Anvisningar för tecknande av utbytesavtal

Det är en viktig princip för universitetet att institutionerna utvecklar sina internationella kontakter efter självständiga bedömningar utifrån akademiska intressen och andra överväganden.

Då samarbetsavtal träffas på fakultetsnivå bör en av institutionerna inom fakulteten ta på sig det administrativa ansvaret för avtalet, då fakultetskanslierna vanligtvis inte hanterar denna typ av arbetsuppgifter.

Rektor har 2022 beslutat om Handläggningsordning för avtalsarbete. Denna handläggningsordning har tagits fram i syfte att beskriva handläggningsförfarandet för avtal och ge stöd under handläggningen av avtal och överenskommelser. Där förklaras även ansvarsfördelning vid upprättande och granskning av avtal:

• Handläggningsordning för avtalsarbete

Alla utbytesavtalen på Stockholms universitet finns på avtalsportalen:

• Universitetets institutionsavtal gällande studentmobilitet.
• Universitetets institutionsavtal gällande lärarmobilitet.

Vägledande kriterier för att välja samarbetspartner

Vid val av lärosäte att ingå avtal med är det bra att ta hänsyn till följande faktorer: vad lärosätet tillför till internationaliseringen vid Stockholms universitet generellt och även institutionen specifikt, efterfrågan från studenter och lärare, tidigare balans mellan utresande och inkommande studenter/lärare från andra partnerlärosäten i samma område/land, mångfald och andra strategiska överväganden (långsiktighet, utvecklingspotential och så vidare).

De senaste årens geopolitiska förändringar ställer också nya krav på svenska lärosätens förhållningssätt till internationella samarbeten och kontakter. Tecknande av nya utbytesavtal kräver därför en noggrann förhandsbedömning där man balanserar akademiska fördelar mot risker gällande etik, säkerhetspolitiska hot och kränkningar av mänskliga rättigheter för att skydda universitetets kärnvärden och forskningens integritet. Avdelningen för forskningsstöd och International Office vid SU har tillsammans tagit fram ett vägledningsdokument avseende etik och riskhantering. Läs mer på följande sida:

• Ansvarsfull internationalisering

Vägledande kriterier för tecknande av avtal:

• Avtal tecknas framför allt med framstående universitet. En bedömning av huruvida ett universitet är framgångsrikt kan utgå från excellenskriterier såsom starka forskningstraditioner, viss storlek, bred ämnesstruktur eller framstående kompetens inom ett särskilt område samt rankinglistor. Det kan även innebära att beakta universitetets nyskapande och gränsöverskridande verksamhet.
• Samarbetet gynnar Stockholms universitets strategiska intressen och skapar långsiktiga relationer.
• Samarbetet är ömsesidigt betydelsefullt och tar hänsyn till Stockholms universitets styrkeområden. Universiteten kompletterar varandra och skapar gemensamt förutsättningar för högkvalificerad utbildning och forskning.
• Samarbetat verkar för en ökad rekrytering av studenter och forskare vid Stockholms universitet.
• Samarbetet utgår från studenternas intressen för utbytesstudier. Studentrapporter från utlandsstudier utgör ett värdefullt verktyg för val av lämpliga utbytesuniversitet.
• Samarbetet ingås med lärosäten som kan garantera att de utresande inte riskerar diskriminering. Till exempel bör avtal om studentutbyte inte ingås med universitet där utresande kvinnliga studenter inte får tillträde till studier på samma villkor som manliga studenter.

Konkreta frågor att ställa innan utbytesavtal tecknas

• Vad vill vi uppnå med samarbetet? Finns det potential att utveckla samarbetet strategiskt?

• Tillför samarbetet mångfald bland utbytesmöjligheter eller bidrar det till internationalisering på hemmaplan?
• Vilka åtaganden, villkor, skyldigheter samt rättigheter har vi?
• Har lärosätet relevant kursutbud på olika nivåer och av hög kvalitet?
• Definierar avtalet utbytesstudenternas rättigheter, skyldigheter och erbjuden servicenivå?
• Finns det rutiner hos lärosätet för bra mottagning av utbytesstudenterna, hjälp med bostäder och annan studentservice?
• Är avtalet förankrat hos institutionen?
• Vem/vilka är kontaktperson/er, som administrerar avtalet och handlägger studentutbytet?

Avtalsmallar och särskilda instruktioner kring personuppgiftsbehandling

Innan val av avtalsmall behöver ni kontrollera om motparten är ett land med adekvat skyddsnivå eller inte i förhållande till behandling av personuppgifter. EU-kommissionen har beslutat om att vissa tredjeländer har adekvat skyddsnivå, vilka som har adekvat skyddsnivå framgår här.

• Om motparten är ett land med adekvat skyddsnivå, välj avtalsmallen ”tredjeland med adekvat skyddsnivå”.
• Om motparten är ett land som inte finns på EU-kommissionens lista över länder med adekvat skyddsnivå, välj avtalsmallen ”tredjeland utan adekvat skyddsnivå med SCC” där EU-kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses) är bilagerade. Standardavtalsklausulerna syftar till att reglera personuppgiftsbehandlingen på ett sätt som säkerställer tillräckligt skydd för de personuppgifter som överförs till en motpart i ett tredjeland som inte är bundet av GDPR. Standardavtalsklausulerna ska inte ändras av motparten, utan motparten behöver ta ställning till om de kan uppfylla villkoren så som de är formulerade av EU-kommissionen.
• Om det visar sig att motparten inte kan uppfylla standardavtalsklausulerna så finns det i sista hand en möjlighet att stödja sig på ett undantag, välj i detta fall avtalsmallen ”tredjeland utan adekvat skyddsnivå med undantag”.

Avtalsmallar
Mall institutionsavtal tredjeland med adekvat skyddsnivå docx, 75.8 kB. (reviderades mars 2026)

Mall institutionsavtal tredjeland utan adekvat skyddsnivå med SCC docx, 98.8 kB.(reviderades mars 2026)

Mall institutionsavtal tredjeland utan adekvat skyddsnivå med undantag docx, 77.8 kB.(reviderades mars 2026)

Att följa upp, förnya eller avsluta avtal

För att säkerställa att samarbetena håller hög kvalitet behöver avtalen regelbundet följas upp. Detta bör göras av de som ingår avtalen, tillsammans med fakulteten och de centrala stödfunktionerna. Vid uppföljningen bör de kriterier som nämnts ovan och universitetets övergripande mål för internationalisering tas i beaktande. Andra indikatorer som kan användas är aktivitetsnivå, balans, studieresultat, bedömningar från både lärare
och studenter genom rapporter samt andra kvalitetsaspekter såsom information, kursplaner och service.

Utifrån dessa faktorer kan beslut fattas om att förlänga eller avsluta avtalen. Exempel på situationer som kan leda till att avtal avslutas inkluderar bristande ömsesidighet, bristande information och kommunikation, dåliga resultat på utvärderingar, minimal aktivitet under senaste åren, avtalsbrott, bristande språkkunskaper hos studenterna samt svårigheter med samarbetet.

Tips: Det EU-finansierade projektet Equatic har tagit fram ett webbaserat formulär för utvärdering av partneravtal.

Tips på webbaserat formulär inom projektet Equatic

Särskilda krav gällande Erasmusavtal

De institutioner som har signerat ett Erasmusavtal med lärosäten inom Europa kan delta i programmet. För praktik och personalmobilitet krävs inga avtal.

Bilaterala Erasmusavtal tecknas digitalt via Erasmus Without Papers i Mobility Online. Multilaterala Erasmusavtal (ex. Nordplus-Erasmus) tecknas på särskild pappersmall. Endast fyrsiffriga ISCED-koder får användas. Om institutionen får förslag på ett Erasmusavtal från ett partneruniversitet ska innehållet överensstämma med informationen i Stockholms universitets avtalsmall. All dokumentation gällande Erasmus måste sparas i sju år.

Se rutiner och instruktioner på Confluence:

• Manualer - Avtal - Confluence
• Digitala avtal - Confluence (Erasmusavtal)
• Pappersavtal - Confluence (bilaterala avtal)

Kontakt

För frågor om utbytesavtal utanför EU inkl. avtalsmallar
exchange.agreements@su.se

För juridiska frågor, kontakta Rättssekretariatet genom Serviceportalen (knapp “Fråga juristen”).
Serviceportalen

För frågor om avtalshantering i Mobility Online
mobilitetssystem@su.se