Att beställa - hur gör man?

Vad innebär ett avtal?

Ett avtal är en rättsligt bindande överenskommelse mellan två parter om deras rättigheter och skyldigheter gentemot varandra.

När Stockholms universitet upphandlar och tecknar avtal med en leverantör, ingår universitetet och leverantören en bindande överenskommelse om att sälja respektive köpa de varor och tjänster som omfattas av avtalet.

Avtal kan se olika ut beroende på vad som avtalats och hur leveranserna ska ske. När universitetet ingått ett avtal, har universitetet och dess anställda skyldighet att följa avtalet. När du handlar i universitetets namn ska du därför alltid kontrollera om varan eller tjänsten du behöver redan finns upphandlad på avtal.

Beställning via Marknadsplatsen

E-handel så långt som möjligt

Som en del av den offentliga sektorn styrs Stockholms universitet av olika lagar. En av dessa är EU:s e-handel direktiv, som föreskriver att alla offentliga verksamheter ska bedriva e-handel.

Stockholms universitet ska e-handla i sån stor utsträckning som möjligt och detta gör vi genom Marknadsplatsen.

För att komma till marknadsplatsen så loggar du in i ekonomisystemet och går in under rubriken inköp -> beställ -> marknadsplats. På marknadsplatsen finns de avtal som du kan beställa ifrån indelat i olika avtalsområden.

Beställa från ”rätt” leverantör

Information om vilken leverantör du ska handla ifrån, och hur du ska beställa, finns beskriven på avtalssidan i Avtalskatalogen. Sök på det avtalsområde du vill beställa ifrån så kommer du till aktuell sida med instruktion. Du kan även höra av dig till avtalsområdets avtalsförvaltare för att få stöd.

När du lägger en beställning

När du lägger din beställning så skapas en inköpsorder som går ut till leverantören, vilken ska bekräfta ordern och skicka de beställda varorna.

Inköpsordern ska vara så komplett som möjligt när du skickar den till leverantören. Annars riskerar den att inte matchas mot fakturan i ekonomisystemet och kommer att kräva manuell hantering på ekonomiavdelningen.

Leveransmottagning

När din beställning av en vara eller tjänst levererats, ska du genomföra en inleverans. För att matcha faktura mot ordern samt säkerställa att beställda varor verkligen har levererats, ska du registrera den mottagna leveransen i e-handelsportalen. Guide för hur du genomför leverantsmottagning finns här: Så här leveransmottar du. Pdf, 747.9 kB.

Avtalskatalogen

I avtalskatalogen finns de interna och statliga ramavtal som universitetets anställda avropar ifrån samlade under olika avtalsområden. Det går även att söka upp specifika avtal via sökfunktionen genom fritext, avtalsnamn, leverantör eller avtalsområde.

I avtalskatalogen har varje avtal en egen informationssida. Där hittar du övergripande information om avtalet, så som giltighetstid, leverantörsinformation, kontaktpersoner, kontaktvägar och hur beställning eller avrop ska gå till. Avtal som har fler leverantörer har en avropsinstruktion som anger hur inköp ska ske. Avtalet finns även bifogat i sin helhet.

Inköps- och upphandlingssektionen arbetar ständigt med att uppdatera och förbättra avtalskatalogen, och frågor eller synpunkter på innehållet välkomnas via Serviceportalen eller via kommentarsfunktionen på avtalssidan. Gå in på avtalssidan och klicka på pilen "Mer", välj sedan "skicka internt meddelande".

Avropa från statligt avtal

Om Stockholms universitet saknar eget ramavtal för den vara eller tjänst som du har behov av kan det finnas statligt upphandlade avtal som du ska nyttja.

Statens inköpscentral (SIC), vid Kammarkollegiet, upphandlar ramavtal för svenska statens behov av varor och tjänster. Målet är att spara pengar åt staten, kommunerna och regionerna, genom att minska kostnaderna för dessa myndigheters egna upphandlingar och samtidigt skapa ekonomiskt mer förmånliga villkor.

Dessa avtal ska täcka in behoven för så många svenska myndigheter som möjligt och är därför inte skräddarsydda efter Stockholms universitets behov

Kammarkollegiets hemsida för upphandlingar och ramavtal, Avropa.se, innehåller information om ramavtalsområde, avtalade leverantörer, rangordning, giltighetstid och hur avropet ska gå till. Hemsidan länkar direkt till leverantörerna och har även en funktion för att skicka gruppmejl till samtliga leverantörer vid förnyad konkurrensutsättning.

Om du har frågor eller synpunkter om ett statligt ramavtal, hur man gör ett avrop, kontakta i första hand Kammarkollegiets ramavtalsservice.

Beräkning av värdet av ett kontrakt

När behovet av att anskaffa en vara eller tjänst uppstår ska verksamheten beräkna den totala kostnaden för den vara eller tjänst som ska upphandlas. Det totala kontraktsvärdet fastställer hur köpet ska genomföras och ska inkludera alla de moment som leverantören tar betalt för, såsom tilläggstjänster, förbrukningsvaror, service, garantikostnader, frakt, tull m.m. Beräkningen av kontraktsvärde bör beräknas utifrån kontraktets totala löptid (inkl. förlängningar). När det totala avtalsvärdet beräknas kan vi avgöra om det överstiger direktupphandlingsgräns eller tröskelvärde som därmed blir lagstyrda att genomföras i enlighet med LOU.

Upphandling under 100 000 kr

En direktupphandling har enklare regler kring dokumentation och anbud i visst format att förhålla sig till och det finns inget lagkrav på annonsering.

Direktupphandling förutsätter att det inte finns något befintligt avtal för den aktuella varan/tjänsten, varken Stockholms universitets- eller statliga avtal. Att genomföra en direktupphandling trots att upphandlat avtal finns leder till att Stockholms universitet riskerar att bli skadeståndsskyldiga.

Direktupphandling till ett värde av upp till 100 000 kr görs av institution/avdelning. Det är viktigt att tänka på att göra inköpsförfrågan till fler än en leverantör. På så sätt konkurrensutsätter Stockholms univeristet leverantörerna så att vi får

• bästa kvalitet
• det mest hållbara alternativet och
• den mest fördelaktiga totalkostnaden (inkl. frakt, driftskostnader, service, reparationer, garantier, optioner etc.).

Direktupphandling under 100 000 kr behöver ej diarieföras. Vid eventuell revision ska kortfattad dokumentation av hur inköpet har konkurrensutsatts kunna redovisas.

Upphandling under 700 000 kr

Beslut om delegation direktupphandling

Enligt universitetets besluts- och delegationsordning är det Stockholms universitets upphandlingschef som fattar beslut om att genomföra direktupphandling över 100 000 kr.

Beslut om direktupphandling och samordning av dessa bereds av Ekonomiavdelningen tillsammans med den beställande verksamheten. Komplett underlag för beslut om direktupphandling ska skickas till Ekonomiavdelningen. I serviceportalen hittar du blanketten som ska fyllas i, notera att vissa uppgifter är obligatoriska. Du meddelas när beslut är taget.

Läs mer om direktupphandling på Lathund direktupphandling.

Upphandling från och med 700 000kr

Vid upphandling av varor och tjänster som överstiger ett värde av 700 000 kr träder mer omfattande Svensk upphandlingslagstiftning i kraft. Lagen om offentlig upphandling (LOU) kallar dessa för direktivstyrda förfaranden.

Vid behov av vara eller tjänst kontaktar verksamheten inköp och upphandling på Ekonomiavdelningen via serviceportalen. I ärendet ska upphandlingens föremål, tidsplan samt referensgrupp och annan information som är relevant i upphandlingen beskrivas.

Upphandlingen kommer därefter tilldelas en ansvarig upphandlare och beställaren kontaktas. Som beställare ska du ha avsatt tid för att delta i upphandlingens olika stadier, bland annat i arbetet med behovsanalys, kravspecifikationer och förvaltning av avtalet.

Guider och mallar

Rutiner, ordlista, guider, mallar och instruktioner gällande beställning och direktupphandling.

Guider och mallar

Tröskelvärden och direktupphandlingsgränser

Vid offentlig upphandling har den upphandlande myndigheten olika värden att förhålla sig till.

För upphandlingar som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och som avser varor & tjänster är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor. Direktupphandlingsgränsen framgår i LOU och justeras endast efter lagändring.

Tröskelvärdet är den beloppsgräns som avgör vilka regler en upphandling ska följa. Europeiska kommissionen beslutar om tröskelvärdena.

Tröskelvärdena för offentlig upphandling justeras vartannat år och senaste justeringen genomfördes 2023 att gälla ifrån 2024.

Aktuella tröskelvärden 2024-2025

Upphandling av varor & tjänster = 1 546 202 kronor

Direktupphandlingsgräns – Varor & tjänster = 700 000 kronor

Interna regler - begäran om upphandling = 100 000 kronor