Hanteringsordning för ackrediteringsfrågor
Avdelningschef Lena Ousbäck vid Ledningssekretariatet har 2024-11-22 beslutat om Hanteringsordning för ackrediteringsfrågor (dnr SU FV-3831-24).
Ansvarig enhet: Ledningssekretariatet
Kontaktperson: Henrik Lindell Kennberg
(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2025)
Bakgrund
Stockholms universitet har möjlighet att ansöka om ackreditering av observatörsstatus till internationella organisationer och för deltagande vid konferenser, både som organisation och för enskilda forskare/forskargrupper. En ackreditering innebär att en organisation har granskats och godkänts och efter det bedömts ha rätt att närvara och delta vid olika forum, seminarier och konferenser.
Arbetet med ackrediteringsansökningar har hittills primärt handlagts av berörda personer på universitetets institutioner och centrumbildningar, som med sina ämneskunskaper varit de mest lämpade. Centralt stöd i frågorna har saknats, trots att övergripande frågor kring universitetets organisation och förhållande till andra offentliga aktörer efterfrågas i ansökningsformulären.
Det har därför beslutats att Ledningssekretariatet vid Rektors kansli fr.o.m. hösten 2024 kommer att agera som centralt stöd för arbetet med ackrediteringsansökningar. Stödet kommer framförallt fokusera på frågor gällande Stockholms universitets organisation, arbetssätt och legala status, hur pass självständig universitetets position är i förhållande till regeringen, om universitetet är en icke-vinstdrivande organisation samt framtagande av s.k. cover letters. Syftet med denna ordning är att på ett enklare, mer effektivt och sammanhållet sätt arbeta med ackrediteringsfrågor samt kunna dra nytta av tidigare erfarenheter och redan upprättat material.
Arbetsgång
I det följande avsnittet beskrivs processen för hantering av ackrediteringsansökningar.
- När behov uppstått och arbetet med ett ackrediteringsärende påbörjas kontaktar berörd institution/centrumbildning/forskargrupp Ledningssekretariatet och informerar om att processen har inletts.
I denna initiala kontakt bör det
- framgå hur tidsplanen för ackrediteringsansökningen ser ut,
- när och på vilket sätt ansökan ska skickas in,
- vilka handlingar som ska bifogas,
- samt på vilka ytterligare sätt som Ledningssekretariatet kan bistå i ansökningsprocessen.
Det är även viktigt att notera om det rör sig om en ansökan till en officiell internationell organisation, t.ex. ett FN-organ, dit universitet ansöker som myndighet eller om ackrediteringen rör ett enskilt deltagande på en konferens för en specifik forskargrupp.
- När arbetet med ackrediteringsansökningen färdigställts ansvarar Ledningssekretariatet för att förankra ärendet hos universitetsledningen, föredra ärendet vid rektorsföredragningen, ordna med fysiska underskrifter samt stämpel i de fall det krävs. Beroende på vad som överenskommits kan Ledningssekretariatet, efter att beslut fattats, även hjälpa till med att sammanställa och skicka in ansökningshandlingarna för ackrediteringen.
- Efter att ackrediteringsansökningen förhoppningsvis får ett positivt svar kan det i vissa fall också bli aktuellt med att ta fram ett ”nomination letter” för de personer vid universitet som t.ex. ska delta vid en konferens eller annan typ av möte. Ledningssekretariatet kan även här vara behjälpligt och assistera vid framtagandet av sådana nomination letters samt ordna med underskrifter och stämpel.
Avslutningsvis är det viktigt att notera att det centrala stödet som Ledningssekretariatet ansvarar för främst är tänkt att inrikta sig på ackrediteringsansökningar som gäller universitet som organisation eller forskargrupper/liknande. Ansökningar som gäller enstaka forskare/annan personal bör istället handläggas vid berörd institution/centrumbildning.