Diarieföring av äldre ärenden
Handlingar skapade efter 1 januari 2013 som av olika anledningar inte blivit diarieförda när de borde ha blivit det bör diarieföras retroaktivt.
Våren 2025 ändrade centrala arkiv- och registratur sina riktlinjer för hantering av äldre ärenden och handlingar som borde ha diarieförts då de tillkom men inte blivit det av olika anledningar. Dessa ska numera diarieföras istället för att läggas i digitalt närarkiv.
Så här går det till:
- Kontrollera att det inte redan finns ett ärende som handlingen ska infogas i.
- Skapa ett nytt ärende och skriv året då handlingarna skapades både i ärendemeningen och i handlingskortet (se bildexempel ovan)
- Om det är oklart när en handling inkom/upprättades ska datumet skrivas enligt modellen: ÅÅÅÅ-01-01
- Institutioner kan, men måste inte, efterregistrera de handlingar som finns i digitala närarkivet som borde ha diarieförts.
- Institutioner kan, men måste inte, skanna in äldre pappershandlingar och därefter diarieföra dem. Pappershandlingarna får dock inte gallras om de inte är kopior på handlingar som fortfarande finns bevarade i original digitalt.
- Handlingar ska diarieföras enligt den klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan som råder när handlingen diarieförs även om den skulle ha tillhört en annan process vid ursprungstiden.
Vi tror att den nya rutinen kommer att underlätta hantering, återsökning och e-arkivering av handlingarna tack vare den metadata som tillkommer. Rutinen är också i linje med andra myndigheters hantering av dessa typer av handlingar.
OBS. Gäller inte avslutade föregångare!