Befattningskort – central krisledning

Krisledningsgruppen beslutar i frågor som i huvudsak är av principiell och övergripande natur samt fastställer inriktningen i frågor som övrig verksamhet inte har mandat att fatta.

Stabschefen beslutar när gruppen ska aktiveras.

Uppgifter

• Besluta om en allvarlig händelse föreligger.
• Besluta om att överta hela eller delar av verksamheten som drabbats av kris.
• Besluta i principiella frågor som övrig verksamhet inte har mandat att fatta.
• Besluta om omfördelning av resurser.
• Om behov föreligger, begära bistånd från andra aktörer (t.ex. kommunen eller andra myndigheter).
• Besluta om hjälp till enskild.
• Besluta om när särskilda insatser som föranletts av allvarliga händelser ska upphöra.

Checklista för krisledningsgruppens sammanträden

1. Föreligger risk för kris? Utifrån information från verksamheten, besluta om allvarlig händelse föreligger.
2. Vad ska vi fokusera på? Vid behov ge rektor förslag på inriktningsbeslut utifrån lägesbild och identifierade hjälpbehov.
3. Vilka påverkas förutom vi? Tex kommunen eller andra myndigheter.
4. Protokoll ska föras och redovisa de ledamöter som tjänstgjort samt vilka ärenden och beslut som handlagts.

Viktigt att tänka på

• Kom ihåg att byta av med ersättare regelbundet, men med överlappning för att inte förlora viktig information.

Möjliga lokaler

1. Södra huset, hus F plan 6
2. Aula Magna, Bergsmannen
3. Spökslottet
4. Södra huset, hus B, plan 3, B346.

Befattningskort – Stabschef

Roll: Chef för krisledningsgruppen, underställd rektor. Universitetsdirektören kan delegera de arbetsuppgifter som hör till denna roll. Universitetsdirektören behåller dock alltid ansvar för att informera rektor om krisens utveckling, hantering och de beslut som fattas i krisledningsgruppen.

Ansvar:

• Förmedla prioriteringar i krisledningsgruppen.
• Ytterst ansvarig för krisledningsarbetet och beslutsfattande inom krisledningsgruppen.
• Leda det operativa arbetet i krisledningsgruppen.
• Tillse att stabens funktioner är tillsatta.

Arbetsuppgifter:

1. Hålla rektor informerad.
2. Leda uppstartsmöte – se bilaga 1, Mötesagenda uppstartsmöte.
3. Leda stabsmöten – se bilaga 2, Mötesagenda stabsmöte. Fatta beslut med föreliggande information som grund.
4. Informera om att krisledningsplattform ska användas av samtliga funktioner i krisledningsgruppen.
5. Säkerställ att anteckningar som inte registreras i plattformen förs på möten.
6. Samordna krisledningsgruppens arbete.
7. I samverkan med kommunikationschef förbereda alla informationstillfällen.
8. Säkerställa att kontakt upprättas med berörda verksamheter/myndigheter.
9. Tillse att krisledningsgruppen har förutsättningar att arbeta.
10. Säkerställ kontinuerligt att beslut och direktiv genomförts genom korta lägesavstämningar.
11. Vid slutfört uppdrag och innan normalisering – ansvara för gemensam debriefing ev. med stöd av HR.

Befattningskort – Säkerhetschef

Roll: Säkerhetschef, underställd stabschef.

Ansvar:

• Genomföra omvärldsbevakning och analysera risker.
• Inhämta information från och leda arbetet för tjänsteman i beredskap, TiB.
• Sammanställa aktörsanalyser.

Arbetsuppgifter:

1. Leda arbetet för TiB.
2. I samverkan med kommunikationschefen inhämta information från interna och externa aktörer samt bedöm informationens relevans och trovärdighet.
3. Genomföra säkerhetsanalys. – Vad vet vi? – Vad tror vi? – Värsta scenariot?
4. Identifiera andra intressenter genom en aktörsanalys, se bilaga 3. – Vilka andra aktörer påverkas? – Vilka andra aktörer har inflytande och behöver informeras? – Vilka andra aktörer har kunskap/erfarenhet och kan bidra?
5. Tolka händelseförloppet och göra bedömningar. – Vad har hänt? – Vad kan hända?
6. Ta fram förslag till beslut och handlingsalternativ baserat på hjälp- och åtgärdsbehov inom universitetets ansvarsområden, se bilaga 4.
7. Tillsammans med kommunikationschef kontinuerligt uppdatera samlad övergripande bild av läge och utveckling.
8. Vid behov samverka med andra kanaler (andra förvaltningar, myndigheter) för informationsinhämtning.

Befattningskort – Kommunikationschef

Roll: Kommunikationschef, underställd stabschef.

Ansvar:

• Ansvara för att samordna, paketera och förmedla information till massmedia och allmänheten.
• Planera för och genomföra presskonferenser och intervjuer.
• Ansvara för intern informationsspridning.
• Ansvara för att växeln har korrekt information och instruktioner för hanteringen av ärendet.

Arbetsuppgifter:

1. I samråd med stabschef fastställa kommunikationsstrategi för den aktuella krissituationen – Vem uttalar sig? Hur? När?
2. Kalla in kriskommunikationsgruppens samordnare.
3. Aktivera kriskommunikationsgruppen.
4. Ge uppdrag till kriskommunikationsgruppens samordnare att formulera ”informationssträng/talepunkt” initialt, exempel bilaga 5.
5. Tillsammans med kriskommunikationsgruppens samordnare bedöma när denna ”sträng” bör förmedlas och hur.
6. Se till att universitetsdirektör beslutar när ”strängen” ska kommuniceras*
7. Se till att samordnaren eller att själv ge informationssträngen/informera hela kriskommunikationsgruppen via SMS (för beredskap att träda i tjänst) samt ge direktiv om vem som är samordnare inom enheten.
8. Ha löpande kontakt med samordnaren för kriskommunikationsgruppen om mediebild, twitterkommentarer och konkreta förslag från kriskommunikationsgruppen om åtgärder.
9. Inför stabsmöten göra en kommunikativ lägesbild, bilaga 6.
10. Samverka med säkerhetschef för löpande informationsutbyte.
11. Bestämma hur inkommande samtal från allmänhet och media ska hanteras.
    a. Tillse att växeln informeras om händelsen.
    b. Diskutera extra öppettider i växeln?
    c. Behövs mer personal för att svara i telefon eller andra kanaler (ex. Facebook)?
    d. Vilka vanliga frågor har vi fått in via sociala medier/ telefon/epost? Behövs en FAQ?
    e. Bedöm tillsammans med gruppchef för växeln om ett växelval ska upprättas för att personer som har frågor om händelsen inte ska stå i samma kö som personer med andra frågor.
12. I samråd med ansvariga chefer, informera berörda anställda så snart som möjligt, helst innan media eller externa intressenter informeras.
13. Samverka med loggansvarig.
14. Ansvara för WIS (webbaserat informationssystem https://www.msb.se/sv/verktyg-tjanster/wis/inloggning-och-support-for-wis) eller motsvarande plattform för myndighetsgemensamt informationsutbyte.
15. Bedöma i samverkan med säkerhetschef behovet av att samordna informationsåtgärder med andra aktörer.
16. Bedöma behovet av tolk, flerspråkig personal eller flerspråkig information för att kommunicera med invånare eller andra intressenter som ej talar svenska.
17. Bedöma om någon från kommunikationsavdelningen bör åka till händelseplatsen.
18. När säkerhetschefen tagit fram en händelseutvecklingsanalys, ta fram en ny kommunikativ lägesbild.

*Omständigheter kan kräva att kommunikationschef tar detta beslut underhand också då ska det som kommunicerats även förmedlas till Universitetsdirektör.

Befattningskort – Tjänsteman i beredskap, TiB

Roll: Tjänsteman i beredskap tillika samverkans- och informationsresurs på olycksplats, underställd säkerhetschef.

Ansvar: Samverka med drabbade verksamheters lokala krisledningsgrupper och stå i direktkontakt med krisledningsgruppen.

Arbetsuppgifter:

1. Upprätta och säkerställa kommunikation med säkerhetschef.
2. Göra en första föredragning av lägesbild för säkerhetschef:
   – Vad har hänt?
   – Vilka är berörda?
   – Vad är gjort?
   – Vad är kvar att göra?
   – Vilka resurser behövs?
3. Upprätta samband med drabbad verksamhets krisledning eller räddningstjänst/polis på olycksplats.
4. Kontinuerligt förmedla information mellan krisledningsgruppen och den lokala krisledningsgruppen.
5. Avrapportera uppdaterad lägesbild för säkerhetschef inför stabsmöten.

Befattningskort – Protokollförare

Roll: Protokollförare, underställd Stabschef.

Ansvar: Logga det löpande arbetet i krisledningsplattformen.

Arbetsuppgifter:

Se till att logg skapas på beslutad plats.
Öppna upp BOX-mappen för samtliga avdelningschefer inom förvaltningen.
Om möjligt, visa plattformen/BOX-mappen för samtliga deltagare.
För överskådliga anteckningar på vad som ska göras och vilka åtgärder som utförts.
För överskådliga anteckningar vid uppstartsmöte och stabsmöten.
Vid behov påminna krisledningsgruppen om vad som tidigare beslutats och utförts enligt logg.
Samverka med stabsadministratör om sådan tillsatts.

Befattningskort – Stabsadministratör

Roll: Stabsadministratör, underställd stabschefen. Aktiveras vid större kriser eller kriser som förväntas pågå över tid.

Ansvar:

• Iordningställa utbyteslokal vid behov.
• Anskaffa material efter behov.
• Ordna med mat och dryck till krisledningsgruppen.
• Bistå stabschefen.
• Samverka med protokollförare.

Arbetsuppgifter:

1. Iordningsställ utrustning samt kommunikationsutrustning i lokal enligt prioriteringslista.
2. Om behov uppkommer, tillse att alternativ krisledningslokal ställs i ordning.
3. Löpande ordna med mat och dryck till krisledningsgruppen och stödresurser som finns lokalt, samt om alternativ lokal används tillse att mat och dryck levereras dit.
4. Vid behov samverka med protokollförare.

Bilagor

Bilagor finns sist i stöddokumentet, se länk till Befattningskort – central krisledning sist på sidan.

• Bilaga 1: Dagordning uppstartsmöte
• Bilaga 2: Dagordning stabsmöte
• Bilaga 3: Aktörsanalys
• Bilaga 4: Identifiering av hjälp- och åtgärdsbehov
• Bilaga 5: Exempel informationssträng
• Bilaga 6: Kommunikativ lägesbild
• Bilaga 7: Checklista – överlämning till avlösare

Stöddokumentet i pdf-format

Befattningskort – central krisledning Pdf, 290.3 kB.