Arkivering av forskningsinformation

Forskningsinformation är forskningsdata, forskningsresultat och övriga tillhörande forskningshandlingar. Mycket information som skapas i ett forskningsprojekt ska bevaras när projektet är avslutat. Forskningsdata ska sparas i minst 10 år och om det finns ett långsiktigt värde så ska forskningsdata bevaras.

Varje institution är ansvarig för sina allmänna handlingar som utgör en del av Stockholms universitets arkivbildning. Prefekten är huvudansvarig för institutionens arkiv och har till sin hjälp en utsedd arkivvårdare och registrator.

Varför ska du arkivera?

Stockholms universitetet är en myndighet och som alla andra myndigheter ansvarar vi för vår arkivbildning som består av allmänna handlingar. Den forskningsinformation som skapas i samband med ett forskningsprojekt ska enligt Arkivlagen (1990:782) bevaras, hållas ordnat och vårdas så att den tillgodoser allmänhetens rätt till insyn, rättsskipningen och förvaltningens behov samt forskningens behov.

Arkivlagen (1990:782)
Skillnad mellan handling och allmän handling

Rensa, gallra, bevara och arkivera

Rensa och gallra innebär att kasta och förstöra, men det är bara arbetshandlingar som kan rensas och för det krävs det inget stöd i regelverket. Allmänna handlingar däremot gallras och för att få göra det, så krävs det att det finns ett gallringsbeslut som tillåter en gallring. Riksarkivet är den myndighet som tar fram generella föreskrifter och allmänna råd som ska tillämpas av alla statliga myndigheter som förvarar allmänna handlingar. För vissa föreskrifter ska myndigheterna även ta fram beslut om hur föreskriften ska tillämpas på den egna myndigheten.

Dokumenthanteringsplanen

Dokumenthanteringsplanen är baserad på Riksarkivets föreskrifter och Stockholms universitets tillämpningsbeslut. I dokumenthanteringsplanen framgår det om handlingen ska diarieföras, om den ska bevaras eller om den kan gallras och i så fall med vilken gallringsfrist.

Dokumenthanteringsplanen är uppdelad i sex olika verksamhetsområden. Forskningsinformationen hittar du i verksamhetsområde 5, men om det är stora projekt med många olika aktiviteter kan du ha handlingar som återfinns i andra verksamhetsområden.

Dokumenthanteringsplanen

Arkivera proaktivt

Arkivering är något som görs i slutet av ett projekt, men du sparar mycket värdefull tid genom att redan vid projektets början fundera på vilken information som ska bevaras och vad som kan rensas och gallras. I arbetet kan du ta stöd av dokumenthanteringsplanen.

Rensa arbetshandlingar och gallra de handlingar som är av tillfällig betydelse. Om en handling ska diarieföras ska du lämna den till registratorn eller annan utsedd person på din institution. Prata med arkivvårdaren på din institution eller med centrala arkivfunktionen om du undrar över något. Handlingar som skapas digitalt ska också bevaras digitalt.

Förbered handlingar inför arkivering

När projektet är avslutat ska du samla ihop de handlingar som ska bevaras eller som har en lång gallringsfrist. Rensa kvarstående arbetshandlingar och gallra de handlingar som är av tillfällig betydelse. Har du handlingar som registrerats i W3D3 behöver du inte bevara dem på annat sätt. Dokumentera däremot vilka diarienummer som de har i din dokumentation om projektet.

Forskningsdata som ska sparas i minst 10 år behöver du lägga på en säker plats. Hör med din prefekt om vilka lagringslösningar som finns för att spara och bevara vid er institution. Ett alternativ är att nyttja Stockholms universitets rekommenderade lagringslösning för forskningsdata, Sunet Drive/NextCloud. Är din forskningsdata pseudonymiserad behöver du se till att kodnyckeln läggs på en annan säker yta än den där du lagrar forskningsdata.

Eftersom forskningsinformation ska kunna återanvändas är all information som hjälper till att ge en god förståelse för vad som hänt och varför under forskningsprojektet samt hur forskningsdata ska tolkas viktig att bevara.

Sunet Drive/Nextcloud, Stockholms universitets säkra lagringslösning för forskningsdata

Arkivera forskningsprojektets handlingar

När ditt forskningsprojekt är avslutat och du är redo att arkivera ditt material tar du kontakt med arkivvårdaren på din institution.

I dokumenthanteringsplan framgår hur information som skapas i ett forskningsprojekt ska hanteras, det vill säga om informationen ska bevaras eller gallras och i så fall med vilken gallringsfrist.

Vid frågor angående vad som ska bevaras och vad som kan gallras kontakta arkivvårdaren på din institution, centrala arkivfunktionen eller forskningsdatagruppen/forskningsdatateamet.

Så här går arkivering till

Dokumenthanteringsplanen

Vad behöver du som forskare inte arkivera själv?

Det finns en fördel för forskare att formellt publicera forskningsdata och forskningsresultat eftersom materialet vid publicering förses med metadata som hjälper till att göra publikationen mer FAIR, vilket förenklar bevarande och arkivering. Nedan är exempel på sammanhang där du som forskar inte själv behöver arkivera material.

Forskningsdata som publiceras i Stockholms universitets instanser i de repositorier forskningsdatateamet granskar. Om du bara publicerat metadata kan du ändå behöva arkivera faktiska datafiler och då behöver du göra det manuellt. Att forskningsdata innehåller personuppgifter eller känsliga personuppgifter är inte grund för att underlåta arkivering.
Publikationer publicerade i fulltext i DiVA.
Datahanteringsplaner som upprättas i DMPonline.
Handlingar som diarieförts i W3D3.

I övriga fall ligger ansvaret på forskaren att följa universitetets regelverk och arkivera det som ska arkiveras.

Välja repositorium
Sök i DiVA
Skapa en datahanteringsplan

Kan ditt forskningsprojekt lämnas ut?

Forskningsdata är normalt sett allmänna handlingar. De kan begäras ut, oavsett var på Stockholms universitet de finns förvarade, vid institutionen eller arkivet. Innan forskningsdata är gallrat eller formellt arkiverat ska det förvaras säkert på institutionen till exempel i samråd med arkivvårdare, med samma dataskyddsåtgärder som under behandling. I händelse av att forskningsdata begärs ut ska det vara organiserat och dokumenterat så att en sekretessprövning kan utföras, av dig som forskare eller någon i ditt ställe.

Finns inget stöd i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att sekretessbelägga handlingen är den offentlig och ska lämnas ut. Om det finns stöd för att sekretessbelägga endast delar av handlingen ska de delar som inte kan sekretessbeläggas lämnas ut.

Sekretessbestämmelser vid Stockholms universitet