Rutin för miljörepresentanter

Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet
Kontaktperson: Lena Söderlund

Bakgrund

Enligt Handläggningsordning för Stockholms universitets miljöledningssystem ska varje institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning bedriva ett lokalt miljöarbete. Det ska finnas minst en miljörepresentant vid varje institution (motsvarande). Miljörepresentanten utses av prefekt, föreståndare direkt underställd dekanus, eller avdelningschef inom förvaltningen.

Miljörepresentanten ansvarar för att samordna och leda det operativa miljöarbetet på lokal nivå, i nära dialog med den chef som har det övergripande ansvaret. Omfattningen av uppdraget avgörs i dialog med ansvarig chef, med hänsyn till verksamhetens storlek och miljöpåverkan.

Denna rutin beskriver miljörepresentantens roll och ansvarsområden.

Roll och ansvarsområden

Nedan följer en beskrivning av miljörepresentantens roll och ansvarsområden, med utgångspunkt i den kunskap som krävs för uppdraget, de återkommande processer som ska samordnas och de löpande arbetsuppgifter som ingår.

Grundläggande kunskap

Miljörepresentanten fungerar som en länk mellan institutionens medarbetare och universitetets centrala miljöarbete, till exempel genom att sprida aktuell miljöinformation. För att kunna samordna det lokala miljöarbetet och avgöra vilken information som är relevant att kommunicera till medarbetare behöver miljörepresentanten ha kännedom om:

• Miljöledningssystemets grundläggande uppbyggnad och de styr- och stöddokument som berör den egna verksamheten.
• Den egna institutionens miljöpåverkan.
• Rutiner och stödsystem för det lokala miljöarbetet.

För att tillgodogöra sig nödvändig kunskap ska alla miljörepresentanter:

• Ha genomfört den digitala miljöutbildningen.

Därutöver rekommenderas att miljörepresentanten:

• Genomför en introduktion tillsammans med miljösamordnaren vid tillträde av rollen.
• Prenumererar på Miljöbrevet.
• Deltar i de tematräffar för miljörepresentanter som anordnas av centrala miljöfunktionen varje termin.

Samordna återkommande processer

Miljörepresentanten ansvarar för att samordna följande återkommande uppgifter:

• Senast 31 december: Ta fram ett förslag på miljöhandlingsplan som ska fastställas av institutionsstyrelsen (eller motsvarande).
  Se Rutin för miljöhandlingsplan för mer information.
• Senast 1 februari: Besvara den årliga enkäten för uppföljning av det lokala miljöarbetet, som skickas ut i december av den centrala miljöfunktionen.
• Senast 30 april: Genomföra den årliga genomgången av miljöarbetet tillsammans
  med ledningen.
  Se Rutin för genomgång av miljöarbetet på lokal nivå för mer information.
• Cirka vart femte år: Delta vid intern miljörevision (höstterminen) tillsammans med ansvarig chef. Miljörepresentanten ansvarar för att, i samråd med miljökoordinator vid centrala miljöfunktionen, ta fram relevant underlag till miljörevisorn.
• Cirka vart sjunde år: Delta vid extern miljörevision (vårterminen) tillsammans med ansvarig chef. Även här ansvarar miljörepresentanten för att ta fram relevant underlag
  i dialog med miljökoordinatorn.

Löpande arbetsuppgifter

• Hålla sig uppdaterad om universitetets miljöarbete och relevanta styr- och stöddokument.
• Kommunicera relevant information om det lokala och centrala miljöarbetet till medarbetare.
• Verka för att medarbetare känner till universitetets miljöpolicy, policy för möten och resor och klimatfärdplanen.
• Vara tillgänglig för synpunkter, idéer och förbättringsförslag från medarbetare och studenter.
• Delta i dialog med ansvarig chef i arbetet med att åtgärda miljöavvikelser och genomföra förbättringsförslag på lokal nivå.

Rutin i pdf-format

Rutin för miljörepresentanter pdf, 486 kB.