”Pandemin var en konstant krishantering”

– Jag började min tjänst som chef för International Office den 9 mars 2020. De följande veckorna hände allt väldigt snabbt med beslut om undervisning på distans och att alla anställda skulle jobba hemifrån. Som ny på SU och som chef var det en utmaning att både lära känna och stötta medarbetarna och universitetet, och samtidigt jobba för att verksamheten skulle fungera. Mina första två år blev en konstant krishantering, berättar Åsa Petri, sektionschef för Studentavdelningens enhet för stöd till internationalisering, International Office i dagligt tal.

Många faktorer påverkade verksamheten, berättar hon. International Office måste agera snabbt utifrån Utrikesdepartementets (UD:s) reserekommendationer, Kammarkollegiets försäkringsregler och andra länders beslut som gjorde att universitet världen över agerade på olika sätt:

– UD införde den första avrådan från alla resor på kvällen lördagen den 14 mars och vi var många som jobbade på söndagen för att kommunicera med SU:s studenter runtom i världen. Avrådan förlängdes flera gånger under pandemin.

Olika stöd till studenter utomlands

Flera svenska lärosäten bestämde sig för att kalla hem sina studenter som var på olika former av utbyten. Stockholms universitet valde i stället att stötta studenterna i att själva avgöra om de skulle stanna kvar eller resa hem utifrån läget i just det land där de befann sig, tillgången till sjukvård och till pålitlig information.

– I vissa lägen var det säkrare att stanna där man var, eftersom man kunde löpa större risk att smittas om man gav sig ut på resa bland en massa andra människor, förklarar Åsa Petri.

– Många studenter fick inte vara kvar i sina värdländer och då kommunicerade vi med Kammarkollegiet om hemtransporter och stöttade studenter i att antingen fortsätta studera online vid värduniversitetet eller hoppa på kurser på SU.

Åsa Petri berättar att hon och hennes kollegor hade tät kontakt med alla värduniversitet för att vara uppdaterade på utvecklingen i de olika länderna och lärosätenas åtgärder.

Det fanns också ett antal studenter som var på praktik eller på så kallade Minor Field Studies (MFS) i mer avlägsna geografiska områden. En student blev exempelvis kvar under lång tid på Galapagosöarna eftersom alla transporter därifrån ställts in. En annan student blev kvar på landsbygden i Marocko mycket längre än planerat. International Offices roll blev då att hålla kontakt med studenterna och bland annat förlänga den försäkring som universitetet förser utbytes-, praktik- och MFS-studenter med under deras utlandsvistelse.
– Vi hade väldigt mycket kontakt med alla institutioner på SU och andra svenska lärosäten för att diskutera åtgärder av olika slag. Kontakterna med våra utländska partnerlärosäten var förstås intensiv. Det var fantastiskt att uppleva hur alla hjälptes åt och ville hitta bra lösningar för studenterna, säger Åsa Petri.

Lösningar för utländska studenter i Stockholm

Utländska studenter som studerade vid Stockholms universitet var välkomna att stanna, men de utländska universiteten valde att göra på olika sätt. Amerikanska universitet kallade hem sina studenter och många av dem reste utan att ta med sig alla sina saker, de trodde ju att de snart skulle komma tillbaka. Fastighetsavdelningen fick en del utmaningar med kvarlämnade saker i korridorrum och lägenheter, berättar Åsa Petri.

– Indiska studenter fick inte resa hem och indiska ambassaden skrev till oss och bad om hjälp med att se till att studenterna fick tak över huvudet under ytterligare en tid. Det gick att lösa. Vi hade ett tätt och bra samarbete med Fastighetsavdelningen som också ordnade med isoleringslägenheter för utländska studenter som insjuknade i covid och inte kunde bo kvar i sin korridor under sjukdomstiden.

Fortsatte att ta emot inresande studenter

Universitetet bestämde sig för att inte avbryta alla utbyten utan fortsatte att ta emot studenter – både utbytesstudenter i olika former av utbytesprogram och så kallade freemovers, utländska studenter som på egen hand valt att söka sig till Stockholms universitet. Även om studenterna fick komma till Sverige för att studera på distans.

– Många studenter uttryckte att det var skönt att komma till Sverige eftersom vi var avsevärt mer öppet än många andra länder.

Även utresande studentutbyten fortsatte för de som ville det, men inga utbyten till lärosäten utanför Europa gick att genomföra på grund av att länderna inte tillät det.

Tvungna att jobba flexibelt

– Eftersom förutsättningarna ändrades konstant var vi tvungna att arbeta otroligt flexibelt och vi hoppades så klart hela tiden att läget skulle förändras till det bättre, säger Åsa Petri.

– Det är härligt att se att antalet utresande och inresande studenter nu är tillbaka på de nivåer som var innan pandemin, och även högre. Antalet utländska studenter som kommer till SU för att läsa hela program eller kurser fortsätter att öka.

Snabb utveckling av digitala arbetssätt

Verksamheten vid International Office fick, som mycket annan verksamhet, skötas via digitala kanaler när universitetet var stängt. Redan innan pandemin arrangerade universitetet en del digitala informationsmöten, rekryteringsaktiviteter och liknande, men under pandemin vässades både verktygen och arbetssättet, berättar Åsa Petri.

– I dag har vi fortsatt med många digitala evenemang då vi märker att studentdeltagandet ofta blir högre. Inom internationell studentrekrytering deltar SU i en stor mängd digitala rekryteringsmässor i andra länder, även om en del fysiska mässor också genomförs, säger hon.

– Arbetet med att förbereda utländska studenter för studier vid SU, och för att bosätta sig i Sverige, innan de kommer hit har också utvecklats mycket genom digitala aktiviteter. Det är något vi vet uppskattas av studenterna och som vi fortsätter utveckla.

Och som för många andra har zoom-möten, även med partners utomlands, blivit vardag. De digitala arbetssätten fortsätter att utvecklas.

– När vi behövde nå alla SU:s studenter som befann sig utomlands upptäckte vi att det inte fanns en samlad möjlighet att göra det på ett enkelt sätt. I dag håller vi på att implementera ett gemensamt digitalt stödsystem för all hantering av utresande och inkommande utbytesstudenter vid SU. Det kommer underlätta gemensamma utskick framöver.

Konstant krishantering

Mitt under pandemin fick Åsa Petri en fråga som fastnat i minnet. Det var en professor som undrade om International Office inte hade något att göra eftersom det inte skedde några studentutbyten.

– Vi som hade konstant krishantering. Under en lång period ändrades förutsättningarna varje dag – i början till och med flera gånger om dagen – och det var en enorm utmaning att jobba med de internationella samarbetena och den internationella mobiliteten under den här perioden. Jag är så stolt över hur International Office hanterade det och tacksam över mina engagerade och kunniga kollegor!

Fler artiklar om coronapandemin

Minskat resande och fler digitala möten – forskningen fem år efter pandemin

Enkät: Vad har du tagit med dig från pandemiåren?