Handläggningsordning för USA-finansierade forskningsprojekt

Ansvarig enhet: Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd

Kontaktperson: Danijela Krajisnik

Beskrivning:

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt som finansieras av finansiärer från USA, federala såväl som privata, där Stockholms universitet ingår avtal med finansiären eller en huvudsökande, inklusive så kallade ”subaward”/”subrecipient award” (avtal med huvudsökande).

1. Inledning

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt med bidrag från finansiärer från Amerikas förenta stater (USA), federala såväl som privata, där Stockholms universitet ingår avtal med (i) finansiären (”grant agreement”/”contract”) eller (ii) en huvudsökande (ex. PTE = Pass-Through Entity, vanligen ett lärosäte från USA). Detta inkluderar så kallade ”subaward”/”subrecipient award” (avtal med huvudsökande).

Det är universitetet som juridisk person som undertecknar avtalen vilket har lett fram till att Stockholms universitet har upprättat en särskild handläggningsordning för USA-finansierade forskningsprojekt och utvecklat administrativt stöd i arbetet med projekten. Handläggningsordningen syftar till att säkerställa god kvalitet och bra rutiner i det administrativa arbetet.

I övrigt gäller universitetets besluts- och delegationsordning och bestämmelserna i universitetets styrdokument.

Forskningsfinansiering från federala (statliga) myndigheter i USA omfattas av ett stort gemensamt regelverk (framför allt ”Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards”) men därtill också myndighetsspecifika regler samt regler specifika för ett avtal. Flertalet större stiftelser och andra privata finansiärer hänvisar också helt eller delvis till det federala regelverket. Privata finansiärer har också egna regelverk i större eller mindre omfattning.

Särskilda krav gäller för forskning som avser människor och som finansieras av US Department of Health and Human Services, samt forskning som finansieras av andra federala organ som har antagit the Federal Policy for the Protection of Human Subjects (vanligen kallad ”The Common Rule”). Bland annat kan granskning av ett särskilt etikgranskningsorgan, en ”Institutional Review Board (IRB)”, krävas.

Handläggningsordningen riktar sig till universitetets kärnverksamhet som arbetar med forskning samt till administrativ personal inom verksamhetsstödet på institutionerna och centrumbildningarna under fakultet.

2. Handläggningsordning för USA-finansierade forskningsprojekt

2.1 Stöd inför ansökan

Alla forskningsansökningar ska godkännas av prefekt/föreståndare direkt under dekanus vid berörd institution/centrumbildning under fakultet. Godkännande inhämtas skriftligen av Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd (FS) och sparas på FS.

FS bistår forskaren och institutionen/centrumbildningen under fakultet i förberedelserna inför inskickandet av ansökan. För att säkerställa att stöd kan ges behöver FS kontaktas av forskaren minst tio (10) arbetsdagar före sista dag för inskickande med komplett information om krav för ansökan.

FS ska informera ansvarig forskare om vikten av att avgöra behovet av en etikbedömning av forskningsprojektet. FS erbjuder vid behov stöd gällande forskningsetiska frågor.

Det är forskaren som färdigställer ansökan och lämnar en försäkran (”PI assurance”, PI = Principal Investigator (ansvarig forskare)) om att innehållet är rätt och riktigt. Det är FS som skickar ansökan när den är komplett, exempelvis genom att godkänna den i finansiärens digitala system. Ansökan ska vara redo för att skickas in senast två (2) arbetsdagar före sista dag för inskickande.

2.2 Stöd i handläggning av avtal

När en finansiering har beviljats inleds en fas där avtal behandlas. FS ansvarar för handläggningen av dessa avtal.

2.2.1 Avtal och underavtal

Forskaren informerar prefekt/föreståndare direkt underställd dekanus om att finansieringen har beviljats. FS inhämtar och sparar skriftliga godkännanden från prefekt/föreståndare direkt underställd dekanus och vicerektor för mottagande av bidraget.

FS tillser att granska avtalsförslaget från (i) finansiären eller (ii) huvudsökande genom egen försorg eller genom Rättssekretariatet vid Rektors kansli. Rättssekretariatet granskar alla avtal vars värde överstiger motsvarande sex miljoner kronor i bidrag till SU, eller en halv miljon kronor vid uppdragsforskning. FS kommunicerar kommentarer från granskningen med forskare, institution/centrumbildning under fakultet och förhandlar avtalet med finansiär/huvudsökande.

Det godkända avtalsförslaget resulterar i ett avtal med (i) finansiären eller (ii) huvudsökande som undertecknas av chefen för FS. Avtal vars värde överstiger motsvarande sex miljoner kronor i bidrag till SU undertecknas av rektor. FS föredrar avtalet för rektors beslut om undertecknande.
FS diarieför och arkiverar avtalet.

2.3 Stöd under finansieringsperioden

FS bistår forskaren och institutionen/centrumbildningen under fakultet fortlöpande under finansieringsperioden i administrativa, juridiska och forskningsetiska frågor. Det dagliga arbetet under projektet sker vid institutionen/centrumbildningen under fakultet. Institutionen/centrumbildningen under fakultet beställer upplägg av projekt i ekonomisystemet.

2.3.1 Ändring av avtal och underavtal (Amendment)

Om det sker förändringar inom ett avtal eller underavtal måste det ändras (genom ett ”amendment”). Det initieras (i de flesta fall) av finansiären eller huvudsökande. Fleråriga projekt förlängs också i de flesta fall årligen med ett ”amendment”. FS handlägger universitetets administrativa insatser i en ändring av avtal eller underavtal tillsammans med ansvarig forskare och i samråd med institutionen/centrumbildningen under fakultet och vid behov Rättssekretariatet vid Rektors kansli.

Ändringar av avtal och underavtal diarieförs och arkiveras på samma sätt som avtalet.

2.3.2 Etikgranskning och -rapportering

FS bistår forskare och institution/centrumbildning under fakultet vid behov av stöd i forskningsetiska frågor. Däri ingår samordning av den granskning som vissa projekt behöver genomgå av en ”Institutional Review Board” (IRB). Se vidare ”Rutin för etikgranskning av forskning vid Stockholms universitet genom Institutional Review Board (IRB)".

2.4 Kostnadsredovisning

En kostnadsredovisning ska tas fram vid berörd institution/centrumbildning under fakultet, i samråd med forskaren, samt, vid behov, med stöd av FS.

Kostnadsredovisningen ska vara genomgången och kontrollerad av den administrativa personal som svarar för projektets ekonomi på institutionen.

I det fall att SU som helhet mottar 750 000 USD (eller mer) per år av federala medel ska universitetet antingen (i) genomgå en s.k. ”single audit” (omfattande hela lärosätet) eller (ii) delge finansiären eller huvudsökande en bidragsspecifik granskningsrapport. Båda ska beställas eller avropas från extern revisionsbyrå. Finansiären kan också initiera en granskning av lärosätet (exempelvis ”Foreign Organization System (FOS) Review”). FS bistår universitetet respektive institutionen/centrumbildningen under fakultet i sådant ärende som beskrivs i detta stycke.

2.5 Projekt som delas mellan två eller flera institutioner/centrumbildningar under fakultet

Om det är klart vid ansökningstillfället att projektet ska delas mellan två eller fler institutioner/centrumbildningar under fakultet ska samtliga berörda institutioners/centrumbildningars perfekter/föreståndare godkänna ansökan. Vidare ska samtliga berörda institutioners/centrumbildningars prefekter/föreståndare godkänna mottagande av beviljade medel. Prefekterna/föreståndarna ansvarar också för att överenskommelser upprättas mellan deltagande institutioner/centrumbildningar om fördelning av exempelvis ansvar, arbetsuppgifter och budget. FS bistår institutionerna i detta.

Projektupplägg beställs av de institutioner/centrumbildningar under fakultet som är med i projektet, där summan av externfinansieringen av alla projektnummer motsvarar det beviljade beloppet i avtalet.

3. Uppföljning av handläggningsordningen

För uppföljning av handläggningsordningen ansvarar FS. Uppföljningen sker vid behov.

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för USA-finansierade forskningsprojekt_pdf Pdf, 97.7 kB.