Beställning av tentamenstillfälle i TE Exam
Tentamensservice arrangerar de prov (tentamen, dugga etc.) som är etablerade som aktivitetstillfällen i Ladok eller som tillhör en utbildning vid Stockholms universitet. Följande är en beskrivning för beställningsförfarandet av tentamenstillfälle i TE Exam.
Beställningsförfarande
1. När görs beställningar?
Tentamensbeställningar görs en termin i förväg, till exempel tentamensbeställningar som ska schemaläggas under hösttermin 2024 görs under vårtermin 2024. Sista datumet för att beställa tentor är:
- För hösttermin (HT): 31 mars
- För vårtermin (VT): 30 september
Beställningar tas även emot löpande efter sista datumet för respektive termin har passerat (se punkt 4 för förfarande vid sen beställning).
2. Instruktioner i systemet TE Exam
Institutioner beställer tentamenstillfällen enligt instruktioner i TE Exam. Observera att en tentamensbokning i TE Exam kan endast avse en tentamen med en skrivtid. Det vill säga att det inte är möjligt att använda sig av flera tentamenslydelser eller varianter i form av olika antal frågor eller skrivtider i en och samma bokning. Kompletteringstentor som har en annan skrivtid eller färre/andra frågor som besvaras omfattas också av detta och behöver läggas in som separata beställningar i TE Exam.
3. Ange datum för önskat tentamenstillfälle
Vid beställningen anges minst tre olika datum för det önskade tentamenstillfället. Tentamensservice prioriterar något av de tre önskade datumen. Alternativt datum sker efter överenskommelse med institution vid perioder eller dagar med hög tryck. Tänk på följande vid önskan på datum:
- Om möjligt, ange något av önskemålen på dagar med mindre tryck, det vill säga undvik de tre sista vardagarna i respektive terminsdel.
- Omtentor kan inte önskas till de sista dagarna i respektive terminsdel. De exakta datumen meddelas via nyhetsbrev inför schemaläggningen för den terminen.
- Beställningar som avser omtentor för en hösttermin men som önskas till datum som infaller under vårterminen behöver innehålla ordet HTÅÅ (där ÅÅ står för årtal t.ex. HT24) för att tentamensservice ska kunna schemalägga dem i förväg före vårterminens ordinarie schemaläggning. Ett visst antal datum under vårterminen öppnas upp i förväg för bokning av ovannämnda tentor och meddelas via nyhetsbrev inför schemaläggning för den höstterminen.
- Ta även i beaktning de ordinarie och särskilda deadlines som gäller för inlämning av tentamenshandlingar, sista datumet för anmälan i Ladok och listor med studenter som skriver anpassad tentamen, samt att skrivna tentor kan som tidigast skickas nästkommande arbetsdag. Antalet arbetsdagar påverkas av kläm- och röda dagar som infaller måndag till fredag.
- Vid beställningar av tentor som inte får krocka med varandra behöver institution säkerställa att önskade datum som läggs in på en tentabeställning inte överlappar med något av de önskade datum som läggs in på de andra tentabeställningarna.
OBS! helgdagar och övriga datum som meddelas som otillgängliga inför varje schemaläggning får inte anges som ett önskemål då de inte utgör ett giltigt alternativ. Schemaläggning av dessa beställningar kan försenas/inte garanteras då beställningen inte är komplett. Det är institutionen som ansvarar för att beställningen är komplett.
4. Datum vid senare beställning
Vid senare beställning, det vill säga en beställning som görs eller ändras efter att sista datumet för att lägga in beställningar för ordinarie schemaläggning av den aktuella terminen har passerat, ska institutionen ange minst fem olika datum för det önskade tentamenstillfället. Om de datumen inte är tillgängliga kommer tentamensservice i samråd med institutionen komma fram till ett passande datum i det befintliga schemat. Behandlingstiden är upp till en månad men under lågintensiva perioder handläggs sent inkomna beställningar snabbare. Beställningen är färdighandlagd när tentamen är publicerad mot schemat.
5. Publiceringsdatum mot schemat i TimeEdit
Datumen som beställningar schemaläggs i är preliminära tills att publiceringen sker mot schemat i TimeEdit. Datum och tid fastställs vid publiceringen och då kan aktivitetstillfällen i Ladok skapas.
Publiceringstillfällena är:
- För HT: 30 april
- För VT: 31 oktober
6. Antal skrivande och skrivtid
Vid beställningen anges ett förväntat antal skrivande studenter och längd på tentamen. Antalet studenter ska uppskattas väl och bör inte ändras i efterhand då det försvårar schemaläggningen. En bra uppskattning av studentantalet utifrån tidigare års registreringar och anmälningar är högst önskat, då det är en starkt bidragande faktor till att alla som beställer får deras önskade datum för tentorna.
Minimumlängd på tentamen är 1 timme och maxlängd (ordinarie skrivtid) på tentamen är 5 timmar dagtid och 4 timmar kvällstid. Bokningen sker endast på heltimmar d.v.s. 1, 2 timmar, 3 timmar o.s.v. (t.ex. är det inte möjligt att önska en tentamen på 3 timmar och 30 minuter eller 4 timmar och 20 minuter. Tänk på att vid uppdelade tentor (med olika hjälpmedel och skrivtid på varje del) måste den första delen vara minst en timme lång (se punkt 7 för mer information).
Maxantal digitala platser är 530 inklusive platser för studenter som skriver anpassad digital tentamen. Om det behövs fler digitala platser eller om tentamen har en längre skrivtid behöver tentamen delas upp till flera tillfällen och läggas in som separata beställningar.
7. Begränsningar gällande upplägg
Möjligheten att ha olika upplägg (t.ex. skrivtid, hjälpmedel) för olika delar av tentor är begränsad och behöver godkännas i förväg för att kunna hanteras av tentamensservice. Detta gäller även prov och hybridtentor som består av en digital- och pappersdel. Kontakta oss med information om önskat upplägg: tentamensservice@su.se.
8. Information som ska finnas i beställningen
I beställningen i TE Exam ska institutionen bl.a. ange följande information:
- Kurskod
- Kursnamn
- Språk som tentamens ges på
- Format (papperstentamen eller digital salstentamen.)
- Tillåtna hjälpmedel och annan information som ska vara synlig för studenter i kursschemat anges i fältet ”Studentinformation”
- Fältet ”Tentamensvärdsinformation” lämnas tomt då information till tentamensvärdar anges i blanketten för tentamensinformation. Denna blankett och övrig information gällande förfarande i sal skickas via mail till: tentamenslydelse@su.se samtidigt som tentamenshandlingarna skickas in.
Läs lathunden nedan för mer utförlig information om vad som ska finnas med i beställningen.
Lathund för att göra en beställning i TE Exam
I TE Exam beställs tentamenstillfällen för salstentamen som ska samordnas av Tentamensservice. Här visar vi hur det går till att göra en beställning.
Inloggning: exam.timeedit.com
När du loggat in
Vid inloggning i TE Exam öppnas en översikt över lokalbokningar och tentamenstillfällen – under fliken Tentamen visas beställda skrivtillfällen. Du ser både dina beställningar och de som är gjorda av dina medarbetare på institutionen.
Kolumnen Status kan visa 3 olika lägen:
- Gul – Pågående: lagd beställning, ännu inte schemalagd av Tentamensservice
- Grön – Schemalagd: beställning där datum och tid är fastställda (lokal kan ändras)
- Röd – Avbokad: avbeställt tentamenstillfälle.
Skapa en ny beställning
För att kopiera en befintlig beställning - se längst ned på sidan. Grundprincipen är att en (1) beställning ska motsvara ett (1) aktivitetstillfälle i Ladok. Samma kurser/kurstillfällen/moduler läggs upp i beställningen i TE Exam och i aktivitetstillfället i Ladok.
Se även avsnitt "Aktivitetstillfällen - Tentamensanmälan": Ladok-utbildningsmaterial om att skapa aktivitetstillfällen.
I sidomenyn till vänster, klicka på ikonen för Tentamen
I menyn Åtgärder i det övre högra hörnet, välj Skapa ny tentamensbeställning.
Fyll i formuläret som öppnas. Information om är markerad med asterisk (*) nedan är obligatorisk och måste anges för att du ska kunna spara beställningen.
Tentamenstitel*
Namnge beställningen med kurskod och kursnamn.
Grundläggande info*
Antal platser, längd, tentamen/omtentamen.
Schemaönskemål*
Klicka på knappen Skapa för att ange önskat datum för tentamenstillfälle. Du måste ange minst tre olika datum och ange ett tidsintervall (dagtid eller kvällstid) till varje datum. Utan önskemål om tidsintervall kan tentamen komma att schemaläggas antingen dag- eller kvällstid.
Objekt
- Tentamenstyp*: Format på tentamen, pappers- eller digital tentamen.
- Tentamensspråk*: Svenska eller engelska.
- Kurs*: Kurs(er).
- Institution/enhet*: Institution.
- Ansvarig lärare: Läraren som skapar tentamen (visas på kursschemat).
- Ansvarig administratör: Kurs- eller studieadministratör som ansvarar för kursen.
- Kurstillfälle: Kurstillfälle(n) som gäller för tentamen ska anges för att tentamenstillfället ska synas för studenterna.
- Modul: Modul(er) som tentamenstillfället avser.
- Studentgrupp: Måste anges om studentgrupper används i kursschemat, för att tentamenstillfället ska synas för studenterna.
- Länkade tentamen: Om din beställning avser en tentamen som måste schemaläggas samma datum och tid som en annan ange ID:t för den tentamen som ska vara länkad till denna beställning. OBS: Länka inte en redan schemalagd tentamen till en ny beställning eller en ordinarie tentamen till respektive omtentamen.
Ytterligare information
- Extern referens: Fältet används inte - lämnas tomt.
- Studentinformation: (visas på kursschemat)
- Tillåtna hjälpmedel
- Tillåtna hjälpmedel för studenter som skriver anpassad tentamen
- Tentamensvärdsinformation: Fältet lämnas tomt. Denna information fylls istället i en blankett och förmedlas via mail samtidigt som tentamenshandlingar skickas in.
- Administratörsinformation: Information som påverkar schemaläggning anges här, till exempel:
- Tentor som måste gå en särskild dag och tid, såsom nationella prov etc.
- Tentamensbeställningar som inte får krocka. Ange ID-nummer, kurskod och kursnamn.
Spara beställningen
När all obligatorisk information är angiven, spara beställningen genom att klicka på Spara tentamensbeställning. Är knappen gråad beror det på att obligatorisk information saknas.
Kopiera en tidigare beställning
Tentamenstillfälle som ägt rum kan användas som underlag för att beställa motsvarande skrivtillfälle(n) kommande termin(er):
- Sök fram i översikten den beställningen du vill kopiera.
- I kolumnen Åtgärder, klicka på prickarna för att öppna menyn . Välj Kopiera tentamen. I valen som visas, kan du välja att kryssa i Kommentarer och Gör mig själv till ägare. OBS! Kryssa inte i Undertentamen, Checklista eller Schemaönskemål.
- Klicka på OK för att spara den kopierade beställningen.
- Öppna den kopierade beställningen och lägg till nya datumönskemål. Kom ihåg att Spara!
Sent inkommna/ändring av befintliga beställningar
Observera att schemaläggning kommer att baseras på de önskade datum som angavs i beställningen senast vid sista datum för att ha lämnat in beställningarna för respektive termin. Inga ändringar av studentantal, längd, tentamenstyp och datumönskemål/intervall kan göras på redan inskickade beställningar under tiden schemaläggning pågår (april respektive oktober).
Sent inkomna beställningar och ändringar kommer att behandlas efter 31 oktober respektive 30 april och behöver ha fem datumalternativ för att vi ska kunna få in dem i det redan lagda tentamenschemat. Under tentamenstoppar är det ofta fullbelagt efter publiceringsdatumet. Behandlingstid för ändringar och sent inkomna beställningar är upp till en månad men under lågintensiva perioder behandlas beställningar snabbare. Handläggningen är klar när tentamen är publicerad mot schemat.
Avbeställning
Avbeställning sker via e-post till tentamensservice@su.se
OBS! Ange beställningens ID-nummer i TE Exam.
Datum ej tillgängliga för tentamenstillfälle
OBS! Följande datum är inte tillgängliga för beställning/bokning av tentamenstillfällen i TE-Exam.
- Söndagar under följande veckor (år 2024):
36–38, 40–43, 45–47, 49–50
- 28 mars–1 april 2024
- 13 april 2024 (Högskoleprovet)
- 1 maj 2024
- 9–12 maj 2024
- 19 maj 2024
- 6–9 juni 2024
- 20–23 juni 2024
- 1–31 juli 2024
- 20 oktober 2024 (högskoleprovet)
- 2 november 2024
- 21 december 2024 – 6 januari 2025