Handläggningsordning för hantering av misstänkta oegentligheter, brott och missförhållanden

Ansvarig enhet: Rättssekretariatet

Kontaktperson: Marlene Andersson

(Dokumentet har aktualitetsgranskats under 2025)

1. Inledning

Syftet med denna handläggningsordning är att beskriva och tydliggöra handläggningen för hur misstänkta oegentligheter och brott samt missförhållanden enligt visselblåsarlagen kan anmälas och hur de ska handläggas. Den anger också vilken ansvarsfördelning som gäller för handläggningen. Behovet av handläggningsordningen grundar sig i nationell rätt. En sammanfattande beskrivning av tillämplig nationell rätt som ligger till grund för handläggningsordningen finns därför i avsnitt 2. Hänvisningar till tillämpliga bestämmelser enligt gällande rätt finns även i handläggningsordningen i övrigt. Observera att även andra regler än de som uttryckligen omnämns i handläggningsordningen kan aktualiseras vid hantering av anmälningar som hanteras enligt handläggningsordningen. Kontakta Rättssekretariatet vid behov av juridisk rådgivning och stöd.

Handläggningsordningen riktar sig till medarbetare och chefer vid Stockholms universitetet. Rättssekretariatet ansvarar för uppföljning av handläggningsordningen och att det hålls uppdaterat. Uppföljning görs en gång per år.

2. Beskrivning av tillämplig nationell rätt

2.1 Ansvar

Stockholms universitets ledning ansvarar bland annat för att universitetets verksamhet bedrivs enligt gällande rätt (se 3 § myndighetsförordningen [2007:515]). Enligt 2 § förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, ansvarar universitetets ledning för att det finns en process som förebygger att verksamheten utsätts för ”korruption, otillbörlig påverkan, bedrägerier och andra oegentligheter”.

2.2 Visselblåsarlagen

2.2.1 Rapportering och repressalieförbud

Visselblåsarlagen gäller vid rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang av information om missförhållanden (se visselblåsarlagen 1 kap. 2 §). En rapporterande person som omfattas av lagen har ett särskilt skydd mot att hindras från att rapportera missförhållanden och att utsättas för repressalier på grund av sådan rapportering (se visselblåsarlagen 3 kap. 1 §). Med repressalie menas en åtgärd eller underlåtenhet som vidtas mot den rapporterande personen. En repressalie kan till exempel vara ett beslut om omplacering, en utebliven befordran eller uppsägning.
De personkategorier som omfattas och skyddas av visselblåsarlagen vid Stockholms universitet är:

• anställda eller personer som har ett uppdrag som är att jämställa med en anställning vid universitetet,
• inhyrda arbetstagare vid universitet,
• personer som gör en förfrågan om eller söker arbete vid universitet,
• personer som söker eller utför praktik eller volontärarbete vid universitetet,
• personer som annars står till förfogande för att utföra eller utför arbete under universitetets kontroll och ledning,
• egenföretagare som söker eller utför uppdrag åt universitetet, och
  
• personer som står till förfogande för att ingå eller ingår i universitetets förvaltnings-, lednings-, eller tillsynsorgan.

Skyddet gäller även när någon inom ovan personkategorier har lämnat Stockholms universitet och har fått del av eller inhämtat informationen under tiden vid universitetet (se visselblåsarlagen 1 kap. 8 § 2 p.) samt när en person samråder med arbetstagarorganisation om rapportering (se visselblåsarlagen 3 kap. 2 §). Vid Stockholms universitet gäller skyddet för studenter, om studenten har en roll som kan likställas med en anställd enligt ovan, till exempel som studentrepresentant i universitetets beslutsprocesser.

Skyddet omfattar även person vid universitetet som har koppling till den rapporterande personen eller som bistår den rapporterande personen vid rapporteringen eller en juridisk person som den rapporterande personen har koppling till (se visselblåsarlagen 3 kap. 1 §).

Skyddet gäller om den rapporterande personen vid tidpunkten för rapporteringen av missförhållandena hade skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann (se visselblåsarlagen 4 kap. 1 § 2 p. och 3 §). En rapporterande person som avsiktligt och medvetet rapporterat information som är felaktig eller vilseledande skyddas däremot inte av visselblåsarlagen.

2.2.2 Anonymitet och sekretess

En rapporterande person kan själv välja om denne vill vara anonym eller inte när den rapporterar om missförhållanden vid Stockholms universitet. Sekretess gäller för uppgifter som kan avslöja den rapporterande personens identitet i ett visselblåsarärende (se offentlighets- och sekretesslagen 32 kap 3b §). Nämnda sekretess gäller även för annan person än den rapporterande om det finns risk för skada eller men för personen.

2.2.3 Rapporteringskanaler och förfaranden

Stockholms universitet ska ha och utforma sina interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning i enlighet med visselblåsarlagen (se visselblåsarlagen 5 kap. 2 och 7-8 §§). De som tar emot rapporter, har kontakt med rapporterande person och tar hand om uppföljning och återkoppling ska var oberoende och självständiga personer eller enheter, antingen anställda eller någon som anlitats (se visselblåsarlagen 5 kap. 5 §). Hur detta är organiserat vid Stockholms universitet framgår i avsnitt 4 i denna handläggningsordning.

2.2.4 Grundlagsskyddad meddelarfrihet och anskaffarfrihet

Observera att möjligheten för medarbetare att använda den grundlagsskyddade meddelarfriheten och anskaffarfriheten i enlighet med tryckfrihetsförordningen (1949:105) och yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469) alltid finns. Meddelarfriheten innebär en rätt för anställda att utan risk för repressalier från Stockholms universitetet vända sig till media för att uttrycka åsikter, kritik eller annat om universitetet. Anskaffarfriheten kan i sin tur ses som en utbyggnad av meddelarfriheten som ger anställda rätt att anskaffa uppgifterna i syfte att offentliggöra eller publicera dem. Stockholms universitet får inte efterforska vem som har lämnat ett visst meddelande till media med stöd av meddelarfriheten. En mottagare av sådana uppgifter har tystnadsplikt gällande meddelarens identitet och ett brott mot efterforskningsförbudet är straffbart.

2.3 Åtgärder

En intern utredning om oegentligheter, brott och missförhållanden kan bland annat leda till en åtalsanmälan om till exempel tjänstefel (se 22 § lagen (1994:260) om offentlig anställning och 20 kap. brottsbalken [1962:700]). En utredning kan också resultera i arbetsrättsliga åtgärder. Beslut om åtalsanmälan och vissa arbetsrättsliga åtgärder, såsom disciplinpåföljd enligt lagen om offentlig anställning (14-15 §§) och skiljande från anställningen enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd (7 och 18 §§), beslutas av Personalansvarsnämnden vid Stockholms universitet (”PAN”) eller Statens ansvarsnämnd (”SAN”) (se Handläggningsordning för Personalansvarsnämnden vid Stockholms universitet samt anmälan till Statens ansvarsnämnd). En intern utredning om missförhållanden kan även aktualisera överlämnande av utredningsmaterial till annan myndighet för vidare utredning. Misstänkta brott kan i övrigt leda till anmälan till Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten eller Ekobrottsmyndigheten. Enligt Sveriges återhämtningsplan ska misstänkta bedrägerier med anknytning till EU-medel, till exempel RRF-medel, anmälas till Ekobrottsmyndigheten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).

3. Definitioner inom ramen för handläggningsordningen och avgränsningar

3.1 Anmälan och rapportering

Anmälan respektive rapportering används som synonymer och avser såväl
anmälan/rapportering av en misstänkt oegentlighet eller brott som missförhållande enligt visselblåsarlagen.

3.2 Oegentligheter

Med begreppet oegentlighet avses, med en bred definition av begreppet, att medarbetare utnyttjar sin ställning för att i strid med lagar, regler, interna föreskrifter (och i vissa fall etiska principer) uppnå vinning för sig själv eller andra. Med denna definition inbegrips olika typer av brottsliga handlingar (till exempel stöld, bedrägeri eller tagande av muta) och olika former av otillbörlig påverkan.

3.3 Brott

Med begreppet brott avses straffbelagda handlingar enligt brottsbalken eller annan författning som utförts av okänd eller extern person (till exempel studenter), eller av medarbetare och som riktas mot Stockholms universitet eller har samband med medarbetares tjänsteutövning.

3.4 Missförhållanden och visselblåsarärenden

Med begreppet missförhållande avses detsamma som i visselblåsarlagen, det vill säga en avvikelse som är knuten till ett allmänintresse eller som strider mot EU-rätten, svensk lag eller andra föreskrifter som genomför EU-rätten eller som motverkar syftet med en EU-rättsakt (sevisselblåsarlagen 1 kap. 2 §). Exempel på missförhållande av allmänintresse är korruption, missbruk av allmänna medel, brott mot myndighetsföreskrifter eller allmänt oetiska ageranden. Naturligtvis kan avvikelser som anmäls som missförhållanden också vara en oegentlighet eller ett brott och vice versa. För att det ska räknas som en rapportering enligt visselblåsarlagen gäller dock vissa formkrav för själva anmälan (se punkten 2.2.1). Ärenden som rapporteras, utreds och hanteras enligt visselblåsarlagen benämns även som visselblåsarärenden.

3.5 Rapporterande person

Med begreppet rapporterande person avses den som enligt visselblåsarlagen anmäler ett missförhållande.

3.6 Utredningsansvarig

Ärenden där en medarbetare är misstänkt för en oegentlighet, ett brott eller ett missförhållande hanteras av chefen för Personalavdelningen som då blir Utredningsansvarig.

I ärenden där en okänd eller extern person misstänks ha begått en oegentlighet, brott eller missförhållande blir säkerhetschefen Utredningsansvarig. Om det under utredningens gång visar sig att det är en medarbetare som kan misstänkas ska utredningen överlämnas till chefen för Personalavdelningen.

Ärenden där de misstänkta personerna innefattar både medarbetare och okänd eller extern person ska hanteras av en utredningsgrupp i vilken både chefen för Personalavdelningen och säkerhetschefen ska ingå. En av dem utses till Utredningsansvarig utifrån vad som är lämpligt med hänsyn till omständigheterna. Övriga deltagare i gruppen utses i enlighet med punkten 4.4.

Om någon person inte anges som misstänkt i en rapportering gällande missförhållande ska ärendet hanteras av säkerhetschefen som då blir Utredningsansvarig.

Om chefen för Personalavdelningen eller säkerhetschefen uppger att de är jäviga ska samråd med Rättssekretariatet ske och när jäv konstateras ska universitetsdirektören utse Utredningsansvarig.

3.7 EU-definitioner av korruption, bedrägeri, dubbelfinansiering, intressekonflikter och jäv

Vid hantering av EU-medel enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/241 av den 12 februari 2021 om inrättande av faciliteten för återhämtning och resiliens (RRF-förordningen), så kallade RRF-medel, utgår universitetet från de definitioner av korruption, bedrägeri, dubbelfinansiering, intressekonflikter och jäv som gäller inom EU. Dessa definitioner beskrivs på Universitetskanslersämbetets hemsida och ska användas vid misstänkt oegentlighet, brott och missförhållande som rör RRF-medel.

3.8 Ärenden som hanteras enligt särskild process

För ärenden som avser någon av nedanstående kategorier finns en särskild process för hanteringen av ärenden. Observera dock att det samtidigt kan vara fråga om ett missförhållande.

• disciplinära åtgärder enligt högskoleförordningen mot studenter eller doktorander,
• oredlighet i forskning och andra avvikelser från god forskningssed,
• diskriminering enligt diskrimineringslagen (2008:587),
• brott mot arbetsmiljölagen (1977:1160).

Följande situationer faller utanför handläggningsordningens tillämpningsområde:

• brott som medarbetare misstänks ha begått utan samband med tjänsten och som riktas mot en extern eller okänd person,
• brott som riktas mot student av extern eller okänd person och utan samband med universitetet.

4. Hantering av misstänkta oegentligheter, brott respektive missförhållanden

4.1 Anmälan av misstänkta oegentligheter och brott

Vem som helst, till exempel en medarbetare eller en extern person, kan rapportera en misstänkt oegentlighet eller ett brott till universitetet genom e-post, brev, telefon eller annan kontakt med universitetet eller medarbetare vid universitetet. En inkommen rapportering om en misstänkt oegentlighet eller brott ska som utgångspunkt överlämnas till den mottagande medarbetarens närmaste chef. Om rapporteringen avser medarbetarens närmaste chef, ska den istället överlämnas till chefens närmaste chef. Chefen ansvarar för att överlämna ärendet till säkerhetschefen eller chefen för Personalavdelningen. Säkerhetschefen respektive chefen för Personalavdelningen vidarebefordrar rapporten till den andre om den andre är Utredningsansvarig. Samma ordning som nämns ovan avseende en medarbetare som mottar en inkommen rapportering gäller om en rapportering kommer direkt från en medarbetare till dennes närmaste chef. Angående anmälan av missförhållanden, se avsnitt 4.2.

4.2 Anmälan av missförhållanden

Rapportering om missförhållanden kan göras på flera olika sätt:

• Via ett elektroniskt webbformulär (visselblåsarfunktionen) på universitetets medarbetarwebb Visselblåsning,
• Via telefon (genom att lämna muntlig rapportering i röstbrevlådan, se aktuellt telefonnummer på universitetets medarbetarwebb Visselblåsning). Visselblåsarfunktionen och telefonen hanteras av en till Stockholms universitetet oberoende extern leverantör (”Externa leverantören”), se universitetets medarbetarwebb Visselblåsning för aktuell extern leverantör. Visselblåsarfunktionen är helt fristående från universitetets intranät och externa webbplats och kan ta emot rapporter dygnet runt.
• • Via fysiskt möte. Fysiskt möte med den Externa leverantören kan begäras via visselblåsarfunktionen eller telefon enligt ovan.
• Direkt till Stockholms universitet genom post, e-post, telefon eller annan kontakt med universitetet eller medarbetare vid universitetet.

Till visselblåsarfunktionen kan den rapporterande personen välja att rapportera anonymt eller att framträda med sina personuppgifter. Ingen kontoregistrering behövs i visselblåsarfunktionen för att göra en rapport, men det underlättar vidare utredning och uppföljning av ärendet. För att säkerställa den rapporterande personens anonymitet sparas inte IP-adresser eller annan metadata i visselblåsarfunktionen. Visselblåsarfunktionens system skyddar även rapporten och eventuella uppgifter om den eller de personer vars identitet framgår i rapporten. Om den rapporterande personen, som rapporterat via visselblåsarfunktionen, önskar föra fortsatt dialog respektive följa status i ärendet tilldelas denne ett unikt ärendenummer och lösenord för att kunna följa ärendet. Uppgifterna behöver den rapporterande personen spara på ett säkert sätt. I visselblåsarfunktionen kommer en bekräftelse på att rapporten är mottagen upp som ett sista steg i rapporteringen.

Hur den Externa leverantören vid ett fysiskt möte ska dela anteckningarna med rapportören, om denne önskar det, bestäms under mötet.

Rapporter som kommer in via telefon, post eller på annat sätt till den Externa leverantören bekräftas mottagna inom sju dagar i de fall rapportören har lämnat någon kontaktuppgift, såvida rapportören inte har avsagt sig vidare kontakt eller den Externa leverantören har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet.

Rapporter som kommer in direkt till universitetet bekräftas mottagna inom sju dagar av den vid universitetet som mottar rapporten i de fall rapportören har lämnat någon kontaktuppgift, såvida rapportören inte har avsagt sig vidare kontakt eller mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja den rapporterande personens identitet.

4.3 Bedömning av om ärendet ska hanteras enligt handläggningsordningen

4.3..1 Rapportering av oegentligheter och brott

Utredningsansvarig ska ta ställning till om det som anmälts som oegentlighet eller brott ska hanteras enligt handläggningsordningen. Vid behov ska Utredningsansvarig vid bedömningen samråda med chefen för Rättssekretariatet. För anmälan som bedöms omfattas av handläggningsordningen ska utredning initieras. Om en utredning enligt handläggningsordningen initieras ska universitetsdirektören underrättas.

4.3.2 Rapportering av missförhållanden

För rapporter som kommer in via kanaler som hanteras av den Externa leverantören gör den Externa leverantören en initial bedömning och sorterar dessa i fyra kategorier: visselblåsarärenden, oegentligheter, brott och övriga anmälningar. Den Externa leverantören avvisar rapporteringar som denne bedömer inte faller inom kategorierna visselblåsarärenden, oegentligheter och brott. I dessa fall kommer den rapporterande personen få information om vart denne istället kan vända sig med sin anmälan.

Rapporter som har avvisats och den Externa leverantörens bedömningar av dessa vidarebefordras till säkerhetschefen eller chefen för Personalavdelningen. Aktuell chef (säkerhetschefen eller chefen för Personalavdelningen) ska bedöma om en rapport som avvisats av den Externa leverantören är korrekt eller inte. Vid behov ska samråd med chefen för Rättssekretariatet ske. Om avvisningen bedöms som korrekt tar aktuell chef
(säkerhetschefen eller chefen för Personalavdelningen) eller den medarbetare denne utser, hand om de handläggningsåtgärder som behöver vidtas. Om den avvisade rapporteringen bedöms avse missförhållande, oegentlighet eller brott hanteras rapporteringen som en sådan enligt handläggningsordningen.

Rapporter som inte har avvisats ska med den Externa leverantörens initiala bedömningar vidarebefordras till säkerhetschefen och chefen för Personalavdelningen.

4.3.3 Självständig bedömning

Oavsett vad en anmälan gäller och hur den har getts in ska Utredningsansvarig (eller säkerhetschefen eller chefen för Personalavdelningen gällande avvisade rapporter enligt avsnitt 4.3.2) alltid göra en egen och självständig bedömning av om anmälan ska hanteras som missförhållande, oegentlighet eller brott eller om rapporteringen avser något som inte ska hanteras enligt handläggningsordningen. Bedömningen ska göras oberoende av den Externa leverantörens initiala bedömning när sådan gjorts. Vid behov ska Utredningsansvarig vid bedömningen samråda med chefen för Rättssekretariatet.

Om en utredning enligt handläggningsordningen initieras ska universitetsdirektören underrättas.

4.4 Ansvar och hantering

Utredningsansvarig ansvarar för utredning av ärendet, för kontakter med rapporterande personer, för att informera den rapporterande personen, för att följa upp det som rapporteras, samt för att lämna återkoppling om uppföljningen till rapporterande personer.

Utredningsansvarig beslutar vid behov att en utredningsgrupp ska utses och om vilka som i sådant fall ska ingå i gruppen. Samråd kan behöva ske med chefen för Ekonomiavdelningen, särskilt i frågor om ekonomiska oegentligheter, brott eller missförhållanden. Ytterligare intern eller extern kompetens kan vid behov rådgöras med eller knytas till gruppen. Vid behov ska samråd först ske med universitetsdirektören.

Vid misstänkt ekonomisk brottslighet gällande EU-medel ska samråd ske med chefen för Ekonomiavdelningen, chefen för Planeringssekretariatet och chefen för Rättssekretariatet. Vid misstänkt ekonomisk brottslighet gällande RRF-medel ska samråd även ske med Universitetskanslersämbetet. Vid misstänkt ekonomisk brottslighet gällande EU-medel avseende forskning ska samråd även ske med chefen för Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd.

4.5 Utredning av den misstänkta oegentligheten, brottet eller missförhållandet

Utredningsansvarig utreder, eller utser medarbetare som utreder, ärendet och leder i förekommande fall utredningsgruppen. Utredningen ska vara inriktad på att ta fram ett underlag för beslut enligt punkt 4.6 nedan. Utredningsarbetet ska ske skyndsamt. Eventuell preskriptionstid liksom tidsfrister enligt visselblåsarlagen ska beaktas i utredningsarbetet. Utredningsansvarig ska informera chef för berörd verksamhet om det inte finns hinder av sekretess- eller utredningsskäl. Frågor om sekretess kan ställas till Rättssekretariatet.

Samtal med den eller de som misstänks för att ha utfört den handling som är under utredning ska genomföras så snart som möjligt, om det inte medför skada för en kommande utredning vid Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) eller den interna utredningen eller står i strid med visselblåsarlagen. En sådan bedömning ska göras i samråd med chefen för Rättssekretariatet eller den denne utser.

Chefen för Personalavdelningen bedömer om och när information ska ges till fackliga organisationer i enlighet med tillämpliga regelverk och rutiner.

4.6 Beslut om åtgärd i samband med utredningens avslutande

4.6.1 När medarbetare är misstänkt

När utredningen är klar och det är en medarbetare som misstänks ha begått handlingen ska universitetsdirektören efter samråd med Utredningsansvarig (chefen för Personalavdelningen) och vid behov chefen för Rättssekretariatet besluta om något av följande:

1. Att inte vidta någon åtgärd.
2. Att ärendet lämnas till rektor för hänskjutande till PAN eller SAN (beroende på vilken arbetstagare som gjort sig skyldig till oegentligheten). (Se Handläggningsordning för personalansvarsnämnden vid Stockholms universitet samt anmälan till Statens ansvarsnämnd för mer information om PAN respektive SAN.) Anmälningar som faller utanför vad PAN och SAN beslutar om ska hanteras i enlighet med punkten
3. Att annan åtgärd ska vidtas.

4.6.2 När okänd eller extern person är misstänkt

När den misstänkte är en okänd eller extern person ska, när utredningen är avslutad, beslut om eventuell anmälan till Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten respektive Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) fattas av Utredningsansvarig
(säkerhetschefen) i samråd med universitetsjurist. När beslut fattas om att anmälan ska lämnas in till Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten respektive Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) ska universitetsdirektören informeras.

4.6.3 Särskilt om bedrägerier gällande EU-medel

Misstänkta bedrägerier med anknytning till EU-medel, till exempel RRF-medel ska, oavsett vem som är misstänkt, anmälas till Polismyndigheten, Ekobrottsmyndigheten och Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).

4.6.4 Information om ärenden

Utredningsansvarig beslutar om och vilka som berörs av en händelse, som ska informeras om händelsen samt resultatet av utredningen och när informationen ska ges. Utredningsansvarig ska fatta sitt beslut i enlighet med tillämpliga regler och efter vilket behov som finns och om det i övrigt är lämpligt, bland annat med tanke på kommande förundersökningssekretess hos Polismyndigheten. Vid behov ska samråd med chefen för Rättssekretariatet ske.

4.7 Dokumentation och diarieföring

Utredningsansvarig ansvarar för att hanteringen av ett ärende enligt handläggningsordningen dokumenteras, diarieförs och arkiveras enligt vanliga regler om ärendehantering. Observera att ärendet kan vara föremål för sekretess. Observera också de särskilda regler som gäller enligt visselblåsarlagen om dokumenteringsskyldighet. Frågor kring sekretess kan ställas till Rättssekretariatet.

4.8 Uppföljning

Om ärendet har anmälts till Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten respektive Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) ska Utredningsansvarig bevaka myndighetens eller myndigheternas respektive byråns handläggning av ärendet. För att underlätta detta arbeta bör anmälan innehålla uppgift om vem som är kontaktperson vid Stockholms universitet, att universitetet förväntar sig återkoppling i ärendet samt att kontaktpersonen kan bistå med information i ärendet.

I visselblåsarärenden återkopplar Utredningsansvarig i skälig utsträckning till den person som rapporterat om vilka åtgärder som har vidtagits, och skälen för dessa, inom tre månader från det att en rapport bekräftades mottagen.

Universitetsdirektören tar ställning till behovet av utvärdering av enskilda ärendens hantering enligt handläggningsordningen efter att utredningen har avslutats med beslut enligt punkten 4.6 ovan.

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för hantering av misstänkta oegentligheter, brott och missförhållanden Pdf, 410.2 kB.