Rutin för genomgång av miljöarbetet på lokal nivå

Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet
Kontaktperson: Lena Söderlundh

Bakgrund

I enlighet med Stockholms universitets miljöledningssystem ska ledningen vid varje institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning (anges hädanefter som institution/motsvarande) årligen följa upp och utvärdera föregående års miljöarbete samt ta ut riktningen för kommande års miljöarbete. Denna rutin beskriver hur genomgången går till.

Tidpunkt

Genomgången ska äga rum senast sista april. Den kan även hållas tidigare på året såvida relevant miljöstatistik för föregående år är tillgänglig.

Ansvar

Prefekt, föreståndare direkt underställd dekanus och/eller avdelningschef inom förvaltningen (anges hädanefter som prefekt/motsvarande) ansvarar för att genomgång av miljöarbetet genomförs. Miljörepresentanten vid institutionen/motsvarande ansvarar för att sammankalla ledningen och är föredragande vid genomgången. Vilka som ingår i ledningen varierar mellan olika organisatoriska enheter. Ledningen på en institution består vanligtvis av prefekt, biträdande prefekt, administrativ chef och studierektorer.

Genomförande

Under mötet ska miljörepresentanten tillsammans med ledningen på institutionen/motsvarande gå igenom och utvärdera föregående års miljöarbete och planera för kommande års miljöarbete. Genomgången av miljöarbetet tar minst en timme i anspråk. Genomgång av miljöarbetet ska protokollföras.

Miljörepresentanten ska arkivera protokollet i vederbörlig ordning samt skicka det till sin miljösamordnare.

Vid genomgången av miljöarbetet ska följande punkter tas upp (punkter som börjar med ”vid behov” beaktas när så är relevant):

Utvärdering av tidigare och innevarande års miljöarbete:

• Uppföljning av protokollet från föregående års genomgång. Har tidigare beslut genomförts? Identifierades problem eller förbättringsmöjligheter vid förra genomgången och hur har de åtgärdats?
• Uppföljning av föregående års miljöhandlingsplan och utvärdering av uppfyllelsen av planen. Har miljöhandlingsplanens mål uppfyllts och aktiviteter genomförts? Var och en av miljöhandlingsplanens mål ska beaktas. Överflyttning av mål och aktiviteter till kommande miljöhandlingsplan kan diskuteras under punkten ”planering av kommande års miljöarbete”.
• Gå igenom statistik som jämför förra årets miljöpåverkan med tidigare år. Utsläppsdata för institution/motsvarande finns tillgänglig i stödsystemen Klimatverktyget och Flygappen (Se information om mätning och uppföljning på Medarbetarwebben). Vilka är institutionens/motsvarande största utsläppskategorier? Har en ökning eller minskning skett inom någon eller några kategorier? Om det skett en ökning: Eventuella åtgärder diskuteras under punkten ”planering av kommande års miljöarbete”.
• Gå igenom universitetets ”betydande miljöaspekter” (Se information om universitetets betydande miljöaspekter på Medarbetarwebben) och tilltala de miljöaspekter där institutionen/motsvarande har en miljöpåverkan.
• Utvärdering om institutionens/motsvarande miljömål ligger i linje med universitetets övergripande miljömål. Saknas mål för institutionen/motsvarande som svarar mot universitetets miljömål? Om sådana mål saknas överväg om mål kan inkorporeras i kommande miljöhandlingsplan (diskuteras under punkten ”planering av kommande års miljöarbete”).
• Redogörelse och utvärdering av övriga miljörelaterade aktiviteter som inte är inkluderade i miljöhandlingsplanen. Ibland tillkommer miljöaktiviteter under året utan att de har angetts i en miljöhandlingsplan. Genomgången är ett bra tillfälle att dokumentera och följa upp dem.
• Vid behov: Om intern eller extern miljörevision av institutionen/motsvarande genomfördes under föregående år ska revisionsrapporten biläggas till genomgångens underlag. Om avvikelser och förbättringsområden har rapporterats och redan åtgärdats räcker det att konstatera detta. Annars bör avvikelserna och förbättringsområdena beaktas under denna genomgång av miljöarbetet. Eventuella åtgärder under kommande år diskuteras under punkten ”planering av kommande års miljöarbete”.
• Endast laborativa institutioner: Vartannat år genomförs en lagefterlevnadskontroll för laborativa institutioner. Om eventuella avvikelser har rapporterats och redan åtgärdats är det tillräckligt att det konstateras. Om identifierad avvikelse inte har åtgärdats ska avvikelsen behandlas under denna genomgång av miljöarbetet.
• Översyn av innevarande års miljöhandlingsplan. Har vi rätt aktiviteter, har vi rätt mål i förhållande till institutionens/motsvarande förutsättningar och miljöpåverkan? Eventuella beslut om revidering sker vid annat tillfälle.

Planering av kommande års miljöarbete:

• Vid behov: Presentation av nyheter och händelser på universitetet eller i omvärlden som anses beröra institutionens/motsvarande miljöarbete.
• Inledande planering av kommande års miljöarbete. Börja planera för kommande års miljöhandlingsplan. Lägg fram och diskutera förslag till mål och åtgärder i kommande miljöhandlingsplan med utgång från tidigare uppföljningspunkter: Fundera på om tidigare eller aktuella mål och aktiviteter kan inkluderas i kommande miljöhandlingsplan. Behövs mål/aktiviteter inom något speciellt område där man ser en ökad miljöpåverkan? Behövs mål/aktiviteter som kopplar till de övergripande miljömålen för universitetet? Finns identifierade förbättringsområden som behöver åtgärdas
• Planeringen kan även handla om saker som inte ska stå i miljöhandlingsplanen, exempelvis utveckling av hur miljöarbetet bedrivs på institutionen/motsvarande.
• Genomlysning av resurser för miljöarbetet och miljöåtgärder, exempelvis avseende tidsåtgång, arbetsfördelning och kostnad. Har miljörepresentanten tillräckligt mycket tid avsatt för att kunna fullgöra sin roll? Kommer någon miljöaktivitet behöva ekonomiska resurser eller insats av personal?
• Vid behov: Utvärdering av miljöledningssystemets ändamålsenlighet och identifiering av behov av stöd från centrala miljöfunktionen. Finns brister i miljöledningssystemet som centrala miljöfunktionen skulle kunna åtgärda genom exempelvis framtagande av information, stödsystem, nya eller reviderade styr- och stöddokument, alternativt som kan åtgärdas på lokal nivå?

En mall för protokollet finns på Medarbetarwebben.

Rutin som pdf-format

Rutin för genomgång av miljöarbetet på lokal nivå Pdf, 255.8 kB.