Rollbeskrivning för registrator
Stockholms universitet är som myndighet skyldig att arkivera och diarieföra allmänna handlingar oavsett medium. Syftet är att tillgodose allmänhetens rätt att (skyndsamt) få ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning, samt för forskningens behov. För att uppfylla detta finns även kravet på tillgänglighet, vilket ingår i registratorns ansvar. Registrators roll utgör en viktig del i universitetets handläggningsordning
Registratorns roll utgör en viktig del i universitetets informationsförvaltning.
Vi har utformat beskrivningen genom att ställa ”skall”-krav, som är måsten, och ”bör”-uppmaningar som är vägledande rekommendationer för god arkivering och utlämning av allmän handling.
Rollbeskrivningen utgår från Handläggningsordning för arkiv- och registraturorganisationen.
Administration
Registratorn administrerar hantering av ärenden på institutionen. Registratorn ska hjälpa handläggare med diarieföringen. Detta innebär att skapa ärenden, registrera upprättade och inkomna handlingar och avsluta pågående ärenden. Fysiska handlingar med underskrifter ska efter skanning och diarieföring förvaras ordnade i godkända närarkiv eller dokumentskåp.
Kontroll
Det är viktigt att alla handlingar i ärendet blir diarieförda och att ärendet stängs (ad acta) i diariet när det är avslutat. Registratorn bör utföra kvalitetskontroller för att säkerställa att alla ärenden har en handläggare, att handlingar i ärendet är inlagda i diariet och att ärendet stängs. Det är viktigt att detta görs löpande för den årliga JK-balanslistan.
Utlämningar och frågor
Registratorn är ofta första anhalt för frågor från allmänheten om handlingar som finns på institutionen och bör fördela frågor till relevanta handläggare eller till arkivvårdare om det gäller arkiverade handlingar.
Universitetet som myndighet har lagkrav på att vara tillgängliga och att skyndsamt besvara frågor samt lämna ut allmänna handlingar. Institutionen måste därför alltid ha beredskap för detta.
Kunskaper
