Övergripande kortfattade rutinbeskrivningar

I beslutet från fakultetsnämnden kan man hämta uppgifter om hur anslagsbeloppen har fördelats på:

• Grundutbildning (UGA)

• Forskning, forskarutbildning (FUF)

Förvaltningsavdelningarna kan hämta uppgift om årsanslagets storlek ur ledningskansliets fördelningsbeslut.

Innan man gör sin anslagsfördelning rekommenderar vi att man kontrollerar projektnumret under Projekt – Projektuppföljning i nya Raindance. Rapporten visar om projektet hör till UGA (Vh 10, 13) eller FUF (Vh 30, 33). Se nedan.

För att effektivisera hantering av anslagsfördelningen rekommenderar Ekonomiavdelningen att anslagsfördelningen görs i januari med fördelning över hela året med hjälp av periodisering.

Genom att använda verifikationstypen EBOHAN och periodiseringsnyckel för 12 månader fördelas årsanslaget på månaderna januari t o m december. Denna verifikationstyp skall även användas vid alla manuella bokningar på konto 3901 och 3902 innevarande månad. Cirkuleras till prefekt eller motsvarande för attest. Det finns en ny Excelmall för den nya verifikattypen som man kan använda eller så kan man registrera konteringsraderna manuellt.

Det är endast konto 3901 som skall användas vid anslagsfördelningen för innevarande år och skall cirkuleras till prefekt eller motsvarande för attest.

Eftersom man använder en periodiseringsnyckel så är det årsbeloppet av det tilldelade anslaget som man anger när man ska kontera anslagsfördelningen.

Om man gjort en anslagsfördelning i januari för hela året och senare upptäcker att man vill göra ändringar i sin fördelning, så görs dessa ändringar genom att man skapar en ytterligare anslagsfördelning som kompletterar/korrigerar för de bokningar som man gjort i den ursprungliga anslagsfördelningen. Gör alltså inte om den första anslagsfördelningen utan den löper på hela året. I denna tilläggsfördelning gör man också en periodisering för resten av året, t ex 9 månader.

Det finns en inläsningsbar bokföringsmall som man kan använda, notera att Excel-mallen för EBOHAN saknar visa kolumner t ex VH. Därför måste man kontrollera att man inte bokar 10-projekt mot 30-projekt.

Det är förbjudet att ange konteringar för UGA (VH 10, 13) och FUF (VH 30, 33) i samma bokföringsorder. Detta för att UGA och FUF ej får sammanblandas.

Notera: En förvaltningsavdelning får boka Stödverksamhet VH 91 vid ombokning till annan förvaltningsavdelning med VH 91.

Använd konto 3901 för ekonomiskt ramanslag / 3902 särskild finansiering anslag.

Notera att konton 3010, 3030, 3041 ,3042 får bara användas av Ekonomiavdelningen i samband med bokning av anslagsmedel som kommer till SU:s varje månad.

Glöm inte att alltid bifoga underlag till din bokföringsorder i Raindance.

När man loggar in i Raindance hamnar man i Min inkorg. Här kan man se om det finns bokföringsorder och fakturor som behöver hanteras. Härifrån kan man även lägga in frånvaro mm. (under mina inställningar.)

Gå in under flik Bokföringsorder/Skapa och välj vilken verifikationstyp som ska användas. Klicka på typ för att se de olika verifikationstyper som är valbara. Ange verifikationsdatum och skriv en huvudtext för verifikatet.

Välj om du vill kopiera en tidigare skapad bokföringsorder, med eller utan omvänt tecken. För att skapa verifikatet, klicka på ”spara huvud” eller tryck på Enter.

När huvudet är sparat har verifikatet fått ett verifikationsnummer

Det går bra att läsa in från en bokföringsorder i Excel-format.

En bokföringsorder skall godkännas av den som har skapat eller konterat bokföringsordern.

Skapa en bokföringsorder och kontera raderna. Efter att ha skapat kontering välj Godkänna genom att trycka på stämpeln intill

Institutionens bokföringsorders

För att se vilka bokföringsorders som ligger oattesterade/ej godkända för institutionen går man in under Centralen.

EBINSI – används endast med interna konton samt intern motpart 9xxx (xxx=inst.nr). Vid internfakturering mellan institutioner används EBINSI – bokningen omfattar en intäktssida och en kostnadssida, säljande institution bokar intäkten, köpande institution bokar kostnaden. Bokas alltid med internt konto och intern motpart (9xxx). Beslutsattesteras och signeras av ordinarie beslutsattestant. Konto 2070, 2071, 3906 och 5800 cirkuleras och attesteras av redovisningschef eller motsvarande. Underlag måste bifogas.

EBINSR – används vid bokning av eventuella korrigeringar i samband med bokslut som skall vändas månaden efter. När verifikationen definitivsätts skapas en vändning automatiskt månaden efter. Beslutsattesteras av ordinarie beslutsattestant. Underlag måste bifogas.

EBINSE – används vid bokning med externt konto samt extern motpart (1xxxx för inomstatligt eller 7999 för utomstatligt) Beslutsattesteras av ordinarie beslutsattestant. Underlag måste bifogas.

EBOHAN – används vid bokning av anslag o särskilda medel, konto 3901 och 3902, studieavgiften 33261. OH-fakturan periodiseras av controllers här på konto 3983–3986 och 5803–5806. Denna verifikationstyp attesteras av prefekt eller motsvarande som har obegränsad beloppsgräns. Det går att periodisera ut under året med hjälp av periodiseringsnycklar.

Underlag skall vara ett utdrag från huvudbok, avtal eller annat som styrker det som bokats.

Vid manuell bokning av samfinansiering konto 3906 skall även prefektens godkännande bifogas.

• Kontrollera att intäkter och kostnader är rätt bokförda på projekten.

• Bokför eventuella korrigeringar och fördelningar inom SU.

• Kontrollera att alla intäkter för året har kommit SU tillhanda. Rekvisition (för bidragsmedel) respektive faktura (för uppdragsmedel) skall vara finansiären tillhanda senast den 29 november för att medlen ska vara SU tillhanda innevarande år. Förfallodatum bör vara senast den 28:e december. Statliga rekvisitioner kan åter göras senare delen av januari. För mer information se bokslutskalendern på medarbetarwebben

• Kontrollera att eventuella transfereringar från bidragsprojekten har betalats ut. I samband med årsbokslut måste transfereringar i kontoklass 7 ha förfallodatum senast den 28 december för att bli utbetalade i december. För mer information se bokslutskalender på medarbetarwebben.

Fördelning av externa bidragsmedel är endast tillåtet mellan huvud- och underprojekt, vilket kräver att projekten har samma finansiär och motpart.

Fördelningen får inte konteras mellan intäkt och kostnadskonto.

Det är endast tillåtet att omföra medel inom samma verksamhet. Att fördela medel mellan UGA (verksamhet 14) och FUF (verksamhet 31) är alltså inte tillåtet.

Skapa en extern bokföringsorder EBINSE.

Använd lämpligt konto under kontogrupp 35-37 beroende på vilken finansiär.

Bifoga underlag från huvudboken dvs. Raindance – cirkulera till prefekt eller motsvarande för beslutsattest.

Endast Extern motpart skall användas, viktigt att det är samma motpart på båda raderna.

Exempel:

Inbetalning

Om ett bidragsprojekt har oförbrukade medel kvar vid projekttidens slut ska det, om inte annat avtalats, återbetalas till finansiären.

Hantering av återbetalning av oförbrukade medel:

Kreditnota/kreditfaktura skapas av institutionen via kundreskontraportalen och ska attesteras av prefekt eller motsvarande.

Institutionen kommer överens med finansiären om det skall ske en utbetalning direkt eller om de vill ha kreditnotan skickad till sig för att nyttja mot andra fakturor. Vid utbetalning direkt skall kreditnotan inte skrivas ut, dvs den ska inte skickas iväg till kund. Ett ärende läggs upp i serviceportalen/Reskontra med bifogade underlag. Skall krediten gå till finansiär skrivs den ut och skickas iväg till kund.

Konteras på intäktskonto:

• 3515, statlig myndighet

• 3541–3761, ej statlig myndighet beroende på finansiär, samma intäktskonto där medel kommit in.

Till projekt i anslags-, bidrags-, uppdrags- och stöd-verksamhet.
Konto 5011 – interndebiterade enhetshyra huvudprincip – kontot används endast vid automatiskfördelning som görs vid månadsbokslut.

Avser administrativ arbetsplats, teknikutrymme, hygienutrymme, kommunikationsytor, möteslokal, service- och stödfunktioner etc.

Konto 50701 Internt debiterad lokalvård - kontot används endast vid automatisk fördelning som görs vid månadsbokslut för bokning av lokalvård.

Till projekt i anslags- och bidragsverksamhet (d.v.s. ej uppdragsutbildning, dvs VH 12)

Konto 50111 - Internt debiterad enhetshyra lokaler särskild upplåtelse, kontot används endast vid automatiskfördelning som görs vid månadsbokslut. Avser kostnader undervisningslokaler.

Konto 50701 Internt debiterad lokalvård - kontot används endast vid automatisk fördelning som görs vid månadsbokslut för bokning av lokalvård.

Till projekt i anslags-, bidrags- och uppdragsverksamhet.

Konto 50111 Internt debiterad enhetshyra lokaler särskild upplåtelse - kontot används endast vid automatiskfördelning som görs vid månadsbokslut.
Avser kostnader forskningslokaler.

Konto 50701 Internt debiterad lokalvård - kontot används endast vid automatisk fördelning som görs vid månadsbokslut för bokning av lokalvård.

Om bidragsgivare inte finansierar lokalkostnader på ett bidragsprojekt skall samfinansiering tillämpas.

För anslagsprojekt som ej skall belastats av lokalkostnader- skall anslagsmedel överföras från samlingsprojekt till interna projektet för att täcka lokalkostnader- använd konto 3901.

Uppdragsverksamhet tillämpar fullkostnadstäckning och skall därför ej samfinansieras.

Vid rättning av:

Tidigare år, där lokalkostnad bokats felaktigt.

För projekt som saknar lönekostnader men som skall belastas med lokalkostnader bokas manuellt (exempel stipendieprojekt).

Använd konto:

5013 för rättning som avser interndebiterad enhetshyra huvudprincip, konto 5011.

50113 för rättning som avser intern debiterade enhetshyra lokal särskild upplåtelse, konto 50111.

Konto 50702 för rättning som avser Internt debiterad lokalvård, konto 50701.

För korrigering av lönekostnader som avser tidigare år skall konto 4991 användas för att inte påverka årets OH- och lokalfördelningar. Skapa en verifikation med verifikationstyp EBINSI med intern motpart.

Korrigering av timlön kan endast rättas via bokföringsorder.

Skapa en verifikation med vertyp EBINSI.

Använd konto:

4018 rättning av lön anställda (40111-40122) intern motpart

4028 rättning tillägg lön (40211-40225) intern motpart

4038 rättning arvoden (40311-40328) intern motpart

45111 rättning av löneavgifter intern motpart

4081 rättning av semesterlöneskuld och 4561 för arbetsgivaravgiften.

Konto 4018, 4028 och 4038 går även att använda extern motpart.

Tänk på att eventuell OH och lokalkostnad omförs automatiskt i samband med bokslutet.

Bifoga underlag och cirkulera till prefekt eller motsvarande för beslutsattest.

Intern fakturering av lön mellan institutioner sker via en bokföringsorder i bokföringsportalen.

Konteras på Konto 4991 inklusive LKP och OH av både den säljande och den köpande institutionen.

Skapa en intern bokföringsorder med verifikationstyp EBINSI.

Tänk på att:

• Inga omföringar får ske mellan 2070 (balanserad kapitalförändring) och konto 2071 (kapitalförändring från föregående år) och inte heller till något annat konto.

• Inga förändringar av saldot på konto 2070 och 2071 får ske utan det är endast tillåtet att boka om inom samma konto och samma verksamhet (Vh 10 UGA anslagsmedel, Vh 30 (FUF anslagsmedel), Vh 14 (extern bidragsmedel utbildning) och Vh 31 (extern bidragsmedel forskning). Man får inte omföra medel mellan UGA och FUF.

• Endast intern motpart R999 skall användas med konto 2071 medan A400 respektive I900 används på 2070.

• Bifoga underlag från huvudboken – cirkulera till Ekonomiavdelningen/Redovisningschefen för beslutattest av bokföringsordern. Vänligen cirkulera i god tid till Ekonomiavdelningen - då vi behöver tid att hantera bokföringsorder, vid oklarheter kommer Ekonomiavdelningen kontakta institutionen/motsvarande kontrollera att kodsträngen stämmer med huvudboken

Vid kontering av Intern representation använd konto 4962 inklusive ingående moms

Statliga myndigheter får inte någon kompensation för ingående moms vid representation. Beloppet på konto 4962 skall därmed även innehålla den ingående momsen på fakturan.

Ni kan ändra rad typ till Kmoms, konto 1543, enligt nedan:

Bifoga underlag på syfte och deltagarlista med organisationstillhörighet. Fakturan hamnar då hos redovisningschefen/motsvarande på Ekonomiavdelningen för beslutsattest av moms.

Används om bidragsgivaren beviljar ett visst belopp eller en viss andel av de totalt ansökta medlen. Samfinansieringen beräknas på alla kostnader (personal-, lokal-, drifts-, OH- och avskrivningskostnader).

För att beräkna andel samfinansiering för kontakt med särskilda villkor sker beräkningen från de kontointervall för respektive kostnadspost som finns angivna i mallen (personal-, lokal-, drifts-, OH-kostnad)

Kan göras i projektmodulen genom att justera procentsatserna, då korrigeras det ackumulerat vid nästkommande bokslutskörning eller med en manuell bokföringsorder.

Manuell justering kan behöva göras:

• Vid avslut av projekt

• Korrigeringar av tidigare års samfinansiering

• Tertialvist (uppföljning av projekt)

Skapa verifikationstyp EBINSI- debitera eller kreditera konto 3906 på det bidragsprojekt som ni vill korrigera (beroende på om ni skall minska eller öka samfinansieringen) Kontera sedan med samma konto (3906) mot samfinansieringsprojekt inom samma kostnadsställe och verksamhet.

BFO cirkuleras till redovisningschef med förklaring till BFO i ”pennan” samt bifogade underlag där prefektens- eller motsvarande godkännande framgår, projektrapport samt beräkningsunderlag.

Vid transferering av medel till annan myndighet/företag/kommun/organisation, välj rätt transfereringskonto i kontogrupp 77,78 och 79.

7711 – Bidrag till statlig myndighet
exempel: KTH, GU, KI, UU

7721/7722 – Bidrag till affärsverk:
Endast: Svenska kraftnät, Luftfartsverket och Sjöfartsverket

7741/7742 – Bidrag till övriga statliga enheter
Exempelvis Chalmers, Riksbankens jubileumsfond

7811 – Bidrag till EU institutioner:
Endast: Europaparlamentet, Europeiska rådet, Europeiska unionens råd, Europeiska kommissionen, Europeiska unionens domstol, Europeiska centralbanken, europeiska revisionsrätten och europeiska utrikestjänsten

Bidrag till EU eller övriga länder konteras på 7821/7822 respektive 7831/7832

Om en mottagare av transfererade medel betalar tillbaka oförbrukade medel det vi har transfererat skall det konteras på samma konto som utbetalning bokades på. Detta gäller även om utbetalningen och återbetalningen inträffar under olika år.