E-mötestjänsten Zoom

Om du vill använda Zoom för stora föreläsningar eller möten med fler än 500 deltagare behöver du en webinarlicens. Licensen hyrs på årsbasis och institutionen kan tilldela behörighet till lärare efter behov.

Beskrivning av tjänsten

Webinar i Zoom passar främst för stora grupper (+500) där deltagarna inte behöver interagera. Deltagarna kan kommunicera via chatt genom att ställa frågor i en Q&A (Fråga-Svar) till värden.

Målgrupp

Institutioner och motsvarande vid Stockholms universitet.

Tjänsten innefattar

Beställning och tilldelning av licens.

Support på tjänsten

Support ges av IT-supporten via Serviceportalen

Tilläggstjänster

Det finns inga tilläggstjänster.

Beställning och leverans

Beställningen av webinarlicensen görs via Serviceportalen av behörig beställare, licensansvarig. Leveranstid tre dagar.

Priser

• Webinar 1000 deltagare 600 kr/år
  

Beställningar gäller till och med nästa brytdatum, dvs 30 september. Därefter löper beställningen 12 månader, dvs till nästa brytdatum. Uppsägning måste göras senast 30 april. Debitering sker varje tertial.

Miljöfördelar

Möjlighet till digitala resfria möten.

Viktigt att veta om tjänsten

När du beställer en Zoom webinarlicens anger du vem som blir administratör/licensinnehavare för Zoom webinar och den personen får då rättigheter i Zoom att schemalägga och administrera webinar.

Information om tjänsten

Frågor eller önskemål rörande tjänsten skickas in via frågeformuläret i Serviceportalen.

Beskrivning av tjänsten

Ett videokonferenssystem som är en förlängning av e-mötestjänsten Zoom. Syftet är att förenkla möten som sker både över distans och lokalt. Det här resulterar i ett konceptuellt rum, där det inte behövs sladdar (t. ex. HDMI) till de enheter deltagarna tar med sig. Trådlös skärmdelning över WiFi är en funktion som går att nyttja även utan att starta ett möte i Zoom, så även traditionella möten kan nyttja tekniken i Zoom-rum. Rummet kräver ingen medtagen utrustning, utan ett möte går bra att starta och styra från rummets kontrollpanel. Systemet ansluter också till ett rumsbokningssystem, med kalendrar i Exchange (Outlook), så att boka lokal och sätta upp ett möte sker i en och samma bokning. Med en licens för Zoom-rum och certifierad utrustning i ett fysiskt rum kan möten med deltagare på plats och på distans genomföras med en bibehållen användarupplevelse.
OBS! Tjänsten inkluderar inte hårdvara.

Målgrupp

Institutioner och förvaltningsavdelningar inom Stockholms universitet.

Tjänsten innefattar

• Licens för Zoom-rum
  
• Resurs i Exchange (namnet på en bokningsbar resurs i Outlook)

Support på tjänsten

Support på Zoom-rum ges av IT-supporten via Serviceportalen

För support på hårdvaran kontakta din hårdvaruleverantör. IT-supporten kan inte ge support på hårdvara.

Support som ingår

• Zoom-rumlicens
  
• Resurs i Exchange (namnet på en bokningsbar resurs i Outlook)
  
• Nätverk (kontroll att nätverksuttaget är aktivt)
  

Beställning

Beställning sker via Serviceportalen

Beställarens ansvar

• Utrustningen ska vara Zoom-certifierad. Hårdvaran måste följa de prestandakrav som Zoom ställer, vilket kan variera med mängden utrustning och tänkt funktionalitet.
  
• Budgetering för Zoom-rummet
  
• Datorn som styr Zoom-rummet ska vara inställd på att ta emot och installera automatiska uppdateringar som standard
  
• Ansvarar för hårdvaran
  
• God trådlös mottagning (rekommendation för en bra användarupplevelse för de som tar med egna enheter)
  
• Trådad anslutning till dator och kontrollpanel som styr Zoom-rummet
  
• Att beställa Exchange-resurs alternativt ange befintlig resurs (ange namnet på en bokningsbar resurs i Outlook)
  
• Att beställa Zoom-rumlicens
  

Övrigt

Behöver du som beställare stöd vid installation av Zoom-rum (hårdvara, installation samt A/V-teknisk hjälp) kontakta upphandlad leverantör i Avtalskatalogen och ta in offert för det fysiska Zoom-rummet. Du som beställare ansvarar för upphandlingen samt kontakten med leverantör.

Priser

Licens och förvaltning för tjänsten 3 800 kr/ år och Zoom-rum.

Beställningar gäller till och med nästa brytdatum, dvs 30 september. Därefter löper beställningen 12 månader, dvs till nästa brytdatum. Uppsägning måste göras senast 30 april. Debitering sker per tertial.

Beställaren kan vid skapandet av nya Zoom-rum köpa konsultationsstöd från IT-avdelningen till ordinarie taxa per timme (beställs i god tid för planering av resurser).

Jämförelse mellan möte och webinar (på engelska)

E-mötestjänsten Zoom som de flesta av oss använder väldigt frekvent har figurerat i media av och till. Det har framför allt handlat om säkerhet/kryptering och hur personuppgifter hanteras.

Mycket av skriverierna hänvisar till den ”publika” tjänsten Zoom som bland annat används av många privatpersoner framför allt i USA. Vi på universitetet, liksom övriga nordiska lärosäten, köper tjänsten Zoom av Sunet/NORDUnet och är alltså inte en del av ”publika Zoom”. NORDUnets Zoomtjänst följer GDPR och övrig europeisk datalagstiftning och all data lagras och behandlas inom EU.

”Säkra” möten

Det finns en mängd funktioner i Zoom för att höja säkerheten i möten. Den som skapar ett Zoom-möte kan välja att skapa ett lösenord som alla som ska ansluta till mötet måste ange och mötesledaren kan också välja att ”låsa” mötet – då kan endast de personer som bjudits in till mötet delta.

När du bjuder in till ett möte, var uppmärksam på vilka som ansluter och säkerställ att icke inbjudna gäster hanteras (slängs ut).

Du kan också välja att slå på en funktion som gör att endast personer med universitetskonto kan ansluta till dina möten. Du som undervisar via Zoom rekommenderas att slå på denna funktion då det gör att funktionen ”Breakout Rooms” fungerar bättre.

För att slå på och av denna funktion gör såhär:

1. Gå till https://stockholmuniversity.zoom.us
   
2. Logga in med ditt universitetskonto
   
3. Välj Settings i vänsternavigationen
   
4. Gå till Only authenticated users can join meetings & välj önskad inställning beroende på dina behov.
   

Personal Meeting ID

IT-avdelningen avråder från att bjuda in till möten eller föreläsningar med hjälp av Personal Meeting ID. Detta på grund av att Personal Meeting ID alltid har samma länk om du inte aktivt ändrar den, vilket innebär att en person som fått länken vid ett tidigare tillfälle kan ansluta till ett annat möte senare.
Detta kan du hindra genom att sätta ett lösenord som du byter ut frekvent eller genom att ändra de tio siffrorna i ditt ”personal meeting ID” i din profil eller i Zoom-klienten, men rekommendationen är att du inte använder det utan genererar ett nytt mötes-id när bjuder in till möten och föreläsningar eftersom det är säkrast.

Uppdatera Zoom-klienten

Se till att du alltid har den senaste versionen av Zoom-klienten så att du har alla säkerhetsuppdateringar som släppts. Ta som vana att regelbundet kontrollera om det finns en uppdatering.

NORDUnet har tagit fram en FAQ som besvarar en mängd vanliga frågor

Information om tjänsten

Frågor eller önskemål rörande tjänsten skickas in via frågeformuläret i Serviceportalen