Programvaror för arbetsdator

Denna information riktar sig främst till de som är ganska nya som DSA/Licensansvarig på en institution men är även vara bra för de som jobbat länge i denna roll. Årsdebitering sker i januari för Hyrlicenser och februari för Adobe-licenser. Hyrlicenser är en grupp bestående av flera licensavtal, tex SPSS, NVivo m.fl. Hela listan finns på medarbetarportalen.

Avtalen i gruppen har såklart olika årsdagar och arbetet med dessa avtal hanteras för sig och Adobeavtalet för sig, och debitering sker vid två tillfällen som ovan nämnts.

Dessa beställs och avbeställs på Serviceportalen i ärende till licensfunktionen. Avbeställningar kan man göra närsomhelst. Vid avbeställning av hyrlicens, behöver detta ske i mitten (ca 15/11) av november, annars kommer den licensen att debiteras för ytterligare ett år. Påminnelse går ut varje år om detta runt 1 november. Då har varje institution nära två veckor på sig att gå igenom sina licenser.

Jämför er egen information med IT:s registrerade information som finns på Qlik, som alla DSA/licensansvariga ska ha behörighet till. Kom ihåg att Qlik inte är online information utan uppdateras ca 1–2 gånger i månaden, dock kring årsskiftet oftare.

Även dessa beställs och avbeställs på Serviceportalen. Avbeställningar kan man göra närsomhelst, som för Hyrlicenser. Var dock medveten om att om en Adobe licens sägs upp i t ex mars så gäller den till sista september som är årsdagen för Adobe-avtalet. D v s SU hyr denna licens på årsbasis och kan inte avbrytas under avtalstiden.

Institutionen kan då själv välja att hålla reda på denna licens och se om någon annan på institutionen vill använda licensen eller lämna tillbaka licensen till Licensfunktionen som kan använda den för annan användare på annan institution med behov. I förekommande fall får institutionerna själva göra upp internt om kostnaden för just denna licens, om så känns nödvändigt.

Årsdagen för nuvarande Adobeavtal är 1 oktober. Avbeställning ska ske senast ca den 1 september, info om exakt datum kommer i augusti varje år. Om avbeställning inte sker så förlängs licensen ytterligare ett år. Sedan dröjer det som ovan beskrivet till februari då årsdebiteringen skickas ut.

Idag finns ingen interndebitering för Microsoft-licenser. Idag köper institutionen via licensfunktionen t ex en Visio licens. När den förnyas vid årsdagen 1 maj, för Microsoftavtalet, tar IT idag denna kostnad, men licensen debiteras ej vidare. Detta ses över och kommer med stor sannolikhet att ändras till samma interndebiteringsmodell som för Adobe-licenser i en framtid.

Priser för Hyrlicenser justeras varje årsskifte. Priset för ett nytt år sätts för att täcka årskostnaden per licensavtal. Ett pris på en hyrlicens kan gå upp, trots att priset totalt för ett avtal har sänkts. Då beror detta på t ex att det är färre användare som kostnaden fördelas på - jämfört med föregående år.
Priser på Adobe-licenser sätts i oktober i samband med Adobe årsdag och debiteras först i februari som ovan har nämnts.
Priset för en hyrlicens syns nedan.

Priser för Adobe och Microsoftlicenser presenteras inte på medarbetarwebben då det råder sekretess på dessa priser. Dessutom ändras priserna ofta. För att få veta priset på en Adobe och Microsoftlicens lägg ett ärende i Serviceportalen till Licensfunktionen. Använd formuläret Fråga till licensfunktionen.