Arkivering av forskningsinformation
Forskningsinformation utgör en viktig del av Stockholms universitets historia. Genom att arkivera forskningsinformation, inklusive forskningsdata, resultat och andra dokument, kan vi bevara den och göra den tillgänglig för nuvarande och framtida generationer.
Vilken information ska arkiveras?
Den forskningsinformation som skapas i samband med ett forskningsprojekt ska enligt Arkivlagen (1990:782) bevaras, hållas ordnat och vårdas så att den tillgodoser allmänhetens rätt till insyn, rättsskipningen och förvaltningens behov samt forskningens behov.
Den allmänna regeln är att information och handlingar ska bevaras och arkiveras, men det finns undantag. Handlingar och upptagningar som inte är allmänna handlingar ska inte bevaras och vissa allmänna handlingar ska bevaras under en viss tid innan de förstörs.
Riksarkivet är den myndighet som tar fram allmänna föreskrifter och allmänna råd som ska tillämpas av alla statliga myndigheter som förvarar allmänna handlingar. För vissa föreskrifter måste myndigheterna också fatta ett formellt beslut om hur föreskriften ska tillämpas på den egna myndigheten.
Arkivlagen (1990:782)
Skillnad mellan handling och allmän handling
Dokumenthanteringsplanen
Dokumenthanteringsplanen är ett register över handlingstyper med information om hur de ska hanteras. Den anger om handlingen ska diarieföras, om den ska bevaras eller om den kan gallras och i så fall med vilken gallringsfrist. Den bygger på Riksarkivets föreskrifter och Stockholms universitets beslut om tolkning av föreskrifter (tillämpningsbeslut).
Dokumenthanteringsplanen är indelad i sex olika verksamhetsområden. Forskningsinformationen hittar du i verksamhetsområde 5 (Bedriva forskning) som även finns översatt till engelska (dnr SU FV-2556-24).
Om det är stora projekt med många olika aktiviteter kan du ha handlingar som återfinns i andra verksamhetsområden.
Läsanvisning för dokumenthanteringsplanen (pdf-fil)
Pdf, 355 kB.
Records retention schedule - 5. Conduct Research
Excel, 31.5 kB.
Arkivera proaktivt
Arkivering är något som vanligtvis görs i slutet av ett projekt, men du sparar mycket värdefull tid genom att redan vid projektets början göra upp en plan för vilken information som ska bevaras och vad som kan rensas och gallras.
Begreppen "gallra" och "rensa" betyder samma sak i praktiken, men syftar på vilken typ av information eller upptagning som förstörs. Handlingar och information som inte är allmänna handlingar kan gallras, men allmänna handlingar kan endast förstöras om det finns stöd för det i föreskrifter och om det finns ett gallringsbeslut.
Kom ihåg:
- Handlingar som skapats digitalt ska också bevaras digitalt.
- Rensa arbetshandlingar och gallra de handlingar som är av tillfällig betydelse.
- Att forskningsdata innehåller personuppgifter eller känsliga personuppgifter är inte grund för att gallra då det kan behöva bevaras på grund av arkivändamål.
- Om en allmän handling ska bevaras ska du lämna den till registrator eller annan utsedd person på din institution.
Om du har frågor om vilka handlingar som ska bevaras eller kan gallras, vänd dig till institutionens arkivarie/arkivvårdare/registrator eller till centralarkivet.
Förbered handlingar inför arkivering
När projektet är avslutat ska du samla ihop de handlingar som ska bevaras eller som har en lång gallringsfrist. Rensa kvarstående arbetshandlingar och gallra de handlingar som är av tillfällig betydelse. Om du har handlingar som har diarieförts behöver du inte bevara dem på annat sätt. Dokumentera vilka diarienummer som ärendena har i din dokumentation om projektet.
Forskningsdata som ska sparas i minst 10 år behöver du lägga på en säker plats. Hör med din prefekt om vilka lagringslösningar som finns vid er institution. Ett alternativ är att använda Stockholms universitetets rekommenderade lagringslösning för forskningsdata, för tillfället Sunet Drive/NextCloud. Är din forskningsdata pseudonymiserad behöver du se till att kodnyckeln läggs på en annan säker yta än den där du lagrar forskningsdata.
All information som hjälper till att ge en god förståelse för vad som hänt och varför under forskningsprojektet samt hur forskningsdata ska tolkas är viktig att bevara, eftersom forskningsinformation ska kunna återanvändas.
Arkivera forskningsprojektets handlingar
När ditt forskningsprojekt är avslutat och du är redo att arkivera ditt material tar du kontakt med arkivvårdaren på din institution.
Vad behöver du som forskare inte arkivera själv?
Det finns en fördel för forskare att formellt publicera forskningsdata och forskningsresultat eftersom materialet vid publicering förses med metadata som hjälper till att göra publikationen mer FAIR. Detta förenklar både bevarandet och arkiveringen. Nedan är exempel på sammanhang där du som forskar inte själv behöver arkivera material:
- Forskningsdata som publiceras i Stockholms universitets repositorier som forskningsdatateamet granskar.
OBS! Om du bara har publicerat metadata kan du ändå behöva arkivera faktiska datafiler och då behöver du göra det manuellt. - Publikationer publicerade i fulltext i DiVA.
- Datahanteringsplaner som upprättas i DMPonline.
- Handlingar som diarieförts i W3D3.
I övriga fall ligger ansvaret på forskaren att följa universitetets regelverk och arkivera det som ska arkiveras.
Kan ditt forskningsprojekt lämnas ut?
Ja, forskningsdata är normalt sett allmänna handlingar. De kan begäras ut, oavsett var de finns förvarade vid Stockholms universitet, till exempel vid institutionen eller centralarkivet. Innan forskningsdata är gallrat eller formellt arkiverat ska det förvaras säkert på institutionen till exempel i samråd med arkivvårdare, med samma dataskyddsåtgärder som under behandling.
Forskningsdata ska:
- förvaras säkert på institutionen med samma skydd oavsett om de används aktivt eller inte
- organiseras och dokumenteras så att en sekretessprövning på begäran kan utföras av forskaren eller en kollega
Om det inte finns något stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) för att sekretessbelägga handlingen är den offentlig och ska lämnas ut. Om det finns stöd för att sekretessbelägga delar av handlingen ska de delar som är offentliga lämnas ut.
Offentlighet och sekretess
Sekretessbestämmelser vid Stockholms universitet
Kontakt
Vid frågor om arkivering eller diarieföring ska du i första hand kontakta arkivarien/arkivvårdaren eller registratorn på din institution eller centrumbildning under fakultet. Du kan även höra av dig till centrala arkiv- och registraturfunktionen eller forskningsdatateamet.