Utkast – kopiera eller ändra bokningar

Du kan skapa flera utkast – bokningarna i varje utkast hamnar i ett för varje utkast unikt lager, utan påverkan på andra utkast eller befintliga skarpa bokningar. Ett utkast kan vara under bearbetning under obegränsad tid, och det är möjligt att växla mellan utkast och att jobba skarpt i systemet. När ett utkast är färdigt kan ändringarna utföras, dvs. bokningarna överförs till det skarpa schemat, och blir därmed synliga för andra användare samt lärare och studenter. Ej aktuella utkast kan tas bort.

Observera att fysiska objekt (såsom lokaler och personer) som är bokade i ett utkast blir inte bokade/upptagna skarpt så länge inte bokningarna överförs till det skarpa schemat. De kan därför bli uppbokade av andra under tiden du arbetar i utkast.

Utkast är personliga och kan enbart visas och ändras av den som skapat dem.

Skapa ett utkast från befintliga bokningar

1. Sök ut de bokningarna du vill bearbeta/kopiera med hjälp av bokningslistan, se separat lathund.
2. Markera sedan bokningarna i bokningslistan och högerklicka, i kontextmenyn som öppnas välj Utkast.
3. Välj rätt alternativ för utkastets ändamål
   - Kopiera/Kopiera utan fält: för att kopiera bokningarna till en annan period. Alternativet "utan fält" tar inte med bokningsfält såsom litteraturinfo etc.
   - Ändra: för att ändra bokningar.
4. Döp ditt utkast och klicka på OK. Utkastet lägger sig i utkastlistan i sidomenyn och TimeEdit går nu i utkastläge. TimeEdit har nu skapat en kopia av bokningarna du sökte ut. Så länge du är i det läget arbetar du med utkastet, vilket visas genom det gröna rubriksfältet längst upp i kalenderfönstret med namnet du givit ditt utkast.

Lämna ett utkast och återgå till "skarpt läge"

I sidomenyn, klicka på fliken Utkast och välj Inget utkast. Det pågående arbetet i utkastet sparas.

Gå till ett sparat utkast

I sidomenyn, klicka på fliken Utkast och välj i listan det utkast du önskar fortsätta bearbeta.

Ta bort ett sparat utkast

I sidomenyn, klicka på fliken Utkast, välj i listan det utkast du önskar ta bort och klicka på den röda knappen Ta bort längst ned i sidomenyn. Observera att detta inte går att ångra.

Kopiera ett schema/bokningar till en kommande termin/period

1. Skapa utkastet

Skapa ett utkast enligt beskrivningen ovan genom att välja ett av kopiera-alternativen.
När utkastet är skapat visar kolumnen Kollisioner i bokningslistan nästan uteslutande röda lampor, eftersom bokningarna i utkastet är på samma datum och tid som ursprungsbokningarna. Någon enstaka bokning kan visa grön lampa, ex. bokningar utan lokal och lärare (inlämning el. dyl.)

2. Flytta kopiorna till den nya perioden

• Markera alla bokningar i bokningslistan
• Högerklicka på bokningarna och välj Flytta bokningar
  
• Ange vilket datum du vill flytta de till: Kalendern visar vilket datum och vilken veckodag den första bokningen infaller. Baserat på detta väljer du motsvarande datum och veckodag på terminen/året du vill flytta bokningarna till:

I exemplet ovan infaller den första bokningen måndagen v. 4 2019. För att kopiera bokningarna ett år framåt blir motsvarande datum måndagen v. 4 2020. Observera att vissa år kan det ske en förskjutning av veckonumren, kontrollera därför alltid terminstiderna! Ex: HT23 startar v. 35 men HT24 startar v. 36; VT24 startar v. 3 men VT25 startar v. 4.

• Klicka på knappen Flytta kopior. En ruta visar resultatet av kopieringen, klicka på Klar.

3. Övrig bearbetning

Kollisioner
Röd lampa: bokningen kommer att krocka med skarp bokning (pga redan bokad lokal, lärare, kurstillfälle eller studentgrupp)
Gul lampa: bokningen sammanfaller med röd dag
Grön lampa: ingen kollision

Det går att se vad som orsakar ev. kollisioner genom att klicka på bokningen i listan så den visas i kalendern, ovanpå skarpa bokningar. Högerklicka på bokningen i kalendern och välj Visa överlappande bokningar för att kunna se detaljerna om vilka skarpa bokningar som krockar. Skarpa bokningar är streckade i kalendern.

Andra justeringar såsom att ta bort/ersätta objekt eller ändra datum/tid kan man göra i utkastet i bokningslistan eller i kalendern. I kalendern går det inte att redigera skarpa bokningar (de visas streckade) när man är i ett utkast.

4. Utför ändringar

När utkastet är klart kan bokningarna överföras till det skarpa schemat genom att klicka på knappen Utför ändringar.

Kryssrutan Försök dubbelboka behöver inte och ska inte kryssas i! Redan tillåtna dubbelbokningar (lärare, kurstillfälle eller studentgrupp) i utkastet kommer att fortsätta vara tillåtna när bokningarna överförs till det skarpa schemat.

Om samtliga ändringar utan undantag går att utföra stängs utkastet och tas bort.
I det fall det finns bokningar i utkastet som kolliderar med befintliga skarpa bokningar, alt. om bokningarna i utkastet innehåller inaktiva objekt, kommer dessa bokningar inte kunna överföras och blir kvar i utkastet. Det går att fortsätta bearbeta utkastet (eller ta bort det) vid ett senare tillfälle.

Ändra bokningar med hjälp av ett utkast

Om det inte är önskvärt att massändra bokningar skarpt (direkt i bokningslistan) kan ett utkast med fördel skapas istället. På så sätt kan tilltänkta ändringar/justeringar först testas innan de verkställs, och det är möjligt att avbryta ändringarna genom att bara ta bort utkastet.

Skapa ett utkast enligt beskrivningen ovan – välj alternativet Ändra. När utkastet är skapat visar kolumnen Kollisioner uteslutande gröna lampor eftersom inga ändringar är gjorda på bokningarna än. Det är först när objekt ombokas eller bokningen flyttas i tid som det kan uppstå kollisioner med befintliga skarpa bokningar, vilket följaktligen kommer att visas med röda lampor.

För att verkställa ändringarna och skriva över de skarpa bokningarna i schemat klicka på Utför ändringar. Bokningar vars justeringar inte går att överföra ligger kvar i utkastet. Om samtliga ändringar går att verkställa stängs utkastet och tas bort.