Tabeller
I Sitevision finns det tabeller som standard. Vi har också tagit fram andra tabellformat som du kan kopiera och använda.
Du kan läsa mer om hur du använder standardtabeller och ändrar i befintliga på Sitevisions hjälpwebb.
Om tabeller på Sitevisions hjälpwebb
OBS! Utseendet sätts upp centralt i Sitevision. Om du behöver ett annat utseende än det som finns idag, behöver du ta kontakt med ansvarig för detta så sätts det upp centralt så att alla kan ta del av detta utseende.
Använd inte tabeller i onödan
Rätt använda kan tabeller underlätta läsningen och göra det enklare att förstå sammanhang mellan exempelvis siffror och text. Men använd inte tabeller i onödan. Ofta går det bra att beskriva saker i löpande text istället för att skapa en tabell.
Mallar tabellformat
Exempel på tabell med två spalter (lite text i vänsterspalten, mycket text i högerspalten)
Fält
Beskrivning
Ärendemening
Används för sökning av ord i ärenderubriker, till exempel utlysning, avtal, anställning, stipendium, entledigande. Även fritextsökning är möjlig.
Löpnummer
Det fyrsiffriga unika numret i ett diarienr, till exempel SU FV 4.2.9-0112-24.
Obs! Samma löpnummer kan finnas för olika år. Kontrollera därför alltid årtalet.
Punktnotations-nummer
Numret närmast före löpnumret, till exempel SU FV 4.2.9-0112-24.
Det går att söka på punktnotationsnummer i fältet ”Ärendetyp” i serier fr.o.m. 2013-01-01. I äldre serier kan man i stället söka på dossiébeteckning i fältet ”Diariebeteckning”.
Extern referens
Ibland kan det förekomma två diarienummer för ett och samma ärende. Det kan vara vårt eget diarienummer, men även motpartens (annan institution eller avdelning inom Stockholms universitet) eller en extern parts diarienummer som det i dessa fall går att söka på i detta fält.
Motpart eller avsändare/mottagare (dubbel funktion)
Motpart kan vara namn på person, företag, myndighet eller organisation, som skrivits in i diariet som motpart när ärendet skapades.
Avsändare/mottagare: Namn på person, företag, myndighet eller organisation, vilken/vilka som har skickat dokumentet eller till vilken/vilka dokumentet har skickats.
Tips! Om tecknet % placeras mellan för- och efternamn får du även träff på namn med mellanliggande initial Till exempel får du träff på Anna G Andersson vid sökning på Anna%Andersson.
Exempel på en tabell med två spalter överst och en bred spalt under
Fält i ärendekortet
Fält
Obligatoriskt
Ärendemening
Ja
Ärendemeningen beskriver vad ärendet handlar om.
- Den ska vara tydlig och förståelig för en utomstående
- Var konsekvent (använd standardformuleringar för återkommande ärendetyper)
- Börja med nyckelord (t ex ansökan, upphandling av, beslut, avtal, remiss) följt av uppgifter om vad ärendet gäller eller vad som gör ärendet unikt för att göra ärendet sökbart (t ex vad ansökan eller beslutet gäller eller vad som upphandlas)
- Skriv aldrig personnamn eller personnummer i ärendemeningen
- Skriv årtal enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD (2016-01-10)
Handläggare
Ja
Välj ansvarig handläggare för ärendet från listan över handläggare. För att lägga till nya handläggare i listan, se Lägga till handläggare
Ärendetyp
Ja
Välj ärendetyp (punktnotationsnummer) från klassificeringsstrukturen eller dokumenthanteringsplanen.
Motpart
Nej
Motpart ska användas när det finns en extern motpart i ärendet. Kan antingen vara en person eller en organisation.
JK-balans
Nej
Kryssa i rutan om ärendet ska redovisas till Justitiekanslern (JK). Använd kategorier/förval för vanliga typer av JK-ärenden.
Exempel på tabell med bild och tre spalter
Produktnamn
Ca-pris
Dell Latitude 7340 13”
Dator inklusive nätverksdongel
Artnr: SU_7340_I5
14 533 kr
Dell Latitude 7340 13”
Dator inklusive nätverksdongel
Artnr: SU_7340_I5
14 533 kr
Apple MacBook Pro 14"
Dator inklusive nätverksdongel
(beställningsvara)
24 600 kr
Apple MacBook Pro 14"
Dator inklusive nätverksdongel
(beställningsvara)
24 600 kr
Exempel på tabell med ikoner
Ikon
Beskrivning
Ny åtgärd/handling
Lägg till en ny handling i ärendet. I handlingskortet kan digitala handlingar bifogas.
Ärendelänkar
Lägg till länkar till andra ärenden. Se Skapa länkar mellan ärenden.
Kategorisera
Lägg till kategori med förifyllda metadata på ärendekortet. Endast huvudregistrator kan skapa nya kategorier.
E-post
Skicka e-post ur ärendet till handläggare eller annan mottagare.
Motpart
Lägg till en motpart eller flera motparter.
Direkt ärendeåtkomst
Ge handläggare åtkomst till ärenden som personen inte är handläggare i. Kan användas för att ge åtkomst till ärenden som är sekretessmarkerade eller där handläggaren inte har tillgång till serien/institutionens diarium.
Sekretess
Markera ärendet med sekretess. Lägg till "offentlig ärendemening" när ett ärende blir sekretessmarkerat. När ett ärende är sekretessmarkerat kan bara huvudregistrator, registrator och tilldelad handläggare öppna ärendet och läsa handlingarna. Andra användare ser bara den offentliga ärendemeningen.
Läs mer här: Sekretess
GDPR
Markera om ärendet som innehåller känsliga personuppgifter. Markeringen "skyddad" begränsar behörighet i ärendet. När ett ärende är skyddat kan bara huvudregistrator, registrator och tilldelad handläggare läsa handlingarna och se vem som är avsändare/mottagare och motpart i ärendet.
Läs mer här: GDPR
Generera rapport
Hämta uppgifter och lista över handlingar ur ärendet. Går att spara som pdf-fil.
Exempel på tabell med grupper
Gruppens namn
Disciplinnämnden
Studentrepresentanter
2
Ordinarie ledamöter
3
Antal möten per termin
20
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Rätts-sekretariatet
Gruppens namn
Universitetsstyrelsen
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
12
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
CIVIS Global Student Council (med andra lärosäten)
Studentrepresentanter
4
Ordinarie ledamöter
44
Antal möten per termin
4
Språk
Engelska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Civis five Hub Councils (med andra lärosäten)
Studentrepresentanter
2 per hubb, 10 totalt
Ordinarie ledamöter
22 (2 per lärosäte)
Antal möten per termin
4
Språk
Engelska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Civis Participative Council (med andra lärosäten)
Studentrepresentanter
1
Ordinarie ledamöter
4 per lärosäte
Antal möten per termin
1-2
Språk
Engelska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Gemensamma rutiner och processer för internationell mobilitet (DIM)
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
8
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Gruppens namn
Granskningsgruppen för kommunbyten av VFU-placering (referensgrupp)
Studentrepresentanter
1
Ordinarie ledamöter
3
Antal möten per termin
1
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Gruppens namn
Utbildnings-planering (styrgrupp)
Studentrepresentanter
2
Ordinarie ledamöter
7
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Gruppens namn
IT-styrgruppen
Studentrepresentanter
2
Ordinarie ledamöter
6
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
IT-avdelningen
Gruppens namn
Miljörådet
Studentrepresentanter
2
Ordinarie ledamöter
6
Antal möten per termin
2-3
Språk
Svenska (kan hållas på engelska)
Ansvarig institution, avdelning
Planerings-sekretariatet
Gruppens namn
Områdes-övergripande rådet (OR)
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
10
Antal möten per termin
4-5
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Portföljforum
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
10
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
IT-avdelningen
Gruppens namn
Delportfölj Digitala kanaler
Studentrepresentanter
2
Ordinarie ledamöter
6
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
IT-avdelningen
Gruppens namn
REBUS - rektors beredning för universitets-gemensamma utbildningsfrågor och system för kvalitetssäkring
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
10
Antal möten per termin
5
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Rådet för arbetsmiljö och lika villkor (RALV)
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
15
Antal möten per termin
1
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Personal-avdelningen
Gruppens namn
AM-utskottet (RALV)
Studentrepresentanter
1
Ordinarie ledamöter
12
Antal möten per termin
3
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Personal-avdelningen
Gruppens namn
US-utskottet (RALV)
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
9
Antal möten per termin
2
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Personal-avdelningen
Gruppens namn
Samordnings-gruppen för ULF (Utveckling, Lärande och Forskning)
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
9-13
Antal möten per termin
3-4
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Stockholm trio - arbetsgrupp för forskarutbildning
Studentrepresentanter
1 per lärosäte
Ordinarie ledamöter
1-3 per lärosäte
Antal möten per termin
Paus
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Stockholm trio - grupp med utbildnings-ansvariga för nya utbildnings-samarbeten
Studentrepresentanter
1 per lärosäte
Ordinarie ledamöter
1-2 per lärosäte
Antal möten per termin
1-4
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Hörande-församlingen
Studentrepresentanter
12
Ordinarie ledamöter
48
Antal möten per termin
0-4
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Lednings-sekretariatet
Gruppens namn
Strategiska fastighetsfrågor
Studentrepresentanter
3
Ordinarie ledamöter
7
Antal möten per termin
6
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Fastighets-avdelningen
Gruppens namn
Webbportal för studenthälsa (styrgrupp med andra lärosäten och UHR)
Studentrepresentanter
1
Ordinarie ledamöter
8-10
Antal möten per termin
6
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
Student-avdelningen
Gruppens namn
Årets lärare (beredningsgrupp)
Studentrepresentanter
3-4
Ordinarie ledamöter
3-4
Antal möten per termin
2 (våren)
Språk
Svenska
Ansvarig institution, avdelning
CEUL:s kansli