Riktlinjer för rekrytering och befordran

Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet handlägger befordringsärenden, docenturärenden, flera olika rekryteringsärenden och vissa tjänstledigheter. Här finns anvisningar, riktlinjer och mallar.

Läraranställningar

Det tar mellan 8 och 16 månader från anhållan om utlysning till dess att någon har anställts och börjat sin anställning. Efter att institutionen har inlett ärendet är det fakulteten som ansvarar för processen. Fakultetens handläggare leder institutionen genom processen från början till slut, inhämtar uppgifter när det behövs och håller institutionen informerad om ärendets progression.

Anställningsprocessen i korthet

  • Institutionen anhåller till fakultetsnämnden om att utlysa en tjänst.
  • Fakultetsnämnden fastställer en anställningsprofil.
  • Annons är tillgänglig för sökande i minst fyra veckor.
  • Sakkunniga granskar och rangordnar de sökande.
  • Intervjuer hålls med rangordnade sökande.
  • Lärarförslagsnämnden föreslår en slutgiltig rangordning.
  • Dekanus eller rektor anställer den högst rangordnade.

1. Anhållan

Institutionen bereder en anhållan till fakultetsnämnden om att utlysa en anställning tillsammans med en anställningsprofil (annonstext) i enlighet med någon av dessa mallar:

Anställningsprofilens behörighetskrav och bedömningsgrunder är styrande för hur sakkunniga och Lärarförslagsnämnden (LFN) bedömer de sökande.

Det är institutionsstyrelsen som ska fastställa förslaget till anhållan.

Prefekt/föreståndare mejlar anhållan till fakultetskansliets handläggare på e-post: samfakrekrytering@su.se samt registrator@su.se.

2. Granskning

Anhållan granskas av handläggare och fakultetsledning. Eventuell återkoppling med förslag om ändringar eller förtydliganden kan ges.

3. Fakultetsnämnden

Beslut fattas att fastställa anställningsprofilen. Nämnden kan delegera till dekanus att göra ändringar i den.

4. Annonsering

Inför annonsering ber handläggaren prefekten om kontaktuppgifter till önskad kontaktperson (vanligtvis prefekt) och önskad annonseringstid (minst fyra veckor).

Annonser publiceras via rekryteringssystemet Varbi på Stockholms universitets webb och på Platsbanken. Institutionen får gärna sprida annonsen i sina nätverk. Institutionens kontaktperson(er) ges tillgång till ärendet i Varbi.

Vid behov kan annonseringstiden förlängas. Fråga om förlängning måste ställas innan annonstiden löpt ut.

5. Sakkunniggranskning

Efter sista ansökningsdagen ber handläggaren prefekten om förslag på sakkunniga.

Prefekten mejlar förslaget på sakkunniga till handläggaren; dekanus fattar beslut om att utse dem.

När samtliga sakkunnigutlåtanden har inkommit vidarebefordrar handläggaren dem till lärarförslagsnämndens ordförande och prefekt för godkännande. Sedan skickas utlåtandena till kandidaterna.

6. Intervjuer

Ordförande beslutar i samråd med prefekt vilka kandidater som ska bjudas in till intervju och provföreläsning.

Vid intervjuer på campus ombeds institutionen stå för lokal och teknisk support för intervjuerna. Vid digitala intervjuer förbereder handläggaren länk till Zoom-mötet.

Handläggaren bjuder in kandidater, ledamöter och institution till intervjuerna.

Boende utanför Stockholm erbjuds möjlighet att resa hit eller intervjuas via Zoom, medan utländska kandidater normalt intervjuas via Zoom. Fakulteten bekostar eventuell resa och boende.

7. Lärarförslagsnämndens sammanträde

Vid sammanträdet redogör prefekten för sina ställningstaganden angående kandidaterna samt anger önskat antal kandidater som ska rangordnas.

LFN beslutar att föreslå den slutgiltiga rangordningen av kandidaterna. Det formella beslutet om anställning fattas av dekanus eller – vid rekrytering av professor – av rektor. Beslutet är officiellt när protokollet är justerat, cirka en vecka efter sammanträdet.

Justerat protokoll mejlas till prefekt, administrativ chef samt kandidater.

Dubblering
Om en dubblering av anställning önskas i detta skede så mejlas en anhållan till handläggaren. Om dekanus godkänner kan prefekt påbörja förhandling med nästa rangordnad.

Vid anställning av professor
Kansliet tar ärendet vidare till rektor. Först när handläggaren har fått rektors godkännande kan processen fortsätta.

8. Förhandling och anställningsbeslut

Prefekten inleder förhandlingar om anställningsvillkor med den högst rangordnade kandidaten.

När förhandlingarna är avslutade mejlar institutionen utkast till anställningsbeslut till handläggaren.

Handläggaren föredrar ärendet för dekanus eller rektor som beslutar om anställning som universitetslektor och biträdande lektor respektive professor. Handläggaren informerar institutionen, den anställda, fackliga företrädare och lönehandläggare om beslutet.

De fackliga organisationerna har fem dagar på sig att yttra sig om beslutet.

Anställningen vinner laga kraft efter tre veckors anslagstid förutsatt att ingen har överklagat beslutet.

Vid dubblering: Alla anställningsbeslut skickas samtidigt till handläggaren. Detta för att besluten ska kunna anslås vid samma tidpunkt och få samma anslagstid. De anställda kan ha olika tillträdesdagar.

9. Överklagande

Anställningen kan överklagas under en treveckorsperiod från det att information om anställningsbeslutet publiceras på den officiella anslagstavlan.

10. Anställningen vinner laga kraft

När överklagandetiden har gått ut och utan överklagan har beslutet vunnit laga kraft.

Handläggaren meddelar när beslutet vunnit laga kraft till samtliga berörda parter. Vid professorsanställning informeras installations- och promotionsservice.

Avbryta anställningsförfarande

När som helst under processens gång (fram till undertecknat anställningsbeslut) kan prefekten anhålla hos fakulteten om att avbryta anställningsförfarande. Dekanus fattar beslutet, vilket inte går att överklaga.

Dokument

Befordran till universitetslektor och professor

Här är en vägledning för sökande om processen, behörighet och bedömningsgrunder för befordran till universitetslektor och professor. Det finns även frågor och svar.

Vid eventuella frågor kontaktar du vår funktionsadress, e-post: samfakrekrytering@su.se eller den utsedde handläggaren för ditt ärende.

Processen i korthet

  • Sökande informerar kansliet och skickar in sin ansökan via SU:s rekryteringssystem
  • Lärarförslagsnämnden beslutar om sakkunniggranskning.
  • Sakkunniggranskning.
  • Lärarförslagsnämnden beslutar om rekommendation till befordran.
  • Dekan eller rektor beslutar om befordran.

1. Ansökan

Var noga med att följa mallen för ansökan och bifoga relevanta intyg. Se mall, styrdokument och fakultetens kompletteringar och förtydliganden avseende behörighet och bedömningsgrunder för mer information. Skicka ett mejl om att du vill ansöka om befordran till samfakrekrytering@su.se. Ansökan skickas sedan in via Stockholms universitets rekryteringssystem genom en dold länk.

Om du tidigare har bedömts vara universitetslektors- eller professorskompetent inom samma område och inriktning, bifoga alla utlåtanden i din ansökan.

Observera att vid ansökan om befordran från biträdande universitetslektor till universitetslektor ska ansökan inkommit 9 månader före anställningstidens slut.

2. Granskning

Anhållan granskas av handläggare och ordförande för aktuell lärarförslagsnämnd. Eventuell återkoppling om förtydliganden eller komplettering kan ske.

3. Lärarförslagsnämndsmöte nr 1

Lärarförslagsnämnden sammanträder en gång i månaden (med uppehåll under sommaren). Prefekten på din institution bjuds in med närvaro- och yttranderätt för att yttra sig om din ansökan.

4. Sakkunniga utses

Fakulteten utser de sakkunniga efter förslag från din institution.

5. Sakkunniggranskning

Granskningen bör inte ta mer än 3 månader. Ordförande i lärarförslagsnämnden beslutar om utlåtandena är tillräckliga och skickas sedan vidare till dig. Prefekten/föreståndaren delges dessa för kännedom.

6. Lärarförslagsnämnd möte nr 2

Lärarförslagsnämnden beslutar sedan om befordran kan rekommenderas eller ej. Du meddelas utfallet efter att protokollet justerats.

7. Dekanus eller rektor beslutar

Vid befordran till universitetslektor beslutar dekanus om befordran, och vid befordran till professor beslutar rektor. Din institution och personalavdelningen informeras om din nya yrkestitel och lön samt det datum som din befordran börjar gälla.

Frågor och svar

Hur vet jag om jag är tillräckligt högskolepedagogiskt meriterad att befordras?

Behörighetskravet för befordran till universitetslektor framgår av annonsen för den tjänst du har, men även i Humanvetenskapliga områdets riktlinjer. Se steg 1. Ansökan, ovan.

Behörighetskravet för befordran till professor framgår av Humanvetenskapliga områdets riktlinjer och Samhällsvetenskapliga fakultetens komplettering. Se steg 1. Ansökan, ovan.

Hur intygar jag att min högskolepedagogiska utbildning från ett annat lärosäte är jämförbar med den som Stockholms universitet erbjuder?

Bifoga om möjligt signerade diplom eller intyg där kursinnehållet, lärandemålen och omfattning tydligt framkommer för att lärarförslagsnämnden ska kunna bedöma likvärdigheten. Tyvärr kan inga förhandsbesked ges om dina kurser kan sägas vara motsvarande.

Hur kan jag intyga min handledningskompetens av doktorander för befordran till professor?

Enligt Humanvetenskapliga områdets riktlinjer måste du kunna intyga aktiv handledning av minst en forskarstuderande fram till godkänd disputation. Detta intyg utfärdas exempelvis av prefekt, studierektor eller medhandledare. Vid Samhällsvetenskapliga fakulteten räknas aktiv handledning som att sökande under en längre eller avgörande period varit huvudsakligt ansvarig för handledarskapet. Bedömningen görs utifrån de angivna omständigheterna och din roll i handledarskapet.

Vad händer om jag inte anses tillräckligt meriterad?

Du kan dra tillbaka din ansökan när som helst under processen. Vid befordran till professor kan du söka igen, men se till att uppdatera din ansökan efter de synpunkter som framkommit.

Om du ansöker om befordran till universitetslektor måste din ansökan inkomma senast 9 månader innan förordnandet som biträdande lektor löper ut. Du kan endast söka om befordran till universitetslektor från biträdande universitetslektor vid ett tillfälle.

Kan jag kontakta ordförande i lärarförslagsnämnden?

All kommunikation bör ske via fakultetskansliet, men i vissa fall kan ordförande ta kontakt med dig som sökande i ett aktuellt ärende.

Kan jag ansöka om befordran flera gånger?

Vid ansökan om befordran till professor kan du söka igen, men tänk på att uppdatera din ansökan efter de synpunkter som framkommit. Ansökan om befordran till universitetslektor från biträdande universitetslektor kan endast göras vid ett tillfälle.

Kan jag använda mig av tidigare sakkunniggranskningar av mig i framtida befordringsansökningar?

Ja, det kan du. Var noga med att bifoga alla sakkunnigutlåtanden i din ansökan. Observera att tidigare positiva utlåtanden inte garanterar att ytterligare sakkunniggranskning bedöms vara obehövlig. Lärarförslagsnämnderna utgår ifrån de krav som ställs av Stockholms universitet, Humanvetenskapliga området och Samhällsvetenskapliga fakulteten.

Docentärenden

Ansökan om befordran till docent.

 

  1. Den sökande förankrar ansökan på sin institution och lämnar in den till fakultetskansliet. Institutionen skickar in förslag på sakkunniga.
  2. Ansökan tas upp av docenturnämnden en första gång, sakkunniga utses.
  3. När sakkunniga granskat ansökan tas den upp en andra gång i docenturnämnden. Då beslutas om lärarprov behöver avläggas, eller om den sökande kan utnämnas till docent.
  4. Docentbevis tas fram och skrivs under av dekanus, ärendet avslutas.
  • Den sökande tar kontakt med sin närmaste professor för att få en preliminär uppfattning om ansökan är befogad.
  • Professorn samråder med sina kollegor, samt förankrar med prefekten.
  • Ansökan skickas in till registrator, som diarieför den och vidarebefordrar den till fakultetskansliet.
  • Ärendet fördelas på en handläggare, som tillsammans med docenturnämndens ordförande gör en första granskning av ansökan.
  • Om det finns några uppenbara kompletteringsbehov kontaktas den sökande.
  • När ansökan bedöms vara komplett kontaktar handläggaren institutionen och ber om ett förslag på sakkunniga. Av förslaget ska även framgå att ansökan förankrats i professorskollegiet.
  • När förslag på sakkunniga inkommit sätts ärendet upp på dagordningen för nästa docenturnämndssammanträde. Normalt behöver allt vara på plats en vecka före sammanträdet, eftersom handlingarna skickas ut till ledamöterna då.
  • Ärendet behandlas av docenturnämnden, som beslutar om sakkunniga kan utses.
  • Om sakkunniga utses kontaktar handläggaren dessa och informerar om uppdraget, samt tillhandahåller ansökan. Den sökande blir samtidigt ombedd att skicka sina åberopade publikationer till de sakkunniga.
  • Sakkunniga granskar ansökan. Normalt har de tre månader på sig att lämna in sina utlåtanden.
  • När utlåtandena inkommit tar docenturnämnden upp ansökan en andra gång och beslutar om två saker:
    a. Om lärarprov behöver genomföras innan beslut kan fattas.
    b. Om inte lärarprov behövs: huruvida den sökande kan utnämnas till docent eller ej.
  • Om docenturnämnden beslutar att lärarprov behöver genomföras, uppdras institutionen och den sökande att återkomma med ett förslag på tid och plats för detta. Lärarprovet ska helst vara en del av den ordinarie undervisningen, som docenturnämnden då deltar i. Därefter tas ansökan upp på närmast följande docenturnämndssammanträde.
  • Om docenturnämnden inte anser att lärarprov behövs, eller om sådant har avlagts, beslutar docenturnämnden om den sökande ska utnämnas till docent.
  • Om docenturnämnden beslutar att den sökande ska utnämnas till docent tas ett docenturbevis fram som skrivs under av dekanus, och som skickas till den sökande. Utnämningen gäller från det datum då docenturnämnden fattat sitt beslut.
  • Ärendet avslutas och arkiveras.

Anställning av gästprofessor

Behörighetskraven för anställning som gästprofessor är desamma som för tillsvidareanställning som professor (HF kap. 4, 3 §) och anställningen får totalt omfatta högst fem år (HF kap. 4, 12 §). Läs mer om behörighetskrav och bedömningsgrunder i Stockholms universitets anställningsordning (AOSU).

1, Anhållan

Prefekt/motsvarande mejlar anhållan till registrator@su.se med kopia till samfakrekrytering@su.se

Anhållan ska innehålla:

  • Motivering
  • Finansiering
  • Ämne för gästprofessur
  • Tidsperiod (maximalt 5 år)
  • Omfattning
  • Sökandes CV inklusive publikationslista

2. Granskning

Lärarförslagsnämnden granskar ansökan. Nämnden fattar antingen beslut om att föreslå rektor om anställning eller att sakkunnigbedömning ska ske.

3. Anställningsbeslut

Protokoll delges prefekt och administrativ chef. Prefekt inkommer sedan med utkast på anställningsbeslut till handläggaren. Kansliet föredrar ärendet för rektorn som fattar slutgiltigt beslut och signerar anställningsbeslutet. Handläggaren delger anställningsbeslutet med den anställde, prefekt, administrativ chef, lönehandläggare och installationsservice.

Vid förlängning av anställning

1. Prefekt mejlar anhållan och utkast till anställningsbeslut till registrator@su.se med kopia till samfakrekrytering@su.se

2. Efter tillstyrkan av dekanus föredrar handläggaren ärendet skriftligt för rektor.

3. Rektor fattar beslut om förlängning. Handläggaren mejlar anställningsbeslut till anställd, prefekt, administrativ chef och lönehandläggare.

Adjungerad professor

Här är en vägledning till institutioner inför anställning av adjungerade professorer. Behörighetskraven för anställning som adjungerad professor är desamma som för tillsvidareanställning som professor (HF kap. 4, 3 §). Avsteg från behörighetskraven får göras om personen har en unik kompetens av särskild vikt för den aktuella verksamheten. Läs mer om behörighetskrav och bedömningsgrunder i Stockholms universitets anställningsordning AOSU.

1. Anhållan

Prefekt/motsvarande mejlar anhållan till registrator@su.se med kopia till samfakrekrytering@su.se

Anhållan ska innehålla:

  • Motivering
  • Finansiering
  • Ämne för adjungering
  • Tidsperiod (maximalt 12 år)
  • Omfattning
  • Sökandes CV inklusive publikationslista
  • Förbindelse från sökandes arbetsgivare att denne står för lönekostnader

2. Granskning

Handläggaren granskar ansökan tillsammans med dekanus. Institutionen ombeds sedan att inkomma med förslag på sakkunniga. Sakkunniga utses av dekanus.

3. Sakkunniggranskning

När sakkunnigutlåtandena inkommit godkänner lärarförslagsnämndens ordförande dem eller ber om komplettering. Prefekten delges utlåtandena för kännedom.

4. Lärarförslagsnämndens sammanträde

Lärarförslagsnämnden fattar beslut om att föreslå rektor att anställa adjungerad professor.

5. Anställningsbeslut

Protokoll delges prefekt och administrativ chef. Prefekt inkommer sedan med utkast på anställningsbeslut till handläggaren. Kansliet föredrar ärendet för rektorn som fattar slutgiltigt beslut och signerar anställningsbeslutet. Handläggaren delger anställningsbeslutet med den anställde, prefekt, administrativ chef, lönehandläggare och installationsservice.

Vid förlängning av anställning

Anställningen får totalt omfatta högst tolv år (HF kap. 4, 11 §)

1. Prefekt mejlar anhållan och utkast till anställningsbeslut till registrator@su.se med kopia till samfakrekrytering@su.se

2. Efter tillstyrkan av dekanus föredrar handläggaren ärendet skriftligt för rektor.

3. Rektor fattar beslut om förlängning. Handläggaren mejlar anställningsbeslut till anställd, prefekt, administrativ chef och lönehandläggare.

Affiliering av professor

Syftet med affiliering är att institutionen, utan att anställa, knyter ledande välrenommerade forskare och professorer till sig. En affilierad professor ska i normalfallet vara professorskompetent. Utgångspunkten är att affiliering ska gälla för en längre tid, upp till tre år, då den affilierade förväntas samarbeta med universitetet i olika sammanhang. Ett beslut om affiliering innebär inget ekonomiskt åtagande från universitetets sida. Här är en vägledning till institutioner inför affiliering av professorer.

1. Anhållan

Prefekt/motsvarande mejlar förslag på person för utnämning till affilierad professor i anhållan till registrator@su.se med kopia till samfakrekrytering@su.se

Anhållan ska innehålla följande uppgifter:

  • Personuppgifter, CV och publikationslista
  • Beskrivning av det planerade samarbetet och affilieringens nytta för Stockholms universitet.
  • Förslag på periodens längd.
  • Uppgifter om i vilken utsträckning fakulteten/institutionen avser att ställa arbetsrum och utrustning m.m. till förfogande.

Skriftligt medgivande från den föreslagna personen och i förekommande fall dennes arbetsgivare.

2. Lärarförslagsnämndens sammanträde

Lärarförslagsnämnden granskar underlaget och fattar beslut om att föreslå rektor om utnämning av affilierad professor. Vid förlängning av affiliering tillstyrks anhållan av dekanus.

3. Beslut

Kansliet föredrar ärendet för rektorn som fattar slutgiltigt beslut. Efter beslut delges beslutet den affilierade, prefekten, administrativ chef och personalavdelningen.

Tillsvidareanställda adjunkter

Här är en vägledning till institutioner inför utlysning av anställning av tillsvidareanställda adjunkter.

För att få utlysa en adjunktanställning måste dispens ges av rektor. Läs mer om rektors principer och universitetets Anställningsordning (AOSU).

Det tar cirka 4-5 månader från det att Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden fattar beslut om att rekommendera en utlysning till dess att någon av de sökande kan påbörja anställningen. Det är därför viktigt att ha en god framförhållning när det gäller det framtida behovet.

Ärendet ska behandlas av fakultetskansliet, dekanus, Områdesnämndens arbetsutskott, Områdesnämnden och sedan rektor.

1. Institutionens beredning

Institutionen inkommer med förslag på anställningsprofil och en utförlig anhållan om dispens att utlysa en eller flera adjunktanställningar.

Anhållan ska innehålla en motivering till utlysningen och ekonomisk redogörelse. I profilen och anhållan ska det framgå att tjänsten har praktiska inslag och den som anställs bör ha en utbildningsnivå/motsvarande över nivån på den planerade undervisningen.

Prefekt mejlar anhållan och förslag på anställningsprofil till fakultetskansliets handläggare på samfakrekrytering@su.se.

2. Granskning och beslut om rekommendation

Anhållan och profilen granskas av handläggare och dekanus. Eventuell återkoppling med förslag om ändringar eller förtydliganden kan ges.

3. Arbetsutskottet och områdesnämnden för humanvetenskap

Beslut fattas först i Områdesnämndens arbetsutskott och därefter i Områdesnämnden om att rekommendera rektor att bevilja utlysningen.

4. Rektorsföredragning

Efter Områdesnämndens beslut tas ärendet vidare av handläggaren till rektorsföredragningen. Rektor fattar beslut.

5. Annonsering

Inför annonsering ber handläggaren prefekten om kontaktuppgifter till önskad kontaktperson (vanligtvis prefekt) och önskad annonseringstid (minst fyra veckor).

Annonser publiceras via rekryteringssystemet ReachMee/Varbi på Stockholms universitets webb och på Platsbanken. Institutionen får gärna sprida annonsen i sina nätverk. Institutionens kontaktperson(er) ges tillgång till ärendet i ReachMee/Varbi.

Förlängd annonseringstid: Vid behov kan annonseringstiden förlängas. Fråga om förlängning måste ställas innan annonstiden löpt ut.

6. Bedömning av de sökande

Efter sista ansökningsdag meddelar handläggaren om hur institutionen genomföra handläggningen/bedömningen av de sökande. Fakulteten har beslutat om en rutin som institutionen ska följa i beredningen av ansökningshandlingarna. Institutionen behöver inte anlita externa sakkunniga, men det behövs ett utlåtande/motivering för den/de som föreslås till anställningen.

7. Lärarförslagsnämnden

Ordförande för berörd lärarförslagsnämnd skriver ett särskilt ”Beslut om förslag till anställning” om vem som blir aktuell för tjänsten.

8. Förhandling

Prefekten inleder förhandling om lön, villkor och anställningsdatum med den föreslagna kandidaten. Därefter skickas utkast på anställningsbeslut till handläggaren.

9. Anställningsbeslut

Handläggaren föredrar ärendet för dekanus som fattar slutgiltigt beslut om anställning.

Beslutet anslås på den digitala officiella anslagstavlan av handläggaren och en kopia av beslutet mejlas till prefekt och administrativ chef.

Anställningen vinner laga kraft efter tre veckors anslagstid, förutsatt att ingen överklagar beslutet.

10. Anställningsbeslutet vunnit laga kraft

När överklagandetiden har gått ut och beslutet inte har överklagats, har beslutet vunnit laga kraft. Handläggaren meddelar detta till alla berörda parter.

11. Avbryta anställningsförfarande

Prefekt mejlar en anhållan om att avbryta anställningsförfarande till handläggaren. Dekanus fattar beslut och handläggaren meddelar kandidaterna.

Senast uppdaterad: 2024-10-16

Sidansvarig: Samhällsvetenskapliga fakulteten