Tillgängliga dokument i Word

På den här sidan hittar du instruktioner i både textformat och videoformat för hur du skapar tillgängliga dokument i Word.

Alla ska kunna ta del av information i ett dokument, oavsett funktionsnedsättning eller funktionsvariation.

Att skapa tillgängliga dokument behöver inte vara svårt eller tidskrävande, bara du vet hur du ska göra och skapar ditt dokument i våra tillgänglighetsanpassade Office-mallar.

Det är alltid mer tillgängligt att presentera innehåll direkt på en webbsida istället för att länka till dokument. Men om du använder pdf-dokument, se till att de skapas så att de blir tillgängliga. När du gör det blir det lättare för alla att läsa och hitta i dokumentet. Det blir också sökbart och lättare att hitta för sökmotorer.

Använd Office-mallarna

Officemallarna är en av grunderna för tillgängliga dokument. Genom att använda dem är arbetet med att göra innehållet tillgängligt för alla på god väg.

Undvik att utgå från ett gammalt dokument, för risken är att du får med dig innehåll som inte är tillgängligt. Mallen kan också ha uppdaterats utifrån nya riktlinjer och lagar, som det är viktigt att vi följer.

Ladda ner Office-mallarna

Börja med att ladda ner den senaste versionen av Office-mallarna till din dator.

Ladda ner till PC (SUA-dator)

  1. Öppna Software Center.
  2. Ladda ner den senaste versionen av Office-mallarna, som du hittar under Applications.
  3. När mallarna är installerade hittar du dem under Mallar, längst till vänster i verktygslisten i Powerpoint.

Ladda ner till Mac (SUA-dator)

  1. Om du har Office-mallar installerade sedan tidigare måste du först avinstallera de gamla mallarna:
    - När du står i Finder, klicka på Gå –> Gå till mapp… uppe i menyraden, alternativt klicka [shift + cmd + G].
    - Kopiera och klistra in den här sökvägen ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Användarinnehåll/Mallar.
    - Radera mallarna i den mappen.
  2. Öppna Arbetsplatstjänsten/Self service.
  3. Under “Office applications”, klicka på “Installera” under “v1.2-SU-mallar Office”.

Ej SUA-dator

  1. Logga in i Mediabanken.
  2. Sök på “Office”, så ska mapparna dyka upp i sökresultatet.
  3. Ladda ned installationspaketet, antingen för PC eller MAC.
  4. Öppna installationspaketet och följ instruktionerna.


Mallarna hittar du nu under rubriken Mallar och du kan välja mellan:

  • Beslut
  • Brev ENG
  • Brev SV
  • Grundmall
  • PM
  • Protokoll
  • Tom: Utgå alltid från den här mallen om du vill skapa ett dokument från grunden, eftersom den innehåller rätt formateringar. Använd inte Words egna, tomma dokument.

Dokumenttitel

Alla dokument ska ha en titel. En tydlig och genomtänkt dokumenttitel gör det lättare för läsaren att hitta ditt dokument och förstå vad det innehåller. Oftast är dokumentets titel och första rubrik samma.

Använd formatmallar

Formatmallarna är en viktig grund till ett tillgängligt dokument. Formatmallar är rubriknivåer, punktlistor och numrerade listor som skapar struktur i dokumentet och gör det lättare både att hitta rätt och att läsa innehållet.

  • Skapa rubriker via formatmallarna och inte genom att öka storlek eller fetmarkera text.
  • Hoppa inte över någon nivå av rubrik.
  • Använd punktlistan och den numrerade listan i listan över format.


Innehållsförteckning

Innehållsförteckningar baserar sig på de rubriker som finns i dokumentet. Tack vare att du använt formatmallar för rubriker kan innehållsförteckningen hitta dem automatiskt.

Glöm inte att uppdatera innehållsförteckningen som sista steg innan du exporterar ditt dokument som PDF, så att den är korrekt.


Struktur och läsordning

En tydlig och bra struktur i dokumentet gör det lättare för läsaren att skapa sig en överblick, hitta rätt och ta till sig innehållet i dokumentet. En bra struktur skapar också en logisk läsordning för den som använder tekniska hjälpmedel.

Några sätt att strukturera ditt dokument är att:

  • Skapa raka linjer med hjälp av tabbning.
  • Skapa flera spalter text.
  • Rensa bort tomma Enter-slag.
  • Öka avstånd mellan stycken för att skapa luft.
  • Anpassa bilder och fästa uppläsningen av bildens alt-text till rätt ställe i texten.

Sidhuvud och sidfot

Sidhuvud och sidfot läses inte upp i tekniska hjälpmedel. Därför behöver information som är relevant för läsaren placeras i dokumentet istället för i sidhuvud eller sidfot. I våra mallar ligger all information på första sidan utanför sidhuvudet.

Sidnumrering kan ligga i sidhuvudet eller sidfoten, eftersom det ändå läses upp.

Länkar

För att användaren ska förstå vart de hamnar om de klickar på länken behöver du skriva beskrivande länktexter. Läsare som använder tekniska hjälpmedel kan välja att bara lyssna på länkar och då är det extra viktigt att de är beskrivande.

Skriv inte "Läs mer" eller "Klicka här" utan hellre "Aktuell högskolepedagogisk forskning om plagiering" eller "Fullständiga instruktioner för tillgängliga dokument i Word".

Bilder och figurer

Om du lägger in bilder eller figurer i ditt dokument finns det några saker du behöver tänka på för att göra dem tillgängliga för alla:

Alternativtext

Bilder som kompletterar och förklarar innehållet ska ha alternativtext (alt-text). Alt-texten syns inte, utan läses upp för personer som använder tekniska hjälpmedel som skärmläsare. Tänk på att beskriva vad bilden ska förmedla och gör en kort beskrivning. Avsluta med punkt (.).

Bilder som fungerar som dekoration behöver inte ha alternativtext. Kryssa i rutan Markera som dekorativt under Alternativtext.

Placering av bilder eller objekt

Objekt som textboxar, former och bilder läses upp i den ordning som de är placerade i dokumentet. Detta kallas läsordning. Som standard kommer fästpunkten för placeringen att ligga där musmarkören var placerad när objektet infogades. I dokumentet och videon Placering av bilder och objekt lär du dig hur du anpassar placering av objekt och fästpunkten, så att alternativtexten läses upp på rätt ställe i dokumentet.

Tabeller

Tabeller är ett bra sätt att förmedla data, men de ska vara uppbyggda på rätt sätt med tabellverktygen. Om de inte är rätt gjorda fungera de inte för personer med skärmläsare.

Viktigt att tänka på:

  • Ha hög kontrast mellan rader och kolumner.
  • Ange första raden som rubrikrad.
  • Ha inga tomma celler i tabellen.
  • Håll dina tabeller enkla. Dela upp komplexa tabeller i flera tabeller om det är möjligt.

Diagram

Diagram är, precis som tabeller, ett bra sätt att illustrera och förtydliga innehåll. Det finns några saker som är viktiga att tänka på för att diagrammet ska gå att läsa för alla:

  • Använd hög kontrast mellan olika delar av diagrammet.
  • Använd dataetiketter som visar data för varje stapel, linje eller paj.
  • Gör det tydligt vilken dataetikett som hör till vilken del av diagrammet.
  • Lägg till en beskrivande text.

Kontrollera tillgänglighet

Innan du exporterar ditt dokument till en PDF ska du kontrollera tillgängligheten i det. Word har en inbyggd funktion för att granska tillgängligheten och även om den inte hittar alla fel är den ett praktiskt hjälpmedel.

Om du följt instruktionerna för att skapa tillgängliga dokument kan du tolka de eventuella varningarna i kontrollen som rekommendationer. Se över om det är något som behöver åtgärdas eller om du missat något i ditt arbete.

Exportera till PDF

När du exporterar ett tillgänglig Word-dokument till en PDF är målet att göra det på ett sådant sätt att tillgänglighetsanpassningarna i Word-dokument bibehålls. Det inkluderar rubrikstruktur, alternativtext för bilder och uppmärkningar som uttryckligen identifierar listor, tabeller, dokumentspråk samt annat innehåll som är viktigt för tillgängligheten.

Den rätta metoden att exportera till PDF beror på vilken version av Microsoft Office du använder. Instruktioner för hur du gör i de olika versionerna hittar du under rubriken "Versioner och tillgänglighet" i dokumentet.

Viktigt! Skriv inte ut till PDF. Denna metod för att skapa en PDF-fil bevarar inte dokumentets tillgänglighetsanpassning.

Instruktioner för tillgängliga dokument

Fullständiga instruktioner och checklista för hur du skapar tillgängliga dokument finns i PDF-format i Instruktioner: Tillgängliga dokument i Word.

Instruktioner: Tillgängligadokument i Word Pdf, 1.1 MB.

Kontakt

Tillgänglighetsnoden

Senast uppdaterad: 2025-07-03

Sidansvarig: Kommunikationsavdelningen