Portföljstyrning

Modellen ser bland annat till att utvecklingsresurser prioriteras med ett helhetsperspektiv, och utifrån verksamhetens behov.

Rektor beslutade den 23 november om en policy för portföljstyrning:
Policy för portföljstyrning

Vad är portföljstyrning?

Den 15 april 2021 beslutade rektor om en styrmodell för portföljstyrning för verksamhetsutveckling med IT-inslag (Dnr SU FV-1339-21). Ambitionen med en modell för portföljstyrning är att på̊ ett kvalitetssäkrat sätt och utifrån ett helhetsperspektiv kunna ta beslut om dimensionering och prioritering av gemensamma utvecklingsresurser som följer universitetets verksamhetsplanering. Modellen vilar på ett starkt kollegialt samarbete med representation från IT-avdelningen och representanter för utbildning, forskning och förvaltning.

Portföljstyrningen omfattar styrning av universitetets centrala IT-miljö som majoriteten institutioner och/eller avdelningar drar nytta av. Den totala portföljen omfattar applikationsnära och infrastrukturnära IT-tjänster men också att fånga upp nya initiativ och behov av utredande karaktär.

Portföljstyrningen fyller fyra principer;

• Princip 1: Säkerställa att prioritering av resurser för utveckling med IT-inslag görs utifrån universitetets strategier och verksamhetens behov
• Princip 2: Skapa förutsättningar för att styra utveckling med IT-inslag mot önskade verksamhetseffekter
• Princip 3: Möjliggöra löpande omprioriteringar utifrån ett helhetsperspektiv
• Princip 4: Skapa tydlighet och förutsägbarhet i universitetets långsiktiga ambition för utveckling med IT-inslag

Delportföljerna

Portföljen är grupperad i åtta delportföljer som stöttar olika verksamhetsområden. En delportfölj är i huvudsak grundad utifrån det verksamhetsområde som stöttas, dess olika intressenter och portföljens ingående tekniker. Delportföljerna kompletteras med styr- och leveransmodell på taktiskt och operativ nivå beroende på uppdragets karaktär.

Varje delportfölj samlar in behov från den verksamhet som berörs, förvaltar och utvecklar IT-stöd samt driver olika utvecklings- och förändringsinitiativ. I delportföljer som stöttar verksamhetsområden som inte är IT finnas även representation från den verksamheten. För delportföljer med fokus på utbildning ska även studentrepresentation finnas med i enlighet med regler för studentinflytande.

Läs mer om de olika delportföljerna:

• Arbetsplats
• Centralt stöd
• Dataplattform
• Digitala kanaler
• Forskningsstöd
• Infrastruktur
• Lärandestöd
• Studieadministrativt stöd

Portföljens ledning

Portföljstyrning är ett komplement till delegationsordningen och har således den primära funktionen att förankra samt bereda formella beslut. De formella besluten tas i sin tur alltid inom ramen för besluts- och delegationsordningen, dvs av rektor, universitetsdirektör eller avdelningschef för IT-avdelningen. Inom modellen finns beredande roller och forum på strategiskt, taktiskt och operativ nivå i respektive delportfölj.

Portföljforum

Ordinarie ledamöter i verksamhetsnära portföljforum är en strategisk gruppering med det primära syftet att skapa samsyn om övergripande prioriteringar för portföljen. Portföljforum ansvarar för att ta fram gemensam strategisk riktning. Portföljforum har även ett särskilt ansvar att beskriva portföljens finansieringsbehov samt fördela portföljens budget.

• Portföljansvarig (chef IT-avdelningen)
• Delportföljansvarig från respektive delportfölj
• Representant från humanvetenskapliga området
• Representant från naturvetenskapliga området
• Chef Styrning och stöd
• Chefsarkitekt
• Studentrepresentant

IT-styrgrupp

IT-styrgruppen syftar till att utgöra ett forum för rapportering om IT-frågor generellt och där portföljens rapportering utgör en naturlig del. Eftersom rektor är beslutande i frågor som påverkar vetenskapsområdena är förankringen i IT-styrgruppen av stor vikt. I IT-styrgruppen ingår följande ledamöter;

• Universitetsdirektör (Portföljägare)
• Chef IT-avdelningen (Portföljansvarig)
• Vicerektorer
• Representanter från respektive vetenskapsområde (samma som i Portföljforum)
• Studentrepresentant

Portföljkontoret

Grupp inom sektionen styrning och stöd på IT-avdelningen. Ansvarar för att styrmodellen förvaltas på ett sätt som är anpassat efter universitetets behov och fungerar.

Vid frågor, kontakta gruppchef för portföljkontoret pernilla.looman@su.se