Forskningsdatalagring

Nytt samarbetsprojekt mellan IT-avdelningen och Stockholms universitetsbibliotek utreder möjliga system och metoder för långtidslagring av forskningsdata.

Inledning

I början av 2025 gav IT-avdelningen och Stockholms universitetsbibliotek i uppdrag att utreda möjligheter att förbättra och samordna forskningsstödet vid lärosätet med fokus på både teknisk utveckling och utveckling av gemensamma processer.

Uppdraget uppstod bland annat utifrån ett stort behov av en lagringslösning för bevarande och arkivering av forskningsdata, något som i dag saknas vid lärosätet. Samtidigt fungerar både Forskningsdatagruppen vid Stockholms universitetsbibliotek och IT-avdelningen som kontaktpunkter för forskare som behöver stöd i (praktiska) frågor kring forskningsdatalagring. Det finns därför ett ökat behov av samordning mellan avdelningarna för att kunna erbjuda ett mer enhetligt verksamhetsstöd.

Utifrån dessa förutsättningar har en förstudie initierats med följande syften:

  • Att utveckla hållbara lagringslösningar som möter forskarnas behov.
  • Att skapa tydliga rutiner och informationsflöden för hantering av forskningsdata.
  • Att säkerställa långsiktigt bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata i linje med juridiska krav och riktlinjer för öppen vetenskap.

Förstudieresultat

Förstudien visar att flera utvecklingsområden inom uppdraget kräver antingen teknisk utveckling eller en förstärkning av den centrala stödfunktionen för att möjliggöra ett forskningsstöd som möter verksamhetens behov, avlastar lokala resurser och uppfyller gällande lagstiftning och riktlinjer för forskningsdatahantering vid lärosätet.

Nulägesanalysen identifierade tre huvudsakliga utvecklingsområden som samtliga är i behov av tekniska resurser:

  • Avsaknad av en central lösning för långtidslagring av forskningsdata
  • Avsaknad av ett centralt forskningsadministrativt system
  • Avsaknad av en central lagringslösning för K3/K4-klassad information som inte utgör forskningsdata, samtidigt som det finns flera lagringstjänster med överlappande användningsområden

Förstudien rekommenderar:

Central långtidslagring är mest akut och måste prioriteras

  • För att motverka att forskningsdata går förlorad och för att uppfylla krav enligt arkivlagstiftning, god forskningssed samt universitetets styrdokument, krävs att en säker, central och skalbar infrastruktur för långtidslagring och arkivering av forskningsdata tillhandahålls. En sådan lösning behöver möjliggöra bevarande av forskningsdata under minst tio år.
  • Tydliga och gemensamma processer behöver etableras för överlämning av forskningsdata vid projektavslut samt gallring och arkivering efter avslutad bevarandetid.

Universitetet behöver en konsoliderad och säker lagringsinfrastruktur

  • Det saknas i dag en central lösning för säker aktiv lagring av skyddsvärd data (K3/K4) med stöd för samarbete.
  • Lagringsinfrastrukturen för K1/K2- respektive K3/K4-data bör förenklas och samordnas för att minska kostnader, otydlighet och säkerhetsrisker.

Ett forskningsadministrativt system är en nödvändig möjliggörare

  • En enhetlig metadatakatalog bör etableras för att möjliggöra central lagring och långsiktigt bevarande av forskningsdata, oberoende av forskningsområde.
  • Katalogen bör vidareutvecklas till ett forskningsadministrativt system som även omfattar aktiva projekt och stärker stödet till forskare, till exempel vid hantering av känsliga data och extern samverkan.
  • Systemet bör integreras med andra forskningsadministrativa system, såsom datahanteringsplaner, för att minska dubbelrapportering och administrativ belastning.
  • Systemet bör även möjliggöra uppföljning av personuppgiftshantering och publicering av forskningsdata samt tilldela unika identifierare till projekt och data.

Utifrån resultaten från förstudien har projektet delats in i tre övergripande huvudområden: lagringsinfrastruktur, forskningsinformation samt processer och stöd. Bilden nedan visar dessa tre huvudområden tillsammans med deras respektive delområden.

Under perioden 2026–2027 kommer en enkel lösning för långtidslagring att etableras. Arbetet inleds med ett antal pilotprojekt som omfattar mindre mängder forskningsdata, med särskilt fokus på känsliga data. Målet är att så snart som möjligt kunna säkerställa säker lagring för avslutade forskningsprojekt samt att etablera en metadatakatalog som fungerar oberoende av forskningsområde.

När lösningen är på plats kommer funktionaliteten successivt att utökas. Arkivansvariga vid institutionerna kommer då att få tillgång till systemet för att möjliggöra långsiktigt bevarande av forskningsdata.

Parallellt utvecklas lösningar för aktiv lagring. Under 2026–2027 kommer en central Nextcloud-lösning vid SU att installeras för säker lagring, och piloter kommer att genomföras. Piloterna riktar sig främst till medarbetare med behov av säker lagring samt funktioner för delning och samarbete, särskilt inom administrativa arbetsuppgifter. Ett antal tillfälliga studentlicenser kommer också att tillhandahållas för studenter som arbetar med uppsatser där känsliga data samlas in. Den nya lösningen kommer successivt att öppnas för alla anställda vid SU i takt med att processer etableras.

I detta arbete kommer hemkataloger, gemensamma kataloger och behörighetsstyrda mappar successivt att flyttas till den nya lagringsmiljön. På längre sikt är målet att konsolidera universitetets lagringslösningar.

För att möjliggöra central lagring och bevarande av forskningsdata krävs en enhetlig metadatakatalog som kan användas oberoende av forskningsområde. Denna kommer att utvecklas i samband med pilotprojektet för långtidslagring. Under perioden 2026–2027 vidareutvecklas katalogen till ett forskningsadministrativt system för att registrera och katalogisera forskningsprojekt vars data har bevarats.

På sikt ska systemet även omfatta aktiva forskningsprojekt. Syftet är att stärka stödet till forskare, till exempel genom vägledning och avtalsmallar när projekt innehåller känsliga data eller kräver extern samverkan. Systemet ska även integreras med andra forskningsadministrativa system, såsom datahanteringsplanen, för att minska dubbelrapportering och den administrativa belastningen för forskare.

Systemet ska också fungera som en plattform för den centrala förvaltningen att samla in information om hantering av personuppgifter och publicering av forskningsdata. Alla forskningsprojekt och tillhörande forskningsdata kommer att förses med unika identifierare inom systemet.

I takt med att tekniska lösningar för långtidslagring och forskningsadministration utvecklas, ska även den centrala stödfunktionen vidareutvecklas. Syftet är att riktlinjer och rutiner inte bara förmedlas, utan också blir enklare att tillämpa i praktiken genom teknikens utformning.

Kontaktperson

Julia Baumann

Epost: julia.baumann@su.se

Senast uppdaterad: 2026-04-29

Sidansvarig: Universitetsbiblioteket