Snabbguider för W3D3
Stockholms universitet använder W3D3 som diarieföringssystem. Här hittar du snabbguider/lathundar för W3D3 för dig som är huvudregistrator, registrator eller handläggare.
Mer information om hur du skriver in metadata i W3D3:
Snabbguider för diarieföring/metadata
Söka fram ärenden
- Logga in i W3D3
- Välj "Sök via Ärendekort" eller tryck Ctrl + 1 för att genomföra en sökning
- Välj serie i övre högra hörnet
a. Serie SU FV (2013-) är exempelvis universitetsförvaltningens diarium från och med 2013-01-01 - Tryck på "Enter"
Sökning kan göras i enskilda fält eller kombinationer av fält.
Beskrivning av några olika fält i sökfunktionen:
Fält
Beskrivning
Ärendemening
Används för sökning av ord i ärenderubriker, till exempel utlysning, avtal, anställning, stipendium, entledigande. Även fritextsökning är möjlig.
Löpnummer
Det fyrsiffriga unika numret i ett diarienr, till exempel SU FV 4.2.9-0112-24.
Obs! Samma löpnummer kan finnas för olika år. Kontrollera därför alltid årtalet.
Punktnotations-nummer
Numret närmast före löpnumret, till exempel SU FV 4.2.9-0112-24.
Det går att söka på punktnotationsnummer i fältet ”Ärendetyp” i serier fr.o.m. 2013-01-01. I äldre serier kan man i stället söka på dossiébeteckning i fältet ”Diariebeteckning”.
Extern referens
Ibland kan det förekomma två diarienummer för ett och samma ärende. Det kan vara vårt eget diarienummer, men även motpartens (annan institution eller avdelning inom Stockholms universitet) eller en extern parts diarienummer som det i dessa fall går att söka på i detta fält.
Motpart eller avsändare/ mottagare (dubbel funktion)
Motpart kan vara namn på person, företag, myndighet eller organisation, som skrivits in i diariet som motpart när ärendet skapades.
Avsändare/mottagare: Namn på person, företag, myndighet eller organisation, vilken/vilka som har skickat dokumentet eller till vilken/vilka dokumentet har skickats.
Tips! Om tecknet % placeras mellan för- och efternamn får du även träff på namn med mellanliggande initial Till exempel får du träff på Anna G Andersson vid sökning på Anna%Andersson.
Registrera nytt ärende
- I navigeringslisten till vänster klickar du på "Initera ärende" under Registrera
- Kontrollera att du har valt rätt serie att registrera ärendet i
- Klicka på ”Nytt ärende”
- Klicka på ”OK”
- Fyll i ärendekortet
Fält i ärendekortet
Fält
Obligatoriskt
Ärendemening
Ja
Ärendemeningen beskriver kort vad ärendet handlar om och vad det är för typ av ärende, till exempel en ansökan eller en överenskommelse.
Läs mer här: Ärendemening
Handläggare
Ja
Välj ansvarig handläggare för ärendet från listan över handläggare.
För att lägga till nya handläggare i listan, se Lägga till handläggare
Ärendetyp
Ja
Välj ärendetyp (punktnotationsnummer) från klassificeringsstrukturen eller informationshanteringsplanen.
Läs mer här: Ärendetyp
Motpart
Nej
Motpart ska användas när det finns en extern motpart i ärendet. Kan antingen vara en person eller en organisation.
Läs mer här: Motpart
JK-balans
Nej
Kryssa i rutan om ärendet ska redovisas till Justitiekanslern (JK). Använd kategorier/förval för vanliga typer av JK-ärenden.
Läs mer här: JK-balans
Ikoner på ärendekortet
Ikon
Beskrivning
Ny åtgärd/handling
Lägg till en ny handling i ärendet. I handlingskortet kan digitala handlingar bifogas.
Ärendelänkar
Lägg till länkar till andra ärenden. Se Skapa länkar mellan ärenden.
Kategorisera
Lägg till kategori med förifyllda metadata på ärendekortet. Endast huvudregistrator kan skapa nya kategorier.
E-post
Skicka e-post ur ärendet till handläggare eller annan mottagare.
Motpart
Lägg till en motpart eller flera motparter.
Direkt ärendeåtkomst
Ge handläggare åtkomst till ärenden som personen inte är handläggare i. Kan användas för att ge åtkomst till ärenden som är sekretessmarkerade eller där handläggaren inte har tillgång till serien/institutionens diarium.
Sekretess
Markera ärendet med sekretess. Lägg till "offentlig ärendemening" när ett ärende blir sekretessmarkerat. När ett ärende är sekretessmarkerat kan bara huvudregistrator, registrator och tilldelad handläggare öppna ärendet och läsa handlingarna. Andra användare ser bara den offentliga ärendemeningen.
Läs mer här: Sekretess
GDPR
Markera om ärendet som innehåller känsliga personuppgifter. Markeringen "skyddad" begränsar behörighet i ärendet. När ett ärende är skyddat kan bara huvudregistrator, registrator och tilldelad handläggare läsa handlingarna och se vem som är avsändare/mottagare och motpart i ärendet.
Läs mer här: GDPR
Generera rapport
Hämta uppgifter och lista över handlingar ur ärendet. Går att spara som pdf-fil.
Registrera handlingar i ett ärende
- Klicka på "Ny åtgärd/handling" i ärendet för att öppna ett handlingskort. Varje handling i ärendet ska ha ett eget handlingskort.
- Bifoga/ladda upp filer i handlingskortet antingen genom att klicka på "Bifoga fil" eller genom att dra filer till handlingskortet. Det går att bifoga flera filer i samma handlingskort, till exempel om en handling har flera bilagor.
- Fyll i fält i handlingskortet.
a. OBS! Kryssa i rutan Fysisk handling på handlingskortet om det finns en fysisk originalhandling som måste bevaras. Läs mer här: Fysisk handling - Klicka på Spara.
Beskrivning av fälten i handlingskortet
Fält | Alternativ | Obligatoriskt | Beskrivning |
|---|---|---|---|
Åtgärd/Handl.* | Ja | Beskriv kortfattat vad handlingen handlar om, till exempel ansökan, beslut, avtal eller yttrande.
Läs mer här: Åtgärd/handling | |
Riktning | Ja | Läs mer här: Riktning | |
Inkommande | Handlingar som har inkommit till Stockholms universitet | ||
Utgående | Handlingar som har expedierats (skickats ut externt) | ||
Upprättat | Handling som har upprättats internt vid Stockholms universitet | ||
Datum | Ja | Datum när handlingen inkom, upprättades eller expedierades. OBS! Det är inte alltid samma datum som i fältet Reg. Datum Läs mer här: Datum | |
Handlingsstatus | Nej | Välj "Pappersoriginal" om det finns en fysisk originalhandling | |
Extern ref. | Nej | Används i de fall avsändaren angett ett ärende- eller diarienummer på handlingen | |
Namn | Ja | Förnamn och efternamn på avsändare eller mottagare.
Läs mer här: Avsändare/mottagare | |
Org. | Nej | Fyll i namn på extern organisation vid behov. | |
E-post | Nej | Fyll i e-postadress vid behov. |
Ikoner på handlingskortet
Ikon
Beskrivning
E-post
Skicka handling med e-post.
Lägg till motparten som avsändare/ mottagare
Lägga till den motpart som finns registrerad i ärendet som avsändare/mottagare.
Lägg till avsändare/ mottagare
Lägga till flera avsändare/mottagare på varje handling.
Ta bort avsändare/ mottagare
Skicka e-post ur ärendet till handläggare eller annan mottagare.
Sekretess
Markera en handling med sekretess. När en handling är sekretessmarkerad kan bara huvudregistrator, registrator och tilldelad handläggare läsa handlingen.
Läs mer här: Sekretess
GDPR
Markera om handlingen innehåller känsliga personuppgifter. Markeringen "skyddad" begränsar behörigheten till handlingen. När en handling är skyddad kan bara huvudregistrator, registrator och tilldelad handläggare läsa handlingen.
Läs mer här: GDPR
Skapa länkar mellan ärenden
Ett ärende kan höra samman med ett eller flera andra ärenden utan att de bör vara ett och samma ärende. Det kan till exempel gälla ärenden som hör till samma forskningsprojekt, överklagande av beslut i ett ärende eller avtal som förnyats.
För att underlätta för dig som handlägger ett sådant ärende kan du välja att direkt lägga in en länk till varje av dessa ärenden direkt på det aktuella ärendets ärendekort.
- Klicka på ikonen Ärendelänkar i det ärende du vill länka till ett annat ärende.
- I fönstret som öppnas klicka på "Ny ärendelänk".
- Skriv in ärendenummer på det ärende du vill länka till. Ärendenumret måste vara exakt angivet så som det står på ärendekortet, inklusive bindestreck och eventuella mellanslag, annars hittar inte W3D3 ärendet.
- Klicka på Spara.
Söka fram öppna ärenden
Alla ärenden som inte har rutan "ad acta" ikryssad räknas som ett öppet ärende.
- Klicka på Sök och på Sökbyggaren.
- Välj den ärendeserie som du vill söka i.
- Välj "Öppna ärenden" i rullistan Publika sökningar
- Klicka på Sök.
a. En lista över samtliga öppna ärenden i institutionens ärendeserie visas under Sökresultat. - Klicka på ikonen Exportera till Excel (csv) om du vill spara sökresultatet i excelformat.
Avsluta ärenden (ad acta)
När ett ärende är färdigbehandlat och alla handlingar som hör till ärendet blivit registrerade ska ärendet avslutas i W3D3.
- Avsluta ärendet genom att markera rutan Ad acta* på ärendekortet
*Uttrycket Ad acta kommer från latinets ad aʹcta och betyder "(lägga eller lagd) till handlingarna".
Lägga till handläggare
För att kunna lägga till handläggare behöver man ha behörigheten huvudregistrator.
- Klicka på Huvudregistrator i menyn
- Klicka på Handläggare
- Klicka på ikonen för ny handläggare
- Om handläggaren har inloggning till W3D3:
- Använd rullistan "koppla till användare" för att koppla handläggare till inloggningskontot, namn, E-post och beskrivning fylls då i automatiskt.
- Klicka på Spara.
- Om handläggaren inte finns med i listan/inte har inloggning i W3D3:
- Fyll i handläggarens namn och e-postadress.
- Klicka på Spara och OK.
Efter att handläggare lagts till på ärendet kan du söka vem som står som handläggare och har ansvar för ärendet.
Inaktivera handläggare när personen har slutat:
- Klicka på Huvudregistrator och därefter på "Handläggare".
- Klicka på handläggarens namn och därefter på "inaktivera".
Om handläggaren har inloggning i W3D3, meddela registraturen att kontot ska inaktiveras.
Skapa kategorier (mallar för ärenden)
Om många liknande ärenden ska registreras så kan det löna sig att skapa en kategori, så att information såsom ärendemening, ärendetyp och JK-balans kan sättas med en knapptryckning.
Kom ihåg att unika uppgifter i ärendet som till exempel ärendets motpart fortfarande behöver registreras manuellt.
För att skapa en ny kategori behöver man ha behörighet som huvudregistrator.
1. Klicka på fliken Huvudregistrator i navigationslistan
2. Välj kategorier
%20bild%201.png)
Fyll i mall
- Skriv vad kategorin ska ha för namn och en beskrivning av hur kategorin ska användas
- Skriv färdig ärendemening eller de element av ärendemening som ingår i alla ärenden som kategorin ska användas för. Offentlig ärendemening behöver bara användas för ärenden som ska vara sekretessmarkerade
- Kryssa för JK-balans om kategorin ska användas för ärenden som ska granskas av JK
- Välj ärendetyp och klicka på Spara
%20bild%202.png)
Eventuella tillägg:
Det går också att lägga till handläggare som förval om det alltid är samma handläggare som ska handlägga ärendet.
För ärenden som innehåller uppgifter med sekretess eller känsliga personuppgifter går det att ställa in sekretessmarkering/GDPR-skydd som förval.
