Tillämpningsbeslut inom arkiv och registratur
Här har vi samlat tillämpningsbeslut som styr gallring av allmänna handlingar. Tillämpningsbesluten utgår från Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS). I informationshanteringsplanen förtydligar centrala arkiv- och registraturfunktionen informationen om vilka handlingstyper som ska bevaras eller som kan gallras och med vilken gallringsfrist samt hur de ska hanteras.
Styrande regelverk
Riksarkivet har rätt att föreskriva hur statliga myndigheters handlingar/information ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas enligt arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivet tar därför fram generella och myndighetsspecifika föreskrifter (RA-FS respektive RA-MS).
Andra statliga myndigheter, till exempel Arbetsmiljöverket, har också rätt att föreskriva om hur myndigheter ska dokumentera sin verksamhet inom olika specialområden. Exempel på detta är arbetsmiljörelaterade föreskrifter som ingår i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS).
Tillämpningsbeslut
Vissa av Riksarkivets föreskrifter kräver att myndigheter tar fram beslut om hur de ska tillämpas på den egna myndigheten. Stockholms universitet tar därför fram tillämpningsbeslut, till exempel gällande återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet.
Informationshanteringsplanen
Informationen i föreskrifterna och tillämpningsbesluten tolkas och förtydligas på handlingsnivå i informationshanteringsplanen. Detta för att det kan förekomma andra handlingstyper vid universitetet än vad som framkommer i föreskrifterna. I informationshanteringsplanen har centrala arkiv- och registraturfunktionen därför lagt till anvisningar och information om hur de allmänna handlingarna ska hanteras vid Stockholms universitet. Här tillkommer också andra föreskrivande myndigheters krav på dokumentation.
OBS! Det kan finnas fler detaljerade uppgifter om de olika handlingstyperna i tillämpningsbesluten än vad som står i informationshanteringsplanen, till exempel motivering till gallring för specifika handlingstyper.
Retroaktiv tillämpning av regler
I Riksarkivets föreskrifter anges från vilken tidpunkt som reglerna får tillämpas eller om de får tillämpas retroaktivt. Det innebär att i vissa fall kan tillämpningsbeslutet och därmed informationshanteringsplanen även användas för handlingar som är ordnade enligt det allmänna arkivschemat (före 2013-01-01). Se kommentarer om retroaktiv tillämpning under respektive tillämpningsbeslut nedan. Kontakta oss om du har frågor om gallring av äldre handlingar där gällande tillämpningsbeslut inte kan användas retroaktivt.
Lista på gällande tillämpningsbeslut
Här nedan listar vi alla gällande tillämpningsbeslut som rör arkiv- och registraturområdet.
Gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter
Tillämpningsbeslutet anger regler om gallring av handlingar av ringa betydelse, till exempel kopior, och som kan förekomma i flera olika processer. I dokumenthanteringsplanen finns dessa handlingstyper under fliken ”Generella handlingstyper”.
OBS!
- Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009.
Gallring av handlingar inom stödverksamheter som skapats för att underlätta aktiviteter inom kärnverksamheten
Tillämpningsbeslutet anger regler om gallring av handlingar i vissa stödverksamheter som Riksarkivet tidigare inte har föreskrivit om. Några exempel på områden som ingår är fastigheter och lokaler, bibliotek samt IT.
OBS!
- Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 31 december 2009.
Återlämnande och gallring av handlingar rörande studieadministration
Tillämpningsbeslutet anger regler om gallring och återlämnande av handlingar inom framför allt studieadministrativa verksamhetsområden. Det förekommer även handlingstyper från andra verksamhetsområden.
OBS!
- Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 1 juli 1993.
Återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet
Tillämpningsbeslutet anger regler om bevarande, återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet.
OBS!
- Reglerna får tillämpas retroaktivt.
Regler om gallring av handlingar inom Stockholm universitets arbete med informationssäkerhet
Tillämpningsbeslutet anger gallring av handlingar inom Stockholm universitets arbete med informationssäkerhet inom områdena handlingar och lagringsmedium, informationssystem, personalsäkerhet, fysisk säkerhet och incidenthantering.
OBS!
- Reglerna får tillämpas retroaktivt.
Regler om gallring av handlingar inom Stockholm universitets arbete med informationssäkerhet
Gallring och återlämnande av handlingar inom upphandlingsverksamhet
Tillämpningsbeslutet anger regler om bevarande, återlämnande eller gallring av handlingar inom upphandlingsverksamhet vid Stockholms universitet och hur definierade handlingar ska hanteras.
Handlingarna delas upp i två olika avdelningar utifrån om det rör handlingar rörande upphandling och avrop över 100 000 kronor eller om det rör handlingar rörande upphandling och avrop under 100 000 kronor. Därtill kommer en tredje avdelning för tillkommande handlingar vid säkerhetsskyddad upphandling.
OBS!
- Reglerna får tillämpas på handlingar som har inkommit eller upprättats efter den 1 januari 2017.
Regler om gallring och återlämnande av handlingar inom upphandlingsverksamhet
Bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation
Tillämpningsbeslutet anger regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation, till exempel fakturor, huvudbokföring och budgetunderlag.
OBS!
- Reglerna får tillämpas retroaktivt.
Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
Bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet
Tillämpningsbeslutet anger regler om bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet. Mer aktuell information angående hantering av forskningsinformation finns i informationshanteringsplanen, verksamhetsområde 5.
OBS!
- Reglerna får tillämpas retroaktivt.
Regler om bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet vid Stockholms universitet
Kommande tillämpningsbeslut
Arbete pågår med att ta fram tillämpningsbeslut och uppdatera informationshanteringsplanen utifrån:
- Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av säkerhetshandlingar (RA-FS 2021:3)
- Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:10) om gallring och utlån av räkenskapsinformation med mera (RA-FS 2023:1)