Dokument och filer

Filarkivet finner du genom att klicka på fyrkant­ssymbolen till vänster om verktygslisten. Här är filerna organiserade i en mappstruktur. Välj rätt mapp innan du laddar upp din fil.

Namnge filen

När du laddar upp filen i arkivet ska du se till att filen har ett tydligt namn som väl beskriver innehållet. Filnamnet ska inte innehålla mellanslag, inte heller å, ä, ö vilka istället ersätts med a respektive o. Varje ord i filnamnet ska inledas med versal.

Försök att hålla ordning i filarkivet, så att filerna ligger organiserade i mappar och inte huller om buller hur som helst. Om det inte finns en mapp som är lämplig för ditt dokument, skapa en ny mapp under din avdelningsmapp (på lämplig plats i den befintliga strukturen).

Hitta filer i filarkivet

Det kan vara svårt att få en överblick över alla filer i arkivet. Då kan man använda sökfunktionen (till vänster i den svarta fliken).

Skapa en fillänk

För att länka till dokumentet gör du så här:

• Skriv en tydlig länktext.
• Markera texten.
• Klicka på länksymbolen i verktygslisten.
• Välj Skapa länk till Fil.
• Välj vilken fil som du ska länka till.
• Kom ihåg att klicka i rutan "Öppna i nytt fönster eller flik".
• Klart!

Blanketter och styrdokument

Blankettfiler ska taggas som Blanketter för att kunna visas automatiskt på samlingssidor för blanketter.

Även styrdokument ska taggas med kategorin Styrdokument om vi längre fram vill testa att använda automatlistning på sidor i Regelboken framöver.

Versionshantering

Om filen uppdateras laddar du upp en ny version för samma filresurs. Du behöver då först högerklicka på filen, välja Egenskaper > Version, kryssa i rutan på sidan, sedan klicka på OK.

Tagga dokument i en artikel

Du kan tagga huvud- eller relaterad artikel så att dokumentet visas i högerspalten. Det gör du genom att klicka på Egenskaper > Metadata > Högerspalt > Dokument.

Tillgängliga dokument

• De pdf-dokument som läggs in på webben ska först tillgänglighetskontrolleras i Adobe Acrobat.
  Om det finns fel går det mesta att korrigera inifrån Adobe. Ibland är det dock lättare att korrigera fel i originaldokumentet innan en ny pdf kan tas fram.
• Inskannade dokument som sparats som bilder ska inte läggas ut på webben.
• De dokument som ännu inte är helt tillgängliga listas av webbredaktör (egen Excel-lista) med notering om tillgänglighetskontrollen och tidplan för åtgärd. Listan ska ligga i avdelningens medarbetarwebb­smapp i Box (mall finns i mappen ”Instruktioner och mallar” i Box). Vi måste sträva efter att dessa listor ska vara tomma men vi har på det här sättet bra koll på antalet och läget.

Tillgänglighet (tillgängliga dokument)