Spökslottets paradvåning används främst för universitetsledningens representation och får enbart bokas för arrangemang med tydlig koppling till verksamheten vid Stockholms universitet.
Lokaler och tider
På grund av den kulturhistoriskt känsliga miljön upplåts inte lokalerna för arrangemang som kräver omfattande utrustning, förändringar eller ombyggnationer. Spökslottets interiör eller exteriör får inte på̊ något sätt förändras. Stor försiktighet ska iakttas för att undvika skador på golv, ytskikt, konst och interiörer.
Paradvåningen kan bokas dagtid och kvällar (fram till kl. 23.00) måndag-fredag (ej röda dagar). Paradvåningen lämpar sig främst för sittande middagar, buffé eller för olika former av prisutdelningar och ceremonier. Vid bokningstillfället uppges tänkt form och program för arrangemanget samt tidsspann. På grund av den känsliga miljö gör Spökslottet sedan en bedömning huruvida arrangemanget kan genomföras som tänkt, eller om vissa justeringar behövs. Allt i samråd med beställaren.
Vid bokningen uppges en ansvarig kontaktperson som finns tillgänglig i lokalen under hela arrangemanget. Ansvarig institution/motsvarande betalar för arrangemanget.
Utrustning
Spökslottet har en enhet flyttbar teknisk utrustning för presentationer etc. som kan användas i paradvåningen. Uppge vid bokningsförfrågan om utrustning önskas. Vid frågor om utrustningen kontakta Spökslottet.
Visning
Kombinera gärna arrangemanget med en visning i Spökslottet. I Spökslottet finns Stockholms universitets äldre konstsamling med målningar, konstglas, skulpturer och inventarier. Under visningen visas den fantastiska paradvåningen med konst och konstföremål från 1300-talet fram till början av 1900-talet och/eller glassamlingen i entréplan. Glassamlingen kan bara visas så länge ingen annan grupp har bokat lokalen för ett möte. Visning bokas med fördel samtidigt som arrangemanget. För mer information kontakta Spökslottet.
Garderob och toalett
Garderob finns i byggnadens foajé och är bemannad med en vakt under hela arrangemanget. Spökslottet ansvarar inte för egendom som lämnats i lokalen under eller efter bokad tid. Toalett finns i närheten av garderoben samt uppe i paradvåningen.
Tillgänglighet
I och med den kulturhistoriskt känsliga miljön kan Spökslottet inte ta emot gäster i permobil. Däremot kan rörelsehindrade personer i rullstol fritt röra sig i hela nedervåningen och med assistans även vistas i paradvåningen som nås med hiss. Anpassad toalett finns i paradvåningen.
Förtäring
All förtäring bokas genom Spökslottet som beställer mat och dryck via Stockholms universitets upphandlade leverantör Matsällskapet.
Vid bokning av paradvåningen uppges behov och önskemål om förtäring till arrangemanget. Därefter skickas förslag på förtäring till beställaren innan beställning görs. Mat och dryck får endast serveras på anvisad plats.
Avbeställning av förtäring
Avbeställning till Matsällskapet kan ske senast 7 arbetsdagar innan leveransdag. Vid avbeställning senare än 7 arbetsdagar debiteras 100 % av beställningens värde. Gäller det avbokning av personal senare än 14 dagar före arrangemangsdagen debiteras 100 % av personalkostnaden. Minskning av bokad mat, dryck osv kan göras t.o.m. 5 vardagar före arrangemangsdagen. Senare avbokning/minskning debiteras till 100 %. Avbeställningen görs till Spökslottet som förmedlar vidare avbokningen till Matsällskapet.
Allergikost
Matsällskapet följer Livsmedelsverkets allergimärkning och märker ut alla de vanligaste allergener i rött på sin hemsida. Har du som beställare särskilt önskemål gällande allergikost skall det framföras redan vid beställningstillfället. Matsällskapet behöver få eventuella önskemål om specialkost skriftligt senast 7 dagar före leverans.
Dukning
Arrangemang med buffé dukas upp i Holländska salen och intas i angränsande rum såsom Stora salen. Sittande trerättersmiddagar arrangeras i Stora salen. Borden dukas med vita pappersdukar i linneimitation samt med vita pappersservetter. Önskas linnedukar och linneservetter kan detta beställas mot en kostnad. Uppge önskemål vid bokningen.
I dukningen ingår glas, porslin och bestick samt ljus på borden. På grund av den känsliga miljön är det av säkerhetsskäl och brandfara inte tillåtet av Kammarkollegiet att använda levande ljus, därför används genomgående batteridrivna ljus. Önskas blommor som dekoration beställs detta mot en kostnad. Vid önskemål kring dukningen kontakta Spökslottet.
Beroende på tillgänglighet, grupp och arrangemang kan Glasrummet på entréplan bokas samtidigt som paradvåningen. Uppge önskemål vid bokningen.
Personal
Minimumdebiteringen för serveringspersonal och kock är 4 timmar/person. Tiden räknas till och från Matsällskapets produktionslokaler i Bergshamra. Matsällskapet debiterar minimumtiden som är godkänd enligt bekräftelsen. Personalens tider kan justeras i efterhand om de arbetar längre än offererad tid. OB tillkommer kvällar och helger.
Betalning av Matsällskapets tjänster
Efter genomfört arrangemang direktfaktureras den institution/motsvarande som bokat arrangemanget.
Avbokning
Avbokning av paradvåningen kan göras dagen innan bokat datum och görs skriftligt till Spökslottet. Avbokningsregler för Matsällskapets varor och tjänster, se punkt ”Avbeställning av förtäring”.
Ansvar
Skada på lokalen, utrustning eller inventarier ska omedelbart anmälas till Spökslottets personal. Spökslottet ansvarar inte för egendom som lämnats i lokalen under eller efter bokat arrangemang.
Säkerhet
Vid varje arrangemang i paradvåningen hyrs vakt in. För en grupp med färre än 30 gäster beställs en vakt, för en grupp med fler än 30 gäster beställs två vakter. Denna kostnad direktfaktureras den institution/motsvarande som bokat arrangemanget. Vakten prickar av alla gäster när de anländer och finns i Spökslottets lokaler under hela arrangemanget och fram tills att serveringspersonalen är klara för kvällen. Vaktkostnaden ligger på 600 kr/timme per vakt.
Inför middagen informerar personalen gästerna om nödutgångar, de säkerhetsrutiner som finns vid brand samt var toaletterna finns.
Inför arrangemanget skickar den som bokat arrangemanget en gästlista till Spökslottet. Listan används för avprickning vid ankomst. Efter arrangemanget förstörs listan.
Med tanke på Spökslottets säkerhet ombeds gästerna att anlända till Spökslottet vid samma tid.
Övrigt
Rökning är endast tillåten utomhus på anvisad plats.
