”Arkivering är inte så betungande – om du gjort som du ska”

– Universitetets informationshanteringsplan är central. Den är stor och maffig, men vi har försökt att göra den lite lättare genom att dela in den i olika områden. Gå in i dokumentet och bekanta dig med ditt område. Det finns också en läsanvisning som kan hjälpa till, uppmanar Margareta Ödmark, IT-arkivarie på Universitetsbiblioteket.

Informationshanteringsplanen identifierar alla typer av handlingar som finns vid universitetet och beskriver hur de ska hanteras – ska de bevaras och hur, kan de gallras och i så fall efter hur länge etc. Själva exceldokumentet är visserligen omfattande, säger Margareta Ödmark, men man behöver inte titta på alla processer utan kan koncentrera sig på det man själv arbetar med. Däremot är det bra att gå in i dokumentet då och då eftersom det ständigt uppdateras utifrån nya lagar och regler liksom utifrån frågor från anställda.

Bevara och bearbeta information

Själva grundtanken med ett arkiv är inte bara att bevara information, informationen ska också gå att ta fram och återanvända. Därför är det extra viktigt att digital information sparas på ett sätt som gör den sökbar och möjlig att ta fram i ett läsbart filformat. Även digitala handlingar ska rensas och gallras.

– Målet är att få mer digital hantering och slippa papper, antingen att handlingar diarieförs digitalt eller att de hanteras i olika verksamhetssystem. Men det hänger på att olika verksamhetssystem är upphandlade så att det ställts krav på att det ska gå att få ut information på rätt sätt, säger Margareta Ödmark.

Och det är majoriteten av universitetets system, även om det finns undantag.

– Om man gjort som man ska är inte arkivering så betungande, säger hon.

Struktur och tillgång viktig vid digitala närarkiv

Universitetet har också upphandlat ett centralt e-arkiv som håller på att sättas i drift. Men många av de gallringsbara handlingarna kan – och ska – bevaras i digitala närarkiv, det vill säga mappar som på institutionens eller avdelningens gemensamma server som alla kollegor har tillgång till. Där är det också viktigt att mappstrukturen följer informationshanteringsplanen, att namnge filer och mappar på rätt sätt.

– Information måste kunna hittas och lämnas ut under handlingens hela livscykel, ett närarkiv får inte vara personberoende, säger Margareta Ödmark.

– Inget annat än utkast ska finnas liggande på din hårddisk eller i din personliga mapp. De slutgiltiga versionerna ska finnas på en gemensam yta. När det gått ett tag brukar det vara svårt att förstå hur man själv tänkte när man går in i olika versioner av dokument, och det är helt omöjligt för någon annan.

Det som redan arkiveras i andra system behöver dock inte ”dubbelarkiveras”, det är tillräckligt att bevara information på ett ställe.

Informationshanteringsplanen – central för all dokumenthantering

Margareta Ödmark hänvisar tillbaka till informationshanteringsplanen när det gäller konkreta frågor om hur forskare ska dokumentera de olika stegen i forskningsprocessen eller hur lärare ska hantera presentationer, tentor och tentasvar liksom om e-postmeddelanden.

– Där finns svar på de flesta frågor om hur olika typer av dokument ska hanteras. Finns det inte där är det bara att höra av sig, så lägger vi in det.

Fyra tips för arkivering och diarieföring

Du som medarbetare ansvarar för att hantera information på korrekt sätt. Gör det genom att:

• Rensa bort arbetsdokument och utkast från gemensamma lagringsytor och pappersarkiv
• Använda institutionens/avdelningens digitala närarkiv – se till att kollegor kan komma åt slutversioner av de handlingar du upprättat och namnge dokumenten på rätt sätt
• Gallra de dokument som ska gallras när gallringsfristen har löpt ut
• Diarieföra de handlingar som enligt informationshanteringsplanen ska diarieföras och se till att ärendena i diarieföringssystemet W3D3 avslutas.

Glöm inte att läsa i informationshanteringsplanen och prata med arkivvårdaren på din institution/avdelning om hur du ska göra om du är osäker. En arkivvårdare ska finns utsedd på varje institution och förvaltningsavdelning, prefekt eller avdelningschef ansvarar.

Läs mer om arkivering och diarieföring

Arkivering och diarieföring
Universitetets informationshanteringsplan
Digitala närarkiv (information om mappstruktur och namngivning)

Kontakt: arkivet@su.se