Införande av MS365

Vision

Vår vision är att skapa en arbetsmiljö där Microsoft 365 hjälper oss att stärka samarbete, innovation och effektivitet. Vi vill möjliggöra smidigt arbete för våra medarbetare, oavsett plats, och använda modern teknik för att möta framtidens krav. Målet är en arbetsplats där alla kan bidra och utvecklas.

Microsoft 365

Microsoft 365 är en produktivitetsplattform som erbjuder en uppsättning olika digitala verktyg och tjänster. Det inkluderar applikationer som Word, Excel, PowerPoint och Outlook, samt molntjänster som OneDrive för lagring och Teams för samarbete och kommunikation som gör att du kan arbeta var du än befinner dig.

Om du har några frågor, förslag eller annan återkoppling - kontakta gärna oss som jobbar med Microsoft 365 via mejl

Införande Microsoft 365

För att samla moderna verktyg på ett och samma ställe inför universitetet Microsoft 365 som ett centralt initiativ, som bland annat förenklar dokumenthantering och kommunikation genom att erbjuda alternativ till de många olika system som idag används över SU. En enhetlig plattform gör det enkelt att samarbeta både internt och externt.
Detta betyder inte att funktionerna i Microsoft 365 kommer att direkt ersätta de system som används idag, utan kommer vara ett lättillgängligt alternativ när man tittar på ett existerande systems livscykel och avveckling.
När det gäller informationssäkerhet, gäller de policyer och regler som SU lever efter självklart även för information som används/lagras i Microsoft 365, och all lagring i molnet sker inom EU:s gränser. Införandet av Microsoft 365 innebär också att vi får ett starkare skydd mot nätfiske, virus och cyberhot och vi kan använda oss av kryptering och tvåfaktorsautentisering. Arbetet med informationssäkerhetsskyddet är ett pågående arbete genom användningen av funktioner inom Microsoft 365.

Införandet av en bred digital plattform som Microsoft 365 kräver bland annat att universitetet utvecklar sin förmåga att hantera information på ett säkert sätt. Det är viktigt att man vid ett införande planerar för och hanterar de säkerhets-frågor som uppkommer. Vissa av dessa ligger inom ansvarsområden för IT, andra måste hanteras efter de riktlinjer som redan tagits fram och ytterligare några måste man skapa nya generella riktlinjer för.

Utifrån dessa förutsättningar är det många områden som måste vara på plats och noga testas innan man släpper in användare.

Baspaketet

Som ett första steg kommer ett baspaket som inkluderar 6 stycken Microsoft 365-applikationer att införas. Dessa applikationer släpps utifrån behov från verksamheten i stort.

Teams: Används för chatt, videosamtal och samarbete i realtid.

OneDrive: Lagrar och delar filer säkert i molnet, med åtkomst från valfri enhet.

Forms: Skapar och distribuerar enkäter, frågeformulär och omröstningar för att samla in data och feedback.

Planner: Hjälper till att organisera och följa upp uppgifter och projekt med visuella planeringsverktyg.

Office: Inkluderar appar som Word, Excel och PowerPoint för att skapa och redigera dokument, kalkylblad och presentationer.

Whiteboard: Ger en digital, interaktiv yta för brainstorming och visuellt samarbete i realtid.

Vidareutveckling av funktioner inom Microsoft 365

Finns specifika behov som funktioner inom Microsoft 365-plattformen kan fylla, kan självklart även dessa att bli aktuella för införande. Plattformen erbjuder bland annat funktioner som kan automatisera en del av vår vardag och som kan integreras med andra lösningar/system.

För att vi tillsammans ska kunna driva den digitala utvecklingen av de funktioner som Microsoft 365 kan erbjuda, kommer IT-avdelningen att jobba tillsammans med både referensgrupper och andra intressenter för att framtida funktioner ska möta universitetets behov på bästa sätt.

Utrullning

”Försiktigt och säkert”

Utrullningen sker i flera steg. Utvalda verktyg kommer att göras tillgängliga till en mindre grupp av medarbetare, bland annat för att testa utbildningar och hantera de frågor som uppkommer. Baserat på detta resultat revideras planer för att passa nästa gruppering ännu bättre och så vidare.
Målet är att alla medarbetare ska känna sig trygga i införandet, och när de använder Microsoft 365.

Förberedande aktiviteter – infrastruktur och säkerhet

Införandeaktiviteter – tjänster och mottagande grupperingar