Dokumenthanteringsplanen

Inledning

Dokumenthanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar vid Stockholms universitet och gäller för hela myndigheten. Den är ett redskap för att skapa enhetliga och ändamålsenliga rutiner för dokumenthantering. Enhetliga rutiner behövs bland annat för att lagstiftningen kräver att vi ska hålla ordning på våra allmänna handlingar och underlätta sökbarheten.

Denna dokumenthanteringsplan ska tillämpas på handlingar inkomna eller upprättade från och med 2013-01-01. I Riksarkivets föreskrifter anges från vilken tidpunkt reglerna får tillämpas eller om de får tillämpas retroaktivt. Det gör att i vissa fall kan dokumenthanteringsplanen avseende bevarande och gallring även användas för handlingar före 2013-01-01. För mer information om retroaktiv tillämpning, se Tillämpningsbeslut inom arkiv och registratur.

Dokumenthanteringsplan daterad 2023-12-18 med diarienummer SU FV-4701-23 ersätter tidigare dokument med samma namn daterad 2022-12-13 (SU FV-4690-22). Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.

Dokumenthanteringsplanen (excel-fil) Excel, 378.2 kB.

Läsanvisning för dokumenthanteringsplanen (pdf-fil) Pdf, 355 kB.

Styrande regelverk

Riksarkivet har rätt att föreskriva hur statliga myndigheters handlingar/information ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas. De gör det med stöd i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) .

Riksarkivets och andra föreskrivande myndigheters föreskrifter är styrande för hanteringen av allmänna handlingar vid Stockholms universitet. Riksarkivet tar fram generella och myndighetsspecifika föreskrifter, som kallas RA-FS och RA-MS. Vissa av Riksarkivets föreskrifter kräver att myndigheter tar fram beslut om hur de ska tillämpas på den egna myndigheten. Stockholms universitet tar därför fram tillämpningsbeslut, se Tillämpningsbeslut inom arkiv och registratur.

Det finns flera andra statliga myndigheter som har rätt att föreskriva om hur andra myndigheter ska dokumentera sin verksamhet inom olika specialområden, till exempel Arbetsmiljöverket. Det gör de genom att ta fram arbetsmiljörelaterade föreskrifter som ingår i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS).

I dokumenthanteringsplanen förtydligar centrala arkiv- och registraturfunktionen informationen om vilka handlingstyper som ska bevaras eller som kan gallras och med vilken gallringsfrist samt hur de ska hanteras.

Klassificeringsstrukturen

År 2013 införde Stockholms universitet processbaserad arkivredovisning i stället för allmänna arkivschemat. I samband med detta skapade vi en klassificeringsstruktur, som utgår från myndigheternas verksamhetsområden och de processer som verksamheten arbetar i.

Dokumenthanteringsplanen utgår ifrån och följer denna klassificeringsstruktur.

Klassificeringsstrukturens verksamhetsområden

Klassificeringsstrukturen är indelad i sex olika verksamhetsområden:

• Styra och leda verksamhet (verksamhetsområde 1)
• Tillhandahålla verksamhetsstöd (verksamhetsområde 2)
• Bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå (verksamhetsområde 3)
• Bedriva utbildning på forskarnivå (verksamhetsnivå 4)
• Bedriva forskning (verksamhetsområde 5)
• Samverka med det omgivande samhället (verksamhetsområde 6)

Inom verksamhetsområdena finns i sin tur olika processer som skapas inom processens aktiviteter.

Klassificeringsstrukturen (pdf-fil) Pdf, 228 kB.

Dokumenthanteringsplanens utseende

Dokumenthanteringsplanen utgår från klassificeringsstrukturen och är därför uppdelad i sex olika verksamhetsområden med tillhörande processer.

I dokumenthanteringsplanen beskrivs handlingarna/handlingstyperna som skapas i de olika processerna.

Dokumenthanteringsplanens kolumner

• Strukturenhet

I kolumnen strukturenhet anges verksamhetsområde (3), processgrupp (3.1) och process (3.1.1).

• Processnamn

Process 3.1.1 heter ”Planera utbud av kurser och program på grund och avancerad nivå”.

• Handlingstyp

Handlingstyp är de handlingar som skapas i aktiviteterna som genomförs i processen.

• Registrering

Kolumnen registrering redogör för om en handling ska diarieföras i W3D3 eller inte.

• Bevaras/gallras

Kolumnen Bevaras/gallras redogör för om en handling ska bevaras eller om den kan gallras och i så fall med vilken gallringsfrist. I kolumnen framgår också om det finns undantag från bevarande eller gallring samt om hanteringen förutsätter en specifik åtgärd, till exempel registrering i Ladok.

• Förvaring

Kolumnen förvaring redogör för var handlingen ska förvaras, till exempel i W3D3 om handlingen är diarieförd. För de handlingstyper som förekommer både på förvaltningen och institutionerna finns märkningen W3D3 FV/Inst. Handlingen ska registreras på den institution eller avdelning där handlingen har inkommit eller upprättas. De handlingar som inte diarieförs förvaras antingen i ett angivet verksamhetssystem eller i det fysiska eller digitala närarkivet.

• Anmärkningar

I kolumnen anmärkningar kan du hitta förtydliganden av information som finns i kolumnerna Handlingstyp, Registrering och Bevaras/gallras.

• Ansvarig organisation för bevarande/gallring

Kolumnen redogör för vilken organisation inom Stockholms universitet som ansvarar för handlingen under den tid som den ska sparas innan gallring eller fram till dess att den överlämnas till centralarkivet för bevarande.

• SU tillämpningsbeslut, RA:s gallringsföreskrift, Andra föreskrifter, Styrdokument och Rekommendationer

Kolumnen redogör för vilka/vilket regelverk som styr hanteringen av handlingstypen.

• JK-balans

Varje år ska myndigheten redogöra för de ärenden som registrerades i W3D3 eller i annat system före 1 juli föregående år och som fortfarande är öppna. I kolumnen JK-balans framgår vilka handlingstyper som Stockholms universitet måste redovisa till Justitiekanslern vid årsskiftet.