Informationshanteringsplanen
Informationshanteringsplanen beskriver hur informationen ska diarieföras, bevaras eller om den får gallras och med vilken gallringsfrist. Informationshanteringsplanen talar också om vilka system som bör användas för specifika handlingstyper.
Informationshanteringsplanen är till för alla medarbetare vid Stockholms universitet och är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.
Inledning
Informationshanteringsplanen styr hanteringen av allmänna handlingar vid Stockholms universitet och gäller för hela myndigheten. Den är ett redskap för att skapa enhetliga och ändamålsenliga rutiner för informationshantering. Enhetliga rutiner behövs bland annat för att lagstiftningen kräver att vi ska hålla ordning på våra allmänna handlingar och underlätta sökbarheten.
Denna informationshanteringsplan ska tillämpas på handlingar inkomna eller upprättade från och med 2013-01-01. I Riksarkivets föreskrifter anges från vilken tidpunkt reglerna får tillämpas eller om de får tillämpas retroaktivt. Det gör att i vissa fall kan informationshanteringsplanen avseende bevarande och gallring även användas för handlingar före 2013-01-01.
Från och med 2025-01-20 tar Stockholms universitet inte längre fram särskilda beslut om tillämpningen, så kallade tillämpningsbeslut. Riksarkivets bevarande- och gallringsföreskrifter tillämpas direkt i Informationshanteringsplanen.
Varje ny handlingstyp eller uppdatering av befintlig handlingstyp läggs in direkt i Informationshanteringsplanen. Det har medfört att Informationshanteringsplanen från och med version 2026-01-01 bereds av Centrala arkiv- och registraturfunktionen och beslutas av Universitetsdirektören. Detta sker regelbundet, men minst årligen, så att det alltid finns en uppdaterad version till 1 januari varje år.
Informationshanteringsplanen (excel-fil)xlsx, 362,9 kB. xlsx, 362.9 kB.
Läsanvisning för informationshanteringsplanen (pdf-fil)pdf, 291.5 kB. pdf, 291.5 kB.
Verksamhetsområde 5 (Bedriva forskning) i informationshanteringsplanen finns översatt till engelska (dnr SU FV-0710-26):
Records retention schedule - 5. Conduct Research (excel-fil)xlsx, 34.5 kB xlsx, 34.5 kB.
Styrande regelverk
Riksarkivet har rätt att föreskriva hur statliga myndigheters handlingar/information ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas. De gör det med stöd i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) .
Riksarkivets och andra föreskrivande myndigheters föreskrifter är styrande för hanteringen av allmänna handlingar vid Stockholms universitet. Riksarkivet tar fram generella och myndighetsspecifika föreskrifter, som kallas RA-FS och RA-MS.
Det finns flera andra statliga myndigheter som har rätt att föreskriva om hur andra myndigheter ska dokumentera sin verksamhet inom olika specialområden, till exempel Arbetsmiljöverket.
I informationshanteringsplanen förtydligar centrala arkiv- och registraturfunktionen informationen om vilka handlingstyper som ska bevaras eller som kan gallras och med vilken gallringsfrist samt hur de ska hanteras.
Klassificeringsstrukturen
År 2013 införde Stockholms universitet processbaserad arkivredovisning i stället för allmänna arkivschemat. I samband med detta skapade vi en klassificeringsstruktur, som utgår från myndigheternas verksamhetsområden och de processer som verksamheten arbetar i.
Informationshanteringsplanen utgår ifrån och följer denna klassificeringsstruktur.
Klassificeringsstrukturens verksamhetsområden
Klassificeringsstrukturen är indelad i sex olika verksamhetsområden:
- VO1 Styrande (Verksamhetsområde 1 Styra och leda verksamhet)
- VO2 Stödjande (Verksamhetsområde 2 Tillhandahålla verksamhetsstöd)
- VO3 Utbildning (Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå)
- VO4 Forskarutbildning (Verksamhetsområde 4 Bedriva utbildning på forskarnivå)
- VO5 Forskning (Verksamhetsområde 5 Bedriva forskning)
- VO6 Omgivande samhälle (Verksamhetsområde 6 Samverka med det omgivande samhället)
Inom verksamhetsområdena pågår i sin tur olika processer som uppstår genom verksamhetsområdets aktiviteter.