Anläggningsredovisning

Gränsdragningen mellan anläggnings- och omsättningstillgång framgår av 5 kap. 1 § FÅB (Förordning, 2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. ”Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång.” Det är inte tillgångens natur i sig som är avgörande för tillgångens klassificering, utan det är avsikten med innehavet.

Stockholms universitet har satt upp följande kriterier som ska vara uppfyllda när en tillgång ska redovisas som materiell resp. immateriell anläggningstillgång. Beträffande konst se punkt 14.

En materiell anläggningstillgång är en identifierbar fysisk resurs som myndigheten anskaffat, t.ex. en maskin, ett instrument eller ett skrivbord. Även kulturtillgångar räknas som materiella.

En immateriell anläggningstillgång definieras som en identifierbar icke-monetär tillgång som saknar fysisk substans och som används för produktion eller tillhandhållande av varor eller tjänster eller för administrativa ändamål, främst IT-system och licenser. Utgifter för utveckling och anpassning av IT-system som är av väsentligt värde för verksamhet ska tas upp som immateriell anläggningstillgång.

Vissa anläggningstillgångar är sammansatta av olika komponenter och om tillgången består av olika betydande komponenter som förväntas ha olika nyttjandeperioder och därmed olika avskrivningstid kan tillgången behöva delas upp i olika anläggningstillgångar. En uppdelning förutsätter både att komponenten har ett väsentligt anskaffningsvärde och att nyttjandeperioden är betydligt kortare än för hela tillgången.

Exempel på tillgångar som kan vara aktuella för komponentredovisning är större utrustning och forskningsinfrastruktur som är sammansatta av flera väsentliga komponenter. Avgörande är om en uppdelning i komponenter i redovisningen ger en bättre kostnadsbild av tillgångens förbrukning över tid. Respektive komponent bör vara avskriven när den byts ut.

I samband med uppstart av komponentredovisning kontakta ekonomiavdelningen för avstämning av processer och rutiner.

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) gäller vid alla anskaffningar av varor och tjänster.

Anläggningstillgångar ska tas upp till ett belopp motsvarande utgifterna för tillgångens förvärv eller tillverkning (anskaffningsvärde).

Med en anläggningstillgångs anskaffningsvärdet avses kostnaderna för inköp och tillverkning. För att värdera en anläggning ska alla kostnader som är direkt hänförliga till tillgången inräknas, till exempel inköpspris, importavgifter, tull, transport- och andra hanteringskostnader.

Enligt förordning 2000:606 är Stockholms universitet skyldiga att hålla ett register över stöldbegärliga inventarier. Stöldbegärliga inventarier registreras i Raindance i ett eget register, SFI (se vidare medarbetarwebben och Instruktion SFI).

När leverantörsfakturan ankommer bokas den på fakturatyp ANL och konteras på konto 1271 och därmed skapar systemet automatiskt en preliminär anläggning i anläggningsregistret. Det preliminära ID-begreppet är leverantörsfakturans verifikationsnummer och radnummer.

Definitivsättning (aktivering) av preliminär anläggningstillgången görs i Raindance, anläggningsregistret och ska ske när anläggningstillgången tas i bruk. Anskaffningsdatum är det datum då anläggningen tas i bruk. Det förifyllda anskaffningsdatumet kommer från fakturan och kan behöva ändras om det inte är samma som det datum när anläggningen tas i bruk.

Den preliminära anläggningen i anläggningsregistret hittar du i Raindance, fliken Avancerat, Anläggning, Preliminära och Registrering, se bild nedan

Om en post felaktigt bokats på konto 1271 t ex p g a att anskaffningen inte uppfyller kraven för en anläggningstillgång och en preliminär anläggning därmed felaktigt skapats rättar ni detta genom att skapa en ny BFO där konto 1271 krediteras med motsvarande belopp. Baserat på bokningen på konto 1271 skapas automatiskt en preliminär anläggning i anläggningsregistret med omvänt tecken. De bägge posterna i anläggningsregistret, som tar ut varandra, måste därefter tas bort av ekonomiavdelningen. Ni informerar ekonomiavdelningen om att dessa ska tas bort genom att skicka in ett ärende till ekonomiavdelningen i serviceportalen där ni anger anläggnings-id för de bägge posterna. Vänta med att skicka ärendet till ekonomiavdelningen, innan ni ser bägge posterna i anläggningsregistret, varefter ekonomiavdelningen tar bort dessa transaktioner.

Anläggningstillgångarna kommer att finnas kvar i anläggningsregistret till dess att de avyttras dvs utrangeras eller säljs.

I Raindance, under Beslutsstöd, Uppföljning, Anläggningar finns rapporten AR40 Avst EK/AR som stämmer av anläggningsregistret mot huvudboken per anläggningstyp och projekt.

Det vanliga är att anläggningstillgångar anskaffas och tas i bruk under samma år. Men det förekommer att anläggningar byggs upp över flera år. För dessa anläggningstillgångar gäller särskilda bokföringsregler. Kontakta ekonomiavdelningen om du behöver hjälp.

Avskrivningstiderna ska anpassas till tillgångarnas uppskattade nyttjandeperiod dvs den tidsperiod som en tillgång förväntas användas för sitt ändamål. Nyttjandeperiod ska inte förväxlas med ekonomisk livslängd.

Utrangering av en anläggningstillgång ska göras så fort anläggningstillgången inte längre finns kvar i verksamheten på grund av att den kasserats, stulits eller av annan anledning saknas. Om objektet ska utrangeras skickas blanketten Utrangering anläggningstillgångar med prefekts/motsvarande underskrift via serviceportalen till ekonomiavdelningen. Vid stöld ska polisanmälan alltid göras och kopian på anmälan ska bifogas till utrangeringsblanketten.

Beslut om att kassera en anläggningstillgång ska föregås av en utvärdering som styrker att tillgången saknar marknadsvärde och inte kan säljas. Vid beslut om att kassera en anläggningstillgång med ett väsentligt anskaffningsvärde ska utvärderingen bifogas utrangeringsblanketten när den skickas till ekonomiavdelningen.

Vid försäljning av anläggningstillgångar bör försäljningspriset fastställas utifrån marknadsvärdet och ett underlag bifogas till utrangeringsblanketten, där det framgår hur marknadsvärdet fastställts Institutionen fakturerar köparen vid försäljning och bifogar kundfakturan till utrangeringsblanketten som skickas in via serviceportalen till ekonomiavdelningen som utrangerar anläggningen i systemet. Försäljningspriset ska vara inkl. moms men moms ska aldrig debiteras på fakturan. Observera att vid utfärdande av kundfaktura ska fakturatyp ANL Försäljning AR användas.

Nedan visas kontering vid anskaffning av en anläggning typ MASK steg för steg, från preliminär till definitivsatt (aktiverad) anläggning och överföring av UB-IB mellan år.

Exempel: Kontering av inköp MASK 100 000:-

Steg 1. Preliminär anläggningstillgång konteras på leverantörsfakturan konto 1271

Steg 2. Definitivsättning anläggningstillgång, i AR

Steg 3. Årets UB överförs till nästa års IB

• Bokföring av kundfaktura/försäljningsintäkt

Vid försäljning av en anläggningstillgång och utfärdande av kundfaktura ska fakturatyp ANL, Försäljning AR användas och försäljningsintäkten bokas på konto 6731.

Därefter skickar ni in ifylld blankett Utrangering av Anläggningstillgång (utrangeringsorsak; Såld) till ekonomiavdelningen (se vidare blanketten, flik Anvisningar). Ekonomiavdelningen kommer i enlighet med ert, via serviceportalen inskickade ärende hantera försäljningen i anläggningsregistret, och anläggningsregistret skapar automatiskt relevant bokföring.

Nedan visas nettokonteringen vid en försäljning av en MASK för 50 000:- anskaffad för 100 000:- och avskriven med 75 000:- dvs försäljningen ger en intäkt på 50 000:- och en vinst på 25 000:-. (Brutto sker ett antal motbokningar i form av bortbokningar av aktuella balansposter).

Flödet från faktura till definitivsatt (aktiverad) anläggning

• Klicka på: Avancerat - Anläggning - Preliminära.
• Välj sedan om du vill uppdatera information eller gå in i visningsläge. För att uppdatera (Registrering) krävs särskild behörighet.

• Använd t.ex. fältet KOSTNADSST och sök på kostnadsställe eller på institutionens nummer följt av stjärna (t.ex. 473*).

• Sök genom att trycka Enter eller på den gröna bocken.

• I menyraden kan du hitta mer information om verifikationen och fakturabilden, se röda rutor till höger nedan.

• Vid tilläggsinvestering anges det anläggnings-ID som fakturabeloppet ska läggas på.
• Ange verifikationsdatum.
• Observera att slutdatum för avskrivningen blir den samma som för huvudanläggningen, dvs den första avskrivningen på tilläggsdelen motsvarar ofta summan av ett antal månader.
• Bocka i rutan i Tilläggsinvestering.
• När fälten fyllts i tryck Enter och anläggningen blir definitiv.

• En specifik anläggning eller en lista på Institutionens/motsvarandes anläggningar hittar du i anläggningsregistret, se bild A. (Beträffande val av status se bild 3, 15 och 17 ovan).
• Bald A., om du inte ska registrera information välj visning. Definitiva, ger dig de som definitivsats, aktiverats i huvudboken. Preliminära, här kan du även få med Ny och Behandlad dvs pågående anläggningar konto1271. Enter.
• Bild B., här kan du välja en specifik anläggnings-ID, en anläggningstyp eller ett Kostnadsställe (Institution/motsvarande med tre siffror och *).