Dokument och filer

Filarkivet finner du genom att klicka på fyrkant­ssymbolen till vänster om verktygslisten. Här är filerna organiserade i en mappstruktur. Välj rätt mapp innan du laddar upp din fil.

Försök att hålla ordning i filarkivet, så att filerna ligger organiserade i mappar. Om det inte finns en mapp som är lämplig för ditt dokument, skapa en ny mapp på lämplig plats i den befintliga strukturen under din avdelningsmapp.

Namnge filen

Filnamnen är viktiga för att vi ska kunna återfinna de handlingar vi har och för att de ska kunna arkiveras elektroniskt. Arkiv- och registraturfunktionen vid SU rekommenderar därför att du har det här i åtanke för fil- och mappnamn:

• De ska vara unika och beskrivande, t.ex. Betygskriterier, Litteraturlista, Ovningsuppgifter_delmoment_1.1 och så vidare.
• De ska enbart innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9, ”-” samt ”_”.
• Det ska inte finnas mellanslag mellan orden i mapp- och filnamnen. Mellanrum mellan ord skapas med ett understrykningstecken/underscore/underline ”_”.
  • Det går även att använda så kallad CamelCase (kamelNotation) där man skriver samman ord utan bindestreck eller mellanslag med en inledande versal.
• Ersätt svenska tecken med sina motsvarigheter utan prickar och ringar, Å, Ä, Ö blir då A, A, O.
• Å, Ä, Ö ska i detta fall inte ersättas med AA, AE och OE, eftersom det försämrar möjligheterna att återsöka de elektroniska handlingarna.
  

Hitta filer i filarkivet

Om vi bibehåller ordning i filarkivet genom att ladda upp våra nya filer i den befintliga mappstrukturen så bidrar vi till att det blir lättare att få en överblick över filerna.

Men du kan även använda sökfunktionen för att hitta filer. När du är i redigeringsläget finner du sökfunktionen till vänster i den svarta listen (ett förstoringsglas om texten "Sök").

Skapa länk till en fil

För att länka till filer gör du så här:

• Skriv en tydlig länktext.
• Markera länktexten som du skrev.
• Klicka på länksymbolen i verktygslisten.
• Välj "Skapa länk till Fil".
• Nu visas filarkivet, här väljer du vilken fil du ska länka till.
  • Tips! Det finns ett sökfält där du kan skriva in filens namn och på så sätt hitta den.
• Kom ihåg att klicka i rutan "Öppna i nytt fönster eller flik".
• Klart!

Blanketter och styrdokument

Blankettfiler ska taggas som Blanketter för att kunna visas automatiskt på samlingssida för blanketter ("Blanketter A-Ö).

• Gå in under filens Egenskaper > Metadata
• Välj Filkategori Blanketter.

Även styrdokument ska taggas med kategorin Styrdokument om vi längre fram vill testa att använda automatlistning på sidor i Regelboken framöver.

• Gå in under filens Egenskaper > Metadata
• Välj Filkategori Styrdokument.

Versionshantering

Om filen uppdateras laddar du upp en ny version för samma filresurs. Du behöver då först högerklicka på filen, välja Egenskaper > Version, kryssa i rutan på sidan, sedan klicka på OK.

På så sätt kan du hålla dina filer uppdaterade med den senaste versionen synlig.

Visa dokument i högerspalten

I huvudartiklar och relaterade artiklar kan du visa dokument i högerspalten. När du är i artikeln går du till Egenskaper > Metadata > Högerspalt > Dokument och väljer "Lägg till".

Högerspaltens innehåll "ärvs uppåt" i strukturen, så om du lägger till ett dokument i högerspalten för en relaterad artikel så kommer den även att synas i högerspalten för huvudartikeln (och eventuell gruppsida och/eller sektionssida som ligger ovanför huvudartikeln).

Tillgängliga dokument

• De pdf-dokument som läggs in på webben ska först tillgänglighetskontrolleras i Adobe Acrobat.
  Om det finns fel går det mesta att korrigera inifrån Adobe. Ibland är det dock lättare att korrigera fel i originaldokumentet innan en ny pdf kan tas fram.
• Inskannade dokument som sparats som bilder ska inte läggas ut på webben.
• De dokument som ännu inte är helt tillgängliga listas av webbredaktör (egen Excel-lista) med notering om tillgänglighetskontrollen och tidplan för åtgärd. Listan ska ligga i avdelningens medarbetarwebb­smapp i Box (mall finns i mappen ”Instruktioner och mallar” i Box). Vi måste sträva efter att dessa listor ska vara tomma men vi har på det här sättet bra koll på antalet och läget.

Tillgänglighet (tillgängliga dokument)