan göras ur diarieföringssystemet W3D3 eller rekryteringssystemet ReachMee. När det nya rekryteringssystemet Varbi tas i bruk kommer utlämningarna ske från detta verksamhetssystem, då inte all information om vilka som har sökt en anställning kommer att föras över till W3D3.
Ska vi maska de 4 sista siffrorna i personnumret vid utlämning av allmän handling?
Nej, de sista fyra siffrorna i personnumret ska normalt inte maskas vid utlämnande av allmän handling. Detta beror på att du inte kan hänvisa till en paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) för att kunna maska personnummer.