Handläggningsordning för styrdokument

Ansvarig enhet: Ledningssekretariatet

Kontaktperson: Henrik Lindell

Inledning

Stockholms universitets verksamhet styrs av lagar och förordningar som beslutas av riksdagen respektive regeringen samt andra beslut som regeringen fattar, t.ex. regleringsbrev och särskilda beslut om uppdrag till lärosätena. Universitetets verksamhet styrs även av interna styrdokument som beslutats i enlighet med olika besluts- och delegationsordningar Det innebär att styrande dokument vid universitetet beslutas av en rad instanser från universitetsstyrelse och nedåt.

Syftet med denna handläggningsordning för styrdokument är att beskriva och tydliggöra handläggningsförfarandet som gäller vid framtagande och beslut av nya styrdokument samt beslut om revidering av gällande styrdokument. Handläggningsordningen tydliggör även vad som gäller för uppföljning och upphävande av styrdokument. Målsättningen är att det ska vara så enkelt som möjligt för universitetets medarbetare att följa olika dokument som styr verksamheten vid universitetet genom att skapa en tydligare struktur med enhetliga benämningar av styrdokument. På så sätt skapas förutsättningar för en universitetsgemensam tillämpning och uppföljning av de styrande dokumenten.

Ledningssekretariatet ansvarar för uppföljning av Handläggningsordning för styrdokument och en uppföljning avses att genomföras under 2025.

Typer av styrdokument

Stockholms universitet delar in sina styrdokument i sex olika typer:

• strategier
• policydokument,
• planer,
• föreskrifter,
• regler,
• handläggningsordningar.

I det följande beskrivs varje typ av styrdokument och vem som är beslutsfattare vad gäller styrdokument på universitetsgemensam nivå.

• Strategier anger de överordnade avsikter som universitetet har med hela sin verksamhet och är normalt fyraåriga. Strategier är till sin karaktär aktiverande, dvs. syftar till handling. Universitetets strategier ska omsättas till handling på områdes-, fakultets- och institutionsnivå och inom förvaltningen.
  • Beslutsfattare:
• Policydokument visar universitetets hållning och generella avsikter inom det område som policyn omfattar och gäller tills vidare. Policydokument är till sin karaktär normerande, dvs. reglerar i vid bemärkelse handlingsutrymmet inom det område som täcks in av policyn och måste ofta kompletteras med andra typer av styrdokument.
  • Beslutsfattare:
• Planer anger så konkreta mål eller åtgärder som möjligt för det område som planerna omfattar och är normalt tidsbegränsade. Det finns olika sorters planer, t.ex. åtgärdsplaner och handlingsplaner. Planer är till sin karaktär aktiverande, dvs. anger handlingar som ska utföras. I planen framgår även tidsram och ansvar för målen och åtgärderna.
  • Beslutsfattare: universitetsstyrelsen, rektor och universitetsdirektör.
• Föreskrifter är den beteckning som används för bindande rättsregler, dvs, regler som är bindande och generellt tillämpliga för både myndigheter och enskilda. Universitetet får besluta om föreskrifter efter bemyndigande av riksdagen eller regeringen.
  • Beslutsfattare: rektor
• Regler utgör den mest konkreta formen av styrdokument och gäller normalt (vanligen, jfr nedan) tills vidare och är till sin karaktär normerande. Regler i form av föreskrifter[1] meddelas med stöd av bemyndiganden i författning. I regler dominerar ska-krav.
  • Beslutsfattare: universitetsstyrelsen, rektor och universitetsdirektör.
• Handläggningsordningar skiljer sig något från de övriga fyra typerna. De reglerar formerna för arbetet med att genomföra övriga styrdokument eller annan styrning och gäller vanligen tills vidare.
  • Beslutsfattare: rektor och universitetsdirektör.

Beredning och beslut

Analysen

• Inledningsvis ska ansvarig förvaltningsavdelning som bereder ett styrdokument för beslut göra en analys där nyttan och lämpligheten av att ett visst verksamhetsområde styrs med hjälp av ett styrdokument tydligt ska visas. Risker med ökad byråkratisering ska övervägas. Utifrån denna analys ska syftet med styrdokumentet bestämmas. Syftet ska även anges i styrdokumentets inledningsstycke.
• I benämningen av styrdokumentet ska det framgå vilken av de sex typerna av styrdokument det rör sig om. Undantag från detta görs för styrdokument som reglerar frågor som har en bestämd benämning i författning, t.ex. antagningsordning.
• Det ska redan under beredningen av ett styrdokument övervägas om det också finns behov av ett mer konkret styrdokument (t.ex. handläggningsordning) eller ett stöddokument (t.ex. rutinbeskrivning, hanteringsordning, instruktion, lathund, mall, vägledning, handbok, tips och råd). Observera att ett stöddokument ska vara ett kompletterande dokument till ett beslutat styrdokument. Dessa regleras inte vidare i föreliggande beslut. Stöddokumenten publiceras på samma webbplats där styrdokumenten finns tillgängliga. Ett stöddokument kan beslutas av en beslutsfattare på lägre nivå än själva styrdokumentet, t.ex. avdelningschef vid någon av förvaltningsavdelningarna.

Formen

• Olika typer av styrdokument ska i normalfallet inte blandas i ett och samma styrdokument. Likaså ska ett styrdokument helst inte vara både normerande (innehålla regler) och aktiverande (innehålla åtgärder). Om det trots detta bedöms vara bättre att samla flera styrdokument i ett styrdokument ska detta framgå av dokumentets namn, t.ex. ”Regler och handläggningsordning för X.…”. Det är i så fall viktigt att det i styrdokumentet tydligt framgår vilka delar som avser regler och vilka som avser handläggningsordning.
• För de styrdokument som gäller för hela universitetet behövs inget tillägg i slutet av titeln för dokumentet, t.ex. ”…vid Stockholms universitet”, eftersom det ska framgå av vem som är beslutsfattare och själva innehållet att styrdokumentet gäller för hela universitetet. Styrdokument på andra nivåer kräver ett tillägg för att tydliggöra vem som omfattas av dokumentet, t.ex. Forskningsstrategier vid Institution X.
• Lagar, förordningar och föreskrifter som har beslutats av riksdagen, regeringen eller andra myndigheter och som har relevans för ett styrdokument redovisas i inledningsstycket under rubriken ”Nationella regler”. De regler och beslut som fattats internt vid universitet redovisas under rubriken ”Lokala regler”.
• Alla styrdokument ska skrivas i en bestämd mall som innehåller en förstasida (inkl. uppgifter om beslutsfattare, diarienummer, m.m.) och en inledande text. Den inledande texten ska ge läsaren en uppfattning om styrdokumentets innehåll och syfte, eventuella hänvisningar till nationella eller lokala regler, vem eller vilka som styrdokumentet avser och vem som ska ansvara för uppföljning av styrdokumentet och hur ofta uppföljning ska ske. Mallen återfinns som bilaga till denna handläggningsordning.
• Ansvarig handläggare ordnar även med diarieföring samt skickar beslutat styrdokument till registrator för arkivering.

Språket och tillgängligheten

• Språket i ett styrdokument ska enligt språklagen (2009:600) och Stockholms universitets språkpolicy vara vårdat, enkelt och begripligt. Det ska vara möjligt för den som styrdokumentet rör att förstå vilka beslut och handlingar som är tillåtna (eller inte tillåtna) inom det område som t.ex. ett regeldokument styr.
• Styrdokument ska vara skrivna på svenska och bör, om det anses relevant, översättas till engelska efter att beslut om att inrätta styrdokumentet fattats. Ansvarig för översättning är den enhet som har ansvarat för beredningen av styrdokumentet. I anslutning till den engelska översättningen ska det anges att den svenska versionen har företräde.
• o.m. den 23 september 2020 ska alla befintliga webbplatser och dess innehåll hos offentliga aktörer vara tillgänglighetsanpassade. För ytterligare information och konkreta tips på hur man gör ett Word-dokument mer tillgängligt, läs vidare under Tillgänglighet på Medarbetarwebben och på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG) webbsida www.webbriktlinjer.se.

Beredningen och förankringen

• Ansvarig handläggare säkerställer att relevant kunskap för arbetet med styrdokumentet inhämtas, att frågan blir allsidigt belyst och att tillämpliga personer bereds möjlighet att delta i processen. Styrdokument ska i regel beredas med eller skickas på remiss till berörda delar inom universitetet. Beslut om styrdokument som har betydelse för utbildning eller studenternas situation ska alltid beredas tillsammans med eller remitteras till Stockholms universitets studentkår (SUS).

Beslutet

• Styrdokument som beslutas av universitetsstyrelsen, rektor eller universitetsdirektör ska alltid granskas av chefen för Ledningssekretariatet och regelbokens webbredaktör inför beslut. Innan styrdokumentet skickas till Ledningssekretariatet ska det ha granskats och tillstyrkts av avdelningschef eller motsvarande för den förvaltningsavdelning som ansvarat för beredningen av beslutet. Observera att i de fall där ett styrdokument ska revideras ska förslagen till ändringar framgå genom att Spåra ändringar-funktionen i Word används. Om de lokala reglerna grundar sig på bemyndigande i lag eller förordning ska förslaget till styrdokument i den del det avser bemyndigandet även godkännas av chefsjuristen som en del i beredningen.
• Att Ledningssekretariatet har granskat styrdokumentet ska framgå av försättsbladet till rektorsföredragningen eller föredragning för universitetsdirektören. På försättsbladet ska det även anges vilka förvaltningsavdelningar/andra organ som deltagit i beredningen.
• I beslutsformuleringen till rektorsföredragningen eller föredragning för universitetsdirektören, och på förstasidan till styrdokumentet, ska det framgå om det finns styrdokument eller andra beslut som upphävs i samband med beslutet om det aktuella styrdokumentet.

Kännedomen

• Beslutade styrdokument ska skyndsamt publiceras i Regelboken på Medarbetarwebben och på den engelska motsvarigheten Rules and Regulations. Eventuella styrdokument som upphävs i samband med beslutet ska samtidigt avpubliceras från Regelboken. Ansvarig för publicering och avpublicering av både den svenska och den översatta versionen av styrdokumentet är den förvaltningsavdelning som ansvarat för beredningen av styrdokumentet. För mer information, se avsnittet Redaktionellt arbete med universitetsgemensamma styrdokument nedan. När det gäller styrdokument som rör områdes- eller fakultetsnivå finns dessa tillgängliga på respektive områdes och fakultets webbplats och de institutionsspecifika styrdokumenten på institutionernas webbplatser.
• För att ett styrdokument ska vara effektivt krävs att mottagaren är tydligt angiven och att styrdokumentet publiceras på webben. När beslut fattats om att ett styrdokument inrättats eller reviderats och publicerats ska de som berörs av styrdokumentet informeras, t.ex. med en nyhetsnotis på universitetets webb, information i nyhetsbrev eller riktade e-postutskick. Den enhet som ansvarat för beredningen av styrdokumentet ansvarar också för att berörda informeras. En plan för kommunikation av styrdokumentet bör tas fram redan under beredningen av styrdokumentet. För stöd i kommunikationsarbetet med styrdokument, se vidare Checklista för kommunikation av styrdokument och andra beslut.
  

Föreskrifter

• Processen för framtagande av, och arbetet med, föreskrifter skiljer sig från övriga styrdokument vid universitetet. Initialt ska lärosätet utreda behovet av föreskrifter och huruvida det finns bemyndigande i lag eller förordning för de föreskrifter som ska utarbetas. Föreskrifternas kostnadsmässiga och övriga konsekvenser ska utredas inom ramen för en konsekvensutredning. Denna utredning genomförs av universitetsjuristerna vid Rättssekretariatet i samarbete med aktuell förvaltningsavdelning. Vidare ska förskrifterna endast innehålla just de föreskrifter som universitetet meddelar, dvs. ingen annan information, rådgivning, rutiner eller liknande ska förekomma.

Uppföljning

• Uppföljning är en del av den interna styrningen vid universitetet. Det är berörd förvaltningsavdelning som är ansvarig för uppföljning av styrdokumentet samt bestämmer formerna för den. Resultatet av en utvärderande uppföljning ger information om huruvida syftet eller målet med styrningen för det aktuella styrdokumentet har uppnåtts. Uppföljning kan vara mer eller mindre omfattande, bl.a. beroende på typen av styrdokument. Uppföljningen kan ske löpande eller vid slutet av beslutat styrdokuments giltighetstid beroende på typ av styrdokument. Resultatet av en uppföljning kan resultera i ett beslut om att styrdokumentet ska revideras eller upphävas.
• Uppföljningen bör fokusera på hur styrdokumentet har tillämpats, hur efterlevnaden av styrdokumentet har fungerat samt även hur konkretionen och precisionen kan ökas i tillämpningen. Av styrdokumentet ska det i inledningsstycket framgå vem som är ansvarig för uppföljningen och hur ofta uppföljning ska ske.
• En strävan är att det inte ska finnas för många olika styrdokument. Därför kan det vid uppföljning vara bättre att samla ihop flera beslut till ett större styrdokument. Om detta görs ska de gamla styrdokumenten upphävas och relevanta delar från dessa inarbetas i det nya styrdokumentet. Upphävandet görs i samband med beslut, i regel genom att det beslutade styrdokumentet innehåller en uppräkning av de beslut som upphör att gälla när det nya styrdokumentet beslutas. Se vidare nedan om upphävande.

Aktualitetsgranskning, revidering och upphävande

• Samtliga styrdokument i Regelboken ska aktualitetsgranskas regelbundet. Syftet med aktualitetsgranskningen är att identifiera styrdokument som är i behov av revidering, vare sig det gäller mindre redaktionella ändringar eller större mer omfattande ändringar, som kan bero på ändrad lagstiftning eller nya arbetssätt. Mindre redaktionella ändringar som t.ex. förändrade institutionsnamn kan göras i webbartikeln för styrdokumentet. Större ändringar föranleder ett beslut om revidering av den som fattade beslut om styrdokumentet. Aktualitetsgranskingen av universitetsgemensamma styrdokument sker på uppdrag av universitetsdirektören. Ledningssekretariatet är samordnande förvaltningsavdelning.
• När behov uppstår om att ett beslutat styrdokument ska revideras är det viktigt att utformningen av det reviderade dokumentet står i överensstämmelse med vad som följer av denna handläggningsordning. Beslut om revidering av styrdokument ska beredas av ansvarig förvaltningsavdelning.
• Ett upphävande av ett styrdokument ska beslutas av den som fattade beslut om styrdokumentet. Ett beslut om upphävande av ett universitetsgemensamt styrdokument ska beredas av ansvarig förvaltningsavdelning.

Redaktionellt arbete med universitetsgemensamma styrdokument

• Huvudredaktörskapet för Regelboken finns placerat hos Ledningssekretariatet vid Rektors kansli. Utöver huvudredaktören bör det finnas en biträdande huvudredaktör vid något av sekretariaten vid Rektors kansli. Webbredaktörsorganisationen för Regelboken består av webbredaktörer från förvaltningsavdelningar som ansvarar för olika styrdokument, samt huvudredaktören som är sammankallande och leder redaktörsgruppens arbete. Det är respektive avdelningschefs ansvar att tillse att webbredaktörer finns och att tid avsätts för arbetet med innehållet. Avdelningscheferna ska informera huvudredaktören om vem som utses till webbredaktör vid avdelningen.
• Huvudredaktören bistår vid behov med stöd i form av rådgivning om hur denna handläggningsordning ska tillämpas i arbetet med att ta fram eller revidera ett styrdokument.
• Arbetet som huvudredaktör inbegriper huvudansvar för att granska nya styrdokument och revideringar av befintliga styrdokument inför beslut. Huvudredaktören ansvarar även för att se över det redaktionella arbetet med Regelboken och att identifiera eventuella behov av ny struktur.
• Huvudredaktören ansvarar vidare för att samordna den aktualitetsgranskning som regelbundet ska genomföras för att identifiera styrdokument i behov av revidering. I arbetet med aktualitetsgranskningen ingår också att följa upp att nödvändiga revideringar genomförs. Närmare rutiner för aktualitetsgranskningen beslutas av chefen för Ledningssekretariatet.
• Webbredaktörerna på förvaltningsavdelningarna ansvarar för att styrdokumenten publiceras, och vid behov avpubliceras, på korrekt sätt på Regelboken under rätt rubrik (policydokument, planer, regler och handläggningsordning) och sida, med rätt skriftlig disposition och tillgänglighet, samt tillser att styrdokumenten följer denna handläggningsordning. Detta gäller för både den svenska originalversionen och den engelska översättningen. Webbredaktörerna ansvarar även för att se över helheten för de styrdokument som avdelningen ansvarar för och att påminna handläggare vid avdelningen att i god tid avsätta tid för att ta fram ett nytt eller att revidera ett befintligt styrdokument när tiden för aktualitetsgranskning närmar sig.

Styrdokumentet i pdf-format

Handläggningsordning för styrdokument Pdf, 171.9 kB.

Mall för styrdokument Word, 168.9 kB.