Dokument och filer
Dokument och filer bor i medarbetarwebbens filarkiv. Om du har ett nytt dokument som ska upp på webben behöver du först ladda upp det i filarkivet. Därefter kan du skapa en fillänk till dokumentet.
Hitta till filarkivet
Filarkivet finner du genom att klicka på fyrkantssymbolen till vänster om verktygslisten. Här är filerna organiserade i en mappstruktur. Välj rätt mapp innan du laddar upp din fil.
Försök att hålla ordning i filarkivet, så att filerna ligger organiserade i mappar. Om det inte finns en mapp som är lämplig för ditt dokument, skapa en ny mapp på lämplig plats i den befintliga strukturen under din avdelningsmapp.
Namnge filen
Filnamnen är viktiga för att vi ska kunna återfinna de handlingar vi har och för att de ska kunna arkiveras elektroniskt. Arkiv- och registraturfunktionen vid SU rekommenderar därför att du har det här i åtanke för fil- och mappnamn:
- De ska vara unika och beskrivande, t.ex. Betygskriterier, Litteraturlista, Ovningsuppgifter_delmoment_1.1 och så vidare.
- De ska enbart innehålla tecknen A-Z, a-z, 0-9, ”-” samt ”_”.
- Det ska inte finnas mellanslag mellan orden i mapp- och filnamnen. Mellanrum mellan ord skapas med ett understrykningstecken/underscore/underline ”_”.
- Det går även att använda så kallad CamelCase (kamelNotation) där man skriver samman ord utan bindestreck eller mellanslag med en inledande versal.
- Ersätt svenska tecken med sina motsvarigheter utan prickar och ringar, Å, Ä, Ö blir då A, A, O.
- Å, Ä, Ö ska i detta fall inte ersättas med AA, AE och OE, eftersom det försämrar möjligheterna att återsöka de elektroniska handlingarna.
Sök reda på filer i filarkivet
Om vi bibehåller ordning i filarkivet genom att ladda upp våra nya filer i den befintliga mappstrukturen så bidrar vi till att det blir lättare att få en överblick över filerna.
Men du kan även använda sökfunktionen för att hitta filer. När du är i redigeringsläget finner du sökfunktionen till vänster i den svarta listen (klicka där du ser ett förstoringsglas om texten "Sök").
Skapa länk till en fil
För att länka till filer gör du så här:
- Skriv en tydlig länktext.
- Markera länktexten som du skrev.
- Klicka på länksymbolen i verktygslisten.
- Välj "Skapa länk till Fil".
- Nu visas filarkivet, här väljer du vilken fil du ska länka till.
- Tips! Det finns ett sökfält där du kan skriva in filens namn och på så sätt hitta den.
- Kom ihåg att klicka i rutan "Öppna i nytt fönster eller flik".
- Klart!
Blanketter
En blankett är i normalfallet ett dokument som på något sätt ska fyllas i av någon eller några personer. Denna typ av filer ska du tagga som Blanketter, då visas de automatiskt på samlingssidan för blanketter ("Blanketter A–Ö").
Filer som inte är blanketter ska du inte tagga som blanketter.
Tagga som blankett
Gå in under filens Egenskaper > Metadata
Välj Filkategori Blanketter.
Välj även ett område, exempelvis Ekonomi eller Juridik.
Om sidan Blanketter A–Ö
På sidan Blanketter A–Ö visas alla filer som webbredaktörer har taggat som Blanketter.
Du kan lägga till eller ta bort blanketter på sidan genom att lägga till eller ta bort filens taggning.
Blanketterna är organiserade under rubriker (områden), och längst ner på sidan går det att klicka på vilken bokstav som helst från A till Ö och få fram filerna sorterade på filnamn.
Lägga till blanketter på sidan Blanketter A–Ö
I redigeringsläget går du till Filarkivet och letar reda på blanketten. (Om den inte redan finns i filakrivet laddar du upp den. Lägg den i mappen Blanketter under avdelningens namn.)
Steg ett: Se till att blanketten ligger i rätt mapp i filarkivet
Listan som finns på Blanketter A–Ö, där man kan klicka på en bokstav och få upp alla blanketter som börjar på den bokstaven, hämtar enbart in filer från de mappar som administratörerna har döpt till Blanketter och ligger under respektive avdelnings namn i filarkivet.
Filen måste alltså ligga i rätt mapp. Du kan lätt flytta på filerna genom att dra dem till rätt ställe i innehållsträdet.
Om du till exempel har en blankett som ska synas under rubriken Kommunikation behöver du alltså
- Gå till filkarkivet
- Öppna mappen Kommunikationsavdelningen
- Hitta mappen Blanketter (under Kommunikationsavdelningen)
- Se till att filen ligger i mappen.
Har din avdelning ingen mapp som heter Blanketter i filarkivet?
Kontakta Kommunikationsavdelningen. Du kan inte själv skapa denna inställning. Om filen inte ligger i mappen Blanketter under din avdelning kommer den inte att hämtas på rätt sätt.
Steg två: Lägg in två filkategorier ("taggar")
I redigeringsläget, gå till filens Egenskaper > Metadata. Du hittar dessa genom att högerklicka på filen.
Du behöver ge filen två filkategorier:
- Den ena filkategorin heter "Blanketter (används vid A-Ö för blanketter)". Genom att ge filen denna filkategori – eller "tagg", som det också kallas – säger du till filen att du vill att den ska synas på sidan Blanketter A–Ö.
- Den andra filkategorin som du måste välja beror på vilken rubrik som blanketten ska synas under på sidan Blanketter A–Ö.
I exemplet nedan har vi valt Kommunikation:
Du behöver ange två filkategorier. I det här fallet Blanketter och Kommunikation. Du behöver även lägga in en beskrivning av dokumentet.
Så här ser sidan ut när man valt de två filkategorierna Blanketter och Kommunikation:
Lägg in beskrivning
Nästa sak som du behöver göra, efter att du har lagt in filkategorierna, är att lägga till en beskrivning av dokumentet. Det är den texten som kommer att bli synlig som länktext för besökarna.
Filens namn är alltså inte synligt som länktext under rubriken, utan det som syns och är klickbart är beskrivningstexten som du lägger in.
Bildbeskrivningen är det som blir en klickbar länk för besökaren.
Tips: Om du inte vill ha en lång lista där nästan alla dina blanketter heter "Mall för [...]", skriv inte ordet mall först. Utan skriv dokumentets funktion och lägg ordet "mall" sist, inom parentes. Exempelvis så här:
- Kommunikationsplan (mall)
istället för- Mall för kommunikationsplan
Styrdokument
I Regelboken samlas Stockholms universitets webbaserade universitetsövergripande styrdokument. Här hittar du strategier, policy, planer, regler och handläggningsordningar som är beslutade av universitetsstyrelse, rektor och universitetsdirektör.
Filer som är styrdokument ska du tagga som styrdokument. Tänk på att det bara är just styrdokument som ska ha denna tagg. I regelboken finns mer info om vad ett styrdokument är (och inte är).
Om regelboken
Handläggningsordning för styrdokument
Tagga som styrdokument
Så här gör du för att tagga en fil som styrdokument:
- Gå in under filens Egenskaper > Metadata
- Välj Filkategori Styrdokument.
Versionshantering
Om filen uppdateras laddar du upp en ny version för samma filresurs. Du behöver då först högerklicka på filen, välja Egenskaper > Version, kryssa i rutan på sidan, sedan klicka på OK.
På så sätt kan du hålla dina filer uppdaterade med den senaste versionen synlig.
Visa dokument i högerspalten
I huvudartiklar och relaterade artiklar kan du visa dokument i högerspalten. När du är i artikeln går du till Egenskaper > Metadata > Högerspalt > Dokument och väljer "Lägg till".
Högerspaltens innehåll "ärvs uppåt" i strukturen, så om du lägger till ett dokument i högerspalten för en relaterad artikel så kommer den även att synas i högerspalten för huvudartikeln (och eventuell gruppsida och/eller sektionssida som ligger ovanför huvudartikeln).
Tillgängliga dokument
- De pdf-dokument som läggs in på webben ska först tillgänglighetskontrolleras i Adobe Acrobat.
Om det finns fel går det mesta att korrigera inifrån Adobe. Ibland är det dock lättare att korrigera fel i originaldokumentet innan en ny pdf kan tas fram. - Inskannade dokument som sparats som bilder ska inte läggas ut på webben.
- De dokument som ännu inte är helt tillgängliga listas av webbredaktör (egen Excel-lista) med notering om tillgänglighetskontrollen och tidplan för åtgärd. Listan ska ligga i avdelningens medarbetarwebbsmapp i Box (mall finns i mappen ”Instruktioner och mallar” i Box). Vi måste sträva efter att dessa listor ska vara tomma men vi har på det här sättet bra koll på antalet och läget.
Tillgänglighet (tillgängliga dokument)
Skapa tillgängliga pdf-dokument från Word
Ett smidigt sätt att skapa en tillgänglig pdf är att utgå ifrån ett tillgängligt Worddokument, och därefter spara det som pdf. I dokumentet nedan finner du instruktioner för hur du skapar tillgängliga dokument i Word – allt från rubriker och tabeller till alt-texter och färgkontraster.
