Portföljstyrning

Universitetet använder portföljstyrning som modell för verksamhetsutveckling med IT-inslag. Här hittar du information om styrmodellen och portföljens bemanning.

Modellen ser bland annat till att utvecklingsresurser prioriteras med ett helhetsperspektiv, och utifrån verksamhetens behov.

Rektor beslutade den 23 november om en policy för portföljstyrning:
Policy för portföljstyrning

Vad är portföljstyrning?

Den 15 april 2021 beslutade rektor om en styrmodell för portföljstyrning för verksamhetsutveckling med IT-inslag (Dnr SU FV-1339-21). Ambitionen med en modell för portföljstyrning är att på̊ ett kvalitetssäkrat sätt och utifrån ett helhetsperspektiv kunna ta beslut om dimensionering och prioritering av gemensamma utvecklingsresurser som följer universitetets verksamhetsplanering. Modellen vilar på ett starkt kollegialt samarbete med representation från IT-avdelningen och representanter för utbildning, forskning och förvaltning.

Portföljstyrningen omfattar styrning av universitetets centrala IT-miljö som majoriteten institutioner och/eller avdelningar drar nytta av. Den totala portföljen omfattar applikationsnära och infrastrukturnära IT-tjänster men också att fånga upp nya initiativ och behov av utredande karaktär.


Portföljstyrningen fyller fyra principer;

  • Princip 1: Säkerställa att prioritering av resurser för utveckling med IT-inslag görs utifrån universitetets strategier och verksamhetens behov
  • Princip 2: Skapa förutsättningar för att styra utveckling med IT-inslag mot önskade verksamhetseffekter
  • Princip 3: Möjliggöra löpande omprioriteringar utifrån ett helhetsperspektiv
  • Princip 4: Skapa tydlighet och förutsägbarhet i universitetets långsiktiga ambition för utveckling med IT-inslag

Delportföljerna

Portföljen är grupperad i åtta delportföljer som stöttar olika verksamhetsområden. En delportfölj är i huvudsak grundad utifrån det verksamhetsområde som stöttas, dess olika intressenter och portföljens ingående tekniker. Delportföljerna kompletteras med styr- och leveransmodell på taktiskt och operativ nivå beroende på uppdragets karaktär.

Varje delportfölj samlar in behov från den verksamhet som berörs, förvaltar och utvecklar IT-stöd samt driver olika utvecklings- och förändringsinitiativ. I delportföljer som stöttar verksamhetsområden som inte är IT finnas även representation från den verksamheten. För delportföljer med fokus på utbildning ska även studentrepresentation finnas med i enlighet med regler för studentinflytande.

Portföljstyrning - forum för övergirpande prioritering ohc uppföljning

Portföljens ledning

Portföljstyrning är ett komplement till delegationsordningen och har således den primära funktionen att förankra samt bereda formella beslut. De formella besluten tas i sin tur alltid inom ramen för besluts- och delegationsordningen, dvs av rektor, universitetsdirektör eller avdelningschef för IT-avdelningen. Inom modellen finns beredande roller och forum på strategiskt, taktiskt och operativ nivå i respektive delportfölj.

Portföljens ledning

Portföljforum

Ordinarie ledamöter i verksamhetsnära portföljforum är en strategisk gruppering med det primära syftet att skapa samsyn om övergripande prioriteringar för portföljen. Portföljforum ansvarar för att ta fram gemensam strategisk riktning. Portföljforum har även ett särskilt ansvar att beskriva portföljens finansieringsbehov samt fördela portföljens budget.

  • Portföljansvarig (chef IT-avdelningen)
  • Delportföljansvarig från respektive delportfölj
  • Representant från humanvetenskapliga området
  • Representant från naturvetenskapliga området
  • Chef Styrning och stöd
  • Chefsarkitekt
  • Studentrepresentant

IT-styrgrupp

IT-styrgruppen syftar till att utgöra ett forum för rapportering om IT-frågor generellt och där portföljens rapportering utgör en naturlig del. Eftersom rektor är beslutande i frågor som påverkar vetenskapsområdena är förankringen i IT-styrgruppen av stor vikt. I IT-styrgruppen ingår följande ledamöter;

  • Universitetsdirektör (Portföljägare)
  • Chef IT-avdelningen (Portföljansvarig)
  • Vicerektorer
  • Representanter från respektive vetenskapsområde (samma som i Portföljforum)
  • Studentrepresentant

Universitetsdirektören har fattat beslut om produktstyrning för Stockholms universitet (dnr SU FV-3184-21)

Stockholms universitet har beslutat att använda en portföljstyrningsmodell för strategisk styrning av utveckling med IT-inslag. Modellen för produktstyrning utgår från den strategiska styrningen som portföljstyrningsmodellen ger och beskriver hur vi på taktisk nivå styr, prioriterar och följer upp all IT-förvaltning, drift och vidareutveckling som ingår i portföljen. Produktstyrningen ersätter den tidigare förvaltningsstyrningsmodellen PM3 och rör sig inom en tidshorisont på ungefär 1 år i form av en färdplan, via en kvartalsplanering och fram till sin mest konkreta nivå; en planering av vad vi ska ägna de kommande 1 - 3 veckorna åt i de fall vi utvecklar egna system.

Med en gemensam modell för produktstyrning skapas likformighet och systematik för både identifiering av behov och möjligheter samt för löpande prioritering och uppföljning av effekter och leveranser.

Detta skapar möjlighet att vara flexibla i hur vi löser problem, men med ett tydligt helhetsperspektiv och linjering mot överordnade mål och önskade effekter.

Dokumentet beskriver produktstyrningens övergripande syfte, principer, omfattning och organisation medan mer föränderliga arbetsprocesser och metodbeskrivningar beskrivs och uppdateras separat och löpande.

Syfte

Syftet med produktstyrningsmodellen är att:

  • På taktisk nivå skapa tydliga och effektiva samverkansformer mellan IT-avdelningen, övriga förvaltningsavdelningar, kärnverksamheten och representanter för slutanvändare
  • Öka fokus på slutanvändares behov och uppfyllande av verksamhetsmålen
  • Öka transparensen kring grunder för prioriteringar
  • Förbättra livscykelperspektivet för de systemstöd som används
  • Öka vår förmåga att omsätta strategier till handling genom enhetliga strukturer och processer

Styrande principer för löpande prioriteringar

Följande principer ligger till grund för prioritering och beslut på produktnivå:

  • Vi förhåller oss till den budget som tilldelats respektive delportfölj
  • Vi utvecklar med utgångspunkt i portföljens strategier, mål och önskade effekter för användare och verksamhet
  • Vi mäter hur produkten levererar mot målen och använder data och användarinsikter till grund för våra prioriteringar
  • Vi tar ansvar för hela livscykeln, inklusive tekniska uppgraderingar, stabilitet och utvecklingsbarhet
  • Vi planerar om i takt med att förutsättningar förändras

Omfattning

Modellen omfattar de produktområden/produkter/system som ligger inom ramen för Portföljstyrningen men kan med fördel användas för diskussion om eventuell inkludering av ytterligare system som i nuläget ligger utanför Portföljstyrningen (se bild nedan)

Organisation, roller och forum

För varje produkt finns en utsedd produktansvarig med taktiskt ansvar för en produkts vidareutveckling, underhåll och avveckling, dvs i huvudsak för löpande planering och prioritering. Det är den produktansvariges ansvar att säkerställa att en produkt levereras med mesta möjliga värde. En person kan vara produktansvarig för flera produkter.

Förstahandsvalet är att rollen som produktansvarig ska innehas av en person med nära koppling till slutanvändare, verksamhetsfunktion eller andra intressenter. Delportföljansvarig är ytterst ansvarig för att säkra rätt kompetens till rollen inom sin delportfölj, i samverkan med ansvariga för portföljstyrningen. Den som utses som produktansvarig behöver inte organisatoriskt tillhöra samma linjeorganisation som Delportföljansvarig.

Benämningen Produktansvarig har valts för att tydliggöra att det ingår ett leveransansvar för utveckling och livscykelhantering i rollen. Benämningen ska också fungera oavsett om produkten är av mer infrastrukturnära eller applikationsnära karaktär samt oberoende av om det finns ett internt utvecklingsteam eller om produkten levereras genom ett köpt system från extern aktör.

Roller och huvudsakliga ansvar i relation till produkt

Delportföljsamordnare:

  • Samordna framtagandet av produktcanvas för helheten av produkter inom delportföljen
  • Stötta produktansvariga med arbetssätt för analys av användarnas behov och problem i relation till produkters funktionalitet
  • I samarbete med produktansvariga ta fram färdplan och kvartalsvisa mål för delportföljen och dess produkter
  • Följa upp och rapportera genomförda leveranser och uppnådda effekter

Produktansvarig:

  • Driva framtagandet av produktcanvas för den egna produkten
  • Identifiera och prioritera behov och möjligheter genom omvärldsbevakning och dialog med användare
  • Prioritera vad som ska utvecklas och i vilken ordning inom produkten, utifrån delportföljens mål och önskade effekter
  • Rapportera produktens framdrift, resultat och vägval till delportföljsamordnare och andra intressenter

För att utföra uppdraget kan produktansvariga ta stöd av de kompetenser som krävs utifrån produktens karaktär. Exempel på sådana kompetenser är teknikspecialist, delportföljsamordnare, lösningsarkitekt, verksamhetskompetens och i förekommande fall även scrum master och utvecklingsteam.

Det finns två fasta forum för produktstyrning. Därutöver kan produktansvarig eller delportföljsamordnare identifiera behov av ytterligare samarbetsytor för att lösa uppgiften:

Forum

Deltagare

Syfte

Forum för Produktansvariga inom Delportföljen

  • Delportföljsamordnare (sammankallande)
  • Produktansvariga för samtliga produkter inom delportföljen
  • Vid behov kan systemspecialister, projektledare m.fl. adjungeras beroende på frågor på agendan

Säkra samsyn och helhetsperspektiv inom delportföljen genom att:

  • ta fram en gemensam färdplan för delportföljen
  • omsätta delportföljens färdplan till kvartalsvisa mål och mätetal per produkt
  • följa upp utfall, framsteg och avvikelser för helheten i delportföljen

Nätverk för produktstyrning

(oberoende av delportfölj- tillhörighet)

  • Processansvarig Produktstyrning (sammankallande)
  • Produktansvariga inom samtliga delportföljer
  • Utgöra ett forum för erfarenhetsutbyte kring roll, uppdrag och utmaningar (oavsett själva produktens innehåll)
  • Stödja i etablering av roll, arbetssätt, metoder osv
  • Arrangera kompetenshöjande aktiviteter utifrån gemensamma behov

Begrepp och definitioner

Produktcanvas: ett kommunikativt verktyg för att skapa samsyn mellan produktansvariga, team och intressenter kring vad produkten finns till för, vilka användarna är, hur deras behov ser ut och produktens huvudsakliga utvecklingsfokus närmaste året

Övergripande beskrivning av skillnader mellan strategisk – taktisk – operativ nivå

Skriv tabellbeskrivning här


Strategisk

Taktisk

Operativ

Beslutsnivå

Portfölj/delportfölj

Produkt

Team eller leverantör

Fokus

”Varför” och ”Effekt”

”Varför” och ”Effekt” ”Vad” och ”I vilken ordning”

"Hur"

Tidshorisont för planering

1,5 år

Kvartal

3 veckor

Roller med mandat

Delportföljansvarig och Delportföljsamordnare

Produktansvarig och Delportföljsamordnare

Team-medlemmar eller extern leverantör

Exempel på frågor att ställa sig

  • Vilket värde vill vi skapa för användarna?
  • Var ser vi att vi vill vara om 1½ år?
  • Behöver vi göra en större förflyttning inom något område?
  • Ska vi lösa problem A eller B först för att börja röra oss i rätt riktning mot målen?
  • Vilken av våra hypoteser har störst potential att lösa problemet?
  • Hur kan vi mäta
    om lösningen har löst problemet?
  • Hur kan vi lösa en delmängd av problemet på kort tid och därmed börja skapa värde?
  • Hur kan vi få snabb feedback från användare på att det vi utvecklat löser problemet?




 


Illustration omfattning delportfölj

Senast uppdaterad: 2024-08-02

Sidansvarig: IT-avdelningen