Införande av MS365
Stockholms universitet inför Microsoft 365 som en gemensam plattform för moderna digitala verktyg – ett efterlängtat initiativ som förenklar samverkan med både interna och externa parter. Alla medarbetare får gradvis tillgång till en effektiv digital arbetsplats som samlar dokumenthantering, kommunikation och samarbete på ett ställe.
Vision
Vår vision är att skapa en arbetsmiljö där Microsoft 365 hjälper oss att stärka samarbete, innovation och effektivitet. Vi vill möjliggöra smidigt arbete för våra medarbetare, oavsett plats, och använda modern teknik för att möta framtidens krav. Målet är en arbetsplats där alla kan bidra och utvecklas.
Microsoft 365 och baspaketet
Som ett första steg kommer ett baspaket som inkluderar 6 stycken Microsoft 365-applikationer att införas. Dessa applikationer släpps utifrån behov från verksamheten i stort.
Teams: Används för chatt, videosamtal och samarbete i realtid.
Planner: Hjälper till att organisera och följa upp uppgifter och projekt med visuella planeringsverktyg.
OneDrive: Lagrar och delar filer säkert i molnet, med åtkomst från valfri enhet.
Forms: Skapar och distribuerar enkäter, frågeformulär och omröstningar för att samla in data och feedback.
Office: Inkluderar appar som Word, Excel och PowerPoint för att skapa och redigera dokument, kalkylblad och presentationer.
Whiteboard: Ger en digital, interaktiv yta för brainstorming och visuellt samarbete i realtid.
Vidareutveckling av funktioner inom Microsoft 365
Finns specifika behov som funktioner inom Microsoft 365-plattformen kan fylla, kan självklart även dessa att bli aktuella för införande. Plattformen erbjuder bland annat funktioner som kan automatisera en del av vår vardag och som kan integreras med andra lösningar/system.
Smartare arbetsdagar på SU – med gemensam kraft Från storm till medvind - digitala verktyg som Microsoft 365 kan minska den administrativa bördan, frigöra tid och hjälpa oss att använda vår kompetens på ett mer värdeskapande sätt. Genom samarbete och ett strategiskt införande kan vi skapa hållbara arbetssätt över institutionsgränser.
För att vi tillsammans ska kunna driva den digitala utvecklingen av de funktioner som Microsoft 365 kan erbjuda, jobbar IT-avdelningen tillsammans med både referensgrupper och andra intressenter för att framtida funktioner ska möta universitetets behov på bästa sätt.
Under 2025/2026 undersöks till exempel möjligheten att automatisera arbetsflöden kring disputation. En första idé och ett proof of concept (PoC) har tagits fram tillsammans med referensgruppen. Beslut om eventuell vidareutveckling hanteras enligt lärosätets delegationsordning.
”I disputationsprocessen är många olika funktioner på lärosätet är inblandade, i den ingår en kedja av aktiviteter som kräver planering och administrativt arbete. En automatisering av disputationsprocessen med MS356 ger oss möjligheten att automatisera flertalet steg, den ger oss också en sammanhållen och överskådlig process för alla parter. En automatisering skulle innebära att disputationsprocessen får ett administrativt stöd som skulle underlätta och stödja arbetet genom hela processen.”
Lotten Hultgren Viklund – Gruppledare Studentavdelningen
Referensgruppen
Referensgruppen samordnar behov och möjligheter i användningen av Microsoft 365 inom hela SU. Genom att länka samman olika delar av organisationen bidrar gruppen till att tjänsterna möter användarnas behov och effektiviserar arbetet.
Gruppen fungerar också som ambassadörer – sprider kunskap, främjar engagemang och stödjer införandet.
Inledningsvis ligger fokus på att sprida information och visa hur funktionerna kan stärka SU:s uppdrag. På sikt fördjupas arbetet med att utveckla användningen och fånga upp nya behov.
Om du vill vara med och utveckla användandet av funktioner inom Microsoft 365 inom forum för referensgruppen, vars deltagande varierar efter behov - kontakta gärna oss som jobbar med Microsoft 365 via mejl
I gruppen ingår (oktober 2025):
- Eva Dahlbäck, SUB
- Jan Löf, Kommunikationsavdelningen
- Sara Engström, administrativ chef vid Meteorologiska Institutionen
- Christian Stranne, Institutionen för geologiska vetenskaper, universitetslektor
- Sten Nyberg, professor vid Nationalekonomiska institutionen
- Christine Uhrlander, administrativ chef vid Institutionen för ämnesdidaktik
- Representanter IT-avd. Microsoft 365
Införande Microsoft 365
Stockholms universitet inför Microsoft 365 som ett centralt initiativ för att samla moderna digitala verktyg på ett ställe. De första applikationerna som införs, de så kallade baspaketet, omfattar funktioner som förenklar dokumenthantering, kommunikation och samarbete – både internt och externt – samt fungerar som ett tillgängligt alternativ till dagens många system.
Microsoft 365 öppnar i första hand nya möjligheter utan att vi behöver släppa det som redan fungerar, men kan efter behov ersätta funktioner utifrån systemens livscykel.
All lagring sker inom EU, och universitetets policyer för informationssäkerhet gäller fullt ut. Med funktioner som kryptering, tvåfaktorsautentisering och skydd mot nätfiske stärker vi vårt digitala försvar – och utvecklingen fortsätter löpande.
För att ge alla medarbetare en trygg och smidig introduktion till Microsoft 365 sker införandet i flera etapper under 2025 till 2026 . I ett första steg får en mindre grupp medarbetare tillgång till utvalda verktyg. Syftet är att testa utbildningsmaterial, samla in frågor och erfarenheter, samt säkerställa att stödet fungerar som det ska.
Utifrån dessa insikter justeras planeringen så att nästa grupp får ett ännu bättre stöd. På så sätt bygger vi upp införandet successivt – med lärdomar från varje steg. Målet är att alla medarbetare ska känna sig trygga både under införandet och i sitt dagliga arbete med Microsoft 365.
Introduktion och utbildning
Introduktion till M365 – var och när du vill
Introduktionen till M365 innehåller en demonstration och presentation av apparna som ingår i baspaktet av våra digitala coacher, på svenska eller engelska, hos er eller via Zoom, i valfri kombination.
Vi visar hur M365-verktygen kan användas för kommunikation, samarbete och för att strukturera ditt och din grupps arbete.
Dessutom fokuserar M365-introduktionen på vikten av att hantera information på ett säkert sätt.
Utbildning - Självstudiekurs i MS365
Du kan få utbildning i M365 genom självstudiekursen (på svenska och engelska) som har utvecklats av våra två digitala coacher. Självstudiekursen innehåller guider, videor och självrättande tester. Du får tillgång till kursen när din institution/motsvarande har anslutits till MS365.