Information till administrativa chefer
Nedan har viktig information samlats som rör arbetet på Prisma och de interna rutinerna på institutionen.
Signeringsuppgifter
Viktigt! Om en ny prefekt eller ställföreträdande prefekt har utsetts, om deras uppdrag har avslutats eller vid andra förändringar som rör signeringsstrukturen vid institutionen, ska detta meddelas till Juliana Räsänen för att signeringsbehörighet ska kunna tilldelas i tid.
Prefekten ger godkännande för åtkomst till portalen för nya ekonomer och administrativa chefer.
För detta ska ett mejl skickas till Juliana Räsänen med nödvändig information: uppgifter om den nya medarbetaren samt dennes e-postadress.
Organisationsbidrag
I Prisma finns en särskild bidragsform – organisationsbidrag.
Observera att organisationsbidrag kan komma från Formas, Forte och Vetenskapsrådet.
Via denna länk kan du läsa fullständig information:
swedish-research-council.document360.io/docs/ska-organisationsbidrag
OBS! Vi rekommenderar att interna rutiner skapas för att informera ekonomer om hur många organisationsbidrag som finns vid institutionen.
Rutiner kring ekonomisk och vetenskaplig återrapportering för organisationsbidrag i Prisma
Vetenskapsrådet har nyligen infört krav att organisationskontoanvändare (Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd) ska godkänna både vetenskapliga och ekonomiska återrapporteringar av organisationsbidrag i Prisma.
Viktigt! Ansvaret för de ekonomiska och vetenskapliga rapporternas innehåll samt att deadline hålls ligger hos projektledaren. Godkännandet är enbart ett administrativt steg och för att detta ska hanteras så smidigt som möjligt gäller följande rutiner:
- Institutionens ekonom kontrollerar den färdiga ekonomiska rapporten med projektledaren, väljer Juliana Räsäsnen i Prisma-systemet och skickar rapporten till henne för godkännande via Prisma senast fem (5) arbetsdagar innan deadline går ut.
- Projektledaren skickar ett mejl till prisma@su.se med följande information: ”Jag godkänner den ekonomiska återrapporteringen av bidraget med dnr_______, projekttitel __________” senast fem (5) arbetsdagar innan deadline. Ekonomen och projektledaren får ett bekräftelsemejl från Prisma inom två dagar att rapporten har godkänts.
- För godkännande av vetenskaplig återrapportering av organisationsbidrag i Prisma väljer projektledaren Mikko Roos, Alexandra Blomkvist eller Carl Sandberg (beroende på vem som öppnade organisationsbidraget) i Prisma-systemet och skickar rapporten till honom för godkännande via Prisma senast fem (5) arbetsdagar innan deadline. Projektledaren får ett bekräftelsemejl från Prisma inom tre dagar att rapporten har godkänts.
Exempel på hur organisationsbidrag och vanligt bidrag ser ut i Prisma
OBS! I ett vanligt bidrag / ansökan visas för- och efternamn i fältet ‘projektledare’, medan det i ett organisationsbidrag / ansökan alltid står universitetet.
